يجب أن تتمكن من تتبع أسطول عملك الصغير بشكل مناسب، وتحتاج إلى امتلاك بيانات كاملة عن أصول الأسطول لتتمكن من إدارته جيداً. لكن القيام بذلك باستخدام الأساليب والأدوات القديمة صعب ومليء بالتحديات، ويمكن حل هذه المشكلة باستخدام برنامج إدارة الأساطيل . فباستخدام هذا البرنامج يمكنك إنجاز أعمال مختلفة وتتبع مركبات الأسطول بشكل كامل.
وفيما يلي نعرض لك 5 تقنيات مهمة لإدارة أساطيل الأعمال الصغيرة، لتتمكن باستخدام البرنامج وهذه التقنيات من إدارة أسطولك جيداً دون مواجهة مشكلات أو غموض. لذلك ننصحك بمتابعتنا حتى نهاية بيشغامان آسيا هذا المقال.
تحديات إدارة أساطيل الأعمال الصغيرة
إدارة أساطيل الأعمال الصغيرة ليست سهلة على الإطلاق، لأنك تتولى أدواراً كثيرة في هذا الجزء من المؤسسة. وفي هذه الحالة لا ينبغي أن تقلق بشأن كفاءة أصول الأسطول وأدائها، لأن ذلك قد يسبب لك تحديات ومتاعب، وهو أمر ممكن بامتلاك رؤية كاملة للأصول.
ويُعد التتبع الصحيح للمركبات، وتقليل زمن توقفها أثناء تقديم الخدمة، والتحكم في التكاليف تحديات أخرى تواجهها عند إدارة أساطيل الأعمال الصغيرة. ولحل هذه المشكلات تحتاج إلى برنامج مناسب وعملي لإدارة أسطول النقل. كما أن طريقة استخدام هذا البرنامج مهمة جداً ويجب الاهتمام بها كثيراً، لأنه إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح فقد يخلق لك تحدياً جديداً، ولا سيما إذا كان المدير غير مدرب ولا يمتلك خبرة في هذا المجال.
الأساليب القديمة في إدارة الأسطول غير فعالة، لأن هذه الأنظمة تجعل التواصل بين الأقسام صعباً جداً ولا تعرض البيانات بشكل صحيح ومناسب، مما قد يسبب خسائر كثيرة، منها تكرار تعطل المركبات وتكبد تكاليف غير ضرورية وإضافية كبيرة.
ومن الأمور المهمة في الأسطول تقدير التكلفة النهائية للخدمات، وهو ما لا يمكن تحقيقه دون معرفة البيانات الصحيحة لتكاليف الأقسام المختلفة. ودون معرفة هذه المعلومات وتحليلها بشكل صحيح، يكون احتمال الخطأ أثناء ذلك كبيراً جداً. برنامج إدارة أسطول النقل يتيح لمديري هذه الأقسام امتلاك بيانات الأقسام المختلفة بشكل مركزي في منصة واحدة، واستخدامها لتقدير التكلفة الإجمالية للخدمات.
1. أتمت عمليات أسطول المؤسسة
من المهم جداً لعملك أن تتمكن من التحكم في مركبات أسطولك أثناء تنفيذ المهام وقطع الطرق. ولا يمكن تحقيق ذلك للمؤسسات التي تستخدم الأساليب القديمة، لأن المديرين في هذه الأعمال منشغلون بإدخال البيانات يدوياً إلى حد لا يترك لهم فرصة مناسبة لتتبع المركبات وغيرها من أصول الأسطول والتحكم فيها على الطرق.
وعندما تكون منشغلاً بإدارة الجوانب المختلفة لأسطولك، لا ينبغي أن تهدر وقتك في إدخال البيانات يدوياً. وبرنامج إدارة الأسطول مفيد في هذا الشأن، وهو ما يدفع مؤسسات كثيرة إلى توظيفه لإدارة أساطيل أعمالها الصغيرة.
لذلك ننصحك باستخدام هذا البرنامج وتوظيفه لأتمتة عمليات أسطولك.
2. قيّم التكاليف التشغيلية لأسطول النقل في مؤسستك
يساعدك تقييم التكاليف الجارية للأقسام المختلفة على تقدير التكلفة النهائية لملكية خدمتك أو منتجك بشكل صحيح، وبذلك يمكنك التحكم في التكلفة جيداً واتخاذ قرارات دقيقة قائمة على البيانات في هذا الشأن، وهو أمر مهم جداً.
يُعد تقدير التكلفة التشغيلية النهائية أو التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) أشمل معيار يمكنه أن يبيّن لك ما إذا كان مسار الأسطول صحيحاً أم لا. لكن حساب هذا المعيار يدوياً عمل صعب جداً، واحتمال الخطأ فيه كبير، وقد تسبب هذه الأخطاء متاعب ومشكلات كثيرة للعمل لا يرغب فيها مديروه.
وتنقسم التكلفة التشغيلية النهائية إلى فئتين: ثابتة ومتغيرة. وتشمل التكاليف الثابتة أقساط التأمين ورسوم التسجيل التي تبقى ثابتة طوال العام، لكن يجب أن تكون على دراية بها كما بالتكاليف المتغيرة حتى لا تواجه متاعب من هذه الناحية. أما التكاليف المتغيرة فقابلة للتغير والزيادة والنقصان بشكل كبير بحسب حجم العمل.
3. عالج أمور الفحص الإلكتروني لمركبات الأسطول
أنت مسؤول عن إجراء الفحوص الدورية لمركبات الأسطول، ويجب أن تتأكد من إجرائها وفقاً للوائح وزارة الطرق. كما يجب على المدير التخطيط للصيانة الوقائية لمعالجة أي مشكلة قبل حدوثها.
كثير من مركبات أساطيل النقل في الأعمال الصغيرة لها احتياجات خاصة يمكن تلبيتها جيداً بإعداد نموذج فحص خاص بالمركبة. ويساعدك الحصول على البيانات الصحيحة ذات الصلة على إدارة الفحوص الإلكترونية للمركبات بشكل كامل وشامل، وبذلك تطيل الفترة بين الأعطال وتقلل عددها بشكل ملحوظ.
يتيح برنامج إدارة الأسطول للمديرين إجراء الفحوص الإلكترونية لمركبات مؤسستهم بدقة وبشكل كامل باستخدام هاتف محمول. ويستطيع السائقون رفع نتائج فحص مركباتهم يومياً على هذا البرنامج، ليعلم المديرون بأي مشكلة في أسرع وقت، فيتمكنوا من تحديد العطل بسرعة كبيرة والعمل على حله دون توقف.
4. أنشئ مساراً مستمراً لصيانة المركبات
من الجوانب المهمة لإدارة أسطول عمل صغير تخطيط برامج الصيانة الوقائية للمركبات المختلفة وتنفيذها. فيجب أن تكون أصول أسطولك في حالة سليمة تماماً ليعمل هذا الجزء من المؤسسة جيداً دون مشكلات، وإلا فمن المرجح جداً أن يواجه أسطولك أعطالاً غير متوقعة وتكاليف ضخمة مرتبطة بها.
وسواء أجريت صيانة وإصلاح المركبات داخل الشركة نفسها أو أسندتها إلى جهة خارجية، فإن استخدام برنامج إدارة أسطول النقل يساعدك كثيراً في هذا الشأن. إذ تتيح لك هذه المنصة تبسيط ذلك كثيراً وإجراءه بشكل مستمر لتقليل المشكلات في هذا المجال.
ويُعد تنفيذ برنامج الصيانة الوقائية أفضل استراتيجية لتحقيق هذا الهدف، إذ يمكنك في البرنامج تحديد جدول فحص للمركبة بناءً على الكيلومترات التي قطعتها، ويذكّرك البرنامج بهذا الموعد، مما يريح بالك تماماً بشأن تنفيذه بشكل كامل ودقيق.
5. تحكّم في أداء أصول المؤسسة وسلامتها بالتقارير المناسبة
بصفتك مديراً للعمل، يجب أن ترصد أداء سائقي أسطولك ومركباته وتتتبعه باستمرار للتأكد من أنهم ينجزون العمل الموكل إليهم بشكل صحيح ودقيق. وتساعدك برامج إدارة الأسطول كثيراً في هذا الشأن، إذ تتيح لك إعداد تقرير دقيق لكل معيار من معايير قياس أداء المركبات والحصول على بيانات موثوقة عنها.
وتساعدك هذه التقارير على معرفة سلامة الأسطول ونقاط ضعفه وقوته بدقة وبشكل كامل. كما يمكنك مشاركة تقارير كل معيار مع المديرين الأعلى لمنحهم الاطمئنان والمعرفة الكاملة بمسار الأسطول وأدائه، وهو أمر مهم جداً.
أدِر أسطول عملك الصغير بشكل صحيح
الإدارة الصحيحة لأساطيل الأعمال الصغيرة مهمة جداً، ويجب أن تُسند إلى شخص يمتلك المعرفة والخبرة الكافية في هذا المجال، لأن المدير يتولى عدة أدوار في آن واحد ويحتاج إلى تحمل المسؤولية والقدرة اللازمة للقيام بذلك. ومن جهة أخرى، فإن الأدوات التي بين يدي المدير مهمة أيضاً ويجب أن تكون حديثة ودقيقة؛ فالأساليب التقليدية لم تعد مجدية، ويجب استخدام أدوات حديثة مثل برنامج إدارة الأسطول.
وإلى جانب ذلك، يفيد تعلّم التقنيات المفيدة لاستخدام هذه الأدوات، ولهذا عرضنا في هذا المقال 5 من أهمها.
