مدیریت موثر ناوگان در دنیای امروز امری حیاتی و ضروری است. با این حال همه مدیران ویژگی‌های لازم برای عملکرد بهینه ناوگان را ندارند. در واقع برخی ویژگی‌های مدیریتی حتی می‌توانند مانع پیشرفت شوند. بنابراین شناخت آن‌ها که در بیشتر مواقع از دیدگاه افراد پنهان می‌ماند، به توانمندسازی مدیران و تبدیل کاستی‌ها به نقاط قوت کمک می‌کند. شناسایی و غلبه بر این موارد در نهایت این امکان را برای مدیران ناوگان فراهم می‌کند تا بهتر بتوانند پتانسیل‌های پنهان ناوگان را در جهت درست هدایت کنند. در این مطلب پنج ویژگی و رفتار نادرست مدیران ناوگان را بررسی خواهیم کرد و راهکاری عملی برای غلبه بر آن‌ها را بیان می‌کنیم.
۱. ارتباطات ضعیف
برای یک مدیر ناوگان ارتباطات موثر نقشی اساسی در موفقیت عملیات ناوگان ایفا می‌کند. با این حال در بیشتر موارد اهمیت آن نادیده گرفته می‌شود که می‌تواند عواقب شدیدی برای عملیات اجرایی داشته باشد. برخی از اثرات نامطلوب داشتن ارتباطات ضعیف به شرح زیر هستند:
درک نادرست از وظایف
ارتباطات ضعیف عامل ایجاد سوتفاهم در محیط کاری هستند که در نهایت سردرگمی پرسنل، بی‌نظمی و هرج و مرج را به‌دنبال دارد. دستورالعمل‌های نامشخص، انتظارات مبهم و اشتراک‌گذاری اطلاعات ناکافی باعث می‌شود که رانندگان و پرسنل پشتیبانی و اجرایی درک درستی از مسئولیت‌های خود نداشته باشند. به‌عنوان مثال سردرگمی در تحویل کالا به آدرسی اشتباه یا داشتن اطلاعات ناقص در مورد نیازهای خاص مشتری اتلاف زمان و مشتریان ناراضی را به‌دنبال دارد.
افزایش اشتباهات کاری
وقتی ارتباطات بین مدیریت و پرسنل ضعیف باشد، بروز اشتباه در محیط کار به یک اتفاق رایج تبدیل خواهد شد. در نتیجه، راهنمایی‌های نادرست و برداشت‌های غلط از مقررات باعث ایجاد خطا در برنامه‌ریزی مسیر یا برنامه تعمیر و نگهداری خودرو و تخصیص منابع می‌شود. به‌عنوان مثال اگر مدیر ناوگان تغییرات در اولویت تحویل یا دستورالعمل مسیریابی را در لحظه بروز نکند، رانندگان ممکن است در نهایت مسیرهای ناکارآمدی را انتخاب کنند یا محموله را به آدرس نادرست تحویل دهند که هر یک اتلاف زمان، سوخت و منابع مالی را به دنبال دارد.
روحیه پایین فعالیت
ارتباطات ضعیف عامل ایجاد ناامیدی و عدم مشارکت بین پرسنل ناوگان است. در این حالت کارکنان احساس بی ارزشی می‌کنند و از اهداف اصلی سازمان دور می‌مانند. علاوه بر این نبود کانال‌های ارتباطی کافی، فرهنگ بی‌اعتمادی و عدم همکاری بین پرسنل را به دنبال خواهد داشت. رانندگان و پرسنلی که احساس نادیده گرفته شدن یا شنیده نشدن می‌کنند به‌شکل مستقیم فعالیت‌های خود را به‌درستی انجام نمی‌دهند و در نتیجه سطح رضایت مشتری پایین خواهد آمد.
راهکارهای رفع مشکل
حال ببینیم برای رفع این مشکل‌ها چه راهکاری وجود دارد:
گوش دادن فعال
- تشویق گفتگوی باز و گوش دادن فعال بین مدیران و پرسنل ناوگان
- تایید فعالانه نگرانی‌های پرسنل و ایجاد فرصت‌هایی برای بازخورد آن‌ها
- اطمینان دادن به ورسنل در مورد ارزشمند بودن آن‌ها
بازخورد منظم
- ایجاد فرهنگ بازخورد منظم از طریق جلسات مشترک با پرسنل در سازمان
- بازخورد به رانندگان و کارکنان خود در مورد عملکرد و دستاوردهای آن‌ها
کانال‌های ارتباطی باز
- ایجاد محیط مناسب برای ارتباط آزاد
- استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند پلتفرم‌های دیجیتال، برنامه‌های موبایل برای اشتراک اطلاعات
- اطمینان از کارآمدی و فراگیر بودن کانال‌های ارتباطی
باید توجه داشت که ارتباط موثر یک فعالیت تجملاتی و پر هزینه نیست، بلکه به‌عنوان موتور محرک برای رشد و پیشرفت ناوگان عمل می‌کند.
۲. عدم مسئولیت‌پذیری
مسئولیت‌پذیری به‌عنوان یک ویژگی ضروری برای موفقیت مدیریت ناوگان در اجرای تصمیم‌ها و نظارت بر فعالیت‌ها به‌حساب می‌آید. عدم پاسخ‌گویی مدیر ناوگان در قبال مشکلات و چالش های احتمالی پیامدهای منفی به شرح زیر دارد:
هرج و مرج در سازمان
وقتی مدیران ناوگان تعهدی به اجرای صحیح تصمیم‌ها، اقدامات و نتایج کارهای خود نداشته باشند، در سازمان هرج و مرج ایجاد می‌شود. سرزنش دیگران برای اشتباهات و پاسخ‌گو نبودن مدیر با کاهش سطح اعتماد، انسجام درون تیم را ضعیف می‌کند. به‌عنوان مثال راننده‌ای که همواره در تحویل کالا تاخیر دارد، در صورت عدم رسیدگی مدیر به این مشکل و نپرداختن به ریشه آن، ممکن است عوامل خارجی را مقصر این کار خود بداند. موضوعی که در نهایت نارضایتی مشتریان و آسیب به اعتبار سازمان را در پی خواهد داشت.
چشم‌پوشی از مشکلات
عدم مسئولیت‌پذیری اغلب به شکل نادیده گرفتن مشکلات یا چشم‌پوشی از ناکارآمدی عملیاتی ظاهر می‌شود. زمانی‌که مدیران ناوگان در رسیدگی سریع به چالش‌ها ناکام می‌مانند، باعث تشدید مشکلات، افزایش هزینه‌ها و مختل شدن عملکرد می‌شوند. به‌عنوان مثال نادیده گرفتن نیازهای تعمیر و نگهداری خودرو یا بی توجهی به نگرانی‌های رانندگان در نهایت خرابی وسایل نقلیه، تصادف و افزایش هزینه‌های تعمیر را به‌دنبال دارد.
راهکارهای رفع مشکل
حال به بررسی روش های حل این مشکل می پردازیم:
تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری
- تعیین مکانیسم ردیابی عملکرد برای نظارت پیشرفت‌ها و اندازه‌گیری عملکرد فردی و تیمی
- ارزیابی منظم شاخص‌های عملکردی مانند تحویل به موقع، بهره‌وری سوخت، تعمیر و نگهداری خودرو
پاسخ‌گویی به پرسنل
- تقویت فرهنگ پاسخ‌گویی از طریق برآورده کردن انتظارات معقول پرسنل
- رسیدگی به مسائل و مشکلات در کوتاه‌ترین زمان ممکن
- تشویق گفتگوی باز، حل عملی مسائل، تعهد مشترک به تعالی
در حقیقت مسئولیت‌پذیری کاتالیزوری برای رشد و تضمین عملکرد مدیریت ناوگان است. به این شکل مدیران ناوگان می توانند تیم‌های خود را توانمند کرده و اطمینان پیدا کنند که آن‌ها در بالاترین سطح پتانسیل خود کار می‌کنند.
۳. مقاومت در برابر تغییر
در دنیای پر سرعت مدیریت ناوگان که در آن نوآوری و سازگاری کلید موفقیت است، مدیرانی که در برابر تغییرات مقاومت می‌کنند، اغلب عقب می‌مانند و فرصت‌های ارزشمند بهبود و رقابت موثر در بازار را از دست می‌دهند. این ویژگی مشکلات زیر را در سازمان ایجاد می‌کند:
رکود
نادیده گرفتن فناوری‌ها، فرایندها، روندهای بازار و شیوه‌های جدید در حوزه مدیریت ناوگان مانع افزایش کارآیی اجرایی و عامل کاهش بهره‌وری است. به عنوان مثال پایبندی به سیستم‌های ثبت دستی و سنتی به‌جای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان می تواند باعث ناکارآمدی، تاخیر و افزایش بار اداری شود.
از دست رفتن فرصت‌ها
مقاومت در برابر تغییر اجازه‌ای به بررسی فرصت‌های نوظهور موثر بر موفقیت سازمان نمی‌دهد. در این حالت با نادیده گرفتن ایده‌های جدید یا ناتوانی در کشف استراتژی‌های جایگزین، توانایی مدیر ناوگان برای نوآوری و استفاده از مزیت‌های رقابتی محدود می‌شود. به‌عنوان مثال نادیده گرفتن بازخورد راننده برای بهینه‌سازی مسیر یا عدم توجه به پیشرفت‌های فناوری تلماتیک در نهایت باعث کاهش هزینه‌ها، کاهش رضایت مشتری و افت عملکرد اجرایی سازمان می‌شود.
تمایل به حفظ وضعیت موجود
بی‌میلی مدیر ناوگان به پذیرش تغییر اغلب ناشی از تمایل به حفظ وضعیت موجود است، حتی اگر به نفع سازمان نباشد. نگاه داشتن رویه‌های منسوخ، گردش کاری ناکارآمد و مقاومت در برابر بهبود فرایندها با ایجاد احساس راحتی کاذب در مدیر، مانعی در برابر پیشرفت خواهد بود. علاوه بر این اجتناب از انطباق با استانداردهای روز و فرایندهای نوین در نهایت افزایش هزینه‌ها و کاهش کارآیی را به‌دنبال دارد.
راهکارهای رفع مشکل
این ویژگی با پیاده‌سازی روش‌های زیر توسط مدیران ناوگان قابل رفع است.
استقبال از نوآوری‌ها
- جستجوی فعالانه برای فرصت‌های بهبود
- اطلاع از روندهای صنعت حمل و نقل، فناوری‌های نوظهور و شیوه‌های جدید
- تشویق پرسنل به ارائه ایده‌های جدید و آزمایش آن‌ها در جهت بهینه‌سازی عملیات ناوگان
- فراهم کردن زمینه بازخورد پرسنل
- تقویت فرهنگ ارتباط و همکاری باز
- دریافت نظرات رانندگان، پرسنل و کلیه ذینفعان
تقویت فرهنگ بهبود مستمر
- بررسی منظم عملکرد اجرایی و فرایندها با هدف شناسایی زمینه بهبود عملکرد
- ایجاد انگیزه در سازمان برای تفکر نوآورانه، حل فعال مسائل از طریق سیستم پاداش و انگیزه
با این موارد می‌توان گفت که با غلبه بر مقاومت در برابر تغییر و پذیرش نوآوری، مدیران ناوگان می‌توانند با استفاده مناسب از فرصت‌های سرمایه‌گذاری و حفظ مزیت رقابتی از رکود دور بمانند.
۴. ناتوانی در توانمندسازی و ایجاد انگیزه در پرسنل
زمانی‌که مدیر ناوگان در توانمندسازی پرسنل خود کوتاهی می‌کند، پیامدهای گسترده‌ای مانند روحیه پایین پرسنل، نرخ گردش مالی بالا و کاهش بهره‌وری را به‌دنبال دارد.
روحیه پایین پرسنل
عدم توانمندسازی پرسنل باعث ایجاد حس بی ارزشی، فرصت محدود برای رشد آن‌ها و در نهایت نارضایتی و عدم مشارکت در فعالیت‌ها می‌شود. به‌عنوان مثال وقتی رانندگان به‌طور مداوم عملکرد فوق‌العاده‌ای دارند و در ازای آن پاداش یا تشویقی دریافت نمی‌کنند، شور و شوق آن‌ها کاهش می‌یابد و در نهایت بر روحیه کلی تیم تاثیر می‌گذارد.
کاهش گردش مالی سازمان
مدیریت خرد، عدم اعتماد و اعطای اختیارات محدود برای تصمیم‌گیری به پرسنل حس بی‌ارزشی را در آن‌ها ایجاد می‌کند. زمانی‌که اعضای تیم احساس قدردانی یا مشارکت نمی‌کنند، به دنبال فرصت‌هایی برای استفاده از تخصص و استعداد خود در جای دیگر می‌گردند. در نتیجه عملیات اجرایی کل سازمان با اختلال مواجه می‌شود و با افزایش احتمال ترک پرسنل از محیط کار، هزینه‌های قابل توجهی از نظر استخدام و آموزش پرسنل جدید به سازمان وارد می‌شود.
بهره‌وری پایین
عدم توانمندسازی، باعث از بین رفتن نوآوری و خلاقیت در بین پرسنل می‌شود. در نتیجه آن‌ها توانایی حل مسائل را نخواهند داشت و به مرور کارآیی خود را از دست می‌دهند. این موضوع با از دست رفتن فرصت‌ها، دستیابی به اهداف را با شکست مواجه می‌کند.
راهکارهای رفع مشکل
موارد زیر مهم‌ترین راهکارها برای غلبه بر این ویژگی است:
تفویض اختیارات
- سپردن مسئولیت‌های خاص به پرسنل
- تشویق فعالیت‌های مستقل و ایجاد فرصت‌های پیشرفت برای آن‌ها
اعطای پاداش
- اجرای سیستم پاداش برای قدردانی از عملکرد و مشارکت پرسنل
- تشویق دستاوردهای کوچک پرسنل از روش‌های مختلف
- برجسته کردن نقاط قوت و تلاش‌های افراد
تقویت محیط کاری مثبت
- ایجاد محیط کاری فراگیر و حمایتی مشوق ارتباطات باز، همکاری و اعتماد
- گوش‌دادن فعالانه به ایده‌ها، نگرانی‌ها و بازخورد اعضای تیم
- ایجاد فرصت برای رشد، آموزش و توسعه حرفه‌ای
- تشویق پرسنل در جهت متعادل کردن کار و زندگی شخصی
- ایجاد فرهنگ قدردانی و احترام در سازمان
مدیران ناوگان با اطلاع از پیامدهای منفی عدم توانمندسازی و ایجاد انگیزه در اعضای تیم و اجرای راهکارهای رفع مشکل در نهایت قادر خواهند بود نیروی کاری با انگیزه و متعهد را پرورش دهند.
۵. مدیریت ضعیف زمان
زمان منبعی گرانبها در دنیای پر سرعت صنعت حمل و نقل است. مدیریت ضعیف زمان حتی بر موفقیت بهترین مدیران ناوگان می‌تواند تاثیر بگذارد. برخی از این مشکلات به شرح زیر هستند:
اهمال‌کاری
به تاخیر انداختن موعد انجام کار یا اقدامات ضروری تا آخرین لحظه باعث از دست رفتن فرصت‌ها و تاخیر در پیشرفت است. در حقیقت اتلاف وقت برای کارهای غیر ضروری، وقفه‌های بیش از حد یا عدم تصمیم‌گیری تنها مشکل را تشدید می‌کند.
عدم اولویت‌بندی
نداشتن درک روشن از وظایف مهم و دارای اولویت بهره‌وری کل را تحت تاثیر قرار می‌دهد. علاوه بر این از تخصیص کارآمد منابع و توجه به مسائل حیاتی جلوگیری می‌کند.
مدیریت خرد
در بسیاری از موارد هدف مدیر ناوگان از اجرای این سبک مدیریتی، اطمینان از اجرای روان فعالیت‌ها است. اما کنترل بیش از حد بر امور در نهایت باعث می‌شود که زمان ارزشمند مدیر که می‌تواند صرف برنامه‌ریزی‌های کلان یا توسعه راه‌حل‌های نوآورانه شود، به هدر رود. در نتیجه این کار علاوه بر اختلال در بهره‌وری، اعتماد بین پرسنل و مدیریت از بین می‌رود و رشد و توانمندی آن‌ها متوقف می‌شود.
راهکارهای رفع مشکل
برای غلبه بر مشکل مدیریت زمان راهکاری زیر کمک کننده است:
تنظیم شفاف اولویت‌ها
- شناسایی ضروری‌ترین وظایف همسو با اهداف
- تمرکز انرژی و منابع بر فعالیت‌های موثر
- واگذاری وظایف با اهمیت پایین به پرسنل
- برون‌سپاری و استفاده از فرایندهای اتوماسیون برای مدیریت فعالیت‌های واگذار شده
تفویض اختیار
- اعتماد به اعضای تیم در جهت عهده گرفتن وظایف بر حسب توانمندی‌ها
- کاهش حجم کار با توزیع موثر مسئولیت‌ها
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان
- جستجوی روش‌های مدیریت زمان در جهت افزایش بهره‌وری و تمرکز بر کار
- استفاده از ابزارهای کارآمد مدیریتی برای سازماندهی برنامه‌ها
مدیریت موثر زمان در نهایت با تغییر در روش‌های فعالیت و کاهش سطح استرس پرسنل و مدیر ناوگان، سطح موفقیت سازمان را ارتقا می‌دهد.
و در نهایت شکست عادت‌های نادرست رمز موفقیت است
برای رشد و پیشرفت ناوگان حمل و نقل، شناسایی و درک درست عادت‌های نادرست مدیریتی بسیار اهمیت دارد. مدیران ناوگان با درک درست از این مشکلات و اجرای راهکارهای رفع آن‌ها در نهایت قادر خواهند بود مسیر موفقیت سازمان را هموار کنند. در حقیقت یک مدیر ناوگان باید رهبری الهام‌بخش، مسئولیت‌پذیر و مشوق نوآوری و توانمندسازی پرسنل باشد. زیرا تنها در این صورت است که می‌توان با استفاده بهینه از پتانسیل‌های موجود سبک مدیریت متفاوت و اثربخشی را در سازمان پیاده کرد.
مرجع:
