تُعدّ التقاويم الورقية لتنظيم حجز قاعات المؤتمرات والاجتماعات والتسجيل اليدوي للطلبات عملية مستهلكة للوقت ومكلفة، وتؤدي في حالات كثيرة إلى اعتراضات وخلافات بين مقدمي الطلبات من مختلف أقسام المؤسسة. وفي حالات كثيرة أيضًا قد ينطوي دخول مواد الضيافة وخروجها وتخصيص القائمة المناسبة للمؤتمر على تعقيدات خاصة.
يتيح برنامج إدارة قاعات المؤتمرات، بإمكانية أتمتة عملية تسجيل الطلب وتخصيص القاعة بعد اعتماد القسم المعني، لمقدم الطلب في الوقت نفسه تنسيق قائمة الضيوف وقائمة الضيافة المطلوبة بحسب مستوى الاجتماع. ويؤدي ذلك، بمنع اضطراب إجراءات الطلب، إلى رفع رضا العاملين وتحسين أداء المؤسسة.
