یک مدیر بجز کنترل بخش‌های تحت نظارت خود، فعالیت‌های راهبردی‌تری در یک سازمان بر عهده دارد. وظایفی که وی را مجبور می‌سازد راه‌هایی برای تسهیل امور محوله خود به انجام برساند. از جمله این موارد هوشمندسازی وظایف هر بخش از سازمان تحت نظارت است.
یکی از بخش‌هایی که می‌تواند در صورت عدم توجه لازم و اداره آن به شکل سنتی، به مرور به معضل تبدیل شود، بیمه خودرو است. مسلما شما به عنوان یک مدیر ناوگان حمل و نقل، خودروهایی با انواع مختلف بیمه‌نامه و مشکلی به نام تمدید و سررسید پرداخت آن دارید.لذا قبل از ارایه هر راه حل بهتر است کمی به مشکلات پنهان عدم توجه به این موضوع بپردازیم.
اهمیت تمدید بیمه‌نامه در زمان مقرر
بدیهی است که عدم تمدید بیمه‌نامه‌ها و به تعویق انداختن آنها برای هر شخص و سازمان، جریمه و جبران خسارت است. یکی از مهمترین خساراتی که ممکن است سازمان با آن مواجه شود این است که در صورت بروز حادثه برای هر یک از خودروهای ناوگان حمل و نقل و نداشتن اعتبار بیمه‌نامه خودرو، شرکت‌های بیمه تعهدی در قبال پرداخت خسارت به شما ندارند و در این حالت سازمان است که علاوه بر خسارت و جریمه تمدید بیمه‌نامه، کلیه خسارت خودرو ناشی از حادثه را بپردازد.
به طور معمول توصیه بر این است که یک هفته قبل از پایان سر رسید بیمه‌نامه نسبت به تمدید آن اقدام شود.
اما ایا در یک ناوگان با چندین خودرو، ثبت دستی تمام سر رسید بیمه‌نامه‌ها و یا سپردن اختیار آن به رانندگان امکان پذیر است و یا می‌توان از خطای انسانی در این خصوص جلوگیری کرد؟
بررسی جزیی‌تر عواقب دیرکرد پرداخت حق بیمه خودرو
بدیهی است که حتی اگر خودروی سازمانی اعتبار بیمه‌نامه‌اش به پایان برسد و شما به عنوان مدیر مانع تردد آن نیز بشوید، در هر حال ملزم به پرداخت جریمه برای تمدید مجدد آن خواهید بود. اما بجز این مورد، برخی بیمه‌های خاص، دیرکرد در پرداخت و ادامه تردد خودرو مشکلاتی دوچندان برای سازمان شما در پی خواهد داشت. به عنوان مثال در بیمه‌نامه‌های اجباری در صورتی که پلیس، خودروی فاقد بیمه شخص ثالث را شناسایی کند، خودرو توقیف می‌شود و در این حالت ترخیص خودرو برابر است با هزینه جریمه پلیس، هزینه زمان ترخیص خودرو و مدیریتی که در این شرایط اقتصادی ملزم به تحمل هزینه‌های دو چندان است.
یک حالت دیگر هم خودرو دارای بیمه‌نامه نامعتبر شخص ثالث، متعهد به پرداخت هزینه‌های ناشی از خسارات حوادث رانندگی است و شرکت بیمه تعهدی در پرداخت آن ندارد. این حالت حتی در زمانی که خودروی شما در حادثه مقصر نباشد نیز تعهدی برای شرکت بیمه در جبران خسارت ایجاد نمی‌کند.
به عنوان یک مدیر هوشمند وظیفه شما برای جلوگیری از بروز این اشتباهات چیست؟
در شرایط امروزی رانندگی در شهرهای بزرگ و جاده‌ها که ریسک بروز حوادث رانندگی بالاست، حتی نداشتن یک روز اعتبار بیمه‌نامه، می‌تواند هزینه بالایی را برای ناوگان حمل و نقل تحت سرپرستی‌تان بدنبال داشته باشد. اگر شما نتوانید مدیریتی جامع بر ناوگان داشته باشید، ممکن است در همین یک روز اتفاقات و حوادثی رخ دهد که خسارات بالای مالی و از طرفی هزینه زمانی بازگشت به وضعیت عادی را بدنبال داشته باشد.
حال چه باید کرد؟ راهکار چیست؟
راهکار مدیریتی هوشمندانه در دنیای امروز تمرکز بر فناوری‌های دانشی چون فناوری اطلاعات و سامانه‌های هوشمند مبتنی بر آن است. سامانه‌ای که اطلاعات را به نحوی در سازمان پیاده‌سازی کند که نیازهای سازمان به صورت بهینه هدایت شوند. باعث می‌شود سازمان تحت سرپرستی شما رفتاری هوشمندانه داشته باشد و در نتیجه راهکاری موثر را برای جلوگیری از خسارات و کاهش هزینه‌ها ارایه دهد.
در سامانه‌های هوشمند مدیریت ناوگان حمل و نقل، معضل سر رسید اعتبار بیمه‌نامه چگونه حل می‌شود؟
تصور کنید حالتی را که شما با یک بار وارد کردن اطلاعات پایه بیمه‌نامه‌ای انواع خودروهای خود در سامانه هوشمند مدیریت ناوگان حمل و نقل بتوانید از خسارات عمده پیش رو جلوگیری نمایید. به نظر جالب توجه است؛ پس چرا نباید به این سمت حرکت کنید؟
فقط کافی‌ست در سامانه هوشمند، برای هر خودرو اطلاعات نوع بیمه‌نامه، نام شرکت، تاریخ آغاز و اتمام بیمه‌نامه و زمان برنامه‌ریزی شده اعلام سر رسید، در سیستم وارد شود. در این حالت حسب مورد تعریف شده شما قادر به دریافت اعلان و هشدار در زمان مشخص و حتی اعلان آن به راننده خودرو هستید.
سیستم اعلان و هشدار یک سامانه هوشمند در این خصوص چگونه کمک می‌کند؟
همه ما درگیری‌های ذهنی داریم که برایمان مجال پرداختن به امور جزیی سازمانی را نمی‌دهد. سیستم اعلان و هشدار، جزیی ضروری برای مدیران دغدغه‌مند امروزی است. سیستمی که توسط یک سامانه هوشمند مدیریت و راهبری شود. کلیه سامانه‌های هوشمند مدیریت ناوگان حمل و نقل که به ضرورت این ماژول توجه کرده باشند، با تعبیه آن بالاترین سطح خدمات را به کاربران خود ارایه می‌دهند.
حال که شما کلیه اطلاعات مربوط به بیمه‌نامه‌های خودروهایتان را در سامانه وارد کرده‌اید، نیازمند اعلان هوشمند آن در زمان برنامه‌ریزی شده هستید. از طرفی شاید خود بصورت مستقیم نیاز به این اطلاعات نداشته باشید و در نظر دارید تا سامانه بصورت خودکار اطلاعات را به بخش‌های مختلف سازمانی ارسال نماید. در خصوص بیمه‌نامه حتی شاید لازم باشد این سیستم اعلان و هشدار، بصورت خودکار پیامی به راننده، مدیر واحد خدمات خودرویی، مدیر پیمانکاران، مدیر ماشین آلات ارسال نماید که در این صورت هر واحد وظیفه خود را بدرستی می‌شناسد. حتی هم افزایی ایجاد شده در این حالت به رفع موضوع در زمان مقرر به شکل سریع‌تری اقدام می‌نماید.
یک نکته دیگر، یک سامانه هوشمند، دست شما را در ارسال اعلان و هشدار از طریق موبایل، ایمیل و پیامک باز می‌گذارد. تعریف این موارد انعطاف پذیری مطلوبی در سیستم برای شما فراهم می‌آورد.
و در انتهای کلام…
شما نیز دغدغه‌مند هستید، نیازمند چابک کردن هر چه بیشتر سازمان خود، نیازمند جلوگیری از ایراد خسارات و هزینه‌های بیشتر برای سازمان و مهمتر از همه نیازمند یک سامانه پیشگیرانه که در موعد مقرر اعلان‌های لازم را به شما ارسال کند. آینده‌نگری و هوشمندانه تصمیم گرفتن نکته‌ای است که شما هم‌اینک باید به آن توجه کنید. کافی است تصمیم بگیرید، اطلاع رسانی آن با ما به عنوان متخصص امر بود.
