مدیران ناوگان در حالت سنتی از فرایندهای ثبت دستی یا نرمافزارهای صفحه گسترده برای انجام فعالیت‌ها استفاده می‌کنند. هر چند کاربرد این موارد به دلیل عادت به یک روال مشخص و آشنا، برای بسیاری از مدیران ساده‌تر است، با این حال حرکت به سمت جایگزینی آن با راه حل‌های پیشرفته‌تر مدیریت ناوگان مزیت‌های بسیاری دارد. در این مطلب به بررسی دقیق ۹ عامل برتری نرمافزارهای مدیریت ناوگان نسبت به نرمافزارهای صفحه گسترده می‌پردازیم.
چرا باید نرم افزار مدیریت ناوگان را انتخاب کرد؟
هر چند تغییر از بحث سنتی مدیریت به سمت مدرن در مدیریت ناوگان سخت به نظر می‌رسد، با این حال توجه به استفاده از نرمافزارهای یکپارچه با قابلیت‌های بیشتر در دنیای امروز ضروری است. نرمافزارهای مدیریت ناوگان با در نظر گرفتن کلیه جنبه‌های اصلی مورد نیاز شامل ردیابی مصرف سوخت، برنامه‌های تعمیر و نگهداری، ردیابی وضعیت مکانی وسیله نقلیه، نحوه فعالیت راننده و اطلاعات مهم دیگر طراحی می‌شوند. مزیت‌هایی که این نرم افزار نسبت به سیستم‌های قدیمی‌تر و نرمافزارهای صفحه گسترده دارد، قابل چشم‌پوشی نیستند. این مزیت‌ها در ۹ بخش به شرح زیر تقسیم بندی می‌شوند:
۱.اطمینان از درست بودن داده‌ها
صفحات گسترده ابزار بسیار خوبی برای سازماندهی اطلاعات هستند. با این حال ورود اطلاعات نادرست و امکان اشتباه در آن‌ها بسیار بالا است. این اطلاعات اشتباه می‌تواند با تاثیر بر تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و پیش‌بینی روند فعالیت، هزینه‌های مالی برای سازمان به دنبال داشته باشد. اما نرمافزارهای مدیریت ناوگان به دلیل داشتن قابلیت تایید ورودی‌های کاربران در مراحل مختلف، قبل از ذخیره‌سازی اطلاعات به کاربر اعلان لازم برای ذخیره‌سازی را می‌دهند. در نتیجه احتمال بروز خطا به حداقل می‌رسد.
۲. سهولت در جمع‌آوری داده‌ها
مهم‌ترین مزیت نرمافزارهای مدیریت ناوگان، از بین بردن چالش ورود اطلاعات است. زیرا با استفاده از آن دیگر لازم نیست برای وارد کردن مواردی مانند ساعات کارکرد رانندگان، وارد کردن مسافت طی شده توسط وسیله نقلیه یا بروزرسانی سوابق تعمیر و نگهداری به سیستم، زمان صرف شود. از طرفی داده‌های مربوط به تراکنش‌های مالی سوخت و سوابق تعمیرات وسیله در حین انجام ماموریت به‌راحتی توسط رانندگان به نرم‌افزار منتقل می‌شود.
۳. ساده‌سازی تجزیه و تحلیل داده‌ها
هر چند نرمافزارهای صفحه گسترده امکان ثبت و مستندسازی داده‌ها و ارقام عملیاتی مربوط به ناوگان را فراهم می‌کنند، اما کمکی در مورد آنالیز آن‌ها به مدیر ناوگان نمی‌کنند. در نتیجه مدیر ناوگان باید با صرف زمان بسیار، خود به‌شکل دستی این آمار را تجزیه و تحلیل کند. اما با نرمافزارهای مدیریت ناوگان می‌توان زمان کارهای دستی ورود داده را به حداقل رساند و در عوض با استفاده از قابلیت آن‌ها در جهت آنالیز داده‌ها، زمان بیشتری را صرف تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه برای پیشبرد کارها نمود.
۴. بروزرسانی اطلاعات در لحظه
برای مدیریت مناسب ناوگان در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و بروز در مورد عملکرد وسایل نقلیه، سوابق تعمیر و نگهداری و وضعیت سلامت فعلی آن‌ها بسیار اهمیت دارد. داشتن اطلاعات لحظه‌ای به مدیر ناوگان این امکان را می‌دهد تا تصمیم‌های سریع‌تر و بهتری در مورد محل مصرف منابع مالی و سرمایه‌ای خود بگیرد. از آنجایی که نرمافزارهای مدیریت ناوگان هم‌زمان به شکل یکپارچه در چندین بخش سازمان، اطلاعات بروز و لحظه‌ای را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند، مدیر ناوگان و همچنین سایر پرسنل در سازمان همکاری نزدیک‌تر و موثرتری خواهند داشت.
۵. تقویت همکاری بین اعضای تیم
نرمافزارهای صفحه گسترده ابزار خوبی برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین بخش‌های مختلف و پرسنل نیستند. زیرا نیاز به بروزرسانی دستی اطلاعات دارند و این موضوع علاوه بر صرف زمان بسیار، به راحتی در سازمان‌های بزرگ قابل پیاده‌سازی نیست. اما نرمافزارهای مدیریت ناوگان بهدلیل قابلیت اشتراک‌گذاری مناسب با همه بخش ها این امکان را فراهم می‌کند تا اعضای تیم در جریان فرایند عملیات حمل کالا و نحوه تقسیم وظایف باشند. بنابراین هیچ سردرگمی در این مورد وجود نخواهد داشت.
۶. متمرکز کردن داده‌ها در یک نرم‌افزار سازمان یافته
در نرمافزارهای مدیریت ناوگان می‌توان اطلاعات را به سرعت سازماندهی کرد. داشتن یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز این امکان را به مدیر می‌دهد تا ضمن ردیابی وسیله نقلیه، تعمیر و نگهداری آن‌را در بهترین زمان خود برنامه‌ریزی کند. این موارد باعث می‌شود که نیازهای تعویض قطعات یا رفع مشکلات هر وسیله نقلیه در دسترس باشند و با توجه به قابلیت ردیابی در لحظه فعالیت آن، ریسک اتفاق افتادن اشتباهات پر هزینه به حداقل می‌رسد.
۷. افزایش پویایی فعالیت‌های پرسنل
بیشتر نرمافزارهای مدیریت ناوگان با تلفن همراه سازگار هستند. این موضوع بهدلیل تبادل سریع اطلاعات، ارتباط بین اعضا را موثرتر و کارآمدتر می‌کند. در نتیجه علاوه بر کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری کل سازمان نیز افزایش می‌یابد. به‌عنوان مثال رانندگان قادر خواهند بود اسنادی مانند رسید پارکینگ و جریمه‌ها را برای بررسی سایر اعضا بر روی سیستم بارگذاری کنند. همچنین با انجام بازرسی خودرو در محل، از طریق برنامه تلفن همراه هر نوع مشکل را برای دسترسی بخش مربوط بر روی سیستم ابری نرم‌افزار قابل بارگذاری است. علاوه بر آن مدیران ناوگان از طریق نرم افزار، اعلان لازم برای نیاز وسایل نقلیه به تعمیرات در موعد مقرر را بر دستگاه خود دریافت می‌کنند. همه این موارد با ساده‌سازی ارتباطات از راه دور، فعالیت‌ها را به شکلی سریع‌تر به جلو پیش خواهد برد.
۸. کاهش بوروکراسی اداری
در صورت استفاده از نرمافزارهای مدیریت ناوگان نیازی به چاپ اسناد و گزارش‌های کاغذی نیست. زیرا همه اسناد ضروری یا غیر ضروری به شکل دیجیتال قابل ذخیره‌سازی و دسترسی هستند.
۹. صرفه‌جویی در منابع مالی
قابلیت گزارش‌گیری پیشرفته در نرمافزارهای مدیریت ناوگان این امکان را برای مدیر ناوگان فراهم می‌کند تا بتواند تصمیم‌گیری‌های درستی در مورد نحوه هزینه منابع مالی در سازمان داشته باشد. با در اختیار داشتن قابلیت بررسی روند هزینه‌ها در بخش‌های مختلف و منابع مالی ورودی می‌توان به‌راحتی نقاط بهبود و کاستی‌های مالی را شناسایی و در جهت اصلاح آن‌ها حرکت کرد.
نرم‌افزار مدیریت ناوگان و ویژگی‌هایی که منفعت همه جانبه دارد
نگاهی به تفاوت‌ها و مزیت‌های اشاره شده نرم‌افزار مدیریت ناوگان نسبت به روش‌های سنتی و استفاده از صفحات گسترده نکات زیادی را برجسته می‌کند. قابلیت این نرم‌افزار در خودکارسازی فرایندها، تولید گزارش‌های مختلف، مدیریت تعمیر و نگهداری زمان‌بندی شده و ادغام با سایر سیستم‌های سازمانی شک و تردیدی در استفاده از آن در ناوگان‌های حمل و نقل رو به رشد بجای نمی‌گذارد. بنابراین به‌کار گرفتن آن تصمیمی هوشمندانه است که هر مدیر ناوگان آگاهی در دنیای امروز باید آن‌را در نظر بگیرد. شاید اگر از دید سازمانی منفعت طلب باشیم، همین امروز تصمیم به تغییر را مد نظر قرار می‌دهیم.
مرجع:
