ناوگان به مجموعه‌ای از وسایل نقلیه زمینی، هوایی و دریایی گفته می‌شود که به مدیریت و کنترل نیاز دارند. مدیریت ناوگان یک دانش تخصصی است که انجام آن به وسیله جدیدترین تکنولوژی‌های روز دنیا امکان پذیر است. به عبارت ساده‌تر مدیریت ناوگان یک دانش میان رشته‌ای است که از اصول علم مدیریت، جدیدترین تکنولوژی‌های ردیابی جهان و بسیاری تخصص‌های مختلف بهره می‌گیرد تا ناوگان بهترین عملکرد و بیشترین بهره‌وری را داشته باشد. اگر کنجکاو شدید که مدیریت ناوگان چیست با ما همراه باشید تا همه چیز را در این باره برای شما توضیح دهیم.
مدیریت ناوگان (Fleet Management) شامل چه مواردی است و کاربرد آن کدام است؟
مدیریت ناوگان به کلیه فرآیندهایی که برای مدیریت اطلاعات و دارایی‌های ناوگان از زمان خرید تا از رده خارج شدن آن‌ها بکار می‌رود گفته می‌شود. استفاده از این سیستم‌های مدیریتی شرکت‌های بزرگ را قادر می‌سازد هزینه‌های خود را کاهش دهند، بهره‌وری‌شان را بهبود ببخشند و عملکرد ناوگان خود را تحت نظارت داشته باشند. مدیریت مجموعه‌ای از وسایل نقلیه تجاری اعم از خودرو، کشتی و هواپیما در بهترین زمان‌ها و درشرایطی که همه چیز طبق روال پیش می‌رود هم کار بسیار سخت و پیچیده‌ای است، حال اگر چالشی پیش بیاید همه چیز پیچیده‌تر هم می‌شود به همین دلیل به یک سیستم منظم و برنامه ریزی دقیق نیاز است.
فردی که یک خودرو در اختیار دارد در بسیاری مواقع برای مدیریت تعمیر و نگهداری آن به چالش بر می‌خورد و خیلی از روتین‌های متداول تعمیر و نگهداری آن را فراموش می‌کند، حال فرض کنید یک ناوگان از خودروها تحت نظارت شما هستند پیچیدگی کار تازه آشکار می‌شود. مدیریت تعمیر و نگهداری خودروها تنها یک بخش از فرآیند پیچیده مدیریت ناوگان است.
هر سازمانی که تعدادی از انواع وسیله نقلیه را در اختیار داشته باشد و در تجارت خود از آن‌ها استفاده کند، به نوعی به مدیریت ناوگان حرفه‌ای نیاز دارد. هدف از این کار کنترل کل چرخه عمر وسیله نقلیه در کنار کاهش ریسک‌های استفاده از آن، بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و اطمینان از انطباق عملکرد سازمان با قوانین است.
برخی از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که دارای ناوگان گسترده هستند سیستم‌های حمل و نقل کارخانه‌ها و شرکت‌های تولیدی، پیک‌های ارسال بسته، حمل و نقل عمومی شهرها و خدماتی مثل اورژانس و آتش نشانی هستند. درک فرآیندهای ضروری برای اداره ناوگان، شرکت را قادر می‌سازد تا هزینه‌های مرتبط با حمل و نقل را کنترل کند و ضمن افزایش رضایت مشتریان رقبای خود را در بازار کنار بزند.
مدیریت ناوگان حمل و نقل چیست و چه تفاوتی با ردیابی خودروها دارد؟
وقتی بحث مدیریت ناوگان حمل و نقل مطرح می‌شود بسیاری یاد ردیابی خودروها می‌افتند، بله این بخشی از کار است اما همه آن نیست. مواردی مثل مدیریت وسایل نقلیه برای حمل درست و به موقع بار، نظارت برعملکرد رانندگان و آگاهی دقیق از مکان خودرو در هر زمان (ردیابی) مهم‌ترین وظایف مدیرت ناوگان حمل و نقل است.
برای استفاد بهینه از سیستم باید برنامه ریزی دقیقی صورت بگیرد تا وسایل نقلیه همیشه سر وقت کار کنند، همیشه به‌روز و سالم باشند و دچار نقص فنی نشوند.
برای افزایش بهره‌وری، عملکرد باید به نحوی باشد که از خودرو نهایت استفاده را ببرید تا بیهوده جایی از حرکت باز نایستد. همانطور که می‌بینید مفهوم مدیریت ناوگان حمل و نقل بسیار فراتر از ردیابی صرف خودروها است اما از جدیدترین سیستم‌های ردیابی جهت نظارت بر عملکرد ناوگان و تدوین بهتر استراتژی‌های سازمانی استفاده می‌شود. مدیریت ناوگان را به دو صورت می‌توان انجام داد.
- تهیه یک ناوگان درون سازمانی و انتصاب یک مدیر ناوگان
- برون سپاری کار به ناوگان‌هایی بیرون از سازمان
مدیریت وسایل نقلیه برای حمل درست و به موقع بار، نظارت برعملکرد رانندگان و آگاهی دقیق از مکان خودرو در هر زمان (ردیابی) مهم‌ترین وظایف مدیرت ناوگان حمل و نقل است.
چالش‌های پیش روی مدیریت ناوگان چیست؟
کار مدیر ناوگان بسیار شبیه مدیران داخلی و مدیران دارایی‌های شرکت‌ها است و شامل 5 زمینه اصلی می‌شود.
- خرید وسیله نقلیه
- مدیریت سوخت
- تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه
- بهداشت و ایمنی کارکنان
- نظارت بر عملکرد صحیح کل سیستم
مدیر ناوگان معمولا جایی که بتواند عملکرد کارکنان خود را تحت نظارت قرار دهد مستقر می‌شود و با یک تبلت، لپ تاپ یا کامپیوتر به کمک نرم افزارهای مدیریت ناوگان عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و تصمیم‌های لازم را اتخاذ می‌کند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به زمینه‌های اصلی کار مدیریت ناوگان بیاندازیم.
1. خرید و تملیک وسیله نقلیه
یکی از وظایف مدیریت ناوگان این است که با تعیین هدف و کاربردی که از وسایل نقلیه انتظار می‌رود، برای خرید آن‌ها اقدام کند. برای این کار باید با تولید کنندگان وسیله نقلیه مذاکره شود، مصرف سوخت، مالیات، هزینه بیمه و انتظارات کارکنان را هنگام انتخاب وسیله نقلیه مد نظر داشت و بسته به بودجه موجود بهترین‌ها را مشخص و خریداری کرد. این وسایل یک عمر مفید و هزینه استهلاک دارند که هنگام خرید باید به آن توجه کرد.
2.مدیریت سوخت
یکی از چالش‌های اصلی هر سازمان صرفه جویی در هزینه سوخت است که با توجه به افزایش روز افزون قیمت‌ها کار ساده‌ای نیست. نوسانات قیمت بازار و عوامل خارجی بسیاری هم بر این امر تاثیر گذار است که از عهده مدیریت ناوگان خارج است اما با رعایت برخی نکات و انتخاب وسیله‌های نقلیه استاندارد که کمترین مصرف سوخت را دارند، می‌توان به کاهش مصرف سوخت و مدیریت هزینه ها کمک کرد.
3.تعمیر و نگهداری وسیله نقلیه
اجرای برنامه تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه فعال درون یک ناوگان، می‌تواند از طریق منابع درون سازمانی یا با استفاده از پیمانکاران خارج از سازمان انجام شود اما نظارت دقیق بر عملکرد آن‌ها بر عهده مدیریت ناوگان است. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که کلیه قوانین مربوط به این حوزه رعایت شده باشد.
4.بهداشت و ایمنی
در صورت بروز حادثه و وقوع پیشامد ناگوار برای راننده، مدیریت ناوگان مسئول است که مطابق قوانین عمل کند و با رعایت اصول بر مراحل ارائه گزارش به بیمه، پیگیری وضعیت راننده و انجام تعمیرات لازم وسیله نقلیه نظارت کند.
5.نظارت بر عملکرد صحیح کل سیستم
انجام چک‌های روزانه، بررسی برگه‌های بازرسی، نطارت بر پرداخت حقوق کارکنان، حق بیمه وسایل نقلیه و کارکنان و… . این یک لیست طولانی از وظایف است که نه تنها باید انجام شود بلکه باید تمامی کارهای انجام شده مستند شده و ثبت شوند. کنترل و کاهش هزینه‌ها در همه مراحل باید در اولویت قرار بگیرد.
هر ناوگان اطلاعات زیادی تولید می‌کند که نیاز به بررسی و تحلیل دارد و این کار بدون استفاده از نرم افزارهای مخصوص و یک تیم اجرایی متخصص امکان پذیر نیست. ارتکاب اشتباه در ثبت اطلاعات ضمن وجود خطر از دست رفتن داده‌ها، ممکن است پیامدهای اداری و مالی هم برای سازمان داشته باشد. استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان می‌تواند کمک کند، اطلاعت مرتب شده و ثبت شود و فقط زمانی که به آن‌ها نیاز دارید به درستی تحلیل شده، در قالب یک گزارش در اختیار مدیران قرار بگیرند.
نرم افزار مدیریت ناوگان چیست؟
نرم افزار مدیریت ناوگان به یک ناوگان اجازه می‌دهد اطلاعات مربوط به عملکرد خود را به درستی ثبت کرده و همیشه در اختیار داشته باشد. در واقع یک پایگاه داده پیچیده با برنامه‌های متعدد است که امکان ثبت اطلاعات را فراهم آورده و گزارش‌های مورد نیاز را جهت بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها استخراج کرده در اختیار مدیران قرار می‌دهد. این نرم افزارها به کارها سرعت داده و به افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند.
اغلب نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان برای بهینه‌سازی عملکرد ناوگان حمل‌ونقل از (GPS) استفاده می‌کنند. به کمک این سیستم با مسیریابی دقیق تک‌تک وسایل نقلیه ناوگان می‌توان به بهبود رفتار رانندگان، افزایش ایمنی کار، رعایت قوانین و مقررات، ردیابی وسایل نقلیه دزدیده شده و افزایش بهره‌وری وسایل نقلیه کمک کرد. به کمک جی پی اس در هر زمان و مکانی می‌توانید از موقعیت وسیله نقلیه خود اطلاع داشته باشید و بر عملکرد کارکنان‌تان نظارت کنید. امیدواریم با مطالعه این مطلب پاسخ پرسش مدیریت ناوگان چیست را دریافت کرده باشید.
