يُرسل خلال اليوم عدد كبير من الطرود البريدية من مناشئ مختلفة إلى وجهات متنوعة، ويتولى مكتب البريد مهمة نقلها وإرسالها. إذ يجمع البريد الطرود المختلفة من أماكن مختلفة في مدينة المنشأ ويرسلها نحو مدينة الوجهة.
وبعد وصول هذه الطرود إلى بريد مدينة الوجهة، يلزم إرسالها إلى أماكنها الدقيقة، ويتم ذلك بواسطة أسطول النقل الحضري التابع للبريد. وأثناء تنفيذ هذه العملية قد تنشأ مشكلات نريد الحديث عنها بالكامل في هذا المقال وعرض حلولها أيضاً. فتابعنا حتى نهاية المقال.
هموم أسطول نقل مكتب البريد
يواجه أسطول نقل مكتب البريد يومياً هموماً كثيرة تؤدي إلى زيادة وقت إرسال الطرود وارتفاع التكاليف وأمور كثيرة أخرى. ونتناول هذه الأمور باختصار في هذا القسم.
1. عدم توفر المركبة للإرسال
من المشكلات والهموم التي يواجهها مديرو أسطول نقل مكتب البريد تعطل مركبات البريد وعدم توفرها لإرسال البضاعة أو الطرد البريدي نحو مدينة الوجهة ومنها إلى منزل الشخص المعني.
لكن يمكن، بالرصد المستمر للمركبات وإصلاحها وصيانتها في الوقت المناسب، منع حدوث مثل هذه المشكلة واستخدام المركبات بمردود جيد في الأوقات المختلفة.
2. رصد سائقي مركبات أسطول النقل
قد يسلّم موظفو مكتب البريد أحياناً طرداً إلى السائق، لكن ذلك الطرد لا يصل في الموعد المناسب إلى موظف مكتب البريد في مدينة الوجهة، وهو ما قد يسبب مشكلة وانزعاجاً لموظف المكتب في المدينة المعنية وتأخيراً في إرسال الطرد إلى منزل الشخص النهائي.
ولمنع هذه المشكلة يجب رصد سائقي مركبات أسطول نقل مكتب البريد باستمرار وتحديد مواقعهم بدقة حتى لا يتمكنوا من الانشغال بأعمال أخرى بدلاً من أداء المهمة.
3. حدوث التداخل وعدم التنسيق عند استخدام المركبات
يصل خلال اليوم عدد كبير من الطرود إلى مكتب البريد لإرسالها إلى الوجهة النهائية، وتُستخدم لذلك مركبات مختلفة. وبسبب حجم العمل الكبير، يُحتمل حدوث تداخل وعدم تنسيق عند استخدام مركبات أسطول نقل مكتب البريد.
ولمنع هذا التداخل يجب إجراء تخطيط صحيح، وأن تكون المركبات قيد الاستخدام والمركبات المتاحة محددة بشكل منفصل لموظفي الأسطول.
4. حساب مقدار عمل السائقين ودفع أجورهم
عدد سائقي أسطول النقل في هذا المكتب كبير، لذلك يُعد حساب مقدار عملهم وأجورهم ودفعها من أكبر هموم أسطول نقل مكتب البريد. ومن ناحية أخرى، قد تكون بعض المكاتب قد أبرمت عقوداً مع شركات مقاولات لهذا العمل، ويجب تحديد مقدار عملها بالكامل.
ولمنع حدوث مشكلة في هذا المجال والحساب الدقيق، يجب تسجيل أداء كل فرد أو شركة مقاولات يومياً وتلقائياً، ليمكن استخدامه بشكل مناسب وصحيح للتسوية والدفع.
5. ضمان سلامة الطرود البريدية
يتمتع كل من سائقي مكتب البريد بمهارات قيادة مختلفة، وهو ما يؤثر تأثيراً خاصاً في سلامة الطرد البريدي أثناء الإرسال، لأن البضاعة المرسلة قد تكون قابلة للكسر أو حساسة جداً، فإذا لم يتوخَّ السائق الحذر أثناء القيادة، فقد تتضرر تلك البضاعة أو تتلف تماماً.
لذلك يجب، برصد السائقين وتحديد مستوى مهارتهم في القيادة، منع وقوع مثل هذه الحوادث، لأنها تخدش سمعة مكتب البريد تماماً وتلحق بها ضرراً خاصاً لا يرغب فيه مديرو هذا المكتب.
6. خفض استهلاك الوقود
كمية الوقود التي تستهلكها مركبات هذا المكتب خلال اليوم كبيرة جداً، ونظراً للميزانية المحدودة لمكتب البريد، يجب خفضها بشكل ملحوظ لتصل إلى الحد المرغوب وتقل التكاليف المتعلقة بها إلى أدنى حد ممكن.
ولخفض استهلاك الوقود يجب فحص المركبات بالكامل حتى لا تكون معطوبة، كما يجب أن يستخدم السائقون مسارات تتيح لهم الوصول إلى الوجهة المطلوبة بقطع أقصر مسار ممكن.
7. إيجاد أقصر مسار ممكن
يجب أن تستخدم مركبات أسطول نقل مكتب البريد أقصر مسار ممكن للوصول إلى المكان أو المدينة الوجهة، لتنخفض تكاليف الوقود واهتراء المركبة وأمور كثيرة أخرى بشكل ملحوظ.
ولإيجاد أقصر مسار يجب أن يستخدم السائقون التوجيه الذكي ليصلوا إلى الوجهة بسهولة ويستهلكوا وقتاً أقل.
برنامج إدارة أسطول نقل مكتب البريد؛ حل جميع مشكلات هذا الأسطول
تناولنا في القسم السابق باختصار وبشكل مفيد هموم مديري أسطول نقل مكتب البريد وموظفيه وقدمنا شروحاً حولها. أما في هذا القسم فنسعى إلى الحديث عن حل هذه المشكلات، أي برنامج إدارة أساطيل النقل لمكتب البريد، وعرض مزاياه.
التوجيه الذكي وإيجاد أقصر مسار ممكن
برنامج إدارة أسطول نقل مكتب البريد يساعد السائقين، باستخدام إمكانية التوجيه الذكي في هذا البرنامج، على اختيار أقصر مسار ممكن والوصول إلى الوجهة المطلوبة في أقل وقت وبقطع أقل مسافة.
التوجيه الذكي للمسارات، كما يؤدي إلى خفض ملحوظ في استهلاك الوقود من قبل السائقين أثناء نقل الطرود والبضائع البريدية، وهو ما يخفض تكاليف هذا المكتب بشكل ملحوظ.
تتبع السائق ورصد موقعه الدقيق
للتأكد من سلامة البضاعة والتحكم في السائق خلال المهمة يلزم التتبع، ويضع هذا البرنامج هذه الإمكانية في متناولك جيداً، ويساعدك على رؤية الموقع الدقيق للسائق أثناء الحركة، والاتصال به عند حدوث مشكلة أو انحرافه عن المسار واستيضاح السبب.
ويمكن لهذا الرصد أن يقلل وقت وصول الطرد إلى مدينة الوجهة، ويرفع مصداقية مديري مكتب البريد في مدينة المنشأ، ويحقق رضا العميل.
تسجيل مقدار عمل سائقي المركبات
يساعد استخدام برنامج إدارة أسطول نقل مكتب البريد موظفي هذه الجهة ومديريها على تسجيل مقدار عمل سائقي المركبات الخاصة أو شركات المقاولات المتعاونة مع المكتب بسهولة، واستخدامه لحساب أجورهم وتسوية حساباتهم.
تخطيط حركة مركبات الأسطول ومنع حدوث التداخل
يتيح لك هذا البرنامج تخطيط حركة المركبات بسهولة، لأنه يحدد لك بدقة المركبات المتاحة والمركبات التي تنفذ مهمة معينة، وهو ما يمنع حدوث التداخل وعدم التنسيق.
أدر أسطول نقل مكتب البريد بأفضل طريقة
أسطول نقل مكتب البريد من الأقسام المهمة في هذا المكتب، فهو على تواصل مع موظفي الأقسام الأخرى وله أثر مباشر في مدة وصول الطرود البريدية إلى الوجهة المطلوبة. لذلك يجب إدارة هذا القسم من مكتب البريد بأفضل طريقة ممكنة لترتفع مصداقية مديري هذا الفرع من البريد ويتمكن العميل من استلام طرده بشكل أسرع.
يمكنك للاطلاع على تفاصيل البرنامج وطلب النسخة التجريبية الرجوع إلى الصفحة التالية:
