زمانی‌که هزینه‌های سازمان تحت تأثیر عوامل خارجی افزایش می‌یابد، ناوگان‌های حمل و نقل با یک چالش منحصر به فرد روبرو می‌شوند. این موضوع می‌تواند مشکلات بسیاری را برای سازمان به دنبال داشته باشد، اما با استراتژی مناسب و استفاده از ابزارهای مربوط، مدیر ناوگان می‌تواند کارایی را بهبود بخشیده و هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهد. اما این چطور ممکن است؟
کنترل هزینه‌ها با استفاده از استراتژی‌های مناسب
در طول سال‌های گذشته، تقریباً هر ناوگانی اثرات تورم افسار گسیخته و افزایش قیمت سوخت را تجربه کرده است. بسیاری از ناوگان‌ها برای جبران هزینه‌های ناشی از این عوامل خارجی، به اجبار قیمت‌های خود را افزایش داده‌اند. این در حالی‌است که افزایش قیمت خدمات، راه حلی ایده‌آل برای ناوگان یا مشتریان به‌حساب نمی‌آید و به عنوان راه حلی موقت برای جبران بخشی از هزینه‌های ناوگان و پایدار ماندن آن در این دوران پر تلاطم می‌باشد.
اما بسیاری از ناوگان‌ها هم هستند که افزایش قیمت خدمات برایشان ممکن نیست، زیرا هزاران کسب و کار کوچک خدماتی حمل و نقل هستند که قراردادهایی مشخص و ثابت با کارفرماهای خود منعقد کرده‌اند که در نتیجه، تعدیل قیمت‌ها در پاسخ به تغییرات ناگهانی اقتصادی را امکان‌ناپذیر می‌سازد. پس این دسته چه کاری را باید انجام دهند؟
کاهش هزینه‌های عملیاتی ناوگان حمل و نقل
خوشبختانه ناوگان‌های حمل و نقل در برابر نوسانات ناگهانی و پیش‌بینی نشده اقتصادی بازار چندان هم دست و پا بسته نیستند.
آن‌ها می‌توانند به‌جای افزایش قیمت خدمات خود، هزینه‌های عملیاتی‌شان را از راه‌های گوناگون کاهش دهند.
در اینجا 4 راهکار که ناوگان‌های حمل و نقل می‌توانند برای کاهش هزینه‌های عملیاتی خود استفاده کنند را بررسی می‌کنیم.
1- نگهداری پیشگیرانه را در اولویت برنامه‌های خود قرار دهید
توقف برنامه‌ریزی نشده ناوگان را شاید به جرات می‌توان یکی از مهم‌ترین موارد ناتوان‌کننده و کمرشکن در هر سازمان به‌حساب آورد.
زیرا هزینه‌های تعمیرات در عین اینکه می‌توانند بسیار گران باشند، اعتماد سازمان‌های همکار و کارفرماها را نیز تحت تأثیر خود قرار می‌دهند.
به همین دلیل هر ناوگان باید در انجام عملیات نگهداری پیشگیرانه منضبط عمل کرده و آن را در اولویت قرار دهد. در این حالت ضروری است با پیش‌بینی نیازهای وسایل نقلیه، پیش از خرابی و از کنترل خارج شدن، هزینه‌های مرتبط را به حداقل رساند.
یکی از بهترین راه‌ها برای منطبق کردن ناوگان با نگهداری پیشگیرانه، استفاده از برنامه‌های تعمیر و نگهداری مشخص است، اما برنامه‌ریزی و پیگیری وظایف در این خصوص از طریق کاغذبازی و به صورت دستی موضوعی چالش‌برانگیز است.
خوشبختانه نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان دستیار مناسبی برای مدیران سازمان هستند که زمان‌بندی، اجرا و ذخیره فعالیت‌ها را بسیار آسان می‌کنند. قابلیت اعلان و هشدار جهت یادآوری تاریخ انجام تعمیر و نگهداری پیشگیرانه در این نرم‌افزارها و دیجیتالی شدن سفارش‌ها، امکان ردیابی فعالیت‌ها و هزینه‌های مربوط را با کمترین دردسر و به راحتی برای سازمان فراهم می‌کند.
2- بر مصرف سوخت وسایل نقلیه خود نظارت فعال داشته باشید
قیمت سوخت اکثراً غیر قابل پیش‌بینی است، اما مصرف سوخت وسیله نقلیه شما نباید این‌گونه باشد.
هر مدیر ناوگان می‌تواند با نظارت مناسب بر مصرف سوخت، بر چالش‌هایی که سودآوری مناسب سازمان را مختل می‌کند غلبه نماید.
به عنوان مثال درصورتی‌که مدیر ناوگان متوجه شود که مصرف سوخت به صورت ناگهانی کاهش و یا افزایش یافته است، سه احتمال در این خصوص برای او می‌تواند نگران‌کننده باشد:
اول اینکه، خودرویی که پیش از این، مصرف سوخت بیشتری داشته و در حال حاضر مصرف سوخت آن پایین آمده است احتمالاً مشکل فنی و مکانیکی دارد. پس باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن خودرو بازرسی شود تا از خرابی بیشتر و در نتیجه از کار افتادن آن جلوگیری شود.
دوم اینکه، تغییر در مصرف سوخت می‌تواند نتیجه تغییر در رفتار رانندگی باشد. شتاب بیش از اندازه خودرو و ترمزهای ناگهانی، سوخت بیشتری از خودرو را به نسبت یک روال معمولی رانندگی مصرف می‌کند.
و در نهایت، هر گونه کاهش مصرف سوخت می‌تواند نتیجه سرقت آن باشد. بسیار پیش آمده که در صورت عدم نظارت کافی، برخی رانندگان با استفاده از بودجه شرکت، سوخت وسایل نقلیه شخصی خود را تأمین می‌کنند.
در کلیه این موارد می‌توان با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان کاهش یا افزایش ناگهانی مصرف سوخت را به صورت دقیق نظارت و در صورت لزوم مداخله نمود. این ابزار با خودکار کردن فعالیت‌ها، نظارت بر عملکرد ناوگان را به راحتی امکان‌پذیر می‌سازد.
3-یک رویکرد داده محور برای جایگزینی وسیله نقلیه داشته باشید
دانستن این موضوع که یک وسیله نقلیه تا چه زمانی باید در ناوگان باقی بماند و چه زمان جایگزین شود، از نکات مهم و قابل توجه است.
اما تا زمانی‌که اطلاعات کلیدی وسیله نقلیه مثل مصرف سوخت سالانه، هزینه تعمیر و نگهداری و …در چند صفحه کاغذی نگهداری می‌شود، سختی استفاده از این اطلاعات و بررسی آن‌ها در اکثر موارد باعث می‌شود که مدیران ناوگان بدون در نظر گرفتن این داده‌ها، نسبت به تصمیم گیری نهایی اقدام کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان با یکپارچه کردن تمامی اطلاعات در یک محل و دیجیتالی کردن آن‌ها، این امکان را برای مدیر ناوگان فراهم می‌کنند که تنها با چند کلیک، هر آنچه در مورد وسیله نقلیه خود می‌دانند را مشاهده کنند. تصویر کاملی که از هر خودرو به این روش در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد، می‌تواند باعث اتخاذ تصمیم‌های دقیق برای جایگزینی یا باقی ماندن وسیله نقلیه در ناوگان از جانب وی شود.
4-اطلاعات را به صورت خودکار وارد کنید
اسناد کاغذی چندین اشکال دارند که مهم‌ترین آن، زمان‌بر بودن ورود اطلاعات از این طریق است.
در حالی که روش‌های بسیار موثرتری نسبت به ورود دستی و کاغذی اطلاعات برای جلوگیری از اتلاف وقت هم برای مدیران و هم تکنسین‌ها وجود دارد.
بله؛ باز هم صحبت از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است که ورود داده‌ها را تا حد بسیاری ساده می‌کند.
شما با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید در زمان کمتری فرم‌ها را تکمیل کنید و علاوه بر این هزینه‌های مربوط مثل خرید کاغذ، خودکار و نگهداری اسناد را کاملاً حذف نمایید. ضمن اینکه استفاده از زمان ذخیره شده در این حالت و استفاده از آن برای انجام کارهای دیگر در سازمان، بهره‌وری را نیز افزایش می‌دهد.
تفکر شما، برگ برنده‌تان است!
نحوه تفکر و آینده‌نگری مدیریت ناوگان در استفاده از فناوری‌های روز برگ برنده هر سازمانی است. در این میان امروزه ابزارهایی مثل نرم‌افزار مدیریت ناوگان از جمله مواردی هستند که می‌توانند تغییردهنده بزرگی در سازمان باشند.
