از نظر فنی، یك سیستم اطلاعاتی یكپارچه، مجموعه‌ای از اجزای به هم مرتبط نرم‌افزاری است كه اطلاعات را به منظور حمایت از تصمیم گیری و كنترل در یك سازمان به صورت متمركز جمع‌آوری، پردازش، ذخیره و توزیع می‌كند و در قالب فرم‌های یكسان و با رابط كاربری مناسب به كاركنان و مدیریت سازمان ارائه می‌دهد. یکپارچگی سیستم‌های اطلاعات در سازمان‌ها جهت افزایش بهره‌وری، تصمیم‌گیری بهتر، کاهش هزینه‌ها مورد توجه ویژه هستند. مفهومی که در نهایت با افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی و افزایش همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان، کل سیستم را در جهت نیل به اهداف و کسب مزیت‌های رقابتی همراهی می‌کند.
اما یک ناوگان حمل و نقل چگونه می‌تواند از مزیت‌های یکپارچگی در بخش‌های مختلف خود استفاده کند. یا شاید بهتر باشد این‌گونه از خود سوال کنیم که آیا یک بانک اطلاعات یکپارچه ضرورتی کاربردی و حیاتی برای مدیریت یک ناوگان حمل و نقل است؟ شاید این بار از دریچه‌ای دیگر به این موضوع باید نگاه کنیم: “از دید نبود یک بانک اطلاعات یکپارچه”
تصویری از یک ناوگان حمل و نقل فاقد بانک اطلاعات یکپارچه
تصور کنید ناوگان حمل و نقلی که انتقال داده‌ها در خصوص وضعیت سلامت خودرو، وضعیت قراردادها با پیمانکاران، وضعیت تعمیر و نگهداری خودرو، مشخصات راننده خودرویی که به ماموریت اعزام شده است یا حتی مسیر پیش بینی شده برای عبور خودرو، همگی از طریق کاغذبازی‌های مرسوم و درخواست‌های مدیریت به بخش‌های مختلف انجام می‌شود. یا حتی تصور کنید سازمانی را که با وجود سیستم‌های نرم‌افزاری پیشرفته در بخش‌های مختلف خود، هیچ‌یک ارتباط مناسب اطلاعاتی خودکار با یکدیگر ندارند و هر درخواست و تبادلی در این خصوص نیازمند اتلاف زمان و مراجعات بعضا حضوری به بخش مربوط است. به عبارتی چندین بانک اطلاعاتی مستقل از یکدیگر، اما بدون ارتباط سیستمی؛ به نحوی که پردازش نهایی اطلاعات برای مدیر ناوگان نیازمند دسترسی به چندین بخش است.
به نظر شما اگر در موضع مدیریت ناوگان حمل و نقل بودید و نیازمند یک تصمیم‌گیری سریع در خصوص پرسنل، پیمانکاران خودرو و یا مباحث قراردادی و اطلاعات مالی، تعدد نیاز ارتباطی شما با هر بخش با وجود مشغله کاری، شما را دچار آشفتگی ذهنی نمی‌کرد؟ آیا بهتر نبود در این حالت صرفا با ارتباط از طریق یک کارشناس و یا حتی دسترسی مستقیم مدیریتی، موارد درخواستی در کوتاهترین زمان ممکن در اختیار قرار می‌گرفت؟
یا حتی تصور کنید نیاز یک راننده خودرو را جهت دریافت اعلان و هشدار مناسب در خصوص سلامت خودرو و یا عبور از مسیر پیش بینی شده از بخش مربوط. مناسب‌تر نیست این راننده اطلاعات خود را در لحظه و بدون نیاز به تماس‌های مکرر برطرف نماید؟
در بانک یکپارچه اطلاعات” هیچ نرم‌افزاری یک جزیره نیست”
شاید کارشناسان آی تی این عبارت را بیشتر برخورد کرده باشند که “هیچ نرم‌افزاری یک جزیره نیست”. بله مشخص است که سیستم‌های اطلاعاتی در یک سازمان زمانی موثر و کارآمد هستند که ارتباط و تعامل مناسبی با یکدیگر داشته باشند. عبارتی که در یک ناوگان حمل و نقل امروزی، باید بعنوان هدف اصلی سازمانی و مدیریتی مورد توجه قرار گیرد.
در شرایط اقتصادی جدید، سازمان‌ها نیاز دارند که به صورت موثر در فرایندهای بین سازمانی خود از اطلاعات بخش‌های مختلف بصورت موثر استفاده کنند و اکو سیستم سازمانی خود را به سمت سازمان‌های بدون حد و مرز اطلاعاتی پیش برند. مسلما در مدیریت کارآمد بر فعالیت‌های درون سازمانی نیاز به داشتن اطلاعات مناسب از چگونگی و میزان فعالیت انجام شده است و هر چه اطلاعات کامل‌تر، دقیق‌تر و گسترده‌تر باشد، مدیریت موثرتری نیز بر کل سیستم حکمفرما خواهد بود.
بنابراین در صورتی که بانک یکپارچه اطلاعات بصورت سیستمی در یک ناوگان حمل و نقل برقرار باشد، گزارشات مورد نیاز مدیریت از قبیل گزارشات مالی، گزارشات قراردادی و مغایرت‌ها، گزارشات عملکرد پرسنل و … بدون نیاز با ارتباط با بخش خاصی به راحتی و در هر زمان از شبانه‌روز در اختیار خواهد بود و این یعنی امکان مدیریت متمرکز بر بخش‌های مختلف.
بهبود نقش نظارتی و بانک یکپارچه اطلاعات
ارتباط مناسب بین بخش‌های مختلف، نظارت و مدیریت سازمان را نیز ارتقا خواهد داد. در حقیقت شفافیت کاری که از طریق بکارگیری یک بانک یکپارچه اطلاعات حاصل می‌شود، عامل اصلی جلوگیری از تخلفات و یا کم کاری‌ها در فعالیت پرسنل است. سامانه‌ای که در اسرع وقت به صورت مستند، گزارشات مناسب را نیز در اسرع وقت در اختیار قرار می‌دهد.
این مبحث به حدی واضح است که شاید نیاز به قلم فرسایی و تشریح بیشتر آن نیست! پس شاید لازم باشد در این نقطه به سطور قبلی مراجعه کرده و مشکلات نبود سامانه یکپارچه مدیریت ناوگان حمل و نقل را از این دید بیشتر بررسی کنید.
پایان سخن و تکیه بر مزایایی که پرداختن به آن از لحاظ فنی و مدیریتی همواره لذت بخش است!
از نقطه نظر ما، تعدد یادآوری یک مطلب و مبحث خاص نشانگر اهمیت آن است. شرکت پیشگامان آسیا در مرحله اول یک سیستم برد-برد را با مشتریان خود دنبال می‌کند؛ بنابراین اگر تاکنون در چندین مقاله به مبحث یکپارچگی نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل خود اشاره می‌کند، نشانگر ضرورت توجه بیشتر کلیه اجزای سازمان از کارشناسان تخصصی حوزه آی تی تا مدیریت سازمان است. اگر شما از سامانه یکپارچه بانک اطلاعاتی طراحی شده در قالب نرم‌افزار مدیریتی ناوگان ما منفعت ببرید، ما نیز از لذت ارائه یک خدمت منحصر به فرد و به یادگار ماندن برندمان منتفع خواهیم شد.
پس اگر بدنبال بهره‌مندی از مزایای زیر هستید، نام پیشگامان آسیا در مدیریت ناوگان حمل و نقل خود را به خاطر بسپارید:
- اگر بهبود مدیریت اطلاعات و سهولت دسترسی به آن را دنبال می‌کنید
- اگر بدنبال افزایش کارآیی وبهره‌وری سیستم خود هستید
- اگر انعطاف‌پذیری ارتباطات بین بخش‌های مختلف برایتان اهمیت دارد
- اگر سهولت کاربری و نظارت مدیریتی را ضروری می‌دانید
- اگر ایمان دارید که پیشروبودن یک سازمان به دسترسی مناسب به اطلاعات آن وابسته است
و مهمتر از همه این موارد اگر به عنوان یک فرد متخصص، همواره نوآوری را اولویت کاری خود قرار می‌دهید.
ما می‌دانیم که چه به عنوان یک سازمان دولتی و چه خصوصی، همگی بصورت خاص چابک شدن در فرایندهای اطلاعاتی خود را سرلوحه قرار داده‌ایم؛ زیرا در دنیایی که هر روز دریچه‌های جدیدی از آن برایمان گشوده می‌شود، آهستگی و پیوستگی، معنای خود را حداقل در قالب تبادل اطلاعات سازمانی از دست داده است. دنیای امروز دنیای شتابان اطلاعات است، پس باید “یکپارچه شتابان بودن” را دنبال کرد! آن هم با بانک‌های اطلاعاتی یکپارچه…
