مدیریت تعمیر و نگهداری ناوگان کلیه عملیات مربوط به نگهداری وسایل نقلیه در بالاترین وضعیت از لحاظ سلامت کارکرد است. بدون برنامه‌ریزی در این خصوص خطر خرابی‌های غیرمترقبه، ریسک آسیب جانی به راننده و پرداخت هزینه‌های سنگین برای تعمیرات ضرر و زیان بسیاری را به سازمان وارد می‌کند و حتی بر رضایت کارفرما و وفاداری او نیز تاثیر می‌گذارد. اما از آنجا که انجام این کار به شکل سنتی آن علاوه بر زمان‌گیر بودن با مشکل فراموشی احتمالی در تعویض به موقع قطعات همراه است، در حال حاضر بسیاری از ناوگان های مدرن حمل و نقل استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان را در برنامه فعالیت های خود قرار داده‌اند. در این مطلب بعد از بررسی مزایا و اجزای اصلی برنامه‌های مدرن تعمیر و نگهداری، ویژگی‌های یک سیستم مدیریتی برای پیاده‌سازی این برنامه را تشریح می‌کنیم.
مدیریت مدرن نگهداری ناوگان حمل و نقل چیست؟
مدیریت تعمیر و نگهداری ناوگان، سیستمی برای نظارت مداوم بر نگهداری وسایل نقلیه و سایر دارایی‌های سازمان با هدف حفظ آن‌ها در بالاترین سطح ایمنی و عملکرد با استفاده از فناوری‌های روز است. در دنیای مدرن امروزی کلیه فعالیت‌های مدیریت نگهداری ناوگان با استفاده از نرم‌افزارها، سخت‌افزارها و فناوری‌های خاص انجام می‌گیرد تا کارکنان و سرپرستان بخش برای تصمیم‌گیری‌های بهتر به کلیه داده‌های مورد نیاز در لحظه دسترسی داشته باشند. اتصال نرم‌افزارهای تعمیر و نگهداری به سایر سیستم‌های عیب‌یابی می‌تواند فرایندی با کمترین اشتباه و خطا را در دسترس مدیران ناوگان قرار دهد. به‌عنوان مثال ترکیب این نرم‌افزار با سیستم‌های عیب‌یابی خودرو (OBD) امکان کنترل خودکار کدهای خطا را فراهم می‌کند. بنابراین در صورت بروز هر مشکل در خودرو، ضمن هشدار جهت رفع خرابی، کد خطا را ثبت می‌کند. به این شکل مشکلات مکانیکی منجر به خرابی‌های برنامه‌ریزی نشده و احتمال حوادث شدید رانندگی به حداقل می‌رسد.
مزایای مدیریت مدرن نگهداری ناوگان حمل و نقل
مدیریت نگهداری ناوگان بر اساس استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های روز جهان که به شکل مناسبی برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی شوند، مزایای زیر را دارد:
خرابی کمتر وسایل نقلیه و بهره‌وری بالاتر
استفاده از یک برنامه مدیریتی مدرن نگهداری با افزایش ایمنی وسایل نقلیه، اطمینان و اعتماد به حمل ایمن کالا در مسیر را افزایش می دهد. در نتیجه شرکت با جلب رضایت بیشتر کارفرما، قادر به وفادار کردن او به برند سازمان و جذب مشتریان بیشتر خواهد بود. زیرا در این حالت با کاهش احتمال خرابی‌های غیر منتظره و مشکلات عملیاتی در مسیر حمل، تحویل سفارش‌ها مطابق برنامه زمان‌بندی خاص و به موقع انجام می‌شود.
کاهش هزینه تعمیر قطعات
یک وسیله نقلیه با مشکل جزئی در قطعات می‌تواند بدون نشان دادن واضح مشکل تا زمان خرابی کامل قطعه فعالیت کند. اما با از کار افتادن خودرو مجبور به پرداخت هزینه‌های بیشتری برای تعمیر خواهیم بود. زیرا خرابی یک قطعه کوچک در درازمدت حتی می‌تواند سایر قطعات اصلی مانند موتور را نیز دچار آسیب کند. استفاده از مدیریت مدرن تعمیر و نگهداری ناوگان با شناسایی مشکلات جزئی در قطعات، قبل از بروز خرابی‌های پر هزینه، تا حد بسیار زیادی هزینه‌های تعمیر را کاهش می دهد.
کاهش هزینه‌های عملیاتی
ناوگانی که کلیه وسایل نقلیه آن به‌خوبی و تحت برنامه‌ای مشخص بازرسی و تعمیر شده باشند، در نهایت کارآیی و عملکرد بهتری خواهد داشت. علاوه بر کاهش دفعات خرابی، مصرف سوخت نیز کاهش می‌یابد که تاثیر مستقیمی بر کمتر شدن هزینه‌های عملیاتی دارد.
بالا بردن ارزش وسیله نقلیه زمان فروش
تعمیر و نگهداری منظم خودرو ارزش آن را هنگام نیاز به فروش و جایگزینی وسیله نقلیه جدید افزایش می دهد. زیرا به این صورت طول عمر بالاتری دارد و از طرفی می توان تمام اسناد و گزارش‌های تعمیر یا تعویض قطعا را به صاحب آینده خودرو نشان داد.
بخش‌های اصلی یک برنامه تعمیر و نگهداری مدرن
هر برنامه مدیریت تعمیر و نگهداری مدرن دارای شش بخش اصلی زیر است:
ایمنی
اولویت اول هر برنامه تعمیر و نگهداری، افزایش ایمنی است. این موضوع شامل مواردی مانند آموزش تکنسین‌ها، مدیران و همچنین نظارت بر مقررات تدوین شده خواهد بود. با تهیه یک برنامه آموزشی و نظارتی می‌توان ناوگان حمل و نقل را مطابق با سطح ایمنی مطلوب و الزامات آن اداره کرد.
نگهداری پیشگیرانه
به حداقل رساندن زمان خرابی و کاهش هزینه‌های نگهداری وسیله نقلیه یکی از محورهای اصلی یک برنامه تعمیر پیشگیرانه است. با پیاده‌سازی صحیح آن می‌توان زمان توقف خودرو به خاطر خرابی جهت تعمیر، احتمال خراب شدن در جاده و تعمیرات خارج از برنامه و پیش‌بینی نشده را کاهش داد. علاوه بر این نظارت بر عملیات تعمیر و نگهداری ناوگان به شکلی دقیق‌تر اجرا خواهد شد.
نظارت بر کیفیت
در برنامه‌های مدرن تعمیر و نگهداری، شاخص‌هایی برای ارزیابی عملکرد فعالیت مطابق هدف‌های مد نظر سازمان تدوین می‌شود. به‌عنوان مثال اگر تمرکز کل بر بهبود رضایت مشتری است، معیارهایی مانند زمان تحویل سریع و تعهد به تحول کالا در زمان مقرر بسیار اهمیت دارد. برنامه‌های منظم تعمیر و نگهداری با تاثیر مستقیم بر دریافت به موقع محموله توسط مشتری، کیفیت این شاخص را افزایش می‌دهند.
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها
برنامه‌های تعمیر و نگهداری مدرن این امکان را فراهم می‌کنند که داده‌های مورد نیاز وسیله نقلیه به راحتی ثبت و تجزیه و تحلیل شوند. به‌عنوان مثال این برنامه را می‌توان با سیستم مدیریت ناوگان یکپارچه کرد و از آن برای بررسی روند انجام عملیات حمل و نقل، تجزیه و تحلیل کل فرایند، مدیریت دارایی‌ها، کیفیت تعمیرات و تصمیم‌گیری‌های راهبردی استفاده نمود.
فرایند بازرسی روتین تعمیرات
برای تدوین یک برنامه منظم تعمیر و نگهداری و جلوگیری از اتفاقات غیر منتظره لازم است همزمان فرایند بازرسی با تمرکز بر ویژگی‌های زیر تدوین شود:
- واضح و مشخص: بازرسی‌های دوره ای باید بر اساس فرایندی استاندارد و به شکلی واضح برای رانندگان تشریح شود. به این شکل آن‌ها می‌توانند ضمن آشنایی با گردش کار، خطاهای خود را به حداقل برسانند و با فرایند بازرسی هماهنگ باشند.
- در دسترس بودن داده‌ها: اطلاعات مربوط به بازرسی معمول وسایل نقلیه باید به‌راحتی در دسترس رانندگان، مکانیک‌ها و مدیران ناوگان قرار گیرند. این کار انجام وظایف با کارآیی بیشتر توسط کل پرسنل را افزایش می‌دهد.
- انعطاف‌پذیری فرایندها: از آنجا که رانندگان و پرسنل به شکل مداوم در حال حرکت هستند و جای ثابتی ندارند، باید فرایند گردش کاری ایجاد کرد که با فعالیت آن‌ها هماهنگ باشد. فرایندی که حتی بتوان داده‌های بازرسی را در هر زمان و مکان از راه دور ارسال کرد.
مدیریت موجودی قطعات
مدیریت صحیح موجودی قطعات یدکی، از تاخیر در انجام برنامه‌های تعمیر و نگهداری جلوگیری می‌کند. توجه به نکات زیر برای این منظور مفید است:
- اطمینان پیدا کنید که قطعات پر کاربرد مصرفی مانند شیلنگ‌ها، فیلترها، روغن، ضد یخ یا تسمه‌ها به اندازه کافی موجود باشند.
- هزینه‌ها و جزییات سفارش مجدد قطعات و لوازم خود را به شکل مداوم نظارت کنید.
- فهرست قطعات جدید، تعمیر شده، تقلبی و ضمانت‌های کیفی هر قطعه را به تفکیک مستندسازی کنید.
- موجودی دقیق قطعات، زمان سفارش قطعات جدید و مدت زمان مورد نیاز برای تامین آن‌ها را ثبت کنید.
- پرسنل مسئول تامین قطعات را در مورد نحوه سازماندهی انبار و نظارت بر موجودی آموزش دهید.
- سیستم مدیریت موجودی بارکدی و انبارداری را با نرم‌افزار مدیریت ناوگان ادغام کنید
ویژگی‌های یک سیستم مدیریت ناوگان برای پیاده‌سازی برنامه تعمیر و نگهداری
از آنجا که سیستم مدیریت ناوگان محور اصلی یک برنامه تعمیر و نگهداری مدرن است، هنگام انتخاب و پیاده‌سازی آن به داشتن ویژگی‌های زیر در این سیستم توجه کنید:
۱. قابلیت مقیاس‌پذیری دارد
انتخاب برنامه‌ای که قابلیت مقیاس‌پذیری متناسب با تعداد وسایل نقلیه و نیازمندی‌های سازمان داشته باشد، از نکات مهم انتخاب آن است. بنابراین حتما به انعطاف‌پذیری و تطابق آن بر اساس اهداف و پیش‌بینی‌‌های آینده فعالیت توجه کنید.
۲. هشدار تعویض قطعه را در لحظه اعلام می‌کند
ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان باید هشدارهای لازم در مورد تعویض قطعات در زمان مقرر را برای مدیریت ارسال کنند. این هشدار می‌تواند با توجه به مسافت طی شده وسیله نقلیه یا طول عمر قطعه تعریف شود.
۳. جامع و کاربردی است
یک سیستم مدیریت تعمیر و نگهداری ناوگان باید جامع و کاربر پسند باشد. به این معنا که راه‌حل‌های کامل متناسب با استراتژی های کلی تعمیرات و نگهداری سازمان و نیازهای عملیاتی ارائه کند.
۴. سطح امنیتی مناسبی دارد
داده‌ها و اطلاعات در یک برنامه مدرن تعمیر و نگهداری کاملا ایمن هستند. به‌عنوان مثال مواردی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای، رمزگذاری داده‌ها در آن کاملا رعایت شده است.
۵. طراحی سفارشی دارد
سیستم مدیریت نگهداری ناوگان کاملا سفارشی و مطابق با نیازها و اهداف سازمان طراحی و پیاده‌سازی می‌شود. نسخه‌های کپی برداری شده از دیگر سازمان‌ها حتی در صورت هزینه کمتر، برای سازمان دیگر مناسب نیست. علاوه بر این از شرکت ارائه دهنده سیستم بخواهید که برنامه‌های کاربردی باز (API) را در اختیار شما قرار دهد. به این شکل می‌توانید سایر برنامه‌های سازمانی یا تجهیزات وسایل نقلیه مانند حسگرها را به راحتی با آن ادغام کنید. بنابراین اشتراک‌گذاری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها به راحتی انجام می‌گیرد.
پیاده‌سازی هر برنامه مدرن نیاز به یک شرکت حرفه‌ای هم دارد
و در نهایت اینکه برای پیاده‌سازی مطلوب یک برنامه مدرن تعمیر و نگهداری نیاز به دریافت خدمات شرکتی حرفه‌ای است. هنگام انتخاب این شرکت حتما به سابقه فعالیت آن با سایر سازمان‌ها و شرکت‌های معتبر، رضایت مشتریان و مشاوره‌های تخصصی کارشناسان آن توجه کنید. هر سرمایه‌گذاری و انتخاب هوشمندانه نیاز به جستجویی آگاهانه هم دارد.
مرجع:
