شما باید بتوانید ناوگان کسب و کار کوچک خودتان را به طور مناسب ردیابی کنید و نیاز به در اختیار‌داشتن داده‌های کامل دارایی‌ها ناوگان دارید تا بتوانید مدیریت آن را به خوبی انجام دهید. اما انجام این کار با استفاده از روش‌ها و ابزارهای قدیمی سخت و چالش‌برانگیز است. این مشکل را می‌توان با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان حل کرد. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید کارهای مختلفی را به انجام برسانید و خودروهای آن را به صورت کامل ردیابی کنید.
در ادامه این مقاله 5 تکنیک مهم برای مدیریت ناوگان کسب و کارهای کوچک را به شما خواهیم گفت تا بتوانید با استفاده از نرم‌افزار و این موارد، مدیریت را به خوبی انجام دهید و در این جهت با مشکل یا ابهامی روبه‌رو نشوید. پس توصیه می‌کنیم تا انتهای این مقاله پیشگامان آسیا همراه ما باشید.
چالش‌های مدیریت ناوگان کسب و کارهای کوچک
مدیریت ناوگان کسب و کار های کوچک به هیچ عنوان آسان نیست، زیرا شما باید نقش‌های زیادی را در این بخش از مجموعه برعهده بگیرید. در این هنگام نباید نسبت به کارایی و عملکرد دارایی‌های ناوگان نگرانی داشته باشید، زیرا می‌تواند باعث ایجاد چالش برای شما شود و اذیتتان کند. این موضوع با داشتن دید کامل نسبت به دارایی‌ها ممکن است.
ردیابی صحیح وسایل نقلیه، کاهش زمان توقف آن‌ها در زمان خدمت‌رسانی و کنترل هزینه‌ها دیگر چالش‌هایی است که در هنگام مدیریت ناوگان کسب و کار های کوچک با آن‌ها مواجه می‌شوید. برای حل این مشکلات نیاز است تا یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل مناسب و کاربردی داشته باشید. البته نحوه استفاده از این نرم‌افزار نیز بسیار مهم است و باید به آن توجه زیادی کرد. زیرا اگر این کار به درستی انجام نشود، می‌تواند برای شما ایجاد چالش جدیدی کند، به ویژه اگر مدیر آموزش‌ندیده باشد و در این زمینه تجربه‌ای نداشته باشد.
استفاده از روش‌های قدیمی مدیریت ناوگان ناکارآمد هستند. زیرا این سیستم‌ها ارتباط بین بخش‌ها را بسیار سخت می‌کنند و داده‌ها را به درستی و روش مناسبی نمایش نمی‌دهند که می‌تواند باعث ضررهای زیادی، از جمله خرابی زود به زود خودروها به بار آمدن هزینه‌های غیرضروری و اضافی فراوانی می‌شود.
یکی از موارد مهم برای ناوگان، برآورد هزینه نهایی خدمات است که بدون اطلاع از داده‌های درست هزینه‌های بخش‌های مختلف ممکن نیست. بدون دانستن این اطلاعات و تجزیه و تحلیل درست آن‌ها، امکان به وجود‌آمدن خطا در هنگام انجام این کار بسیار زیاد است. نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل به مدیران این بخش‌ها اجازه می‌دهد تا بتوانند داده‌های بخش‌های مختلف را در یک پلتفرم به صورت متمرکز در اختیار داشته باشند و با استفاده از آن‌ها برآورد هزینه کلی خدمات را به انجام برسانند.
1. انجام فرآیندهای ناوگان سازمان را خودکار کنید
برای کسب و کار شما بسیار مهم است که بتواند خودروهای ناوگانش را در طول انجام مأموریت و طی‌کردن جاده‌ها تحت کنترل داشته باشید. انجام این کار برای مجموعه‌های استفاده‌کننده از روش‌های قدیمی، امکان‌پذیر نیست. زیرا در این کسب و کارها مدیران آن‌قدر درگیر، ورود داده‌ها به صورت دستی هستند که فرصت درستی برای ردیابی و کنترل خودروها و دارایی دیگر ناوگان در طول جاده‌ها را ندارند و نمی‌توانند این کار را انجام دهند.
وقتی مشغول مدیریت جنبه‌های مختلف ناوگان خود هستید، دیگر نباید زمان خودتان را برای واردکردن دستی داده‌ها تلف کنید. نرم‌افزار مدیریت ناوگان در این جهت کمک‌کننده است و این موضوع باعث می‌شود تا بسیاری از مجموعه‌ها آن را برای مدیریت ناوگان کسب و کار کوچک خودشان به کار بگیرند.
بنابراین توصیه می‌کنیم که از این نرم‌افزار استفاده کنید و آن را برای خودکارسازی فرآیندهای ناوگانتان به کار بگیرید.
2. هزینه‌های عملیاتی ناوگان حمل و نقل مجموعه خودتان را ارزیابی کنید
ارزیابی هزینه‌های جاری بخش‌های مختلف به شما کمک می‌کند تا بتوانید هزینه مالکیت نهایی خدمت یا محصول خودتان را به درستی برآورد کنید. به این صورت می‌توانید هزینه را به خوبی کنترل کنید و برای این بخش تصمیمات داده‌محور و دقیق بگیرید که بسیار مهم و قابل‌توجه است.
برآورد هزینه نهایی عملیاتی یا TCO جامع‌ترین معیاری است که می‌تواند به شما درست‌بودن یا نبودن مسیر ناوگان را به شما نمایش دهد. اما محاسبه این معیار به صورت دستی کار بسیار سختی است و احتمال بروز خطا در هنگام انجام آن بسیار زیاد است. این خطاها می‌تواند باعث ایجاد حاشیه‌ها و دردسرهای فراوانی برای کسب و کار موردنظر شود که مطلوب مدیران این مجموعه نیست.
هزینه نهایی عملیاتی به دو دسته ثابت و متغییر تقسیم‌بندی می‌شود. هزینه‌های ثابت شامل حق بیمه و ثبت‌نام می‌شود که در طول سال ثابت است، اما شما باید از آن‌ها همانند هزینه‌های متغییر آگاهی داشته باشید تا دچار دردسری از این بابت نشوید. هزینه‌های متغییر وابسته به اندازه و حجم کاری آن قابل تغییر، افزایش و کاهش چشمگیر است.
3. موارد مربوط به بازرسی الکترونیکی خودورهای ناوگان را برطرف کنید
شما مسئول انجام بازرسی‌های همیشگی از خودروهای ناوگان هستید و باید دقت کنید که این کارها با توجه به مقررات وزارت راه انجام گیرد. همچنین مدیر باید تا برنامه‌ریزی مربوط به تعمیرات پیشگیرانه را به انجام برساند تا بتواند قبل از بروز مشکلی آن را به خوبی رفع کند.
بسیاری از خودروهای ناوگان حمل و نقل کسب و کارهای کوچک نیازهای ویژه‌ای دارند که با درست‌کردن فرم بازرسی ویژه خودرو آن‌ها را به خوبی رفع و رجوع کرد. دریافت داده‌های مرتبط و درست به شما کمک می‌کند تا بتوانید بازرسی‌های الکترونیکی مربوط به خودروها را به طور کامل و جامع مدیریت کنید و به این صورت زمان بروز خرابی‌ها را افزایش دهید و میزان آن‌ها را به مقدار قابل‌توجهی کم کنید.
نرم‌افزار مدیریت ناوگان به مدیران امکان می‌دهد تا بتوانند بازرسی‌های الکترونیکی خودروی مربوط به مجموعه خودشان را با استفاده از یک تلفن همراه و به صورت دقیق و کامل به انجام برسانند. رانندگان می‌توانند به صورت روزانه نتایج بازرسی خودرو خودشان را در این نرم‌افزار بارگزاری کنند تا در صورت وجود مشکل، مدیران در سریع‌ترین زمان نسبت به آن‌ها اطلاع پیدا کنند. به این صورت آن‌ها می‌توانند با سرعت زیادی عیب موردنظر را شناسایی نمایند و نسبت به حل بدون وقفه آن اقدام کنند.
4. جریان تعمیر و نگهداری خودروها به صورت مداوم را ایجاد کنید
یکی از جنبه‌های مهم مدیریت ناوگان یک کسب و کار کوچک، طرح‌ریزی و اجرای برنامه‌های پیشگیرانه تعمیرات و نگهداری خودروهای مختلف است. دارایی‌های ناوگان شما باید در سلامت کامل باشند تا این بخش از مجموعه به خوبی کار کند و با مشکلی روبه‌رو نشود. در غیر اینصورت به احتمال بسیار زیاد ناوگان شما با خرابی‌های غیرمنتظره و هزینه‌های انبوه مربوط به آن روبه‌رو می‌شود.
چه تعمیر و نگهداری خودرو را در داخل خود شرکت انجام دهید و چه آن را برون‌سپاری کنید، استفاده از نرم‌افزاری مدیریت ناوگان حمل و نقل در این جهت به شما کمک زیادی می‌کند. این بستر به شما اجازه می‌دهد تا انجام آن را بسیار ساده کنید و بتوانید آن را به صورت مداوم انجام دهید تا کم‌تر دچار مشکلات زیاد در این زمینه شوید.
انجام برنامه تعمیر و نگهداری پیشگیرانه بهترین استراتژی برای رسیدن به این هدف است. شما می‌توانید در نرم‌افزار براساس کیلومتر طی‌شده توسط خودرو، برنامه بازرسی برای آن تعیین کنید. نرم‌افزار این زمان را به شما یاد‌آوری می‌کند که کمک می‌کند تا خیالتان نسبت به انجام‌شدن این کار به طور کامل و دقیق راحت شود.
5. عملکرد و سلامت دارایی‌های سازمان را با گزارش‌ها مناسب کنترل کنید
به عنوان یک مدیر کسب و کار باید عملکرد رانندگان و خودروهای ناوگانتان را به صورت مداوم رصد و ردیابی کنید تا اطمینان پیدا کنید که کار محول‌شده را به صورت درست و دقیق به انجام می‌رسانند. نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان در این جهت به شما کمک زیادی می‌کند. این بستر به شما امکان می‌دهد تا بتوانید برای هریک از معیارهای اندازه‌گیری عملکرد خودروها، گزارش دقیق تنظیم کنید و داده‌های معتبری در مورد آن‌ها به دست بیاورید.
این گزارش‌ها به شما کمک می‌کنند تا از سلامت ناوگان، نقاط ضعف و قوتشان آگاه شوید و بتوانید آن‌ها را به طور دقیق و کامل بشناسید. همچنین می‌توانید گزارش‌های هریک از معیارها را با مدیران بالادستی به اشتراک بگذارید تا به آن‌ها در مورد مسیر ناوگان و عملکردش اطمینان و آگاهی کامل را بدهید که بسیار مهم و قابل‌توجه است.
مدیریت ناوگان کسب و کار کوچک خودتان را به درستی انجام دهید
مدیریت درست ناوگان کسب و کارهای کوچک بسیار مهم است و باید به شخصی سپرده شود که دانش و تجربه کافی در این زمینه را داشته باشید. زیرا مدیر باید چند نقش را به صورت یکجا برعهده بگیرد و نیاز است تا مسئولیت‌پذیری و توانایی لازم برای انجام آن را داشته باشد. از طرفی دیگر ابزارهای در دست مدیر نیز مهم هستند و باید به روز و دقیق باشند. روش‌های سنتی دیگر جواب نمی‌دهند و نیاز است تا از ابزارهای جدید مانند نرم‌افزار مدیریت ناوگان استفاده کنید.
در کنار این موارد، یادگیری تکنیک‌های مفید برای استفاده از این ابزارها کمک‌کننده است. به همین دلیل در این مقاله 5 مورد از مهم‌ترین آن‌ها را برای شما بیان کردیم.
