من الناحية الفنية، فإن نظام المعلومات المتكامل مجموعة من المكونات البرمجية المترابطة التي تجمع المعلومات وتعالجها وتخزنها وتوزعها بشكل مركزي بهدف دعم اتخاذ القرار والتحكم في المؤسسة، وتقدّمها إلى الموظفين وإدارة المؤسسة على شكل نماذج موحدة وبواجهة مستخدم مناسبة. ويحظى تكامل أنظمة المعلومات في المؤسسات باهتمام خاص لزيادة الإنتاجية وتحسين اتخاذ القرار وخفض التكاليف، وهو مفهوم يرافق في النهاية النظام بأكمله نحو تحقيق الأهداف واكتساب المزايا التنافسية، من خلال زيادة المرونة المؤسسية وتعزيز التعاون والتنسيق بين مختلف أقسام المؤسسة.
ولكن كيف يمكن لأسطول نقل أن يستفيد من مزايا التكامل في أقسامه المختلفة؟ أو ربما من الأفضل أن نسأل أنفسنا: هل يُعد بنك المعلومات المتكامل ضرورة عملية وحيوية لإدارة أسطول النقل؟ ربما يجب أن ننظر إلى هذا الموضوع هذه المرة من نافذة أخرى: “من منظور غياب بنك معلومات متكامل”
صورة لأسطول نقل يفتقر إلى بنك معلومات متكامل
تخيّلوا أسطول نقل يتم فيه نقل البيانات المتعلقة بحالة سلامة المركبة، وحالة العقود مع المقاولين، وحالة صيانة وإصلاح المركبات، وبيانات سائق المركبة المرسلة في المهمة، أو حتى المسار المحدد مسبقًا لعبور المركبة، كلها عبر الإجراءات الورقية المعتادة وطلبات الإدارة إلى الأقسام المختلفة. أو تخيّلوا مؤسسة تمتلك أنظمة برمجية متقدمة في أقسامها المختلفة، لكن لا يوجد بينها أي اتصال معلوماتي آلي مناسب، وكل طلب أو تبادل في هذا الشأن يتطلب إهدار الوقت ومراجعة القسم المعني حضوريًا أحيانًا. أي عدة بنوك معلومات مستقلة عن بعضها لكن دون ارتباط منهجي، بحيث تتطلب المعالجة النهائية للمعلومات من مدير الأسطول الوصول إلى عدة أقسام.
برأيكم، لو كنتم في موقع إدارة أساطيل النقل واحتجتم إلى اتخاذ قرار سريع بشأن الموظفين أو مقاولي المركبات أو المسائل التعاقدية والمعلومات المالية، ألن تسبب لكم كثرة الحاجة إلى التواصل مع كل قسم، رغم انشغالكم في العمل، تشتتًا ذهنيًا؟ أليس من الأفضل في هذه الحالة أن تُوضع البنود المطلوبة في متناولكم في أقصر وقت ممكن، بمجرد التواصل عبر خبير واحد أو حتى من خلال وصول إداري مباشر؟
أو تخيّلوا حاجة سائق المركبة إلى تلقي الإشعار والتنبيه المناسب من القسم المعني بشأن سلامة المركبة أو الخروج عن المسار المحدد مسبقًا. أليس من الأنسب أن يحصل هذا السائق على المعلومات التي يحتاجها لحظيًا ودون الحاجة إلى اتصالات متكررة؟
في بنك المعلومات المتكامل “لا يوجد برنامج جزيرة معزولة”
ربما صادف خبراء تقنية المعلومات هذه العبارة كثيرًا: “لا يوجد برنامج جزيرة معزولة”. نعم، من الواضح أن أنظمة المعلومات في المؤسسة تكون فعالة ومجدية عندما يكون بينها تواصل وتفاعل مناسب، وهي عبارة يجب أن تُعتمد في أسطول النقل الحديث هدفًا مؤسسيًا وإداريًا رئيسيًا.
في الظروف الاقتصادية الجديدة، تحتاج المؤسسات إلى الاستخدام الفعال لمعلومات الأقسام المختلفة في عملياتها البينية، وإلى توجيه منظومتها المؤسسية نحو مؤسسات بلا حدود معلوماتية. ولا شك أن الإدارة الفعالة للأنشطة الداخلية للمؤسسة تتطلب امتلاك معلومات مناسبة عن كيفية النشاط المنجز ومقداره، وكلما كانت المعلومات أكمل وأدق وأشمل، سادت النظام بأكمله إدارة أكثر فعالية.
لذلك، إذا كان بنك المعلومات المتكامل قائمًا بشكل منهجي في أسطول النقل، فإن التقارير التي تحتاجها الإدارة، مثل التقارير المالية وتقارير العقود والفروقات وتقارير أداء الموظفين وغيرها، ستكون متاحة بسهولة وفي أي ساعة من الليل أو النهار دون الحاجة إلى التواصل مع قسم معين، وهذا يعني إمكانية الإدارة المركزية لمختلف الأقسام.
تحسين الدور الرقابي وبنك المعلومات المتكامل
إن التواصل المناسب بين الأقسام المختلفة سيرتقي أيضًا بالرقابة والإدارة في المؤسسة. ففي الحقيقة، فإن الشفافية في العمل التي تتحقق من خلال توظيف بنك معلومات متكامل هي العامل الرئيسي في منع المخالفات أو التقصير في أداء الموظفين؛ وهو نظام يضع التقارير المناسبة الموثقة في المتناول في أسرع وقت.
هذا الموضوع واضح إلى حد قد لا يحتاج معه إلى مزيد من الإسهاب والشرح! لذا ربما يكون من الضروري عند هذه النقطة الرجوع إلى السطور السابقة ودراسة مشكلات غياب نظام متكامل لإدارة أساطيل النقل من هذا المنظور بشكل أعمق.
ختام الحديث، والتأكيد على مزايا يظل تناولها ممتعًا دائمًا من الناحيتين الفنية والإدارية!
من وجهة نظرنا، فإن تكرار التذكير بموضوع ومبحث معين يدل على أهميته. شركة بيشغامان آسيا تسعى في المرحلة الأولى إلى نظام رابح-رابح مع عملائها؛ لذا إذا كانت قد أشارت حتى الآن في عدة مقالات إلى موضوع تكامل برنامج إدارة أسطول النقل الخاص بها، فإن ذلك يدل على ضرورة مزيد من الاهتمام من جميع مكونات المؤسسة، من خبراء تقنية المعلومات المتخصصين حتى إدارة المؤسسة. فإذا استفدتم من نظام بنك المعلومات المتكامل المصمم ضمن برنامجنا لإدارة الأساطيل، فسنستفيد نحن أيضًا من متعة تقديم خدمة فريدة وبقاء علامتنا التجارية في الذاكرة.
فإذا كنتم تسعون إلى الاستفادة من المزايا التالية، فاحفظوا اسم بيشغامان آسيا في إدارة أسطول النقل الخاص بكم:
- إذا كنتم تسعون إلى تحسين إدارة المعلومات وسهولة الوصول إليها
- إذا كنتم تسعون إلى زيادة كفاءة نظامكم وإنتاجيته
- إذا كانت مرونة التواصل بين الأقسام المختلفة مهمة لكم
- إذا كنتم ترون سهولة الاستخدام والرقابة الإدارية أمرًا ضروريًا
- إذا كنتم تؤمنون بأن ريادة المؤسسة تعتمد على الوصول المناسب إلى معلوماتها
والأهم من ذلك كله، إذا كنتم بوصفكم متخصصين تضعون دائمًا الابتكار على رأس أولويات عملكم.
نعلم أننا جميعًا، سواء كنا مؤسسات حكومية أو خاصة، نضع المرونة في عملياتنا المعلوماتية نصب أعيننا بشكل خاص؛ لأنه في عالم تُفتح لنا فيه كل يوم نوافذ جديدة، فقد البطء والتدرج معناهما، على الأقل في إطار تبادل المعلومات المؤسسية. إن عالم اليوم هو عالم المعلومات المتسارع، لذا يجب السعي إلى “التكامل المتسارع”! وذلك ببنوك المعلومات المتكاملة…
