تحليل تكاليف إدارة الأساطيل هو الطريقة الأكثر فعالية لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات لتحقيق أقصى ربح، ويجعل استخدام برنامج إدارة الأساطيلمتابعة التكاليف ومركزة بياناتكم أمرًا سهلًا. ونتحدث فيما يلي عن سبب ذلك ونقدّم لكم مزيدًا من الشروح حوله لتصلوا إلى معرفة كاملة ودقيقة في هذا المجال البالغ الأهمية.
ما هو تحليل تكاليف إدارة الأساطيل؟
ضبط الميزانية من أدق المهام التي يواجهها مدير الأسطول، لكن لتتبع التكاليف بشكل صحيح ينبغي إجراء تحليل معمّق لتكاليف إدارة الأسطول. ويتيح تسجيل قائمة المشتريات والاحتفاظ بها للمديرين جمع جميع البنود الموجودة جيدًا، ما قد يؤدي إلى زيادة الربحية والعائد على الاستثمار (ROI) وسائر الجوانب الإيجابية لإدارة الأسطول والتأثير فيها إيجابيًا.
لا يستطيع كثير من مديري الأساطيل إدارة تكاليفهم المختلفة والتحكم فيها جيدًا بسبب عدم رؤية التكاليف في الوقت الفعلي. فالتتبع اليدوي للتكاليف والأرقام لا يقتصر على عدم رؤيتها في الوقت الفعلي، بل قد يؤدي إلى عدم الدقة وانعدام الشفافية في إدارة ميزانيتكم الحالية.
من مزايا برنامج إدارة الأساطيل أنه يتيح للمديرين متابعة التكاليف فوريًا وحساب التكلفة الإجمالية للملكية (TCO). وبرؤية دقيقة لتكاليف الأسطول، يمكنكم تحليل التكاليف بفعالية على المستوى التفصيلي، والتنبؤ بالتكاليف المتوقعة لكل أصل على حدة، واتخاذ القرارات لتحسين العمليات وزيادة الربحية.
ما مزايا تحليل تكاليف إدارة الأساطيل؟
لـتحليل تكاليف إدارة الأساطيل في قطاع النقل مزايا مهمة يمكن أن تساعد في تحسين أداء أعمال النقل، ونشير فيما يلي إلى بعض هذه المزايا:
خفض التكاليف
يساعد تحليل تكاليف إدارة الأساطيل الأعمال على تحديد تكاليفها وخفضها؛ إذ تستطيع هذه الأعمال، بالتركيز على مكونات التكلفة مثل الوقود والصيانة والإصلاح والتأمين والعاملين، وضع حلول أمثل لإدارة التكاليف وتحقيق تحسن ملحوظ في ربحيتها.
تحسين أداء الأسطول
بتحليل التكاليف تستطيع الأعمال تحسين أداء أساطيلها، إذ تساعدها هذه المعلومات على تحسين نوع الأسطول وعدده واختيار جدولة أفضل للخدمة وإيجاد مسارات أقل تكلفة.
رفع مستوى السلامة
يساعد تحليل تكاليف إدارة الأساطيل الأعمال على تحديد النواقص الأمنية والمخاطر المرتبطة بالأسطول واتخاذ إجراءات لتحسين مستوى السلامة، ويمكن لهذه الإجراءات أن تؤدي إلى خفض الحوادث ومشكلات السلامة.
تحسين إدارة الموارد البشرية
يقدّم تحليل تكاليف إدارة الأساطيل للأعمال معلومات دقيقة عن الاحتياجات من العاملين وأداء فرق النقل، وتساعد هذه المعلومات المديرين على إدارة قوتهم العاملة بشكل أمثل وتحقق زيادة كفاءة الموظفين.
تتبع ومراقبة أفضل
باستخدام برامج إدارة الأساطيل تستطيع الأعمال تتبع أساطيلها بدقة والحصول على معلومات الجدولة والموقع والأداء في الوقت الفعلي، وتمنح هذه الإمكانات المديرين معلومات أفضل لاتخاذ قرارات فورية ومثلى بشأن عمليات النقل.
زيادة القدرة التنافسية
تستطيع الأعمال، بالاستفادة من تحليل تكاليف إدارة الأساطيل، تقديم خدماتها بجودة أفضل وأسعار أكثر تنافسية، وقد يؤدي ذلك إلى زيادة الحصة السوقية وتطوير الأعمال.
وبشكل عام، يقدّم تحليل تكاليف إدارة الأساطيل للأعمال أدوات قوية لتحسين أدائها وإنتاجيتها وربحيتها واتخاذ أفضل القرارات بشأن إدارة أساطيلها.
ما الذي يدخل في حساب التكلفة الإجمالية للملكية؟
الخطوة الأولى لتحليل فعّال لتكاليف إدارة الأسطول هي فهم التكلفة الإجمالية لملكية أسطولكم (TCO). وقد يبدو تحديد TCO لأسطولكم مخيفًا، ولا سيما إن كنتم لا تزالون تستخدمون أنظمة قديمة، لكن حساب TCO لا ينبغي أن يكون صعبًا.
يتيح لكم تتبع التكاليف التشغيلية لكل مركبة في برنامج إدارة الأساطيل الوصول إلى التكاليف التشغيلية في الوقت الفعلي لتحديد إجمالي التكاليف. وبما أن TCO لديكم يتذبذب باستمرار، فإن امتلاك أداة لمراقبة التكاليف وإعداد تقارير التكاليف بانتظام هو أفضل طريقة للبقاء على اطلاع.
ولتتبع TCO وتحليله بفعالية، ينبغي أن تعرفوا جميع التكاليف التي يتضمنها معرفة كاملة؛ إذ يتيح لكم تقسيم التكاليف إلى فئات فهمًا واضحًا لكيفية تأثير كل جانب من جوانب أسطولكم في دخلكم.
مقارنة التكاليف الثابتة بالتكاليف التشغيلية
تنقسم تكاليف الأسطول إلى تكاليف ثابتة ومتغيرة. والتكاليف الثابتة بطبيعتها تكاليف لا تعتمد على مقدار الاستخدام، ومن أمثلتها:
- الضرائب
- التأمين
- استهلاك المركبة
- التراخيص
من جهة أخرى، تكون التكاليف التشغيلية متغيرة ويمكن أن تتذبذب بحسب عوامل مختلفة، ويُعدّ ضبط التكاليف المتغيرة ضروريًا لتحقيق أقصى ربحية. وأكبر تكلفة متغيرة لديكم هي الصيانة والإصلاح، ومن التكاليف المتغيرة الأخرى:
- استبدال القطع
- رسوم الطرق
- رسوم المواقف
كما يمكنكم أن تتخيلوا، يمكن لبعض التكاليف المتغيرة أن تتذبذب كثيرًا من شهر لآخر، في حين تكون تكاليف متغيرة أخرى، مثل رسوم المواقف، ذات طبيعة عشوائية. ويتيح لكم تحليل تكاليف إدارة الأساطيل الغوص في عالم التكاليف المتغيرة وتحديد طرق خفضها. هل توجد مركبة معينة تستنزف ميزانية الصيانة لديكم؟ هل تنفقون كثيرًا على الوقود؟ تساعدكم مراقبة هذه البيانات وطرح الأسئلة على مراجعة قراراتكم بوصفكم مديري أسطول والتقدم نحو الكفاءة في جميع العمليات.
حساب التكلفة لكل كيلومتر
عندما تمتلكون رؤية دقيقة لـ TCO السنوي لديكم، يمكنكم تحديد تكلفة كل كيلومتر بثقة؛ إذ يُحسب هذا الرقم بأخذ TCO وقسمته على الكيلومترات المقطوعة خلال عام. كما يمكنكم حساب تكلفة الكيلومتر على أساس شهري.
ولتسهيل هذه العملية، تستطيع الأساطيل دمج أنظمة GPS أو التلماتيك لديها مع برنامج إدارة الأساطيل للمزامنة التلقائية لعداد المسافات. وبأتمتة إدارة التكاليف وتتبع عداد المسافات، يستطيع مديرو الأساطيل تحديد تكلفة كل كيلومتر بدقة في ثوانٍ.
يخفض استخدام TCO لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات
يسهّل برنامج إدارة الأساطيل تحديد TCO لديكم، لكن بعد أن تحسبوه، ماذا بعد؟
يتيح لكم التفصيل الكامل لـ TCO تحسين استراتيجية إدارة أسطولكم بالكامل؛ إذ يستطيع المديرون تحديد معايير أساسية للمركبات المتشابهة والتنبؤ بالتكاليف المتوقعة طوال عمر كل مركبة.
كما يستطيع المديرون إنشاء تقارير قابلة للتخصيص ومشاركتها مع أصحاب المصلحة لتطوير استراتيجيات لتحسين العمليات. فمن قرارات الصيانة إلى طريقة شراء المركبات والتخلص منها، يمكن لـتحليل تكاليف إدارة الأساطيل أن يؤثر إيجابيًا في كل جانب من جوانب شركتكم أو مؤسستكم.
استبدال المركبات
الأفضل هو مواجهة التحديات، لذلك من المهم تحديد استراتيجية لاستبدال المركبات. وفي حين قد يكون ذلك مقلقًا إن لم تكن لديكم رؤية شاملة للتكاليف، فإن مركزة بيانات أسطولكم في برنامج التحليل تساعدكم على امتلاك سجل الخدمة وتكاليف المركبة بسهولة.
ويصبح نقل قيمة استبدال المركبات إلى أصحاب المصلحة أسهل حين تمتلكون البيانات الصحيحة؛ إذ يتيح لكم إنشاء تقارير قابلة للتخصيص في برنامج إدارة الأساطيل تقديم البيانات التاريخية والحالية إلى المدير التنفيذي، وبيان كيف يمكن للمركبات الجديدة أن تؤثر إيجابيًا في TCO لديكم.
ويستطيع المديرون إنتاج تقارير قابلة للتخصيص عن الاستخدام والتكاليف التشغيلية والاستهلاك وقيمة إصلاح المركبة وسائر الأمور المطلوبة، ما يساعد في التقدير الصحيح للاستبدال الأمثل للمركبة. فعلى سبيل المثال، يستطيع مديرو الأساطيل في قطاع النقل واللوجستيات استخدام تقارير برنامج إدارة الشاحنات للدخول في نقاش حول استبدال المركبات ببيانات واضحة واتخاذ أفضل القرارات المالية لأساطيلهم.
استراتيجية الصيانة
كما ذكرنا سابقًا، تُعدّ الصيانة من أكبر تكاليفكم المتغيرة، ويُعدّ تطوير استراتيجيات لخفض تكاليف الصيانة من أفضل الطرق لتحسين أرباحكم. ويضمن اعتماد نهج وقائي للصيانة، باتباع برنامج الصيانة الموصى به من OEM، إبقاء مركباتكم في حالة تشغيلية جيدة. كما يطلعكم إنشاء تذكيرات الخدمة في البرنامج على مهام الخدمة القادمة ويساعدكم على تنفيذ أعمال الصيانة على أكمل وجه.
تساعد الإدارة الاستباقية لمهام الصيانة، سواء الروتينية أو غير المخطط لها، في منع الأعطال المكلفة وإطالة عمر مركبتكم. وبمعالجة المشكلات بسرعة يمكنكم منع تعقد المسائل، وبالتالي تكاليف الإصلاح الباهظة، ووضع برنامج امتثال للأسطول لتحسين سلامة المركبات.
مقارنة شراء المركبة باستئجارها
يمكن لاستخدام بيانات TCO أن يساعدكم في تحديد استئجار الأسطول أو شرائه أو تأجيره التمويلي. وقبل اتخاذ القرار، ضعوا في الاعتبار الميزانية الحالية ومعدل الدوران المالي وتكاليف الإصلاح. وللاستئجار بالتأكيد مزاياه من حيث الحفاظ على رأس المال وتحسين معدل الاستخدام، ومع ذلك إذا كان أسطولكم على الطريق باستمرار، فمن المهم مراعاة حدود المسافة المقطوعة وتكاليف التهالك. وعلى غرار الاستئجار، يمكن للتأجير التمويلي أن يساعدكم في الحفاظ على رأس المال والوصول إلى مركبات أحدث، ومن عيوبه أنه قد يكون أغلى على المدى الطويل بسبب التكاليف الخفية. أما الشراء المباشر للمركبات فيمنحكم سيطرة كاملة على أسطولكم، وقد يكون ذلك مفيدًا، ولا سيما إذا كان معدل الدوران المالي لأسطولكم منخفضًا لكنه يتحمل تهالكًا كبيرًا. وتجدر الإشارة إلى أن شراء المركبة يتطلب رأس مال كبيرًا ومسؤولية كبيرة تتجاوز الشراء الأولي.
3 أسباب لاختيار بيشغامان آسيا لـتحليل تكاليف إدارة الأساطيل
عند الحديث عن تحليل تكاليف إدارة الأساطيل، تحتاجون إلى برنامج يلغي إدخال البيانات ويوفر رؤية كاملة للعمليات والتكاليف، وبيشغامان برنامج من هذا النوع يتيح لكم ذلك.
فهو يمركز جميع بيانات أسطولكم في برنامج وتطبيق جوال سهل الاستخدام، ويستطيع المديرون إدارة العمليات اليومية مثل الصيانة والمهام، مع مراقبة الاستخدام والأداء والتكاليف في الوقت نفسه. ونعرّفكم فيما يلي بثلاثة أسباب مهمة لاختيار بيشغامان:
1. أتمتة الحسابات TCO
تتيح لكم إمكانات إعداد التقارير القوية في بيشغامان آسيا مشاهدة TCO لديكم على مستوى عام أو بتفاصيل دقيقة؛ فبدلًا من مراجعة جداول البيانات وتفتيت الأرقام، يمكنكم ترك البرنامج يقوم بالعمل نيابة عنكم.
تُنتَج التقارير تلقائيًا من البيانات المدخلة عبر البرنامج، وتُجمع جميع تكاليف الصيانة والوقود في البرنامج، ما يتيح لكم إنشاء تقارير قابلة للتخصيص لمشاركتها مع أصحاب المصلحة. وبإزالة التخمين من TCO، يمكنكم اتخاذ قرارات واثقة بشأن مستقبل أسطولكم بناءً على بيانات تكاليف دقيقة وفورية.
2. إمكانية إجراء تحليل الاستبدال الأمثل للمركبات
عند الحديث عن استبدال المركبات، يتيح لكم برنامج إدارة الأساطيل اتباع نهج قائم على البيانات؛ إذ يستطيع مديرو الأساطيل التنبؤ بالاستبدال بناءً على عوامل مختلفة منها الاستخدام والتكاليف التشغيلية والاستهلاك.
ويستطيع المديرون رؤية كيف يتغير تاريخ الاستبدال المقدّر بناءً على متغيرات مختلفة، وتتيح لكم القدرة على تطبيق الافتراضات ومراقبة التقدم نظرة معمقة على دورة حياة المركبة ووضع استراتيجيات لإطالة عمر الأصول.
3. إمكانية مراقبة استهلاك المركبة للوقود
مع ارتفاع متوسط تكلفة الوقود السنوية للمركبات المختلفة، يُعدّ تتبع تكلفة الوقود واستهلاكه ضروريًا لضبط TCO لديكم. ويبسّط برنامج إدارة الأساطيل لدى بيشغامان آسيا جمع معلومات الوقود؛ فبدلًا من غرق مديري الأساطيل في إيصالات الوقود، يستطيع السائقون تسجيل الإيصالات أثناء التنقل في تطبيقهم الجوال، أو تستطيع الأساطيل دمج بطاقات الوقود لديها لنقل المعاملات تلقائيًا إلى برنامج إدارة الوقود.
يقدّم تتبع الوقود بمرور الوقت رؤية حول استهلاكه ويساعد المديرين على وضع استراتيجيات لخفضه. وسواء أكان ذلك بتحسين استخدام الأصول والمسارات أم بالبحث عن أنواع وقود بديلة، تضع بيشغامان بين أيديكم جميع البيانات التي تحتاجونها لاتخاذ قرارات مدروسة.
