ربما لم تنتبهوا حتى الآن بعمق إلى ضرورة استخدام برنامج لتتبع المركبات في أساطيل النقل لمختلف الصناعات، واكتفيتم بمصادفة جمل وعبارات متفرقة حول هذا الموضوع. لكن لاختيار نظام مناسب، لا بد أولًا من الانتباه إلى الإمكانات الرئيسية التي يقدمها برنامج شامل يتناسب مع احتياجات مؤسستكم، ثم اتخاذ القرار.
ربما يكون هذا المقال هو المعلومات التي تحتاجونها بوصفكم مديري أساطيل نقل أو خبراء صانعي قرار؛ لذا يكفي أن تخصصوا نحو 5 دقائق للتعرف على الإمكانات التي تحتاجها مؤسستكم.
1- يحتاج أسطول كل مؤسسة إلى استخدام سيناريوهات تتبع محددة مسبقًا
يقوم النشاط المنهجي للقيادة و إدارة الأساطيل النقل على التنبؤ بنطاق مسار حركة المركبة؛ أي سيناريوهات التتبع المختلفة التي تحدد نطاقات الحركة المختلفة لعبور المركبة، كما تجعلها شفافة تمامًا على شكل رسومي لكي تبدي الأقسام المختلفة رأيها فيها. هل انتبهتم يومًا إلى أن تحديد سيناريوهات حركة محددة و تتبع المركبات بناءً عليها يمكن أن يكون مؤثرًا إلى أي حد في خفض استهلاك الوقود وزيادة أمان رحلات نقل البضائع؟
2- ضرورة لافتة لتأمين السلامة اسمها التتبع المباشر
في كثير من الحالات، وبعد تحديد مسار حركة المركبة، الذي يقوم بالتأكيد على حسابات خاصة لتأمين سلامة البضائع، مع مراعاة المسار الأمثل لاستهلاك أقل للوقود وتوفير الوقت، يبدو التتبع المباشر للمركبة خيارًا بالغ الأهمية. ففي هذه الحالة يمكن رصد أي خروج للمركبة عن المسار المحدد مسبقًا وإبلاغ السائق به في الوقت نفسه. وبشكل خاص، فإن مسارات حركة المركبة عند إرسالها في مهام مختلفة تقدّم للإدارة صورة عامة عن أداء السائق . ومن جهة أخرى، فإن نقل البضائع، ولا سيما البضائع الخاصة والثمينة، يتطلب أن يسير بها سائق المركبة على الطريق بتسارع محدد لكي تتعرض لأقل ضرر ممكن.
ومن جهة أخرى، تخيّلوا الحالات الخاصة التي تتعرض فيها المركبة لحادث؛ في هذه الحالة، إذا كانت معلومات مثل السرعة والتسارع والفرملة المفاجئة وغيرها من البنود المتعلقة بحركة مركبة نقل بضائعكم متاحة لحظيًا، يمكنكم بسهولة دراسة أسباب الحادث واتخاذ القرارات اللازمة بشأن الأداء المناسب أو غير المألوف للسائق.
وسيكون للتتبع المباشر أهمية خاصة في حال سرقة المركبة؛ إذ يمكنكم بسهولة تحديد موقع المركبة ووضع المعلومات في متناول الشرطة لاتخاذ الإجراءات اللاحقة. ولا شك أنكم توافقوننا الرأي في أن الاطمئنان إلى أمان الرحلة ليس أمرًا يمكن التغاضي عنه بسهولة.
3- كل مخالفة للسائق تحتاج إلى إبلاغ فوري وفي الوقت المناسب
بعد مرحلة التتبع ورصد مخالفات سائق المركبة، فإن أي تجاوز لقيم الحركة يحتاج إلى إبلاغ مناسب وتقديم التنبيه اللازم للسائق بهدف تصحيحها. وفي برنامج تتبع شامل، يتم ذلك من خلال الإرسال التلقائي للتنبيه بطرق مختلفة، مثل الرسائل النصية أو الهاتف المحمول، إلى السائق، وفي الوقت نفسه تُرسل الإشعارات اللازمة إلى مركز التحكم عبر البريد الإلكتروني أو الويب أو الرسائل النصية لاتخاذ القرار اللازم.
على أي حال، كل إنسان معرّض للخطأ، لكن تقليل هذه الأخطاء إلى الحد الأدنى أثناء رحلة مهمتها نقل بضاعة ثمينة أمر ضروري، وهي ضرورة لا يمكن تحقيقها إلا باستخدام نظام نقل ذكي مزوّد بأجهزة تتبع خاصة.
4- اتخاذ القرار المناسب بحساب أداء السائق
لتطبيق رقابة دقيقة وواضحة والاطلاع على مستوى أداء سائقي المركبات بحسب المسافة وساعات الإرسال إلى المهام، تحتاجون إلى برنامج يحسب هذه المعلومات بشكل متكامل ومتزامن ويضعها في متناولكم. كما أن إمكانات مثل تسجيل دخول المركبة وخروجها أو احتساب رواتب السائقين بناءً على أدائهم خلال الشهر من البنود الشائعة التي تحتاجها كل مؤسسة لتخصيص أجور تتناسب مع أداء موظفيها.
قد يبدو للوهلة الأولى أن استخدام نظام لحساب الأداء والرواتب والأجور، الموجود عادةً بشكل منفصل في كل مؤسسة، يجعل توظيف هذه الإمكانية غير ضروري. لكن يجب أن نعلم أن سرعة الإنجاز في عالم اليوم المتقدم هي الأولوية الأولى، فمن الأفضل أن تتم الأنشطة المؤسسية بشكل أكثر تكاملًا وتحت نظام واحد؛ وفي هذه الحالة ستُتخذ القرارات الإدارية بشكل أسرع وفي أقل وقت ممكن. فاختصار العمليات المؤسسية سمة المؤسسة المرنة التي تجعل النشاط الفعال نصب عينيها. لذا من الأفضل أن تتوفر لديكم جميع هذه المزايا دفعة واحدة بمجرد تركيب جهاز تتبع على المركبة، وأن تُقاس كفاءة السائقين مع مراعاة جميع المؤشرات، وهي نقطة تؤدي بالتأكيد إلى زيادة رضا الموظفين.
5- حالة مركبات أسطولكم تتطلب تحكمًا كاملًا
تتبع المركبات يفقد معناه ومفهومه دون تحكم كامل. فلا يمكنكم التحكم في وزن الحمولة أو استهلاك المركبة للوقود إلا إذا قمتم بتركيب حساسات القياس اللازمة عليها. وتتيح هذه البنود بشكل خاص التحكم المباشر في أي سرقة أو مخالفات للسائق. بل ربما يقوم السائق في بعض الحالات، عمدًا أو دون قصد، بإيقاف جهاز التتبع المركّب على مركبته، فيستطيع نظام التحكم المركزي في البرنامج، من خلال الإشعار في الوقت المناسب، إبلاغ مركز التحكم بحالة تشغيله أو إيقافه.
6- تقارير كاملة لإدارة فعالة
إن إعداد التقارير اللازمة لتتبع المركبات وتقديمها للإدارة لفترة زمنية محددة، أو تقارير أداء السائق، حاجة تحتاجها كل مؤسسة في مجال الرقابة. تخيّلوا مدير مؤسسة يستطيع، دون الحاجة إلى تعليمات إدارية ومراسلات مع الأقسام المختلفة، وبنقرة بسيطة وفي أي وقت، الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها حول تتبع المركبة والمسار الذي قطعته بصيغ مختلفة وبتفاصيل كاملة. في هذه الحالة سيُستغرق بالتأكيد وقت أقل بكثير لإنجاز الأعمال المعنية.
هنا نقطة القرار: أنتم مديرو أسطول أي من المؤسسات التالية؟
المعلومات المقدمة في هذا المقال كافية لاتخاذ القرار الأولي بشراء برنامج لتتبع الأساطيل، لكن ربما يكون من الضروري، للحصول على معلومات أدق، أن تناقشوا البنود التي تهمكم بشكل متخصص مع الخبراء المعنيين. ومن البديهي أن مواءمة نظام جديد مع الوضع الحالي لأي مؤسسة تتطلب دراسة دقيقة للبنى التحتية اللازمة، ثم اتخاذ القرار بشأن الاستثمار وإجراء التغييرات المطلوبة على هذا الأساس. ولمزيد من التوضيح، نقوم بتخصيص أولويات الاستخدامات المذكورة أعلاه لمؤسستكم:
إذا كنتم مديري شركة لتوزيع المواد الغذائية..
فإن التوزيع في الوقت المناسب للمواد الغذائية لمنع تلف البضائع أو تضررها، والذي يتوفر لكم من خلال التنبؤ بالمسارات المثلى الأقل ازدحامًا وبواسطة جهاز التتبع، يُعد أولوية. بل إنكم تحتاجون إلى التحكم عن بُعد في السائق وإبلاغه في الوقت المناسب بالمخالفات، لكي يحدث أقل قدر من التأخير في التوزيع الفوري للبضائع أثناء المهمة. وبالطبع فإن تعدد مركبات التوزيع وانتشارها في نقاط مختلفة يتطلب تحكمًا مركزيًا يرفع الإنتاجية الكلية للأسطول من خلال التتبع اللحظي وتسجيل أداء السائقين.
إذا كنتم مديري أسطول شركة لتوزيع المنتجات النفطية…
فإن تأمين سلامة نقل البضائع، ولا سيما في المسافات الطويلة، هو الأولوية الرئيسية لكم؛ لذا فإن التتبع اللحظي للمركبة والاطلاع على مسار الحركة المحدد ووزن الحمولة بهدف منع سرقة المنتج أو تهريبه له أهمية خاصة. كما أن إبلاغ السائق في الوقت المناسب لعدم تجاوز التسارع القياسي أو التوقف دون مبرر أولوية لا يمكن إنكارها تذكّركم بضرورة استخدام جهاز التتبع. بل ربما تحتاجون في بعض الحالات إلى التحكم عن بُعد وإيقاف المركبة في حالات الطوارئ، لذا انتبهوا إلى هذا الأمر حتمًا.
إذا كنتم مديري أسطول المصانع الصناعية…
لا شك أن لديكم مركبات كثيرة تستخدمونها لنقل الموظفين. ويحتاج أداء سائقي الأسطول المسؤولين مباشرة عن هذا النقل إلى انضباط في الأداء، وهو انضباط يمكن تسجيله بناءً على بيانات السائق من خلال التسجيل الدقيق لدخول المركبة وخروجها بواسطة أجهزة التتبع، وهو معيار يُعتد به في النهاية في حساب الأداء الشهري للسائق والتقارير المقدمة على أساسه. كما لا ينبغي إغفال قدرة أجهزة التتبع على التوجيه الأمثل لتجنب السير في المسارات المزدحمة.
إذا كنتم مديري شركة لنقل البضائع…
لا يهم ما هي قيمة الحمولة التي تنقلها المركبات التي تحت تصرفكم، فهي على أي حال رأس مال يُعد تأمين سلامته والإشراف الكامل على نقله من قِبل السائق أولوية لكم. ويُعد التوجيه الأمثل لنقل البضائع في أقصر وقت، وتتبعها لحظيًا لمنع أي خطأ من السائق في الخروج عن المسار والنطاق المحددين، أقل ما يقوم به برنامج التتبع للحفاظ على رأس مالكم.
إذا كنتم مديري شركة خدمات إصلاح…
بوصفكم شركة خدمات، فأنتم في حاجة ماسة إلى الحضور في الموقع في الوقت المناسب وبأقل وقت ممكن، لكي تتمكنوا من تقديم أعلى جودة في الخدمة، بل ومنع وقوع الحوادث المحتملة الناتجة عن عدم معالجة الأعطال في كثير من الحالات. وفي هذه الحالة سيكون جهاز تتبع المركبات البرنامج الذي يتيح تقديم الخدمة بسرعة من خلال التنبؤ بالمسار الأمثل بعيدًا عن الازدحام. ومن جهة أخرى، فإن تحديد مسار حركة المركبة المرسلة، بوصفكم مشرفين على نشاط مركبة الخدمة، بهدف منع أي مخالفة في الوصول إلى الموقع، أولوية لا يمكن تجاهلها.
إذا كنتم مديري شركة لتوزيع المواد الدوائية…
إلى جانب إمكانية التوجيه الأمثل بواسطة جهاز التتبع، تحتاجون في كثير من الحالات إلى إرسال إشعار أو تنبيه تلقائي إلى السائق عند الخروج عن المسار المحدد مسبقًا أو عند أي نشاط خطر أثناء المهمة، لكي تتوفر السلامة الكاملة للبضاعة الثمينة؛ وهي بضاعة يجب إيصالها إلى وجهتها في أقل وقت ممكن لتسليمها وتوزيعها بأعلى مستوى من الأمان دون أي نقص في كميتها وعددها. لذا من الأفضل أن تحققوا راحة البال بتركيب برنامج للتتبع. كما أن العدد الكبير من مركبات التوزيع في الأسطول الذي تشرفون عليه يُظهر بشكل أوضح ضرورة توظيف برنامج تتبع مركزي يتحكم عن بُعد في جميع المركبات على مسارات حركتها.
إذا كنتم مديري أسطول مصانع الخرسانة الجاهزة…
يتطلب نقل الخرسانة، نظرًا لخصائصها، سرعة في تسليمها للعملاء في الوقت المناسب. وباستخدام برنامج التتبع واختيار المسار الأقل ازدحامًا، ستتمكنون من رفع أداء تسليم البضائع، وهو اختيار يؤثر مباشرة أيضًا في خفض استهلاك الوقود في أسطولكم. كما أن كل أسطول متعدد المركبات يتطلب إدارة شاملة تعمل بأقصى إنتاجية مؤسسية من خلال التحكم اللحظي في مركباتها.
وعلى أي حال…
وأيًّا كان الأمر، فإن الحاجة الحالية لأساطيل النقل في مختلف الصناعات هي توظيف برمجيات متقدمة متوافقة مع التقنيات الحديثة، لكي تتمكن في ميدان المنافسة وزيادة الإنتاجية من رسم رؤية مستقبلية مناسبة لمؤسساتها؛ رؤية قائمة على تعزيز أمان نقل البضائع، والخفض الأقصى للتكاليف الجارية والتشغيلية، وزيادة الأداء الرقابي والإداري. وهي نقاط، وإن كان تحقيقها قد يتطلب تأمين موارد مالية للاستثمار في الإطلاق، إلا أنها في النهاية استثمار ذكي لمنع خسائر سيؤدي وقوعها بالتأكيد إلى تكاليف أكبر بكثير.
إن خبراء شركة بيشغامان آسيا إلى جانبكم لتقديم أي استشارة متخصصة وتوجيه بشأن الاستثمار الذكي الذي تقومون به.
