استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان روشی هوشمندانه و نوآورانه برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. پیاده‌سازی درست این نرم افزار مزیت‌های بسیاری در بخش مدیریت سوخت، زمان‌بندی تعمیرات، درخواست خودرو،کاهش خرابی و مهم‌تر از همه ماندن در صحنه رقابت اقتصادی دارد. اما در بیشتر موارد حرکت در این مسیر همراه چالش‌هایی است که می‌توان با برنامه‌ریزی مناسب بر آن‌ها غلبه کرد. در این مطلب مهم‌ترین چالش‌های پیش‌روی مدیران ناوگان در پیاده‌سازی نرم‌افزار و راه‌های برطرف کردن آن را بررسی می‌کنیم.
چالش‌های رایج پیاده‌سازی و اجرای نرم‌افزار مدیریت ناوگان
نرم‌افزار مدیریت ناوگان به‌عنوان یک ابزار جدید، بسیاری از روندها و فرایندهای کاری را تغییر می‌دهد. بنابراین در مرحله اول مدیران ناوگان با مقاومت پرسنل به‌دلیل عدم پذیرش و روبرو شدن با روال‌های جدید کاری می‌شوند. از طرف دیگر مشکلات فنی ناشی از ناسازگاری با زیرساخت‌های موجود و اختلال در عملکرد روزانه کارها دیگر مشکل مهم است. اما باید توجه داشت که این چالش‌ها کوتاه‌مدت هستند و برنامه‌ریزی مناسب برای آموزش پرسنل در کنار پیاده‌سازی تدریجی نرم افزار بسیاری از آن‌ها را رفع می‌کند.
در نهایت آنچه بعد از پیاده‌سازی صحیح نرم‌افزار اتفاق می‌افتد، کاهش قابل توجه هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری ناوگان، کاهش حجم کارهای اداری دستی و تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر خواهد بود. اما از آنجا که یکپارچه شدن نرم‌افزار با سایر بخش‌های کاری مهم‌ترین چالش خواهد بود، با رعایت چند نکته می‌توان بهترین استفاده از آن‌را برد.
نحوه هماهنگی با واحدهای مختلف سازمان
نرم‌افزار مدیریت ناوگان بر واحدهای مختلف سازمان تاثیر می‌گذارد و هماهنگی هر بخش به همراه اجرای استراتژیک برای بهره‌برداری کامل از مزایای آن ضروری است. برای ساده‌سازی این ادغام، کلیه مدیران بخش‌ها از همان ابتدای کار باید با هم مشارکت داشته باشند تا پیاده‌سازی نرم‌افزار مطابق نیازها و انتظارات هر بخش انجام گیرد. البته آموزش منظم پرسنل و ارتباط مداوم با شرکت خدمات‌دهنده برای دریافت بازخود یا اصلاح احتمالی بسیار اهمیت دارد.
برنامه‌ریزی تغییر فرایندهای کاری روزمره
بهره‌برداری کامل مزایای نرم‌افزار مدیریت ناوگان نیاز به انجام درست تغییرات در روند کاری فعالیت‌ها و آموزش پرسنل دارد. در این خصوص تعریف دوباره نقش پرسنل، تغییر وطایف روزمره و حتی بروزرسانی مقررات و شیوه نامه‌ها ضروری است. همچنین آموزش افراد نیز باید جامع، مداوم و متناسب با سطوح مختلف سازمانی انجام گیرد.
هماهنگی با واحد مالی
هزینه اولیه و بازگشت سرمایه نرم‌افزار مدیریت ناوگان نقطه اولیه تصمیم‌گیری برای خرید و پیاده‌سازی آن است. هر چند در ابتدای کار ممکن است این هزینه‌ها کمی بالا به‌نظر برسد، اما توجه به صرفه‌جویی قابل توجه آن در مصرف سوخت، تعمیرات وسایل نقلیه و بهره‌وری کل مطابق ارائه انجام شده توسط شرکت خدمات‌دهنده بسیار اهمیت دارد. ضمن اینکه مدیران ناوگان لازم است توجه کنند که تحلیل بهتر داده‌ها در هر بخش از سازمان بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار به تصمیم‌گیری هوشمندانه مالی و بهینه‌سازی آن کمک می‌کند.
هماهنگی با واحد منابع انسانی و آموزش
اجرای موفق نرم‌افزار مدیریت ناوگان بیشتر از هر چیزی وابسته به آموزش کارکنان و مدیریت بهینه تغییرات محیط کار بعد از پیاده‌سازی است. در برنامه‌های آموزشی سازمان باید کارکنان با روندهای کاری جدید و ویژگی‌های مهم نرم افزار آشنا شوند و نحوه استفاده از داده‌های آن‌را یاد بگیرند. مدیریت درست تغییرات نیز نقش مهمی در کاهش مقاومت پرسنل در تطبیق با نرم‌افزار، افزایش انگیزه و ایجاد دیدگاه مثبت نسبت به سیستم جدید دارد.
نکات مهم برای پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار مدیریت ناوگان
علاوه بر موارد اشاره شده، توجه به نکات زیر اجرای موفق نرم‌افزار مدیریت ناوگان را تضمین می‌کند:
برنامه‌ریزی دقیق
برنامه‌ریزی دقیق برای انتقال داده‌های موجود به سیستم جدید، آموزش و پشتیبانی بسیار حیاتی است. در ابتدا لازم است کلیه داده‌ها بررسی و پاکسازی شوند تا انتقال آن‌ها در کیفیتی مناسب انجام شود. برنامه‌ریزی آموزشی نیز قبل از راه‌اندازی نرم افزار تا چند ماه بعد از پیاده‌سازی ضروری است. همچنین باید یک سیستم پشتیبانی قوی و تخصصی شامل تیم IT سازمان در کنار تیم کارشناسی شرکت خدمات‌دهنده نرم‌افزار شکل گیرد.
جلب مشارکت رانندگان
رانندگان وسایل نقلیه، کاربران اصلی سیستم مدیریت ناوگان هستند. بنابراین لازم است از همان ابتدا اطلاعات شفاف و دقیقی در مورد فواید این نرم افزار و تاثیری که بر ساده‌سازی کار آن‌ها مانند بهینه‌سازی مسیر، هشدار خرابی قطعه و تعویض آن به رانندگان داده شود. در نظر گرفتن پاداش برای رانندگان مسیر یادگیری و اجرای بهتر نرم‌افزار را سریع‌تر می‌کند.
جلب حمایت مدیران ارشد
برای تامین بودجه و اولویت قرار گرفتن پیاده‌سازی نرم افزار، جلب حمایت مدیران ارشد سازمان ضروری است. برای این کار ارائه بازگشت سرمایه دقیق، معرفی نمونه‌های موفق اجرا شده در سازمان‌های دیگر و تنظیم برنامه اجرایی کمک‌کننده است. این فعالیت‌ها را می‌توان با همراهی شرکت ارائه‌دهنده خدمات انجام داد.
نظارت و بازخورد مداوم
بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار ارزیابی مداوم و دریافت بازخورد مداوم از پرسنل درگیر با آن نشان می‌دهد که نرم افزار تا چه اندازه با نیازهای سازمان همخوانی دارد. سپس با توجه به این بازخوردها می‌توان همراه با شرکت خدمات دهنده نسبت به اصلاح تنظیمات اقدام کرد.
جمع‌بندی
اجرای موفق نرم افزار مدیریت ناوگان آغاز یک تحول اساسی در سازمان است. این تحول در نهایت باعث تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر، کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی مسیر، برنامه‌ریزی تعمیرات و افزایش بهره‌وری می‌شود. برای دریافت بهترین نتیجه از عملکرد لازم است قبل از هر کاری با انتخاب شرکت معتبر ارائه‌دهنده، زمینه لازم برای پیاده‌سازی و در صورت نیاز برنامه‌ریزی آموزشی را فراهم کرد. در صورت تمایل، شرکت پیشگامان آسیا آمادگی دارد با ارائه مشاوره تخصصی و دموی رایگان شما را در کاهش ۳۳ درصدی هزینه‌ها همراهی کند.
مرجع
