يُطلق الأسطول على مجموعة من المركبات البرية أو الجوية أو البحرية التي تحتاج إلى إدارة وتحكم. إدارة الأساطيل هي معرفة تخصصية لا يمكن تنفيذها إلا بأحدث التقنيات في العالم. وبعبارة أبسط، فإن إدارة الأساطيل معرفة متعددة التخصصات تستفيد من مبادئ علم الإدارة وأحدث تقنيات التتبع في العالم وكثير من التخصصات المختلفة، لكي يحقق الأسطول أفضل أداء وأعلى إنتاجية. إذا كنتم تتساءلون ما هي إدارة الأساطيل، فابقوا معنا لنشرح لكم كل شيء عنها.
ماذا تشمل إدارة الأساطيل (Fleet Management) وما استخداماتها؟
تُطلق إدارة الأساطيل على جميع العمليات المستخدمة لإدارة معلومات الأسطول وأصوله منذ شرائها حتى خروجها من الخدمة. ويتيح استخدام هذه الأنظمة الإدارية للشركات الكبيرة خفض تكاليفها وتحسين إنتاجيتها ومراقبة أداء أساطيلها. إن إدارة مجموعة من المركبات التجارية، سواء كانت سيارات أو سفنًا أو طائرات، عمل صعب ومعقد للغاية حتى في أفضل الأوقات وعندما يسير كل شيء وفق المعتاد، فإذا ظهر أي تحدٍّ يصبح كل شيء أكثر تعقيدًا، ولهذا هناك حاجة إلى نظام منظم وتخطيط دقيق.
الشخص الذي يملك سيارة واحدة يواجه في كثير من الأحيان تحديات في إدارة صيانتها وإصلاحها، وينسى كثيرًا من الإجراءات المعتادة لصيانتها. والآن افترض أن أسطولًا من السيارات تحت إشرافك؛ عندها فقط يتضح مدى تعقيد العمل. إن إدارة صيانة المركبات وإصلاحها ليست سوى جزء واحد من العملية المعقدة لإدارة الأساطيل.
كل مؤسسة تمتلك عددًا من أنواع المركبات وتستخدمها في تجارتها تحتاج بشكل ما إلى إدارة الأساطيل احترافية. والهدف من ذلك التحكم في دورة حياة المركبة بأكملها، إلى جانب تقليل مخاطر استخدامها وتحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية والتأكد من امتثال أداء المؤسسة للقوانين.
من الشركات والمؤسسات التي تمتلك أساطيل واسعة: أنظمة النقل في المصانع وشركات الإنتاج، وخدمات توصيل الطرود، والنقل العام في المدن، وخدمات مثل الإسعاف والإطفاء. إن فهم العمليات الضرورية لإدارة الأسطول يمكّن الشركة من التحكم في التكاليف المرتبطة بالنقل، والتفوق على منافسيها في السوق مع زيادة رضا العملاء.
ما هي إدارة أساطيل النقل وما الفرق بينها وبين تتبع السيارات؟
عندما يُطرح موضوع إدارة أساطيل النقل، يتبادر إلى ذهن الكثيرين تتبع السيارات. نعم، هذا جزء من العمل لكنه ليس كله. فبنود مثل إدارة المركبات لنقل الحمولة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، ومراقبة أداء السائقين، والمعرفة الدقيقة بموقع المركبة في كل وقت (التتبع) هي أهم مهام إدارة أساطيل النقل.
للاستخدام الأمثل للنظام يجب إجراء تخطيط دقيق لكي تعمل المركبات دائمًا في الوقت المحدد، وتكون دائمًا محدّثة وسليمة ولا تتعرض لأعطال فنية.
ولزيادة الإنتاجية، يجب أن يكون الأداء بحيث تستفيدون من المركبة أقصى استفادة فلا تتوقف عن الحركة دون جدوى. وكما ترون، فإن مفهوم إدارة أساطيل النقل يتجاوز بكثير مجرد تتبع المركبات، لكن أحدث أنظمة التتبع تُستخدم لمراقبة أداء الأسطول وصياغة الاستراتيجيات المؤسسية بشكل أفضل. ويمكن تنفيذ إدارة الأساطيل بطريقتين:
- إنشاء أسطول داخل المؤسسة وتعيين مدير للأسطول
- إسناد العمل إلى أساطيل خارج المؤسسة
إدارة المركبات لنقل الحمولة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، ومراقبة أداء السائقين، والمعرفة الدقيقة بموقع المركبة في كل وقت (التتبع) هي أهم مهام إدارة أساطيل النقل.
ما التحديات التي تواجه إدارة الأساطيل؟
يشبه عمل مدير الأسطول إلى حد كبير عمل المديرين الداخليين ومديري أصول الشركات، ويشمل 5 مجالات رئيسية:
- شراء المركبات
- إدارة الوقود
- صيانة المركبات وإصلاحها
- صحة الموظفين وسلامتهم
- مراقبة الأداء الصحيح للنظام بأكمله
عادةً ما يتمركز مدير الأسطول في مكان يمكنه فيه مراقبة أداء موظفيه، ويقوم باستخدام جهاز لوحي أو حاسوب محمول أو حاسوب مكتبي، وبمساعدة برمجيات إدارة الأساطيل، بتقييم أداء الموظفين واتخاذ القرارات اللازمة. دعونا نلقي نظرة أدق على المجالات الرئيسية لعمل إدارة الأساطيل.
1. شراء المركبات وتملّكها
من مهام إدارة الأسطول أن تقوم بشراء المركبات بعد تحديد الهدف والاستخدام المتوقع منها. ولهذا يجب التفاوض مع مصنّعي المركبات، ومراعاة استهلاك الوقود والضرائب وتكلفة التأمين وتوقعات الموظفين عند اختيار المركبة، وتحديد الأفضل وشراؤه بحسب الميزانية المتاحة. ولهذه المركبات عمر إنتاجي وتكلفة استهلاك يجب الانتباه إليهما عند الشراء.
2. إدارة الوقود
من التحديات الرئيسية لأي مؤسسة الاقتصاد في تكلفة الوقود، وهو أمر ليس سهلًا مع الارتفاع المستمر في الأسعار. كما تؤثر في ذلك تقلبات أسعار السوق وعوامل خارجية كثيرة خارجة عن سيطرة إدارة الأسطول، ولكن من خلال مراعاة بعض النقاط واختيار المركبات القياسية ذات أقل استهلاك الوقود ، يمكن المساعدة في خفض استهلاك الوقود وإدارة التكاليف.
3. صيانة المركبات وإصلاحها
يمكن تنفيذ برنامج صيانة وإصلاح المركبات العاملة ضمن الأسطول من خلال الموارد الداخلية للمؤسسة أو بالاستعانة بمقاولين من خارجها، لكن الرقابة الدقيقة على أدائهم من مسؤولية إدارة الأسطول. كما يجب التأكد من الالتزام بجميع القوانين المتعلقة بهذا المجال.
4. الصحة والسلامة
في حال وقوع حادث أو مكروه للسائق، تكون إدارة الأسطول مسؤولة عن التصرف وفق القوانين، والإشراف وفق الأصول على مراحل تقديم التقرير إلى شركة التأمين ومتابعة حالة السائق وإجراء الإصلاحات اللازمة للمركبة.
5. مراقبة الأداء الصحيح للنظام بأكمله
إجراء الفحوصات اليومية، ومراجعة أوراق التفتيش، ومراقبة دفع رواتب الموظفين، وأقساط تأمين المركبات والموظفين وغير ذلك… هذه قائمة طويلة من المهام التي لا يجب تنفيذها فحسب، بل يجب توثيق جميع الأعمال المنجزة وتسجيلها. ويجب أن تكون مراقبة التكاليف وخفضها في جميع المراحل على رأس الأولويات.
كل أسطول ينتج كمًا كبيرًا من المعلومات التي تحتاج إلى مراجعة وتحليل، وهذا غير ممكن دون استخدام برمجيات متخصصة وفريق تنفيذي متخصص. فارتكاب الأخطاء في تسجيل المعلومات، إلى جانب خطر فقدان البيانات، قد تكون له تبعات إدارية ومالية على المؤسسة. ويمكن لاستخدام برنامج إدارة الأساطيل أن يساعد على ترتيب المعلومات وتسجيلها، وتحليلها بشكل صحيح ووضعها في متناول المديرين على شكل تقرير متى احتاجوا إليها.
ما هو برنامج إدارة الأساطيل؟
برنامج إدارة الأساطيل يتيح للأسطول تسجيل المعلومات المتعلقة بأدائه بشكل صحيح وإبقاءها في متناوله دائمًا. وهو في الواقع قاعدة بيانات معقدة ذات برامج متعددة، توفر إمكانية تسجيل المعلومات، وتستخرج التقارير اللازمة لتحسين الكفاءة وخفض التكاليف وتضعها في متناول المديرين. وتسرّع هذه البرمجيات الأعمال وتساعد على زيادة الإنتاجية.
تستخدم معظم برمجيات إدارة الأساطيل نظام (GPS) لتحسين أداء أسطول النقل. وبمساعدة هذا النظام، ومن خلال التوجيه الدقيق لكل مركبة من مركبات الأسطول، يمكن المساعدة في تحسين سلوك السائقين وزيادة سلامة العمل والالتزام بالقوانين واللوائح وتتبع المركبات المسروقة وزيادة إنتاجية المركبات. وبمساعدة GPS يمكنكم في أي وقت وأي مكان معرفة موقع مركبتكم ومراقبة أداء موظفيكم. نأمل أن تكونوا قد حصلتم من خلال قراءة هذا المقال على إجابة عن سؤال: ما هي إدارة الأساطيل؟
