حرکت منظم و بهینه وسایل نقلیه و کامیون‌ها در مدیریت لجستیک و زنجیره تامین نقش حیاتی دارد. برنامه‌ریزی دقیق در این خصوص تضمینی برای تحویل به موقع کالا و کاهش هزینه‌های عملیاتی است. در حالت سنتی بسیاری از فرایندهای ثبت اطلاعات ورود و خروج کامیون‌ها و تعیین مسیر به شکل دستی و از طریق پرسنل مربوط انجام می‌گیرد. اما سیستم‌های مدرن نوبت‌دهی با خودکار کردن کلیه عملیات در مراکز لجستیک، انبارها و بخش‌های توزیع کالا کنترل و نظارت بر وسایل نقلیه را آسان‌تر می‌کنند. با استفاده از این سیستم‌ها ترافیک داخل مجموعه و زمان انتظار راننده کاهش یافته و هزینه‌های جاری کاهش می‌یابد. در این مطلب با بررسی کامل نحوه کارکرد سیستم‌های مدرن نوبت‌دهی، فواید پیاده‌سازی آن در مراکز لجستیک را بررسی می‌کنیم.
چالش‌های سیستم‌های سنتی نوبت‌دهی در مراکز لجستیک
روش‌های سنتی مدیریت نوبت‌دهی در مراکز لجستیک متکی بر فرایندهای دستی مانند لیست‌های کاغذی، تماس‌های رادیویی یا تلفنی برای هماهنگی ورود و خروج وسایل نقلیه است. این سیستم‌ها به دلیل دشواری هماهنگی موثر حین اجرای عملیات باعث تاخیرهای بسیار در فرایند ثبت اطلاعات، زمان‌های طولانی انتظار، اختلال فعالیت داخل مجموعه و نارضایتی رانندگان و پرسنل می‌شود. به‌خصوص اینکه بیشتر مراکز لجستیک، پایانه‌های توزیع و انبارها محیطی شلوغ و پر رفت و آمد دارند که می‌تواند رانندگان تازه برگشته از سفر طولانی را آشفته کنند. از طرفی معمولا برنامه‌ریزی دستی برای مسیر حرکت وسیله داخل مجموعه کاری سخت و زمانبر با احتمال خطای بالا است. زیرا امکان اشتباه در اولویت‌بندی بارگیری یا تخلیه و هدایت وسیله نقلیه وجود دارد که از نظر اتلاف زمان و منابع می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد. این ناکارآمدی‌ها با افزایش نارضایتی‌ها حتی کاهش بهره‌وری و عدم تحویل کالا در زمان مقرر را به‌دنبال دارد. بنابراین استفاده از سیستم‌های مدرن نوبت‌دهی که به‌شکل خاص برای مدیریت جریان حمل و نقل داخل مرکز طراحی شده‌اند، گزینه‌ای ایده‌آل برای مدیریت بهتر و افزایش بهره‌وری عملیات لجستیک است.
سیستم نوبت‌دهی مدرن چیست؟
سیستم نوبت‌دهی یا مدیریت صف (Queue Management System) راهکاری دیجیتال برای مدیریت جریان مشتریان است. معمولا از این سیستم برای بهبود مسیر حرکت مشتری در دریافت خدمات و مدیریت تجربه وی با هدف افزایش رضایت استفاده می‌شود. در مراکز لجستیکی نیز این سیستم برای بهبود تجربه مشتری و افزایش بهره‌وری خدمات به‌کار می‌رود. با این تفاوت که در اینجا بجای افراد، وسایل نقلیه و کامیون‌ها مدیریت می‌شوند. همچنین بجای سالن‌های انتظار برای افراد، فضایی بزرگ‌تر تحت نظارت قرار دارد.
نحوه عملکرد سیستم نوبت‌دهی در مراکز لجستیک
با استفاده از سیستم‌های نوبت‌دهی در مراکز لجستیکی امکان برنامه‌ریزی دقیق برای مسیر حرکت وسایل نقلیه داخل انبارها و پایانه‌های حمل و نقل فراهم می‌شود. به این شکل و از طریق امکانات ویژه مدیریت جریان حمل و نقل داخل مرکز لجستیک، تجربه رانندگان در بارگیری کالا یا رسیدن به مقصد بهبود یافته و در نتیجه زمان عملیات کاهش می‌یابد. به این شکل فرایند پذیرش و ورود وسیله نقلیه به مرکز آسان‌تر شده و میزان انتظار راننده در صف کاهش می‌یابد. مدیران با سیستم‌های نوبت دهی می‌توانند از طریق داده‌های بروز و لحظه‌ای دریافتی کل مرکز را به شکلی موثرتر نظارت و راهبری کنند.
اجزای اصلی سیستم‌های نوبت دهی در مراکز لجستیک
سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری متفاوت و پیشرفته‌ای برای مدیریت انتظار وسایل نقلیه در مراکز لجستیکی استفاده می‌شود. مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند:
کیوسک‌های تعاملی همراه با فناوری یا اسکنر بارکدRFID: این دستگاه‌های خودکار الکترونیکی دارای نمایشگرهای لمسی یا دکمه‌های دیجیتالی هستند که راننده از طریق آن بدون نیاز به اپراتور انسانی عملیات مختلف در فرایند لجستیک را انجام می‌دهد. به این شکل فرایند ثبت‌نام، دریافت نوبت، تایید حضور، ارائه مدارک و دریافت اطلاعات مسیر، زمان ورود یا خروج کاملا خودکار انجام می‌گیرد.
دوربین‌های پلاک‌خوان: یک سیستم تصویربرداری خودکار که پلاک وسیله نقلیه را ثبت می‌کند. از این وسیله برای شناسایی شماره پلاک بدون نیاز به اپراتور انسانی و مدیریت دقیق تردد برای جلوگیری از اشتباه یا تخلف در این خصوص استفاده می‌شود.
سیستم‌های تشخیص چهره: این سیستم‌ها، فناوری پیشرفته برای شناسایی و احراز هویت رانندگان از طریق چهره بدون نیاز به کارت یا ورود دستی اطلاعات هستند. در این حالت ویژگی های منحصر به فرد راننده مانند فاصله بین دو چشم، شکل بینی یا خطوط صورت اسکن می‌شود.
نرم‌افزار مدیریت ترافیک: برای هدایت وسایل نقلیه به نقاط مشخص در داخل مجموعه
پنل مدیریتی: برای مشاهده و تحلیل اطلاعات لحظه‌ای وسایل نقلیه و سوابق تردد آن‌ها
فواید استفاده از سیستم نوبت‌دهی در لجستیک
از آنجا که پیاده‌سازی سیستم نوبت‌دهی در مراکز لجستیک، بسیاری از فرایندها را خودکار می‌کند، برخی چالش‌های مهم در زمینه تردد وسایل نقلیه از بین می‌رود. مهم‌ترین فواید استفاده از آن به شرح زیر است:
ساده شدن فرایند ثبت ورود وسایل نقلیه
بیشتر اوقات رانندگان و پرسنل فعال در مراکز لجستیک باید زمان زیادی را برای ثبت زمان ورود یا خروج رانندگان و همچنین جمع‌آوری مدارک صرف کنند. با استفاده از سیستم‌های نوبت‌دهی دیجیتال و کیوسک‌های تعاملی کل فرایند ثبت و تایید هویت یا دریافت مدارک کاملا خودکار انجام می‌گیرد. همچنین به این شکل دستورالعمل‌ها، فرایندها و اطلاعات داخل مجموعه در پنل مدیریت قابل دسترسی است. رانندگان نیز می‌توانند به راحتی با مرکز تماس ارتباط داشته باشند و در صورت نیاز از خدمات پشتیبانی استفاده کنند. معمولا سیستم‌های نوبت‌دهی نرم‌افزارهایی یکپارچه هستند و به‌دلیل ارتباط با سایر سیستم‌های موجود در مرکز، امکان ارسال اعلان زمان تغییر برنامه، زمان‌بندی مجدد تحویل کالا یا حتی هشدار برای تاخیر در تحویل به رانده یا سایر پرسنل فعال مرتبط وجود دارد. این ویژگی به‌صورتی چشمگیر بهره‌وری و عملکرد مجموعه را بهبود می‌دهند.
مسیریابی خودکار وسیله نقلیه داخل مرکز
در سیستم‌های نوبت‌دهی می‌توان از طریق ماژول داخلی مدیریت جریان حمل و نقل و وسیله نقلیه مسیریابی را به صورت خودکار انجام داد. از طریق این سیستم امکان بهینه کردن زمان‌بندی ورود و خروج کامیون‌ها برای جلوگیری از ترافیک در مرکز وجود دارد. همچنین با قرار دادن تابلوهای راهنمای ثابت یا صفحه‌های دیجیتال حرکت وسیله نقیله داخل مجموعه به شکل هوشمند هدایت می‌شود. این تابلوها با اتصال به سیستم نوبت‌دهی، هشدارهای لازم به رانندگان برای حرکت روان داخل مرکز را انجام می‌دهند.
کاهش هزینه‌های جاری مرکز
طولانی شدن زمان انتظار رانندگان هنگام بارگیری در مراکز لجستیک، نقش مهمی در افزایش مصرف سوخت وسیله نقلیه دارد. سیستم‌های نوبت‌دهی قادر هستند با تحلیل هوشمند اطلاعات دریافتی از کل مرکز، خودکارسازی فرایند ثبت نام و احراز هویت رانندگان و مسیریابی خودکار زمان انتظار وسیله نقیله را در داخل مجموعه کاهش دهند. این فرایند علاوه بر تاثیر بر کاهش مصرف سوخت، نیاز به حضور پرسنل برای ثبت دستی اطلاعات را نیز کمتر می‌کند. در نتیجه، هزینه‌های جاری و عملیاتی در کل مجموعه نیز کاهش خواهد یافت.
بهبود ارتباطات داخل سازمانی
یکی از مزایای بزرگ سیستم‌های نوبت‌دهی در مراکز لجستیک، بهبود ارتباط بین رانندگان و پرسنل داخل سازمان است. از این طریق می‌توان تغییرات زمان‌بندی حرکت یا هشدار تاخیر در زمانی کوتاه به صندوق پیام راننده وسیله نقیله و سایر افراد اطلاع‌رسانی کرد. همچنین می‌توان با استفاده از اپلیکیشن‌های موبایلی ارتباط بین پرسنل را تقویت کرد.
از سوی دیگر این سیستم، ابزاری قدرتمند برای ثبت داده‌های ارزشمندی مانند اطلاعات مدیریت جریان حمل و نقل، ردیابی حرکت، جزییات زمان انتظار در هر ایستگاه و مسیر حرکتی هر وسیله به تفکیک داخل مرکز هستند. پردازش این اطلاعات و تبدیل آن ها به گزارش در تصمیم‌گیری‌های آینده مدیران بسیار تاثیر دارد. همچنین می‌توان از طریق ماژول‌های جمع‌آوری بازخورد نظرات رانندگان و انتقادات آن‌ها در مورد ابزارهای خودکار ثبت اطلاعات یا مشکلات احتمالی را جمع‌آوری کرد.
جمع‌بندی
سیستم‌های دیجیتال نوبت‌دهی در مراکز لجستیک، ابزاری بسیار موثر برای افزایش بهره‌وری و سودآوری هستند. خودکار کردن مسیر حرکت وسیله نقلیه داخل مجموعه، حذف فرایند دستی ورود و خروج راننده و قابلیت تصمیم‌گیری هوشمندانه با توجه به اطلاعات دریافتی امکان نظارت و مدیریت بهتری در فرایند بارگیری و تخلیه کالا را فراهم می‌کند. این فرایند با تاثیر بر کاهش زمان انتظار راننده موجب کمتر شدن مصرف سوخت، بهبود تحویل کالا، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش رضایت رانندگان و مشتریان می‌شود. انتخاب مناسب‌ترین سیستم نوبت‌دهی با توجه به نیاز هر مرکز لجستیک و تعداد وسایل نقلیه متفاوت است. بنابراین در صورت تصمیم به پیاده‌سازی آن در داخل مجموعه نیاز است به شرکت‌های معتبر ارائه‌دهنده خدمات مراجعه کرد. در صورت تمایل به استفاده از خدمات مشاوره رایگان در این زمینه می‌توانید با کارشناسان شرکت پیشگامان آسیا در تماس باشید.
منابع
