يُعد برنامج إدارة الأسطول من الابتكارات الفريدة التي ظهرت في صناعة النقل. فقد ظهر هذا البرنامج في أوائل تسعينيات القرن الماضي وحقق حتى اليوم نمواً وتطوراً كبيرين جداً. لكن رغم نمو منصات إدارة الأسطول المختلفة وتطورها، لا تزال كثير من الشركات والمؤسسات تستخدم الأساليب القديمة والتقليدية لإدارة أصولها وأساطيلها، في حين أن هذه الحلول تعاني من نواقص كثيرة وقد تحول دون إجراء هذا النوع من الإدارة بشكل صحيح.
«لكن لماذا يجب على هذه الشركات التخلي عن حلولها التقليدية واستخدام برنامج إدارة الأسطول؟» و«ما أسباب ذلك؟»، نسعى في هذا المقال إلى الإجابة عن هذا السؤال بدقة وبشكل كامل، ونعرض في النهاية المعايير المهمة لاختيار برنامج إدارة الأسطول لتكتسب معرفة كاملة في هذا الشأن.
ما الذي يقوم به برنامج إدارة الأسطول؟
باختصار، فإن برنامج إدارة الأساطيل يجمع في منصة واحدة جميع العمليات التي يقوم بها مديرو أساطيل النقل وسائقوها بالطرق التقليدية واليدوية. ويساعدهم ذلك على إنجاز هذه الأعمال بشكل آلي وغير يدوي وزيادة سرعة عملهم بشكل لافت. كما يتيح استخدام هذه المنصة لأصحاب المصلحة الآخرين مراقبة مسارات العمل بدقة والتنبيه إلى الأخطاء التي يرونها.
وإذا كنت من مديري الأساطيل الذين يستخدمون العمليات اليدوية في الإدارة، فمن المرجح ألا تقتنع بالشروح السابقة لاستخدام هذا النوع من البرامج، وستسأل: «لماذا نغيّر نظامنا اليدوي ما دام يعمل بشكل صحيح؟»
ومن أفضل الإجابات عن هذا السؤال أنك تستطيع باستخدام برنامج الإدارة زيادة قدرتك الرقابية والإشراف بشكل أكمل على موظفيك، كما يمكنك إجراء كثير من القياسات الدقيقة التي لا يمكن القيام بها يدوياً بتوظيف برنامج إدارة الأسطول.
واستخدام هذا البرنامج سهل جداً، ولا يحتاج إلا إلى إجراء التهيئة والإعدادات الأولية بشكل صحيح. كما يقلل توظيفه احتمال الخطأ إلى أدنى حد ويتيح تصحيحه في أسرع وقت ممكن. ويمكنك تثبيت هذا البرنامج على الحواسيب الشخصية والمحمولة والهواتف والأجهزة اللوحية المختلفة وتلقي إشعاراته وتنبيهاته في أماكن مختلفة. وبناءً على الشروح المقدمة، فإن هذه المنصة نظام عالي الدقة وسريع ومنخفض احتمال الخطأ جداً، وهو ما يجعل استخدامه الخيار الأفضل لمديري أساطيل الشركات والمؤسسات المختلفة.
لماذا يجب أن نستخدم برنامج إدارة الأسطول؟
عرّفناك في القسم السابق على الميزات والمواصفات المهمة لبرنامج إدارة أسطول النقل وقدمنا شروحاً موجزة ومفيدة حولها لتتعرف عليها بشكل كامل. أما في هذا القسم فنجيب عن سؤال: لماذا يجب أن نستخدم برنامج إدارة الأسطول؟ لتطمئن إلى استخدام هذا البرنامج واسع الاستخدام.
يتيح تتبع أصول الشركات والمؤسسات المختلفة
يتمتع برنامج إدارة الأسطول، إلى جانب إدارة الأصول وتتبعها، بميزات بارزة أخرى يجب أن تتعرف عليها. فلا يقتصر هذا البرنامج على تمكينك من تجميع مواصفات أصول المؤسسة بأكملها في مكان محدد، بل يتيح لك أيضاً مراجعة سلامتها في أوقات مختلفة. وباستخدام برنامج إدارة أسطول النقل يمكنك امتلاك البيانات المتعلقة بالمسافة التي قطعتها مركبات الشركة وساعات خدمتها وصيانتها.
كما يمكنك تفعيل الإشعارات المتعلقة بـ الصيانة الوقائية لتتمكن من إجرائها في الوقت المناسب حتى لا تتعطل المركبة أثناء تقديم الخدمة، وهي ميزة مهمة جداً. وكما تتتبع المركبة، يمكنك امتلاك البيانات الاقتصادية المتعلقة بها والاستفادة منها في تحسين الوضع المالي لأسطولك وترتيب الأولويات بشكل أفضل.
وتتيح لك إمكانية ربط جهاز GPS و التليماتكس رصد سلوك السائق وساعات توقفه وأدائه بشكل عام بسهولة ودون قيود. كما يجب أن تنتبه إلى أنه يمكنك باستخدام هذا البرنامج إدارة حالة الأجهزة الكهربائية والإلكترونية وغيرها من أصولك إلى جانب المركبات.
يساعد على الحفاظ على سلامة سائقي مركبات المؤسسة وركابها
مع مراعاة المخاطر المتأصلة التي يواجهها السائقون يومياً على الطرق، يجب أن تكون السلامة دائماً الأولوية الرئيسية لمديري الأساطيل. برنامج إدارة الأساطيل يمكنه تقليل احتمال وقوع كثير من المخاطر، والحد بشكل ملحوظ من الإصابات والأضرار عند وقوع الحوادث. فباستخدام البيانات المتوفرة في منصة إدارة الأسطول يمكنك التحكم في سلوك السائقين وتشجيعهم على إظهار سلوكيات صحيحة وآمنة.
لأن العادات الخاطئة قد تؤدي إلى حوادث مختلفة. وبهذا يمكن لبرنامج إدارة الأسطول زيادة سلامة سائقيك ومنع تعرضهم للأذى في الحوادث المختلفة بشكل جدي. كما تتيح لك إمكانية تسجيل سجلات فحص المركبة وحفظها اكتشاف المشكلات المحتملة قبل وقوع حادث مؤسف ومعالجتها بشكل مناسب.
ويمكن أن تفيدك هذه السجلات أيضاً في النزاعات القانونية الناتجة عن حوادث القيادة وتساعدك على كسب هذا النوع من القضايا. وتتيح لك برامج إدارة الأسطول تخصيص ملف تعريف مستقل لكل سائق، يمكنك فيه حفظ تقارير فحص المركبة والطلبات، كما يمكنك تسجيل رخص القيادة والتصاريح وبيانات التأمين لكل شخص في هذا الملف لتبقى المعلومات المتعلقة بها متاحة لك بشكل دائم.
يسهّل كثيراً التدقيق واحتساب الأداء
يجب في معظم الأساطيل أن تتم الرقابة والتحكم بشكل صحيح لتُنجز عمليات التدقيق واحتساب الأداء بشكل سليم، إذ لا شيء أسوأ من عدم العثور على المعلومات المطلوبة أثناء التدقيق. ويجعل برنامج إدارة الأسطول حفظ المعلومات أبسط وأسهل، ويساعدك على أداء عملك الرقابي بشكل صحيح.
كما يكتسب حفظ السجلات أهمية كبيرة في احتساب الضرائب، لأنه يمنع تغريمك وفرض ضرائب مرتفعة عليك، وهو أمر مهم جداً. ويتيح استخدام هذا البرنامج للسائقين تسجيل معلوماتهم بسهولة باستخدام هاتف محمول، ويمنحك إمكانية الوصول السريع إليها.
وإذا كنت قد وضعت قوانين خاصة لأسطولك، يمكنك رصد نتائج التزام السائقين بها باستخدام برنامج إدارة الأسطول، وتنبيه السائق المعني إلى النقاط اللازمة عند حدوث خطأ.
يقلل بشكل ملحوظ من الإجراءات الورقية الإدارية وما يرتبط بها من هدر للوقت
عندما تريد مركبة في الأسطول تسليم طلب إلى عميل، يجب أن تحصل على تصاريح كثيرة. ويتطلب الحصول على هذه التصاريح بالطريقة التقليدية إجراءات ورقية كثيرة ويؤدي إلى هدر كبير جداً للوقت، وهو ما لا يرغب فيه أي مدير. لكن يمكن باستخدام برنامج إدارة أسطول النقل التخلص من هذا القلق تماماً.
لأن هذا النوع من البرامج يتيح لك الحصول على هذه التصاريح عبر الإنترنت وفي أسرع وقت ممكن، فيقل الوقت الضائع كثيراً ويصل الطلب إلى العميل بشكل أسرع، وهو أمر بالغ الأهمية.
يساعد كثيراً في تحسين استهلاك الوقود
استهلاك الوقود والتكاليف المرتبطة به من الهموم الدائمة لمديري الأساطيل. ويمكن حساب هذه التكلفة من خلال التسجيل الدقيق لاستهلاك كل مركبة، ثم البحث عن أسباب الاستهلاك المرتفع لحلها وتقليل استهلاك البنزين إلى أدنى حد ممكن. ولهذا الغرض يجب استخدام برنامج إدارة الأسطول، لأنه يتيح لك التسجيل التفصيلي لكل مركبة على حدة وتحليلها بشكل عام.
يزيد رضا العملاء عن خدمات الشركة
يساعد استخدام برنامج إدارة الأسطول على وصول طلبات العملاء إليهم في الوقت المحدد وبشكل منتظم، مما يزيد رضاهم بشكل لافت، وهو ما يُعد مكسباً لأي شركة ومؤسسة.
