نظارت و سازماندهی ناوگان کاری پیچیده است که تغییرات ناگهانی و پیش‌بینی نشده مدیریت آن‌را دشوارتر نیز می‌کند. مدیران ناوگان به‌عنوان محور اصلی این فعالیت، بر بهینه کردن مسیر، ایمنی راننده، تعمیر و نگهداری وسیله نقلیه و افزایش عملکرد ناوگان نظارت دارند. علاوه بر این آن‌ها باید بتوانند راهکارهایی برای جلب رضایت بیشتر مشتریان و سودآوری بالاتر پیدا کنند. همه این موارد در قالب چهار راهکار قابل پیاده‌سازی است که در این مطلب به آن‌ها می‌پردازیم.
۱. یکپارچه‌سازی مدیریت ناوگان
ادغام سیستم‌های مدیریت ناوگان در قالبی واحد، به مدیران ناوگان این امکان را می‌دهد تا در هر لحظه عملیات روزانه خود را مشاهده و نظارت کنند. استفاده از اطلاعاتی مانند موقعیت مکانی خودرو، مصرف سوخت، زمان‌بندی تعمیر و نگهداری، رفتار راننده در یک داشبورد یکپارچه مدیریتی می‌تواند با صرفه‌جویی در زمان به مدیران در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و مبتنی بر داده کمک کند. از این طریق آن‌ها می‌توانند مسیرها را بهینه کنند، هزینه مصرف سوخت را کاهش دهند و واکنش سریعی در شرایط اضطراری داشته باشند. این راه‌حل از لحاظ ارتباطی هم فعالیت‌های مدیر ناوگان را ساده می‌کند. به‌عنوان مثال با نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت ناوگان، رانندگان، پرسنل تعمیر و نگهداری و مدیران در لحظه به انواع اطلاعات دسترسی دارند و می‌توانند با رد و بدل کردن سریع پیام بین یکدیگر، به شکل موثری با یکدیگر همکاری کنند. این موضوع باعث افزایش هماهنگی بین بخش‌های مختلف، کاهش زمان خرابی وسیله نقلیه و افزایش خدمت‌رسانی به مشتریان می‌شود.
یکپارچه سازی فعالیت‌ها در قالب یک نرم‌افزار، از طریق حذف انجام دستی فعالیت‌ها، ورود داده‌ها را به شکل خودکار مدیریت خواهد کرد و در نتیجه احتمال خطای انسانی کاهش می‌یابد. علاوه بر این نظارت بر ساعات فعالیت پرسنل، بررسی سوابق کارکرد و رفتارهای رانندگان در طول مسیر و سوابق بازرسی خودرو ساده می‌شود. همچنین مدیران می‌توانند با بهینه‌سازی عملیات ناوگان، برنامه‌های تعمیر و نگهداری مقرون به صرفه‌ای را پیاده سازی کنند. افزایش انعطاف‌پذیری ناوگان و انطباق با تغییرات بدون ایجاد اختلال در کل سیستم از دیگر مزایای راه‌حل ادغام و یکپارچه‌سازی است.
نحوه انتخاب بهترین نرم‌افزار یکپارچه مدیریت ناوگان
برای انتخاب بهترین نرم‌افزار جامع مدیریتی ناوگان به شاخص‌های زیر توجه کنید:
- تجربه و شهرت شرکت تامین‌کننده: شرکتی را برای پیاده‌سازی نرم‌افزار انتخاب کنید که تجربه و سوابق قابل اطمینانی در مدیریت ناوگان داشته باشد.
- تطابق با نیازهای ناوگان: نرم‌افزار منتخب لازم است نیازهای خاص ناوگان در زمینه تعمیر و نگهداری، مدیریت سوخت، مدیریت راننده و گزارش‌دهی را برطرف کند.
- سفارشی‌شده و انعطاف‌پذیری: از آنجا که نیازهای هر ناوگان متفاوت است، نرم‌افزار انتخابی باید اهداف اولویت‌دار سازمان را برطرف کند.
- تجزیه و تحلیل جامع و مناسب: ابزاری را انتخاب کنید که تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را با توجه به استراتژی‌های سازمان ساده‌سازی کند.
- ارتباط و پشتیبانی موثر: شرکتی را برای پیاده‌سازی نرم‌افزار انتخاب کنید که قابل اعتماد باشد و در صورت بروز مشکل در آن پشتیبانی لازم را در اسرع وقت انجام دهد.
۲. تمرکز بر برنامه‌های آموزشی برای رانندگان
آموزش راننده نقش مهمی در ارتقای ایمنی، کاهش تصادفات، بهبود بهره‌وری سوخت و افزایش عملکرد کلی ناوگان دارد. اجرای برنامه‌های آموزشی با هدف افزایش مهارت و دانش راننده در حین انجام عملیات حمل و نقل در شرایط مختلف و واکنش مناسب در شرایط اضطراری در نهایت ایمنی فعالیت و حفظ دارایی‌های ناوگان را تضمین می‌کند. زیرا رانندگان آموزش دیده بیشتر از سایرین از خطرات احتمالی در مسیر آگاه هستند و کمتر در معرض تصادف قرار می‌گیرند. ضمن اینکه آن‌ها با رعایت استانداردهای ایمنی و مقررات جاده نقش مهمی در ترویج فرهنگ ایمنی، کاهش هزینه‌های بیمه وسیله نقلیه، کاهش جریمه تخلفات و کاهش زمان توقف خودرو دارند.
نحوه اجرای برنامه آموزشی موفق
اما برای پیاده‌سازی یک برنامه آموزشی موفق لازم است در ابتدا نیازها و چالش‌های عملیاتی ناوگان توسط مدیریت شناسایی شود. برای این منظور استفاده از داده‌های مربوط به نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان با هدف بررسی شرایط رانندگی و جاده یا وضعیت وسیله نقلیه در سفارشی‌سازی آموزش‌ها برای رانندگان و طراحی یک برنامه موثر در جهت افزایش مهارت‌های آن‌ها بسیار نقش دارد.
در مرحله بعد تداوم آموزش‌ها، امتیازدهی به رانندگان، اختصاص پاداش به رفتارهای ایمن رانندگی به مدیران کمک می‌کند تا پرسنل برتر خود را شناسایی کنند. در این میان استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان و همچنین دوربین‌های «دش کم» در کابین راننده ابزار کمکی مناسبی در جهت بررسی رفتارهای پر ریسک رانندگان و حتی ضبط فیلم از رویداد یا اتفاقات خاص در حین مسیر است.
۳. اولویت بندی بهینه‌سازی مسیر
تعریف مسیرهای بهینه رفت و آمد وسیله حمل کالا در حالت معمول برای مدیران کاری چالش‌برانگیز است. اما نرم‌افزارهای بهینه‌سازی مسیر با نظارت دقیق بر شرایط ترافیکی مسیر می‌تواند زمان تحویل کالا را به شکلی دقیق تعیین کنند. این کار با حذف حرکت وسیله نقلیه در مسیرهای غیرضروری، زمان بیکاری و توقف آن‌را به حداقل می‌رساند. در نتیجه با کاهش مصرف سوخت، کاهش فرسودگی خودرو و هزینه تعمیر و نگهداری بهره‌وری کل ناوگان و رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد.
نرم‌افزارهای بهینه‌سازی مسیر با در اختیار قرار دادن داده‌های لحظه‌ای، قابلیت مسیریابی پویا نیز دارند. یعنی اینکه مدیر ناوگان قادر است تا با استفاده از این داده‌ها به سرعت خود را با تغییرات پیش‌بینی نشده در مسیر مانند بسته شدن جاده، درخواست‌های ناگهانی مشتری در لحظه آخر و تراکم ترافیک به‌دلیل تصادف تطبیق دهد.
نحوه انتخاب نرم‌افزار بهینه‌سازی مسیر
در انتخاب نرم‌افزار بهینه‌سازی مسیر به شاخص‌های زیر توجه کنید:
- داشتن ویژگی‌هایی مانند بهینه‌سازی چند مرحله‌ای، بروزرسانی ترافیک در لحظه، سفارشی‌سازی مسیر
- قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های مدیریت ناوگان
- توانایی تطابق با اندازه سازمان و پیچیدگی عملیات ناوگان
- داشتن ابزارهای بصری‌سازی داده‌ها با هدف نمایش تصویری آن‌ها
- کاربر پسند بودن
- قابلیت گزارش‌دهی
۴. ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد
برای ارزیابی فعالیت ناوگان نیاز به تدوین شاخص‌های عملکردی (KPI) و رصد آن‌ها در حین انجام عملیات حمل و نقل است. هر ناوگان بر حسب نوع فعالیت، شاخص‌های متفاوتی را برای این منظور در نظر می‌گیرد. با این حال چهار دسته شاخص مهم به شرح زیر هستند:
بهره‌وری سوخت
معیارهای قابل اندازه‌گیری در این دسته‌بندی عبارتند از:
- مصرف سوخت در هر کیلومتر: اندازه‌گیری مصرف سوخت هر وسیله نقلیه در مسافت مشخص در ردیابی و مقایسه مصرف آن در دوره‌های زمانی مشخص کمک می‌کند. با این شاخص می‌توان فرصت‌های بهبود را شناسایی کرد.
- کیلومتر در هر لیتر سوخت: محاسبه مسافتی که یک وسیله نقلیه می‌تواند با یک لیتر سوخت طی کند، به مدیران اجازه می‌دهد تا با ارزیابی و مقایسه وسایل نقلیه مختلف، مسیرها را بهینه کنند و رفتارهای رانندگی هدر رفت سوخت را شناسایی کنند.
- زمان فعالیت وسیله نقلیه در حالت توقف: درصد زمانی که یک وسیله نقلیه در حالت توقف، روشن است، به میزان زیادی بر مصرف سوخت تاثیر می‌گذارد.
زمان توقف خودرو
مدیران ناوگان با نظارت و تجزیه و تحلیل شاخص‌های خرابی خودرو می‌توانند با اجرای اقدامات پیشگیرانه، زمان توقف وسیله نقلیه را کاهش دهند. برای این منظور بررسی منظم شاخص‌های زیر ضروری است:
- مدت زمان استفاده از وسیله نقلیه: درصد زمانی که یک وسیله نقلیه به‌طور فعال استفاده می‌شود، به شناسایی خودروهای کم استفاده یا موقعیت‌های مازاد ظرفیت کمک می‌کند. اندازه‌گیری این شاخص نقش مهمی در کاهش زمان خرابی و بهبود کارایی عملیاتی دارد.
- میانگین زمان توقف خودرو: محاسبه میانگین زمانی که یک وسیله نقلیه در خارج از جاده یا خارج از سرویس سپری می‌کند، به شناسایی مشکلات تعمیر و نگهداری، بهبود برنامه‌ریزی تعمیرات و به‌حداقل رساندن مشکلات کمک می‌کند.
- انطباق با برنامه‌های تعمیر و نگهداری: با ارزیابی درصد وسایل نقلیه‌ای که طبق دستورالعمل‌های مدیریتی تحت برنامه تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی شده قرار می‌گیرند، مدیران امکان شناسایی روند خرابی خودرو را دارند. این موضوع در نهایت به جلوگیری از خرابی‌ها، افزایش طول عمر وسیله نقلیه و به حداقل رساندن خرابی‌های غیر منتظره کمک می‌کند.
ایمنی راننده
نظارت بر شاخص‌های ایمنی رانندگان یکی از اولویت‌های اصلی نظارتی است. این شاخص‌ها عبارتند از:
- نرخ تصادفات: اندازه‌گیری تعداد تصادفات بازای هر وسیله نقلیه یا راننده در یک دوره مشخص شاخصی مهمی در ارزیابی عملکرد ایمنی راننده و وسیله نقلیه و همچنین شناسایی مناطق پر خطر است.
- تخلفات راننده: این شاخص نوع تخلفات راننده مانند سرعت غیر مجاز، رانندگی پر ریسک و بی احتیاطی را ارزیابی می‌کند. با استفاده از آن می‌توان ضمن شناسایی خطرات بالقوه ایمنی، زمینه‌های انجام اقدامات اصلاحی و ارتقای برنامه‌های آموزشی رانندگان را مشخص کرد.
- امتیاز ایمنی راننده: کمی کردن عملکرد راننده بر اساس مواردی مانند سرعت، ترمز شدید، شتاب بالا، استفاده از کمربند ایمنی و امتیازدهی به آن‌ها شاخصی قابل اندازه‌گیری برای مقایسه و محک زدن عملکرد افراد با دیگران و شناسایی رانندگان پر خطر است. بر اساس این شاخص امکان تدوین برنامه‌های آموزشی لازم برای ارتقای رفتارهای رانندگی ایمن‌تر فراهم خواهد شد.
راهکارهایی ضروری برای حفظ ناوگان حمل و نقل
استفاده از سیستم‌های یکپارچه مدیریت ناوگان، اجرای برنامه‌های آموزشی برای رانندگان، نرم‌افزارهای بهینه‌سازی مسیر و رصد شاخص‌های عملکردی، چهار راهکار مهم برای بهبود خدمات‌دهی ناوگان به مشتریان و افزایش سودآوری است. اگر به‌دنبال تزریق این هوشمندی در سیستم خود هستید، شرکت پیشگامان آسیا مشاور و همراهی مطمئن در این مسیر است.
مرجع:
