گرفتن بهترین تصمیم برای عملکرد مناسب ناوگان از طریق در نظر گرفتن معیارهای خاص و ردیابی داده‌های مربوط امکان پذیر است. داده‌هایی که مدیر ناوگان با ردیابی آنها و با هدف رسیدن به موفقیت می‌تواند دید جامعی از کل ناوگان خود داشته باشد.
شما به عنوان یک مدیر ناوگان اطلاعات زیادی در مورد رانندگان و وسایل نقلیه خود در اختیار دارید. اینکه چگونه از این اطلاعات استفاده کنید، در نهایت نشان‌دهنده موفقیت یا عدم موفقیت عملکرد ناوگان‌تان است؛ اما اینکه کدام داده در اولویت نخست نیاز به ردیابی دارد، همیشه چالش برانگیز است. در این مقاله سعی می‌شود پانزده مورد از کلیدی‌ترین داده‌ها و معیارهای نیازمند ردیابی و نظارت مداوم برای شما معرفی شود.
داده‌های تعمیر و نگهداری
1- داده‌های بازرسی خودرو
گزارش‌های بازرسی خودروی راننده، مدیران را در مورد مسائل و مشکلات احتمالی وسیله نقلیه آگاه می‌کند. در حقیقت این اطلاعات کلید اصلی برای پی بردن به سلامت وسایل نقلیه به عنوان دارایی‌های اصلی شماست. استفاده از اطلاعات دسته‌بندی شده بر اساس راننده و یا نوع وسیله نقلیه دید مناسبی از نقص‌های رایج ناوگان را در اختیارتان قرار می‌دهد تا بدین شکل بتوانید بهترین راه‌حل را برای برطرف کردن آنها پیدا کنید.
در این میان استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان به عنوان یک دستیار می‌تواند خلاصه خرابی‌های وسیله نقلیه و شایع‌ترین مواردی که در بازرسی‌ها به آن اشاره شده را به شما نشان دهد. این موضوع یک مسیر مناسب برای بهبود استراتژی‌های نگهداری پیشگیرانه و کمک به کاهش زمان خرابی خودرو پیش رویتان قرار می‌دهد. علاوه بر آن این نرم‌افزار قابلیت ایجاد گزارش‌های دلخواه به عنوان مثال در مورد خرابی‌های نیازمند توجه فوری را دارد؛ نکته‌ای که به مدیر ناوگان امکان ردیابی روند پیشرفت مسائل دارای اولویت و تجزیه و تحلیل خرابی‌ها را فراهم می‌کند.
2-داده‌های مربوط به نگهداری پیشگیرانه
همانطور که می‌دانید تعمیر و نگهداری پیشگیرانه یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش طول عمر ناوگان تحت اختیار شما و صرفه‌جویی در تعمیرات پر هزینه است. استفاده از نرم‌افزارهای تعمیر و نگهداری ناوگان، با در اختیار گذاشتن وضعیت موجود هر وسیله نقلیه و فعالیت‌هایی که در این خصوص توسط پرسنل انجام می‌شود، می‌تواند شما را از انجام خدمات تعمیر و نگهداری پیشگیرانه در زمان مشخص شده آگاه کند.
3-داده‌های مربوط به کدهای تشخیص عیب
استفاده از تجهیزات تلماتیک به همراه نرم‌افزار مدیریت ناوگان امکان اطلاع و دریافت کدهای تشخیص عیب از وسایل نقلیه در زمان واقعی را برای شما مشخص می‌کند. اعلام هشدار به محض بروز مشکل به معنای نیاز به آغاز سریع تعمیر و نگهداری است. ضمن اینکه ذخیره شدن این کدها در نرم‌افزار مدیریت ناوگان و مشاهده لیست آن به شما این امکان را می‌دهد که با رایج‌ترین ایرادات در ناوگان خود آشنا شده و بدنبال پیدا کردن راه‌حل برای جلوگیری از بوجود آمدن مجدد آنها باشید. بررسی و ردیابی این نوع اطلاعات در نهایت نقش مهمی در نگهداری و حفظ مناسب ناوگان شما در بهترین وضعیت دارد.
4-داده‌های مربوط به نحوه تعمیرات
جلوگیری از خرابی وسیله نقلیه در ناوگان همیشه یکی از مشکلاتی است که ذهن مدیران ناوگان را به خود مشغول می‌کند؛ حتی تصور اینکه یک وسیله نقلیه برای یک روز در محل بلااستفاده پارک شود، بسیار مشکل است.
در این میان چه اینکه تعمیرات توسط تکنسین‌های شرکت انجام گیرد و چه اینکه به شخص ثالثی از خارج شرکت واگذار شود، نظارت بر زمان تعمیرات و اطمینان از انجام به موقع آن بسیار اهمیت دارد. برای این نظارت و ردیابی فعالیت تعمیرات، نرم‌افزار مدیریت ناوگان انتخاب بسیار مناسبی است. شما با استفاده از این نرم‌افزار امکان نظارت بر تاریخ شروع و پایان تعمیرات و بروزرسانی‌های آن را خواهید داشت و این یعنی اطلاع از عملکرد و میزان بهره‌وری تیم تعمیرات و نگهداری.
5-داده‌های کیلومترشمار
اطلاعات کیلومتر شمار، کلید بسیاری از تصمیمات آینده برای مدیر ناوگان است. شما با این اطلاعات می‌توانید برنامه‌ریزی‌های لازم برای تعمیرات نگهداری وسیله نقلیه تا تصمیم برای جایگزینی آنرا انجام دهید.
از آنجا که اکثر برنامه‌های تعریف شده برای تعمیر و نگهداری خودرو بر اساس مسافت پیموده شده و فاصله‌های زمانی است، دریافت داده‌های بروز و منظم از کیلومتر شمار خودرو به شما این امکان را می‌دهد که وسیله نقلیه خود را در بهترین شرایط نگاه دارید.
همچنین خواندن منظم اطلاعات کیلومتر شمار کمکی مناسب برای مدیریت رانندگان و کاهش هزینه‌های سوخت است. شاید به نظرتان انجام این کار و ردیابی مرتب این داده‌ها دشوار است؛ اما نگران نباشید، استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان، شما را در این راه کمک می‌کند و دید کاملی در خصوص اینکه چگونه ناوگانی بدون خطا داشته باشید، در اختیار قرار می‌دهد.
داده‌های مالی
6-داده‌های مصرف سوخت
مساله سوخت یکی از بزرگترین هزینه‌های جاری ناوگان است که پیگیری دقیق مصرف آن برای مدیر ناوگان اهمیت بالایی دارد. بنابراین داشتن سیستمی برای نظارت بر مصرف و محاسبه هزینه‌های آن کمک بسیاری به فرایند مدیریت سوخت است. سیستمی که با تعیین خودکار هزینه سوخت بازای مسافت طی شده، هزینه‌های آینده ناوگان با محوریت سوخت را پیش‌بینی کند تا مدیر ناوگان بتواند منابع مالی لازم برای این کار را به صورت واقعی اختصاص دهد.
اما برای این منظور ردیابی و ثبت دستی مصرف سوخت و محاسبه هزینه‌های مربوط معمولا زمانبر و با خطای بسیار همراه است. بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان کمک بسیار مناسبی برای ثبت ورودی‌های مصرف سوخت و انجام پیش‌بینی‌های آینده در این خصوص توسط مدیر ناوگان است. حتی می‌توان با ادغام کارت‌های سوخت با این نرم‌افزار به صورت خودکار تراکنش‌های سوخت را دانلود نمود تا از قرائت‌های نادرست و نامعتبر جلوگیری شود.
7- داده‌های سرمایه‌ای
یکی از چالش‌برانگیزترین داده‌هایی که نیازمند بررسی و ردیابی توسط مدیر ناوگان است، هزینه‌های سرمایه‌ای است.
تفکیک هزینه‌های ناوگان بر اساس سهم اختصاص یافته به وسایط نقلیه و نسبت آن در مقایسه با سایر هزینه‌ها به شما درک مناسبی از میزان بازگشت سرمایه کسب و کارتان در اختیار قرار می‌دهد.
از طرفی به تعیین استراتژی‌های لازم برای نگهداری پیشگیرانه، جایگزینی وسیله نقلیه، خرید و یا اجاره خودروهای مورد نیاز کمک می‌کند. این موارد توسط یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان به راحتی قابل محاسبه و رهگیری است.
8-داده‌های استفاده حداکثر از دارایی‌ها
سرمایه‌گذاری در یک ناوگان حمل و نقل، مسلما ارزان نیست؛ بنابراین هر مدیر ناوگان باید بتواند حداکثر استفاده از دارایی‌های خود که همان وسایل نقلیه هستند، را داشته باشد. نظارت صحیح بر وسایل نقلیه ناوگان باعث افزایش بازگشت سرمایه و به حداکثر رساندن طول عمر آنها می‌شود. مهمترین نوع نظارت ردیابی میانگین ساعات استفاده از وسیله نقلیه یا مسافت طی شده توسط آنهاست، فعالیتی که نه تنها امکان یک برنامه‌ریزی نگهداری پیشگیرانه را فراهم می‌کند، بلکه طول عمر مفید ناوگان را هم افزایش می‌دهد.
با استفاده از این اطلاعات و پس از گذشت چند ماه شما می‌توانید وسایل نقلیه کم استفاده را در ناوگان خود پیدا کنید و در خصوص ادامه فعالیت‌شان تصمیم‌گیری نمایید. همچنین ممکن است متوجه شوید که تعداد وسایل نقلیه موجود در ناوگان شما جواب تقاضای کسب و کارتان را نمی‌دهد و لازم است تا خودروهای جدید خریداری شوند.
9-جایگزینی خودرو
تصمیم در مورد تعویض خودرو و جایگزینی آنها یکی از پر چالش‌ترین وظایف مدیر ناوگان است. اگر چه خرید یک خودروی جدید پر هزینه است اما این موضوع واضح است که خودروهای قدیمی و استفاده مداوم از آنها می‌تواند پرهزینه‌تر بوده و بر روی سود نهایی شما تاثیر بگذارد. استفاده از شاخص‌های ردیابی مثل خواندن کیلومترشمار، بررسی سابقه فعالیت خودرو در ناوگان می‌توانند به شما در این میان کمک کنند. ردیابی مداوم این شاخص‌ها با نرم‌افزار مدیریت ناوگان همراه شما در گرفتن تصمیمات مناسب در خصوص جایگزینی و یا تعویض خودروهاست.
10-موجودی قطعات خودرو
برای مدیریت تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه ناوگان شما نیاز به ابزار مناسبی دارید تا زمان خرابی خودرو را به حداقل برسانید. اطلاع کامل از قطعات موجود در انبار و ردیابی مداوم آنها موردی است که به شما در کاهش هزینه‌های غیر ضروری کمک بسیار می‌کند.
معمولا قطعات مورد نیاز وسایل نقلیه، بیش از یک سوم هزینه‌های تعمیر و نگهداری را شامل می‌شود بنابراین کنترل میزان موجودی آنها و ردیابی مداوم‌شان از طریق داده‌هایی که در اختیار دارید، مدیریت ناوگان را بهبود می‌بخشد. مواردی مثل مشاهده منظم تاریخ سفارش قطعات و نظارت بر آنها، به شما در گرفتن تصمیمات عملی در مورد هزینه‌های آینده و مدیریت موجودی کمک بسیاری می‌کند.
داده‌های مربوط به نحوه رانندگی
11-GPS و تلماتیک
داده‌های دریافتی تلماتیک، دیدگاه مناسبی در خصوص سلامت وسیله نقلیه در اختیارتان قرار می‌دهد. ترکیب این داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت ناوگان، حتی می‌تواند داده‌های دقیق‌تری را برای مدیر ناوگان فراهم کند. اطلاعات گرفته شده از طریق تلماتیک، به شما کمک می‌کند تا رفتار راننده را به صورت کامل کنترل کنید و کارهای نا ایمن و خطرناکی را که راننده در حین رانندگی به کار می‌بندد، شناسایی نمایید. همچنین اطلاع داشتن از تعداد دفعات تکرار کدهای تشخیص عیب یا بررسی روند هشدارهای خطای موتور، با مدیریت سریع تعمیر و نگهداری، بسیاری از هزینه‌های اضافی شما را کاهش می‌دهد.
12- حوادث و ایمنی
ردیابی سطح ایمنی وسیله نقلیه یک موضوع حیاتی در هر ناوگان است و تصمیم‌گیری مناسب در این خصوص توسط مدیر ناوگان نقش مهمی در سلامت رانندگان و جلوگیری از هزینه‌های غیر ضروری دارد. در این میان ردیابی مواردی مثل رفتار رانندگان یا قطعات مورد نیاز برای تعمیر عامل مهمی در جلوگیری از جریمه‌ها و تصادفات پر هزینه است. نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان با ارایه هشدارهای لازم در خصوص این داده‌ها به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا اقدامات و عکس‌العمل‌های سریعی در این خصوص داشته باشد.
13- وظایف رانندگان
علاوه بر ردیابی سلامت خودرو به عنوان یک دارایی مهم در ناوگان، نظارت بر وظایف و عملکرد رانندگان هم از اهمیت بالایی برخوردار است. استفاده از یک سیستم مدیریت راننده، با تاثیر بر افزایش عملکرد رانندگان، به مدیر ناوگان این اطمینان خاطر را می‌دهد که وسیله نقلیه تحت اختیار راننده در سطح ایمنی مناسبی قرار دارد. شما با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان خواهید توانست با بررسی و نظارت مداوم بر سرعت وسیله نقلیه و مسافت‌های طی شده، راننده را در قبال هر گونه تخلف از میزان تعیین شده مجاز پاسخگو نگاه دارید.
همچنین ادغام سیستم‌های تلماتیک و کارت‌های سوخت با نرم‌افزار مدیریت ناوگان به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا با دیدی جامع نسبت به عادات پر ریسک راننده حین رانندگی، مدت زمان و مسافت طی شده و هزینه‌هایی که بر ناوگان وارد می‌کند، عملکرد راننده را در قبال وظایف خود بهبود دهد.
14-بررسی عملکرد تکنسین‌ها
زمان خرابی خودرو در گرفتن تصمیم برای هزینه‌های تعمیرات آن و در نتیجه بودجه‌بندی کلی سازمان تاثیرگذار است. برای همین منظور عملکرد تکنسین شما در تشخیص زمان خرابی خودرو و مدیریت هزینه‌ها اهمیت بالایی دارد. شما می‌توانید با بررسی سفارشات قطعات و زمان تعمیر و نگهداری تعریف شده در یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان از مدت زمانی که خودرو در فرایند تعمیر است و همچنین فعالیت‌هایی که تکنسین در این خصوص انجام می‌دهد آگاه شوید. از طرفی اگر فعالیت تعمیرات خودرو در سازمان برون سپاری می‌شود، با این نرم‌افزار می‌توانید در کوتاهترین زمان انجام یک خدمت را تایید یا رد کنید، موضوعی که به کنترل هزینه‌ها و مدیریت بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.
15-شاخص عملکرد کل ناوگان
در این مقاله انواع داده‌هایی که بهتر است توسط مدیر ناوگان از طرق نرم‌افزارهای مدیریتی دیابی شوند، مورد بررسی قرار گرفت. اما مجموع این داده‌ها معیاری برای اندازه‌گیری عملکرد کلی ناوگان است. وقتی شما به عنوان یک مدیر، گزارش‌های بدست آمده از نرم‌فزار مدیریت ناوگان را بررسی می‌کنید، ضروری است به داده‌های وضعیت موجود و همین‌طور داده‌های قبلی توجه نمایید. چون تنها در این حالت است که می‌توانید با بررسی یک روند از گذشته تا حال، عملکرد کلی ناوگان خود را به راحتی مشاهده و نظارت کنید. این فعالیت به شما در نقاطی که نیاز به بهبود است دید مناسبی می‌دهد و بر این اساس خواهید توانست مسیر اقدامات آینده خود را برای بازدهی بالاتر ناوگان مشخص کنید.
