یکپارچگی، تعامل و ارتباط مناسب، سه واژه‌ای که در سیستم‌های اطلاعاتی و فرایندهای سازمانی بسیار مورد توجه و اهمیت هستند. مفاهیمی با معنای افزایش بهره‌وری و مانع اصلی شکل‌گیری پدیده سیستم‌های جزیره‌ای در سازمان، نکاتی که بویژه عامل توسعه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع هستند. اما یکپارچگی چگونه انجام فرایندها را تسهیل می‌کند و آیا به عنوان روشی قابل اتکا قابلیت سرمایه‌گذاری برای اجرا دارد؟
یکپارچگی و یک دریا معنای قابل تفکر
از لحاظ فنی سیستم یکپارچه به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که بدنبال یکسان‌سازی فعالیت‌های دپارتمان‌های مختلف سازمان در قالب یک سامانه واحد هستند. نرم‌افزاری که اطلاعات را با هدف کنترل بهینه فعالیت‌ها به صورت متمرکز جمع آوری، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کند. این نرم‌افزار با حذف تناقضات عملیاتی واحدها، سازمان را به سمت ساختاری فرایندگرا هدایت می‌کند. ساختاری که متکی به یک سیستم است و نه یک دپارتمان و فرد.
به این دلایل در اهمیت یکپارچگی توجه کنید؛ یک تیر و صد نشان…
شاید بیان اهمیت این واژه جهت پیاده‌سازی در سازمان‌ها بسیار بیشتر از دلایل اشاره شده در بین سطور اشاره شده آتی باشد، اما مشتی است نمونه خروار که صرفا با هدف تلنگر و هدایت به سمت تفکر جهت بکارگیری آن کافی به نظر می‌رسد. ابتدا به این جملات دقت کنید؛ آیا از سیستمی که مزایای زیر را برای سازمان بدنبال داشته باشد، به آسانی می‌گذرید؟
سیستمی که :
- فرایندهای سازمانی را از حالت ضمنی به صریح تبدیل کند
- کاهش هزینه‌ها را بدنبال داشته باشد.
- با مهندسی مجدد فرایندها صرفه‌جویی در زمان انجام فعالیت‌ها را موجب شود
- موجب پاسخگویی بهتر و سریع‌تر ارایه خدمات گردد
- تصمیم‌گیری مدیریتی را تسهیل کند
- استانداردسازی فعالیت‌ها مطابق آنچه باید باشد را فراهم می‌آورد.
- بهبود اثر بخشی و بهره‌وری کلی سازمان را موجب می‌شود.
حال کمی عمیق‌تر به ذکر جزئی‌تر پر اهمیت‌ترین موارد می‌پردازیم تا کمی بیشتر در این موضوع تعمق کنیم.
یکپارچگی و اطلاعات مالی
تصور کنید سازمانی را که واحد مالی اطلاعات مربوط به خود را ذخیره می‌کند و بقیه واحدها اطلاعات مالی مربوط به بخش خود را. حال بدلیلی در جریان فرایندهای کاری نیاز به استفاده از اطلاعات بخش‌ها و ارایه گزارشات سالیانه باشد، در صورت نبود یک سیستم یکپارچه، مسلما تناقضات بسیاری ایجاد خواهد شد و تصمیم‌گیرندگان سازمان مواجه با سردرگمی با واقعیت. در حالی‌که سیستم یکپارچه، نسخه واحدی از واقعیت، قاطع و غیر قابل تردید است. زیرا تحت این سیستم کلیه افراد از یک نظام واحد پیروی می‌کنند و آمار و ارقام به صورت مشابه در اختیار بخش‌های مختلف قرار می‌گیرد.
یکپارچگی؛ استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندها
فرایندهای سازمانی هر یک با هدف و ارزشی مشخص تعریف می‌شوند تا در نهایت، هدف نهایی ارایه خدمت سازمان را موجب شوند. اما چالش اینجاست که گستردگی فرایندها و تنوع حوزه‌های مختلف در هر سازمان موجب می‌شود که از سیستم‌های اطلاعاتی متعدد و متنوع و حتی سامانه‌های مختلف بعضا با استانداردهای ناهمگون استفاده شود.
سیستم‌های یکپارچه با روشی استاندارد و یکسان سازی فرایندها در نهایت موجب صرفه‌جویی در فرایندها و افزایش بهره‌وری می‌گردد. تصور کنید سیستمی را که در قالبی متمرکز و فرمتی استاندارد، کلیه بخش‌ها را بصورتی واحد و هماهنگ شده در جهت مد نظر و تصمیم‌گیری نهایی مدیران هدایت می‌کند.
به عنوان مثال در حالتی که نیاز به ثبت درخواست یا سفارش از جانب بخش‌های مختلف است و یک سیستم یکپارچه با روان‌سازی فعالیت‌ها و رویت پذیر کردن فرایند درخواست‌ها اجرای آنها را تسریع می‌نماید.
سیستم یکپارچه در چه سازمان‌هایی توصیه می‌شود؟
مسلما با ذکر موارد فوق اشاره به این موضوع که صرفا یک سازمان جهت استفاده از سیستم‌های یکپارچه توصیه شود، منطقی به نظر نمی‌رسد. تفاوتی ندارد سازمان شما تولیدی است یا خدماتی، کوچک یا بزرگ و یا اینکه در حوزه‌ای خاص فعالیت می‌کند. بهره‌برداری از مزایای یک سیستم که در بهره‌وری سازمان تاثر دارد، بلا شک غیر قابل چشم پوشی است. اما شاید شما جزء آن دسته از مخاطبانی هستید که در حال حاضر مدیریت و سرپرستی یک ناوگان حمل و نقل را بر عهده دارید و یا کارشناس تصمیم‌سازی که بدنبال ایفای بهتر مسئولیت خود و کمک به اهداف سازمانی‌تان. در این صورت علاوه بر نکات اشاره شده فوق نیازمند اطلاعاتی جزئی‌تر در حوزه تخصصی خود باشید.
سیستم‌های یکپارچه و تاثیرگذاری در مدیریت ناوگان حمل و نقل سازمانی
در مدیریت ناوگان حمل و نقل سازمان، خواه حمل بار و کالا باشد و یا ناوگان خودروهای خدماتی و سازمانی که جهت ماموریت اعزام می‌شوند، یک نکته همانند سایر سازمان‌ها مشترک است؛ تعدد بخش‌های درگیر در اجرای فرایند خدمت رسانی و تعدد درخواست‌ها و پارامترهایی که باید کنترل شوند. از ثبت اطلاعات خودرو تا ثبت قطعات مورد نیاز جهت تعمیرات تا فرایند اجرای ماموریت و کنترل آن، حتی ایاب و ذهاب پرسنل و امور مالی و پیمانکاری با نظارت‌های متعدد سرپرستی می‌شوند. حال تصور کنید که کلیه اطلاعات مورد نیاز بالا، در یک سامانه یکپارچه مرکزی ثبت، کنترل و مدیریت شوند.
سیستم یکپارچه مدیریت ناوگان حمل و نقل و دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات
حجم بالای گزارشات مورد نیاز مدیران و تصمیم‌گیران در خصوص خودروهای تحت سرپرستی در ناوگان از عملکرد و سلامت خودرو تا اعزام به ماموریت نیازمندی به یک کنترل یکپارچه و مرکزی را ضروری می‌سازد. اطلاعاتی که به صورت لحظه‌ای و حداقل زمان ممکن ثبت و در دسترس بخش‌های مختلف قرار گیرند. به عنوان مثال آگاهی از سلامت خودرو که توسط واحد تعمیر و نگهداری ثبت می‌شود و در صورت نیاز به قطعه‌ای خاص، پیش از اتمام طول عمر آن، با آگاهی به موقع به بخش تدارکات اطلاع رسانی در خصوص تامین آن انجام می‌پذیرد. درخواستی بدون نیاز به بروکراسی پیچیده و زمانبر معمول و این فرایند یعنی در دسترس بودن مناسب و با اطمینان خاطر خودرو در زمان انجام ماموریت.
یا حتی سازمانی را تصور کنید که اطلاعات مسیر حرکتی راننده به طور کامل برای واحد مربوط ارسال و همزمان ثبت و در دسترس مدیر مربوطه است تا هر گونه تخلف احتمالی و یا مشکلی منطبق بر آنچه هست و بصورت مستند، ثبت و در اختیار قرار گیرد.
سیستم یکپارچه اطلاعات و مدیریت بهینه منابع انسانی
مانند هر سازمانی، پرسنل هر بخش فعال در ناوگان حمل و نقل، رانندگان و حتی پیمانکاران نیازمند نظارت و تشویق می‌باشند. اما آیا لازم است که اطلاعات بصورت جزیره‌ای در هر بخش انباشته شده و سپس به اطلاع تصمیم‌گیران برسد؟ مسلما این موضوع می‌تواند عدم رضایتمندی را بدنبال داشته باشد. اما در یک سیستم یکپارچه که اطلاعات کلیه پرسنل نظیر ایاب و ذهاب و عملکرد آنها ثبت و نگهداری می‌شوند، دیگر جای بحثی نیست. پیمانکاران خودرو نیز قراردادهایی ثبت شده، در دسترس با توضیحات کامل در خصوص خطاهای احتمالی حین اجرای کار خواهند داشت تا نظارتی کامل، بدور از قضاوت و منطبق با آنچه اتفاق افتاده داشته باشند.
سیستم یکپارچه و مدیریت درخواست خودروهای سازمانی
تعدد درخواست‌های خودرو در زمان اعزام به ماموریت عموما موجب بروز خطا در اولویت‌بندی درخواست‌ها و طولانی شدن فرایند تایید آن در صورت عدم دسترسی به یک سامانه مرکزی شوند، موردی که می‌تواند نارضایتی خدمت گیرنده را در بر داشته باشد.
بکارگیری نرم‌افزارهای یکپارچه می‌تواند با مدیریت درخواست‌ها، امکان ثبت دقیق اطلاعات درخواست کننده و حتی رزرو خودرو در موارد ضروری را فراهم سازد. بدین شکل برنامه‌ریزی مناسبی پیش روی مدیر بخش قرار گرفته و کارآمدتر نمودن ارایه خدمت را بدنبال دارد. ضمن اینکه در صورت نیاز با ارایه گزارشات یکپارچه و جامع قابلیت ارزیابی ارایه خدمت و جلوگیری از تخلفات احتمالی را در پی دارد.
چه نکته دیگری از سیستم یکپارچه انتظار دارید؟
این نقطه و پس از بیان اهم موارد، زمان تصمیم‌گیری است. به عنوان یک سازمان هوشمند آیا زمان آن نرسیده است که از مزایای یکپارچگی بهره بریم؟ یک سامانه یکپارچه با صدها مزیت، یک تیر و صد نشان و حرکت به سمت نقطه نبوغ سازماندهی. همه ما می‌خواهیم بهترین باشیم…
