مدیریت ناوگان مستلزم دارا بودن مجموعه مهارت‌هایی است که به ناوگان شرکت امکان انجام فعالیت‌ها در زمان مناسب و با بودجه بهینه را می‌دهد. اما از آنجا که فناوری‌ها، تکمیل کننده وظایف اصلی مدیریت ناوگان هستند، لازم است که مدیران ناوگان مجموعه مهارت‌های خود را ارتقا داده و آن‌ها را در سطح مناسبی حفظ کنند. قبل از پرداختن به این مجموعه مهارت‌ها با هم مروری داریم به وظایف و مسئولیت‌های مدیر ناوگان.
وظیفه اصلی مدیر ناوگان
در یک کلام؛ مدیر ناوگان، مسئول همه چیز است! اگر چه وظایف وی ممکن است در هر سازمانی متفاوت باشد اما در کل یک مدیر ناوگان کلیه استراتژی‌های خرید، فروش، تعمیر، نگهداری، استفاده یا وگذاری وسایل نقلیه و تجهیزات و همچنین مدیریت پرسنل مسئول این فعالیت‌ها را برنامه ریزی، هماهنگ و اجرا می‌کند.
شرح وظایف مدیران ناوگان بسته به بزرگی یا کوچکی ناوگان می‌تواند متفاوت باشد. اما در یک نگاه کلی وی مسئولیت‌هایی مثل نظارت و مدیریت رانندگان و تکنسین‌ها، مسیریابی و بهینه‌سازی آن، رهبری یک برنامه پیشگیرانه تعمیر و نگهداری برای ناوگان، پیگیری دارایی‌های سازمان، تجزیه و تحلیل داده‌ها، بودجه بندی و پیش بینی مالی مورد نیاز را بر عهده دارد.
ویژگی‌های یک مدیر ناوگان خوب
مدیریت حرفه‌ای ناوگان چالش برانگیز است؛ زیرا موارد زیادی مربوط به وسایل نقلیه، تجهیزات و همینطور افراد وجود دارند که توسط فرد باید در نظر گرفته شود. به طور حتم شیوه‌هایی در مدیریت وجود دارند که شما با پیروی از آن‌ها می‌توانید موفقیت کار خود را با بکار بردنشان تضمین کنید. اما علاوه بر این شیوه‌ها، این موضوع که خلق و خوی شما با این وظیفه هماهنگ است یا خیر به همان اندازه نیز اهمیت دارد. در کل یک مدیر ناوگان خوب، شاخص‌هایی به شرح زیر دارد که وی را متمایز می‌کند:
- متمرکز بر جزییات است
- پاسخگویی بالایی داشته و بر اساس داده‌ها و اطلاعات صحبت می‌کند
- قابلیت بر عهده گرفتن چند وظیفه را به صورت همزمان دارد
- ارتباط دهنده‌ای بسیار قوی است
- در مدیریت زمان بسیار کارآمد و الگوی دیگران است
- در تصمیم‌گیری به موقع و بسیار قوی عمل می‌کند
- انعطاف‌پذیر است و همیشه برنامه‌ریزی درازمدت برای انجام وظایف خود در نظر می‌گیرد
نقش فناوری در انجام مناسب وظایف توسط مدیر ناوگان
بکارگیری فناوری‌های نوین و خودکارسازی فرایندهای کاری، همگی باعث آسان‌تر شدن فعالیت‌های مدیر ناوگان می‌شوند. به عنوان مثال بسیاری از وظایفی که در بخش‌های پیش عنوان شد نیز نظارت بر راننده، بهینه‌سازی مسیر، تجزیه و تحلیل داده‌ها و … به سادگی بوسیله نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان انجام می‌شوند. به عبارتی این نرم‌افزار دستیار ماهری برای مدیر ناوگان به حساب می‌آیند؛ اما ممکن است این سؤال پیش آید که با وجود نرم‌افزار مدیریت ناوگان، شخص مدیر چه فعالیت مازادی را انجام می‌دهد و نقش او در میان این نرم‌افزارها چگونه تعریف می‌شود.
پاسخ اول این است؛ فناوری و نرم‌افزارها صرفاً یک ابزار هستند؛ ابزاری حیاتی که برای افزایش عملکرد ناوگان در دنیای امروز بسیار ضروری‌اند. مسلم است که هر ابزاری به یک اپراتور نیاز دارد و خود به تنهایی ناکارآمد و بی فایده خواهد بود. به عبارتی امروزه مدیر ناوگان خود، کارشناس نرم‌افزارهایی است که برای انجام وظایف از آن‌ها به صورت مکمل استفاده می‌کند و این موضوع به اندازه تعویض روغن یا کار با ماشین‌آلات سنگین نیاز به داشتن مهارت مربوط است.
و اما پاسخ دوم اینکه، تماس انسانی موضوعی است که هیچ نرم‌افزاری نمی‌تواند با آن رقابت کند. به عنوان مثال در زمان نظارت بر عملکرد رانندگان شما از اطلاعات نرم‌افزار استفاده می‌کنید اما لزوماً نمی‌توانید دلیل رفتار پر ریسک راننده را بدون صحبت حضوری با وی پیدا کنید و تصمیم نهایی در این خصوص را بگیرید.
چگونه مهارت‌های مدیریتی خود در ناوگان را افزایش دهیم
شما به عنوان یک مدیر ناوگان لازم است که مهارت‌های مدرن مطابق با فناوری‌های روز را در خود تقویت کنید. برای این کار سعی کنید تا این 3 مهارت اصلی را فرا گرفته یا ارتقا دهید.
1-مهارت تجزیه و تحلیل اطلاعات
صرفاً داشتن یک برنامه یا نرم‌افزار که به عنوان مثال بتواند محاسبات مالی شما را انجام داده و اطلاعات و گزارش‌های لازم را در اختیارتان بگذارد کافی نیست. شما باید بتوانید به صورت تخصصی و با دانش خود گزارش‌های مدیریت ناوگان را بررسی کنید تا داستانی را که اعداد و اطلاعات به شما گوشزد می‌کنند تشخیص دهید. هر فناوری و نرم‌افزاری تکمیل کننده دانش شماست نه جایگزین آن.
2-درک درست از اطلاعات و اتوماسیون
این موضوع وسوسه‌انگیز است که نرم‌افزار تمام کارهای سنگین شما را به راحتی انجام دهد. اما عدم اطلاع و درک درست از اطلاعاتی که نرم‌افزار در اختیارتان قرار می‌دهد درست مثل دریافت یک سری خروجی‌های نامنظم است که شما کاربرد آنرا نمی‌دانید. پس بهتر است ابتدا درک درستی از این موضوع که اطلاعات نرم‌افزار از کجا می‌آیند و چگونه ایجاد می‌شوند داشته باشید تا بتوانید کیفیت و دقت آن‌ها را از دید خود تأیید نمایید. از طرفی می‌توانید فرایندی که این اطلاعات را در اختیارتان می‌گذارد ارزیابی کنید تا از درستی آن‌ها مطمئن شوید.
علاوه بر این هر چه بیشتر از اتوماسیون در فرایندهای کاری خود استفاده کنید، فعالیت شما ساده‌تر می‌شود و تا حد زیادی در زمان انجام کارها صرفه‌جویی خواهد شد.
3-اطلاعات خود را به روز کنید
اگر نرم‌افزار مدیریت ناوگان را در اختیار دارید مسلماً تنها نرم‌افزار و به روزترین آن نیست. بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهای متعددی برای انجام کارهای خود استفاده می‌کنند. بنابراین آگاهی از آنچه رقبا استفاده می‌کنند و توجه داشتن به روند تکنولوژی‌های موجود در ناوگان می‌تواند شما را در تصمیم‌گیری‌ها و افزایش عملکردتان بسیار کمک کند. برای این منظور می‌توانید نشریات مختلف در حوزه مدیریت ناوگان را دنبال کنید در خبرنامه‌های مرتبط با آن ثبت نام کنید به کنفرانس‌ها و رویدادهای مرتبط بروید تا حداکثر ممکن از هر چیز که در حوزه مدیریت ناوگان می‌گذرد آگاه شوید.
و ..بله…شما یک مدیر ناوگان بی رقیب هستید!
دانش، تخصص، مهارت و فناوری اصول اصلی است که برای تبدیل شدن به یک مدیر ناوگان بی‌رقیب باید آنرا هر روز ارتقا دهید. قطار پیشرفت هیچ‌گاه نمی‌ایستد و برای جا نماندن از این قطار تلاش خود در بروز بودن و استفاده از فناوری‌های پیشرفته را فراموش نکنید. مدیر ناوگانی که آموزش مداوم و استفاده از اطلاعات را در اولویت کارهای خود قرار می‌دهد، مسلماً بالاترین عملکرد را خواهد داشت. شاید شما به عنوان یکی از مدیران ناوگان همین که مقاله ما را مطالعه می‌کنید، جای خود در قطار پیشرفت فناوری را از الان رزرو کرده‌اید. پیشنهاد ما خواندن بقیه مطالب وبلاگ است که برای مدیرانی مثل شما تهیه شده است.منتظر نظرات ارزشمندتان هستیم.
