مدیریت ناوگان کار دشواری است، کنترل کردن هزینه‌ها نگهداری وسایل حمل و نقل و مدیریت بهینه کارکنان در کنار تامین امنیت آن‌ها از مهم‌ترین وظایف یک مدیر است. اهمیت این امور به حدی است که گاهی به مدیر اجازه اشتباه نمی‌دهد. برای اینکه بودجه مدیریت ناوگان به بهترین شکل تامین شود و مجموعه شما بهترین عملکرد را داشته باشد باید ناوگان خود را کارآمدتر کنید. راه حل‌های نرم افزاری تعریف فرآیندها و مدیریت کارها را ساده‌تر می‌کند و به شما کمک می‌کند با مدیریت ارتباطات به حداکثر کارایی برسید. در این مطب به 6 راهکار برای افزایش بهره وری ناوگان اشاره می‌کنیم. با پیشگامان آسیا همراه باشید!
بهبود کارایی ناوگان شما چطور امکان پذیر است؟
موفقیت و سودآوری بسیاری از کسب و کارها به کارایی ناوگان بستگی دارد. متاسفانه بسیاری از ناوگان‌ها به دلیل روش‌های مدیریتی قدیمی جای زیادی برای پیشرفت ندارند و باید تغییر ساختار دهند.
کار کردن با کاغذ و ثبت دستی ابزارهای ناکارآمدی هستند که وارد کردن اطلاعات و ثبت نام‌ها را نامنظم می‌کنند. کسانی که با تلفن و ابزارهای ارتباطات عمومی موجود برای ارتباط با ناوگان استفاده می‌کنند عملا از همه چیز بی اطلاع می‌مانند.
استراتژی مدیریت ناوگان به چشم انداز وسیع و همکاری بالایی نیاز دارد و کارایی ناوگان را افزایش می‌دهد. بسیاری از مدیران ناوگان از نرم افزارهایی استفاده می‌کنند که داده خود را به بهترین شکل سازماندهی کرده و بهروه وری را به حداکثر برسانند. در اینجا به چند روش که می‌توانید کارایی ناوگان را در طول عملیات افزایش دهید اشاره می‌کنیم.
1. استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان
یک ناوگان پیشرفته برای بهبود فرآیندها و برقراری ارتباط با دیگران به فناوری مدرن متکی است. استفاده از فناوری برای مدیریت ناوگان شما هم نتایج مشابهی را به همراه دارد و کمک می‌کند پیشرفت کنید. وقتی صحبت از مدیریت ناوگان می‌شود، باید قبل از هر کاری ارتباط با تیم خود در هدفمند کنید و قاطعانه بهترین تصمیمات را بگیرید.
فرآیندهای سنتی نه تنها ثبت اطلاعات را دشوار می‌کرد بلکه سازماندهی را هم با مشکلات زیادی همراه می‌ساخت. نرم افزار مدیریت ناوگان این امکان را به شما می‌دهد که هر لحظه با مدیران خود در ارتباط باشید و اهداف خود را عاقلانه‌تر مشخص کنید.
استفاده از نرم افزار برای مدیریت ناوگان به شما امکان می‌دهد اطلاعات را در یک لحظه ثبت کنید و به گزارش‌های لحظه‌ای درسترسی داشته باشید. نرم افزار مدیرت ناوگان کمی سازی اطلاعات را امکان پذیر می‌کند و چیزهایی که در حالت عادی سخت به نظر می‌رسد را ساده می‌سازد.
2. کمک گرفتن از اپلیکیشن‌های تلفن همراه
در ارتباط ماندن با تیم بسیار مهم است. داشتن راهی برای برقراری ارتباط با تیم همه افراد را همگام می‌کند و کارایی ناوگان را بهبود می‌بخشد.
بهترین نرم افزار مدیریت ناوگان فاصله بین دفاتر را پر می‌کند اما با یک اپلیکیشن کارآمد و تلفن همراه هوشمند که این روزها در دسترس همه هست می‌توانید اعضای تیم، راننده‌های در مسیر و حتی بازرسان خود در ارتباط باشید. آگاهی از وضعیت فعلی خودرو و موقعیت مکانی آن از طریق اپلیکیشن‌های تخصصی مدیریت ناوگان امکان پذیر است و میز کار شما را به سطح جاده‌ها منتقل می‌کند بدون اینکه لازم باشد سبک زندگی خود را تغییر دهید. با این اپلیکشن‌ها انگار ناوگان در جیب شما است و هر لحظه بخواهید به آن دسترسی دارید. اطلاع یافتن از نیازها و در میان گذاشتن آن‌ها با تمام اعضای تیم به کمک اپلیکیشن‌ها به راحتی امکان پذیر است.
3. خودکار سازی ورود اطلاعات
مدیریت ناوگان اغلب با ورود داده‌ها به صورت دستی بسیار کند پیش می‌رود، وارد کردن سفارش‌های کاری، داده، هزینه‌ها و سایر اطلاعات در صفحات گسترده، اکسل یا ثبت اطلاعات مدیریت زمان را دشوار کرده و نمای جامعی از عملیات را به شما ارائه نمی‌دهد.
نرم افزار مدیریت ناوگان ساعت‌ها در وقت شما و کارکنانتان صرفه جویی کرده و ورود اطلاعات را به صورت اتوماتیک انجام می‌دهد. به روز رسانی اطلاعات به شکل لحظه‌ای انجام می‌شود و به این ترتیب هر لحظه اراده کنید اطلاعات از طریق سیستم یکپارچه مثل جی پی اس یا کارت سوخت دریافت می‌شود.
نرم افزار مدیریت ناوگان علاوه بر کاهش زمان ثبت اطلاعات، ارائه گزارش لحظه‌ای را هم ساده می‌کند. با داشبورد‌های قابل تنظیم و قابلیت‌های گزارش دهی این سیستم به راحتی می‌توانید عملیات و عملکرد ناوگان را از نزدیک زیر نظر داشته باشید.
4. تعریف راهکارهای عملی برای ساده سازی فرآیند تعمیر و نگهداری ناوگان
یکی از بزرگترین مشکلات مدیریت کردن یک ناوگان فرآیندهای قدیمی و زمان بر تعمیر و نگهداری است. کاغذ بازی وقت گیر و ارتباطات محدود اغلب باعث می‌شود وسایل نقلیه زمان‌های بسیار طولانی در تعمیرگاه‌ها بمانند و عملا هزینه زیادی به شرکت تحمیل شود.
اگر از یک سیستم ساده و کارا استفاده کنید، درخواست تعمیر و نگهداری سیستم به سرعت انجام می‌شود و همچنین با سرویس مرتب ناوگان از بروز خرابی و توقف کار دستگاه در طولانی مدت پیشگیری می‌شود. مدیران ناوگان هم می‌توانند سفارشان بیشتری بگیرند و زمینه پیشرفت کاری مجموعه به راحتی فراهم می‌شود. برای افزایش کارایی ناوگان همیشه لازم نیست خودرو یا ابزار جدیدی بخرید گاهی با نگهداری بهینه همین ناوگان موجود می‌توانید کارایی را به حداکثر برسانید. برقراری ارتباط مستمر بین مدیران، اپراتورها، و تکنسین‌ها می‌تواند در زمان انجام کارآمد کارها و انجام بهتر وظایف سازمان کمک کند.
5. پیگیری مستمر سفارش‌ها
یکی دیگر از راهکارهایی که بهره وری مدیریت ناوگان را افزایش می‌دهد پیشگیری و ثبت مستمر سفارش‌ها است. همه ما می‌دانیم که درک گذشته می‌تواند آینده را هدایت کند اما آیا می‌دانستید که این کار در مدیریت ناوگام معجزه می‌کند؟ با تجزیه تحلیل سابقه خدمات می‌توانید تصمیمات بهتری برای بهبود کارایی ناوگان در آینده بگیرید.
نرم افزار مدیریت ناوگان نه تنها داده‌های تعمیر و نگهداری را در زمان‌ها مختلف ردیابی می‌کند، بلکه پرونده کامل خدمات و سابقه آن‌ها را هم ثبت می‌کند. مدیران ناوگان می‌توانند سوابق خدمات گذشته مثل راه‌های مورد استفاده، هزینه‌های انجام شده، روند نگهداری و روش‌های بهبود برنامه توسعه شما را مشخص کنند.
6. تعیین راهکارهای کاهش هزینه مالکیت ناوگان
صرف نظر از اینکه دارایی ناوگان چقدر است، مدیریت بودجه ناوگان شما می‌تواند چالش برانگیز باشد. وارد کردن درست داده‌ها هزینه‌ها را مشخص کرده و مدیریت زمان را بهتر می‌کند چرا که از محاسبات نادرست پیشگیری می‌کند. ضریب خطای ثبت دستی اطلاعات و روش‌های قدیمی بسیار زیاد است و هزینه‌های مدیریت را بیشتر می‌کند.
اگر از یک نرم افزار متمرکز مدیریت ناوگان استفاده کنید، هزینه‌ها با دقت بالا و بدون اشتباه ثبت می‌شود و به این ترتیب می‌توانید برای استفاده بهینه از آن برنامه ریزی مناسبی داشته باشید. گرفتن تصمیمات بر پایه داده‌های دقیق قطعا به کاهش هزینه‌ها و مدیریت هوشمندانه ناوگان کمک می‌کند. افزایش بهره وری ناوگان تنها به معنی خرج کردن بیشتر نیست بلکه شما باید قادر باشید هزینه‌ها را کاهش داده و بودجه خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
سخن پایانی
افزایش بهره وری ناوگان به تصمیمات مدیریتی شما وابسته است، هرچه فرآیند کارها منظم‌تر باشد و به اطلاعات دقیق‌تری دسترسی داشته باشید احتمال اینکه تصمیمات بهتری بگیرید و از هدر رفتن سرمایه سازمان پیشگیری کنید افزایش پیدا می‌کند.
بهترین راهکار برای افزایش بهره وری علاوه بر افزایش دانش مدیران استفاده از ابزارهای روز مثل نرم افزارها و اپلیکیشن‌های جامع مدیریت ناوگان است که اطلاعات کامل و جامعی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند هر لحظه در جریان همه چیز ناوگان باشید. گاهی تشخیص رفتارهای نامناسب یک رانند مثل سرعت غیر مجاز یا ترمزهای ناگهانی می‌تواند روی کیفیت محصول و حفظ ناوگان تاثیر مستقیم بگذارد. استفاده از ابزارهای جدید کمک می‌کند در کنار حفظ ایمنی رانندگان بتوانید مشکلات احتمالی وسیله نقلیه را هم شناسایی کنید.
