دیسپاچینگ چیست و چه کاربردی دارد؟

عصر استفاده از تخته سفید و سیستم‌های سنتی برای مدیریت اعزام خودروها به ماموریت به پایان رسیده است. در دنیای دیجیتال امروز کلیه مراحل ردیابی، تحویل کالا و ارتباطات بین راننده و مدیریت توسط یک پلتفرم موبایل و سامانه‌های مربوط انجام می‌گیرد. اگر بخواهیم فعالیت‌های یک ناوگان حمل و نقل را به شکلی دیگر تصور کنیم، می‌توان گفت که در یک ناوگان حمل و نقل، رانندگان خودرو همانند افرادی که در یک ارکستر قرار دارند باید از رهبر ارکستر که مدیر ناوگان و یا مدیر دیسپاچینگ است پیروی کنند. این مدیریت زمانی پیچیدگی‌اش بیشتر می‌شود که تعداد خودرو در یک ناوگان بیشتر باشد . در این حالت  مدیریت و اجرای به موقع فعالیت‌ها پیچیدگی خود را پیدا می‌کند و نیازمند گذر از سیستم‌های سنتی و حرکت به سمت فعالیت‌های مدرن است. در این میان مدیر دیسپاچینگ بر مبنای پتانسیل‌های در دسترس خود استراتژی‌های عملیاتی متفاوتی را برای رهبری این ارکستر بکار می‌بندد. اما دیسپاچینگ چیست و چالش‌هایی که مدیر مربوط در آن روبروست چه می‌باشد؟

نگاهی عمیق‌ به دیسپاچینگ

دیسپاچینگ Dispatching یا مدیریت اعزام به ماموریت خودروها فراهم کردن نظم و هماهنگی بین مرکز مدیریت و خودروهای اعزام شده برای ماموریت است. در یک ناوگان حمل و نقل مدیر دیسپاچینگ وظیفه تعریف یک ماموریت مناسب برای خودرو را بر عهده دارد و عوامل مختلفی همانند نوع خودرو، فاصله آن تا کالای قابل حمل به مقصد، محل ماموریت و  اینکه از چه مسیری حرکت کند دارد.

با نگاهی عمیق به دیسپاچینگ در می‌یابیم که این عملیات قلب فرایند مسیریابی است. مسیریابی اعزام ناوگان به محل بسته به نیاز هر صنعت متفاوت است؛ اما در هر حال چیزی فراتر از یافتن بهترین مسیر بین دو نقطه مبدا و مقصد تعریف می‌شود.

هدف اصلی در دیسپاچینگ این است که راننده یک خودرو در مسیر خود نسبت به محموله، در سریع‌ترین زمان ممکن با کمترین اتلاف وقت و بر اساس زمان بندی تعیین شده و انتظارات مشتری به سمت مقصد حرکت کند.

از طرفی در اغلب اوقات مشکلاتی در خصوص حمل کالا بوجود می‌آید که فرایند برنامه‌ریزی را با مشکل مواجه می‌کند مواردی مثل مشکلات خودرو حین ماموریت یا درخواست‌های ناگهانی کارفرما که ارزش واقعی مدیریت و بهینه کردن فرایند حمل محموله به مقصد در زمان مشخص بیش از پیش مشخص می‌شود.

سازمان‌هایی که از مدیریت دیسپاچینگ بهره می‌برند، با راهکارهایی که بر مبنای تکنولوژی مدرن است می‌توانند به نحو موثری این فعالیت را مدیریت کنند.

تقسیم‌بندی فعالیت دیسپاچینگ

فعالیت دیسپاچینگ به دو دسته مدیریت لجستیک و مدیریت افراد تقسیم‌بندی می‌شود.

1. مدیریت لجستیک

در این حالت مدیریت متمرکز بر زنجیره تامین، گردش کار و پیشرفت کارها برای دستیابی به یک هدف است. به عبارتی حرکت خودروها و افراد را در قالب جریان‌های کاری برای یک درخواست خدمت مشخص هماهنگ می‌سازد.بر این اساس:

• تحویل کالا و زمان ارایه خدمت برنامه‌ریزی می‌شود.
• مدیریت از این موضوع که راننده از دستورالعمل و مقررات مربوط پیروی می‌کند وجود دارد.
• هزینه‌ها مدیریت می‌شود.
• در تحویل سفارشات کاری تغییر بهینه ایجاد می‌شود.

2. مدیریت افراد

در این حالت مدیر دیسپاچینگ کمک می‌کند تا فعالیت افراد به نحو موثری به انجام برسد. به عبارتی با کمک به رانندگان در رفع چالش‌های پیش آمده حین ماموریت و هماهنگی با کارفرما در صورت تاخیر در تحویل کالاف فعالیت را بهینه می‌سازد.

در یک فعالیت مدرن فعالیت دیسپاچینگ چگونه انجام می‌شود؟

در یک فعالیت مدرن اطلاعات مکان و وضعیت خودرو توسط ردیاب در اختیار مدیریت دیسپاچینگ قرار می‌گیرد. در این حالت با توجه به مقصد تحویل کالا، مدیریت بسته به وضعیت قرارگیری خودروها نسبت به محل، نزدیکترین خودرو را به محل اعزام می‌کند. در دیسپاچینگ کلیه مسیرها برای رسیدن به محل برای خودرو مشخص می‌شود و راننده برای انجام ماموریت به آنجا اعزام می‌شود. در طول مسیر نیز مدیر دیسپاچینگ کلیه پارامترهای مورد نیاز مانند مسیر حرکت و عدم عبور از محدوده مجاز تعریف شده، سرعت و شتاب خودرو را نظارت و مونیتور می‌کند. اما این نوع فعالیت چه مزایایی برای ناوگان حمل و نقل بدنبال دارد؟

مزایای دیسپاچینگ در مدیریت ناوگان حمل و نقل

همان طور که گفته شد در فعالیت دیسپاچینگ خودرو بر اساس نزدیک بودن به محل ماموریت انتخاب می‌شود و زمان تحویل کالا به مقصد بهینه می‌شود. بر این اساس مدیر ناوگان می‌تواند به عنوان مثال خودرویی را که در همان اطراف نقطه مقصد بار خود را تخلیه کرده است، مجددا به محل ماموریت جدید اعزام کند. اطلاعاتی که ردیاب برای مدیر ناوگان در اختیار می‌گذارد، امکان اعزام مناسب‌ترین خودرو را فراهم می‌کند.  این موضوع به آن معناست که استفاده از دیسپاچینگ با استفاده از ابزارهای مدرن در نهایت افزایش بهره‌وری و کارآیی را بدنبال دارد اما اگر بخواهیم بصورت جزیی‌تر به مزایای این فعالیت بپردازیم می‌توان موارد برجسته زیر را مورد توجه قرار داد:

• مدیریت می‌تواند فاصله هر خودرو از محل مورد نیاز ماموریت را مشاهده کند
• قابلیت اعزام نزدیکترین خودرو به محل ماموریت به راحتی امکان پذیر است
• مقصدحمل کالا و مقصد انجام ماموریت و نشانی محل به صورت آنلاین به راننده اعلام می‌شود.
• ردیابی خودروی اعزامی به ماموریت بصورت مداوم در طول مسیر انجام می‌شود.
• افزایش سرعت عملیات تحویل کالا به مشتریان
• قابلیت تحلیل اطلاعات توسط مدیریت و اتخاذ استراتژی‌های متفاوت برای رفع چالش‌ها
• قابلیت ارایه پاداش به رانندگانی که در قالب برنامه‌ریزی‌های اعلامی بهترین عملکرد را داشته‌اند

نکته غیر قابل چشم‌پوشی نقش دیسپاچینگ در بهینه‌سازی مدیریت ناوگان حمل و نقل

سیستم‌های دیسپاچینگ مدرن، مدیریت ناوگان حمل و نقل را متحول کرده است. با استفاده از سیستم‌های ماهواره‌ای که در سامانه دیسپاچینگ وجود دارد، رانندگان به راحتی می‌توانند در محل‌هایی که تاکنون تردد نکرده‌اند حرکت کنند و در نتیجه سرعت فعالیت اعزام به ماموریت برای مدیر ناوگان بیشتر خواهد شد. از طرفی در این فعالیت دیگر لازم نیست که صرفا خودروی خالی از مرکز کنترل به مقصد اعزام شود بلکه می‌توان با رصد خودروهای خالی موجود در مسیر حمل کالا، نزدیکترین خودرو را به محل اعزام نمود.

این موضوع به طرز چشمگیری بر روی کاهش هزینه‌ها، کنترل موقعیت مدیریت ناوگان تاثیرگذار است و در نتیجه امکان برنامه‌ریزی و چشم‌انداز فعالیت واضح‌تر و دقیق‌تر خواهد بود. طراحی و برنامه‌ریزی سامانه مناسب دیسپاچینگ برای فعالیت اقتصادی شما در هر ناوگان حمل و نقلی نیازمند مشاوره با کارشناسان مربوط است تا بر مبنای درخواست و پتانسیل سازمان شما سیستم مناسب را طراحی کنند. پس اگر بدنبال ابزار دیسپاچینگ بهینه متناسب با نوع فعالیت خود هستید، تماس با کارشناسان شرکت پیشگامان آسیا را از دست ندهید.