یکی از وظایف اداره خدمات و پشتیبانی رزرو مهمانسراها و فراهم آوردن خدمات رفاهی در سفر یا ماموریت برای کارکنان است. در دوران کرونا به علت شرایط ویژه این زمان، تعداد این سفرها و ماموریتها کاهش پیدا کرده بود، اما انتظار میرود که با واکسیناسیون سراسری و ایجاد شرایط پایدار برای سفر، تعداد سفرها بالطبع نیاز به مهمانسراها نیز افزایش بسیار چشمگیری خواهد داشت. با توجه به این شرایط قصد داریم در این مقاله در مورد «اداره رفاه، کارکرد آن، لزوم استفاده از مهمانسراها و بهترین نحوه مدیریت آنها» صحبت کنیم و آنها را برای شما بیان کنیم.
کارکرد اداره رفاه در سازمانهای مختلف چیست؟
قبل از هر چیزی قصد داریم، در مورد این صحبت کنیم که اداره رفاه چیست و کارکرد این اداره در سازمانهای مختلف چیست تا به آگاهی کاملی در مورد آنها برسید.
1. برنامهریزی و عقد قرارداد جهت فراهم آوردن خدمات تفریحی، ورزشی برای کارکنان
انجام ورزش و تفریحات روزانه یا ماهانه میتواند در روحیه کارکنان و کارمندان یک اداره نقش به سزایی داشته باشد و باعث بهبود عملکرد آنها گردد. به همین دلیل لازم است که مدیران یک سازمان، شرکت یا ارگان برای این موضوع برنامهریزیهای لازم را به خوبی انجام دهند تا بتوانند بازده عملکردی کارکنان را بالاتر ببرند.
در سازمانها قسمتی که وظیفه برنامهریزی این موضوع و عقد قراردادهای لازم برای آن را بر عهده دارد، اداره رفاه است که باید این کار به خوبی انجام دهد.
2. تملک و یا ساخت مهمانسرا در شهرهای مختلف
بعضی از ادارات و ارگانها با توجه به تعداد کارکنان خود و نیاز سنجیهایی که انجام میدهند، اقدام به ساخت و یا تملک یک مهمانسرا در شهرهای توریستی و دارای جاذبه گردشگری میکنند. این امر میتواند از دو جهت برای اداره مربوطه مفید باشد، اول آن که با توجه به اینکه مهمانسرا متعلق به آن اداره است، طبیعتا برای هزینههای مهمانسرا صرفه جویی اقتصادی خواهد شد.
دومین امری که مالکیت مهمانسرا برای یک اداره به صرفه خواهد بود این است که با توجه به برنامه ریزیهای انجام شده برای کارکنان و میزان استفاده آنها از مهمانسراها، اداره مربوطه میتواند اقدام به کسب درآمد از طریق اجاره دادن مهمانسرا کند که در اداره و بهبود مهمانسرا میتوان از این درآمد استفاده مفید کرد.
3. برنامهریزی جهت ارائه خدمات گردشگری کارکنان
سفر یکی اجزایی است که از زندگی هر انسانی جدا نمیگردد و کارمندان نیز از این قاعده مستثنا نیستند. اداره رفاه سازمانها وظیفه دارند جهت ارائه خدمات گردشگری به سازمانها برنامهریزیهای لازم را به خوبی انجام دهند و این کار را تسهیلگری کنند.
4. فراهم کردن بلیط مربوط به اتوبوس، قطار یا هواپیما
کارکنان برای انجام سفرهای خودشان گاهی نیاز به استفاده از قطار، هوایپما یا اتوبوس دارند که اداره خدمات رفاهی هر سازمانی وظیفه دارد تا این بلیطها را تهیه کند و به کارمند جهت استفاده و رسیدن به مقصد مورد نظر تحویل دهد.
5. نگهداری از مهمانسراها
مهمانسراها و امکان اقامتی بعد از مدتی نیاز به مرمت و بازسازی دارند، زیرا با هر بار استفاده از آنها تجهیزات آنها مستهلک میشود و عمر بنا نیز افزایش پیدا میکند. اداره رفاه سازمانها و شرکتهای مختلف وظیفه دارند که تعمیر و نگهداری از مهمانسراها را به خوبی انجام دهند و اجازه ندهند که این بنا خراب شوند.
6. اجاره مهمانسرا توسط اداره رفاه کارکنان
با توجه به تصمیم مدیریت یک اداره و نیاز سنجی ممکن است تصمیم بر اجاره مهمانسرا به جای تملک و یا ساخت مهمانسرا گرفته شود. اجاره مهمانسرا میتواند هزینههای بیشتری را برای اداره رفاه کارکنان در پی داشته باشد، چرا که با توجه به فصول مختلف و یکسان نبودن شرایط اقتصادی در شهرهای بزرگ و توریستی، بهای اجاره میتواند از هزینههای پیش بینی شده بالاتر رود.
چه لزومی برای استفاده از مهمانسرا وجود دارد و چه موارد در بهبود این خدمات اثر دارد؟
انجام روتین شرح وظایف توسط کارکنان در طولانی مدت میتواند باعث افت بازدهی و حتی روحیه کارکنان شود. این امر میتواند در مسیر پیش روی یک اداره تاثیر منفی داشته باشد و از بازدهی کارکنان بکاهد. اداره خدمات و پشتیبانی با آماده سازی پیش زمینه برای کارکنانی که به سفر میروند، میتواند در بازگردانی روحیه کارکنان موثر باشد، چرا که هدف اصلی برای تعلق گرفتن مرخصی به یکی از کارکنان، بازیابی روحیه و استراحت است و اگر برای این منظور اقدامات لازم اندیشیده نشود، باعث افت تدریجی بازدهی کلی کارکنان خواهد شد. برای همین منظور اداره خدمات و پشتیبانی و رفاه کارکنان به وجود آمد تا موانع این کار از سر راه بردارد.
اداره رفاه کارکنان و بهبود شرایط مهمانسرا
تملک و یا اجاره یک مهمانسرا یک سمت موضوع است و سمت دیگر همان رسیدگی و بهبود شرایط این مهمانسراها میباشد که در طولانی مدت و استفادههای مداوم از مهمانسراها میتواند بسیار مهم باشد. مناسب بودن شرایط مهمانسرا که شامل نظافت به موقع، انجام تعمیرات مورد نیاز، ارتقا فضای داخلی مهمانسرا و … است، از جمله وظایف اداره خدمات و پشتیبانی است که میبایست زیر نظر داشته باشد و بر انجام این امور نظارت داشته باشد.
تاثیر موقعیت مکانی مهمانسراها
شرایط مناسب نیز همانند موقعیت مکانی مناسب میتواند در به وجود آوردن تجربه لذت بخش برای کارکنانی که به سفر آمدهاند و از مهمانسرا استفاده میکنند، موثر باشد و ثمره نهایی انجام تمامی این امور توسط اداره خدمات و پشتیبانی برای کارکنان، رقم خوردن لحظات خوش و بازگشت روحیه از دست رفته در اثر انجام مداوم مسولیتهاست.
نرم افزار مدیریت مهمانسرا
همانطور که پیشتر به آن پرداختیم، مهمانسراها و اهمیت بالای آنها بیان شد، اما باید توجه داشت که اداره رفاه کارکنان میبایست برای مدیریت توزیع و اختصاص دادن مهمانسرا در اختیار کارکنان به صورت هدفمند و با برنامه ریزی جلو برود تا در صورت استقبال زیاد برای استفاده از مهمانسراها دچار مشکل و ناهماهنگی نشود. برای پیشبرد این هدف اداره خدمات و پشتیبانی میبایست قوانینی را وضع کند که تمامی کارکنان بتوانند به طور برابر از این امکانات استفاده کنند و همه امور را به طور منظم به پیش ببرد.
با توجه به گستردگی فیزیکی شعب مختلف ادارات و تعداد بالای کارکنان، اطلاع رسانی این قوانین و شرایط اختصاص مهمانسرا کمی دشوار به نظر میرسد که البته با راه حلی مناسب این مسئله هم قابل حل است. برای این منظور سیستم نرمافزاری جامعی وجود دارد که قابلیتهای گسترده و مناسبی را در این زمینه به اداره رفاه و کارکنان ارائه میدهد. در ادامه به بررسی تعدادی از قابلیتهای این سیستم نرم افزاری میپردازیم:
ایجاد دسترسی آسان به تمام مهمانسراها
با استفاده از سیستم نرمافزاری کارکنان میتوانند اطلاعات تمامی مهمانسراها و اقامتگاههای در دسترس و آماده شده توسط اداره رفاه کارکنان را در اختیار داشته باشند. این سیستم میتواند اطلاعات محیطی شامل موقعیت مکانی مهمانسرا، وضعیت اتاقها و… را در اختیار کارکنان قرار دهد و انتخاب را برای آنها بسیار آسانتر کند.
نوبت دهی و سهمیه بندی
با استفاده از این سیستم نرمافزاری کارکنان می تواند برای اقامت در مهمانسراها نام نویسی کنند و در صورت نیاز و استقبال زیاد از یک مهمانسرا، برای دسترسی به آن از سیستم نوبت دهی اسفاده کنند. این سیستم میتواند در سهمیه بندی برای کارکنان نیز مورد استفاده قرار گیرد، به این صورت که ممکن است یک اداره برای استفاده از مهمانسراها سهمیه مشخص برای هر یک از کارکنان داشته باشد و با استفاده از این سیستم کارکنان میتوانند از سهمیه خود آگاه شوند.
پرداخت هزینههای اقامت
استفاده از مهمانسراها برای کارکنان ممکن است هزینههای کمی را به دنبال داشته باشد که در جهت بهبود شرایط مهمانسرا استفاده خواهد شد. برای اطلاع از این هزینههای احتمالی و حتی پرداخت آنها از طریق درگاههای اینترنتی میتوان از این سیستم نرمافزاری استفاده کرد.
تخصیص زمان بهره وری هر فرد
این سیستم قابلیت آن را دارد که با توجه به برنامههای درون سازمانی که شامل طبقه بندی در بین کارکنان است، موقعیتهای مورد انتظار و برنامه ریزی شده را برای هر یک از کارکنان مشخص کند. با توجه به میزان سابقه و رتبه هر یک از کارکنان این سیستم میتواند زمان مشخصی را برای استفاده از مهمانسرا مشخص کند و با این روند به نظم در اختصاص مهمانسرا به کارکنان کمک میکند.
برای مدیریت مهمانسراها از سیستم نرمافزاری استفاده کنید
اداره خدمات رفاهی سازمانهای مختلف وظیفه کلی ارائه خدمات تفریحی و گردشگری کارکنان را بر عهده دارد و باید جهت بهبود این خدمات، عقد قراردادهای مربوطه و برنامهریزی آن اقدامات مناسبی را انجام دهد. یکی از بخشهای مهم خدمات رفاهی مدیریت و ارائه مهمانسراها به کارکنان و کارمندان یک اداره است. تعداد کارمندان یک سازمان یا شرکت به طور قطع زیاد است که همین موضوع باعث سخت شدن این مهم میگردد که باید برای رفع آن فکری صورت بگیرد.
خوشبختانه راهحلی جامع و کامل برای این موضوع وجود دارد که این راه حل استفاده از سیستم نرمافزاری جهت مدیریت و ارائه خدمات مهمانسراها است. این سیستم نرمافزاری به مدیران این بخش اجازه میدهد تا بتوانند به کارکنان امکان نوبتگیری اتوماتیک و سریع، پرداخت هزینه اقامت به صورت الکترونیکی و بسیاری موارد دیگر را میدهد که بسیار مفید و کمککننده است.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص این سامانه به صفحه ویژه مربوط به «نرم افزار رزرو مهمانسرا» مراجعه کنید.
در قسمت نظرات به ما بگویید که آیا تا به حال از سیستم نرمافزاری برای رزرو مهمانسرا استفاده کردهاید یا خیر؟
