نرم‌افزار مدیریت ناوگان ابزاری برای ساده سازی نظارت بر فرایندهای عملیاتی حمل کالا و خودکار کردن آن‌ها است. با استفاده از یک نرم‌افزار شخصی سازی شده و متناسب با نیازهای سازمان می‌توان علاوه بر پیشرفته کردن فرایندها، عملکرد کلی ناوگان را نیز ارتقا داد. اما شرکت‌های مختلفی در زمینه نصب و راه‌اندازی این نرم‌افزارها فعال هستند که تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین و مناسب‌ترین مدل را با چالش مواجه می‌کنند. بنابراین آگاهی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار و در نهایت انتخاب آن بسیار اهمیت دارد. در این مطلب قصد داریم راهنمایی جامعی را در مورد شاخص‌های خرید یک نرم افزار مدیریت ناوگان مناسب ارائه کنیم.
وظایف اصلی نرم‌افزار مدیریت ناوگان چیست؟
نرم‌افزار مدیریت ناوگان یک سیستم اطلاعاتی جامع تحت وب است که بر عملکرد کل ناوگان، مدیریت اسناد، ساده‌سازی گردش کار و تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه نظارت می‌کند. این ابزار به مدیران ناوگان کمک می‌کند تا بخش‌های مختلف زیر را سازماندهی و مدیریت کنند:
- رانندگان، وسایل نقلیه و کلیه دارایی‌ها
- مصرف سوخت و هزینه‌های عملیاتی ناوگان
- موقعیت مکانی وسیله نقلیه
- زمان تعمیر و نگهداری وسیله نقلیه
- رفتار رانندگان و انطباق آن‌ها با استانداردهای ایمنی
- مدت زمان کارکرد رانندگان
در همه این موارد دریافت گزارش‌های موردی طبق درخواست مدیر نقش مهمی در حفظ سوابق عملکرد هر بخش و تصمیم‌گیری در بهبود و اصلاح نقاط ضعف احتمالی دارد. حال با توجه به این وظایف، یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان لازم است بیشتر این وظایف را پوشش دهد. اما مهم‌ترین ویژگی‌ها کدام مورد هستند؟
ویژگی‌های ضروری نرم افزارهای مدیریت ناوگان
برای به دست آوردن بالاترین بازده از سرمایه‌گذاری بر روی خرید ابزارهای مدیریت ناوگان، لازم است نرم‌افزاری را انتخاب کنیم که سه ویژگی اصلی زیر را داشته باشد:
۱.قابلیت نظارت بر ایمنی وسیله نقلیه و راننده
ایمنی خودرو و راننده یکی از نکات مهم و ضروری در حفظ دارایی‌های سازمان و افزایش بهره‌وری کل است. هر نوع تصادف وسیله نقیله یا آسیب به راننده در حین عملیات حمل کالا، تحویل آن را به تاخیر می‌اندازد. از طرفی رانندگان در اثر آسیب‌های احتمالی ممکن است جراحات خفیف تا شدیدی را متحمل شوند که ضمن ضربه به سلامتی آن‌ها، سازمان را نیز با درگیری‌های ناشی از عدم حضور در سازمان به مدت طولانی و هزینه‌های مالی مربوط به درمان روبرو خواهد کرد.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان مناسب، بروز این اتفاقات ناگوار را به حداقل می‌رساند. این ابزارها رفتارهای پر ریسک رانندگان مانند شتاب‌گیری سریع، ترمزهای شدید و ناگهانی، سرعت بالا در پیچ‌های تند را تشخیص می‌دهند و در لحظه، هشدار لازم را برای مدیر ناوگان و همچنین راننده ارسال می‌کنند. علاوه بر آن قابلیت تشخیص هشدارهای کد خطای موتور را دارند که در نتیجه آن رانندگان در کوتاه‌ترین زمان ممکن از نقص و مشکل موجود در وسیله نقلیه مطلع می‌شوند.
همه این موارد در نهایت به‌عنوان یک دستیار قابل اعتماد برای مدیریت، وی را در برنامه‌ریزی برای آموزش‌های لازم به رانندگان در جهت افزایش ایمنی کمک می‌کند. در نتیجه باعث تحویل به موقع محموله و افزایش رضایت مشتری خواهد شد.
۲. قابلیت ناوبری با کیفیت بالا و ردیابی GPS
بهترین ابزارهای مدیریت ناوگان دارای سیستم‌های ناوبری پیشرفته و ردیاب‌های GPS هستند. با استفاده از این ویژگی‌ها مدیر ناوگان قادر است موقعیت وسیله نقلیه را کنترل کند و با ردیابی آن از روی نقشه مجازی، مسیرهای حرکت بهینه را مشخص کند. از طرفی این نرم‌افزارها اطلاعات محل‌های مهم در مسیر حرکت وسیله نقلیه مانند پمپ بنزین‌ها، عوارضی، استراحت‌گاه‌ها و همچنین ترافیک لحظه‌ای را در اختیار راننده و مدیریت می‌گذارند.
- سیستم‌های ناوبری در نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان نیز امکانات زیر را در اختیار مدیر ناوگان قرار می‌دهند:
- شناسایی وسایل نقلیه‌ای که به محل تحویل کالا نزدیک‌تر هستند
- تعریف مرزهای مجازی (ژئوفنسینگ) برای وسیله نقلیه و ارسال هشدار برای داخل یا خارج شدن خودرو از این مرزها
- اعلان هشدار به راننده در مورد موانع و خطرات احتمالی موجود در مسیر
- دریافت اطلاعات کامل در مورد طول مدت سفر و تاخیرهای احتمالی آن
۳. قابلیت تجزیه و تحلیل عملکرد و ارائه گزارش
بررسی عملکرد وسیله نقلیه این امکان را فراهم می‌کند تا نکات مثبت و همچنین مواردی که نیاز به اصلاح یا بهبود دارند، مشخص شوند. نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان باید قابلیت ارائه گزارش‌هایی کامل بر اساس سوابق عملکرد فعالیت وسیله نقلیه و راننده را داشته باشند. در انواع پیشرفته این نرم‌افزارها از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر استفاده می‌شود.
نحوه انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت ناوگان
در مرحله اول بهترین کار انتخاب نرم‌افزاری است که متناسب با نیازهای خاص ناوگان طراحی شده باشد. در حقیقت خرید نرم‌افزارهای عمومی چاره کار نیست. به همین دلیل حتما باید از شرکت ارائه دهنده درخواست کرد تا نرم‌افزاری کاملا شخصی‌سازی شده را تحویل دهد. به‌جز این نکته، لازم است موارد زیر را نیز هنگام انتخاب آن در نظر بگیریم:
۱.سهولت استفاده
نصب و همچنین کار با نرم‌افزار مدیریت ناوگان باید تا حداکثر ممکن ساده و به شکل تصویری باشد. در صورت نیاز شرکت ارائه دهنده خدمات باید فیلم‌های آموزشی مورد نیاز را در اختیار مدیر ناوگان قرار دهد.
۲. قابلیت انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری
فارغ از اندازه و بزرگی ناوگان حمل و نقل، نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان باید به‌گونه‌ای باشند که کاملا انتظارات مدیریت را متناسب با نیازهای آن‌ها برآورده کنند. علاوه بر این همزمان با رشد ناوگان و افزایش تقاضای حمل کالا به‌راحتی با این تغییرات خود را تطابق دهد و به‌عبارتی مقیاس‌پذیر باشد. سیستمی که تناسبی با نیازها یا رشد ناوگان حمل و نقل نداشته باشد، چیزی جز هزینه بی‌فایده برای سازمان ندارد.
۳. خدمات پشتیبانی موثر از خریدار
در نهایت اینکه شرکت ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری باید پشتیبانی ۲۴ ساعته و در تمام طول هفته را به مشتریان خود ارائه دهد. زیرا فعالیت حمل کالا توقف‌‌ناپذیر است و بروز مشکل فنی در عملکرد نرم‌افزار می‌تواند ضرر و زیان برای سازمان در پی داشته باشد. در دسترس بودن کارکنان شرکت خدمات دهنده و تضمین کیفیت عملکرد آن از مهم‌ترین نکات انتخاب سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت ناوگان است.
همیشه بهترین‌ها را انتخاب کنید
مدیران ناوگان لازم است آگاه باشند که دوران رویه‌های سنتی برای مدیریت وسایل نقلیه تحت سرپرستی آن‌ها به سر رسیده است. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان با قابلیت‌های پیشرفته این امکان را می‌دهد که عملکرد فعالیت کل ناوگان را بهینه‌سازی کنیم. اما در این میان انتخاب نرم‌افزاری که ضمن داشتن قابلیت‌های فنی بالا، کاربر پسند، انعطاف‌پذیر و دارای خدمات پشتیبانی باشد، بسیار اهمیت دارد. بنابراین با اطلاع از این ویژگی‌ها همیشه بهترین شرکت‌ها را انتخاب کنید.
