هزینه‌های تعمیر و نگهداری می‌تواند بخش بزرگی از بودجه ناوگان حمل و نقل را به خود اختصاص دهد. در این میان استاندارد کردن داده‌های تعمیر و نگهداری بوسیله نرم‌افزارهای مربوط دید مناسبی در خصوص روند خدمات و مشکلات ناوگان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد و به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا راه حلی مناسب برای کنترل هزینه‌ها، علت مشکلات و خرابی‌های ایجاد شده پیدا کنند.
استانداردسازی داده‌های تعمیر و نگهداری
با دسته‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری ناوگان شما به اطلاعاتی منسجم و استاندارد دسترسی خواهید داشت. هر چه این داده‌ها منسجم‌تر بوده و با واقعیت، تطابق بیشتری داشته باشند، گزارش‌دهی دقیق‌تر و استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری مدیریت قابل اطمینان‌تر خواهد بود.
ضمن اینکه با استفاده از اطلاعات گذشته در طول یک دوره زمانی مشخص، روندهای آینده با دقت بیشتری ترسیم خواهند شد. زمانی‌که بررسی این روندها دید مناسبی برای انجام اقدامات بهبود در ناوگان در اختیار می‌گذارد در آن صورت داده‌های مربوط مواردی اجرایی در نظر گرفته می‌شوند.
به طور کلی هر داده تولید شده باید قابل اجرا، در دسترس و قابل اندازه‌گیری بوده و تجزیه و تحلیل آن آسان باشد. استانداردسازی داده‌های مربوط به تعمیر و نگهداری امکان تفسیر آسان آن‌ها را فراهم می‌آورد و به این طریق مدیر ناوگان قادر خواهد بود در کوتاه‌ترین زمان ممکن نسبت به برطرف کردن مشکلات در جهت بهبود و کنترل هزینه‌ها اقدام کند.
استفاده از نرم‌افزارهای طبقه‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری بر اساس گزارشات موجود، به استانداردسازی اطلاعات و ارائه دیدگاهی دقیق و عمیق به مدیریت بر اساس شاخص‌های اصلی تعمیر و نگهداری کمک می‌کند. این نوع استانداردسازی نه تنها به مدیران ناوگان در برقراری بهتر ارتباط با بخش‌های خارجی سازمان کمک می‌کند، بلکه امکان ایجاد یک تاریخچه دقیق از خدمات ارائه شده برای کل وسایل نقلیه را نیز فراهم می‌کند. این موضوع همچنین با شناسایی دقیق‌تر مشکلات و دلایل ایجاد آن ابزار مناسبی برای رفع موارد زیر خواهد بود:
- کنترل هزینه‌ها
- جلوگیری از توقف‌های طولانی مدت وسایل نقلیه ناوگان
- جلوگیری از مشکلات تکرار شونده فنی و مکانیکی
- جلوگیری از نگهداری ناکارآمد وسایل نقلیه
اما در اینجا این سؤال ممکن است مطرح شود که طبقه‌بندی و استانداردسازی داده‌های تعمیر و نگهداری در نرم‌افزارهای طراحی شده توسط شرکت‌های مختلف چگونه انجام می‌گیرد؟
نحوه دسته‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری در نرم‌افزارهای مربوط
نرم‌افزارهای طراحی شده برای دسته‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری، علاوه بر ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی اطلاعات، امکان دریافت و ارائه گزارشی دقیق و صحیح از ناوگان شما را فراهم می‌کند. در این خصوص تفاوتی نمی‌کند که شما خدمات مربوط به تعمیر و نگهداری را برون‌سپاری می‌کنید و یا تکنسین‌های داخل سازمان این کار را انجام می‌دهند و یا حتی اینکه هر دو حالت را به صورت ترکیبی استفاده می‌کنید. در هر حال طبقه‌بندی اطلاعات در نرم‌افزار به شکلی خواهد بود که گزارش‌های دقیقی منطبق با واقعیت ارائه می‌دهد. مدیر ناوگان با در اختیار داشتن تاریخچه ارائه خدمات قادر است تجزیه و تحلیل مناسبی با هدف ارزیابی عملکرد و بهره‌وری وسایل نقلیه و کنترل هزینه‌ها را به انجام برساند.
در این حالت دسته‌بندی داده‌ها شامل طبقه‌بندی مواردی مثل دلایل تعمیر، اولویت تعمیر در وسایل نقلیه و ارائه کدهای مربوط به سیستم/ اسمبلی یا سایر اجزا و بخش‌های متفرقه است. حال این دسته‌بندی چه کمکی به حل مشکلات می‌کند:
دلایل تعمیر: بررسی دلایل تعمیر هنگام ثبت سفارش و یا ارائه خدمات به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا با شناسایی علت درخواست تعمیر (به عنوان مثال خرابی یا بازرسی معمول) هزینه‌کرد برای رفع این موارد را با دقت بیشتری تحلیل و درک کند. بسیاری از نرم‌افزارهای طبقه‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری کدهایی را برای این منظور طراحی می‌کنند تا بررسی روند درخواست خدمات و در نتیجه آن کاهش هزینه‌ها به راحتی امکان‌پذیر باشد.
اولویت تعمیر: اولویت‌بندی تعمیرات به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا با طبقه‌بندی خدمات مورد نیاز در سه حالت زیر هزینه‌های اعمال شده برای تعمیر و نگهداری را با دقت بیشتری بررسی و درک کند:
- خدمات برنامه‌ریزی شده: شامل فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده با کمترین وقفه در ارائه سرویس به کارفرما و مشتریان.
- خدمات برنامه‌ریزی نشده: شامل فعالیت‌های برنامه‌ریزی نشده در مواردی که عملیات تعمیر و نگهداری مختل می‌شود.
- خدمات اضطراری: شامل فعالیت‌های برنامه‌ریزی نشده در مواردی که خدمات مورد نیاز ناوگان در زمان مشخص انجام نشده است.
کدهای سیستم: این کدها برای مشخص کردن سیستم درگیر در تعمیر (مانند سیستم ترمز، تهویه مطبوع، گرمایش) در نرم‌افزار تعریف می‌شود. جمع‌آوری و طبقه‌بندی داده‌ها از طریق این کدها برای سیستم‌هایی که پیش از این تعمیر شده‌اند، به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا مشکلات تکرار شونده و علت خرابی مجدد را بررسی کند. به این شکل وی می‌تواند علت تکرار این مشکلات که می‌تواند مواردی مثل رانندگی نامناسب راننده، داوم ناکافی قطعات، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه نامناسب باشد را پیدا کند.
کدهای اسمبلی: کدهای اسمبلی در نرم‌افزارهای طبقه‌بندی داده‌های تعمیر و نگهداری مشخص می‌کند که چه چیزی در سیستم نیاز به سرویس دارد. به عنوان مثال زمانی‌که علت تعمیر و سرویس در دسته سیستم ترمز طبقه‌بندی می‌شود با استفاده از کد اسمبلی مشخص می‌شود که تعمیرات به صورت جزئی‌تر برای چه بخشی (به عنوان مثال ترمزهای جلو یا عقب) انجام شده است. این موضوع اطلاعات دقیق‌تری برای نوع خرابی را در اختیار مدیر ناوگان قرار می‌دهد.
کدهای مربوط به اجزای متفرقه: این کدها در نرم‌افزار به کلیه اجزا و بخش‌های متفرقه، مواد افزودنی، روان‌کننده‌ها، روغن‌ها اختصاص می‌یابد. مدیر ناوگان با استفاده از این کد می‌تواند بخش‌هایی که در سطحی پایین‌تر نیاز به تعمیر و یا ارائه خدمات دارند و کمتر به چشم می‌آیند، را به صورت دقیق‌تری بررسی کند.
کلیه این کدها در نرم‌افزارهای طبقه بندی داده‌های تعمیر و نگهداری، می‌توانند به صورت جداگانه و یا در ترکیب با هم مورد بررسی قرار گیرند. این موضوع قابلیت دریافت گزارش‌های متنوع را برای مدیر ناوگان فراهم می‌کند. با استفاده از این داده‌ها که به راحتی در دسترس هستند، مشخص می‌شود که دقیقاً چه اتفاقی در سیستم افتاده و دلیل آن چه بوده است. در نتیجه دید مناسبی در اختیار مدیر ناوگان قرار می‌گیرد تا بتواند تصمیم لازم در خصوص کاهش هزینه خدمات و افزایش بهره‌وری و عملکرد آن‌را به انجام رساند.
