حتما شما هم به عنوان یک مدیر ناوگان به دنبال روش‌هایی برای سودآوری بیشتر و افزایش حداکثری راندمان و بهره وری ناوگان هستید. امروزه روند پیشرفت فناوری‌ها و سیستم‌های نوین به سمتی حرکت می‌کند، که عقب افتادن از قافله آن‌ها به معنی دور بودن از رقابت در کسب و کار حمل و نقل است. به عبارتی شما دیگر نمی‌توانید با راه و روش قدیمی به دنبال کسب سود و درآمد بیشتر باشید. اما اینکه چگونه این‌کار را انجام دهید، در ابتدا لازم است با راه‌هایی که باعث ساده‌سازی جریان‌های کاری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کارآیی سازمان و ناوگان حمل و نقل‌تان می‌شود آشنا شوید. پس اگر می‌خواهید از شر روش‌های قدیمی خلاص شوید و از راه‌حل‌های نرم‌افزاری مدرن اطلاع پیدا کنید چند دقیقه کوتاه برای خواندن این مقاله وقت بگذارید.
1- اولویت دادن به افزایش ارتباطات
ایجاد یک شبکه همکاری منسجم و به هم پیوسته بین اعضا در یک ناوگان حمل و نقل از چالش‌های مهم مدیریت است. بوجود آوردن شبکه ارتباطی که همه پرسنل درگیر در عملیات از جمله رانندگان، تکنسین‌ها و حتی خدمات دهندگان تعمیر و نگهداری خارج سازمان را در یک پلتفرم واحد هماهنگ کند، به مدیر ناوگان این امکان را می‌دهد که مشکلات احتمالی پیش آمده را آسان‌تر حل و فصل کند.
نرم‌افزار مدیریت ناوگان از راه‌حل‌هایی است که با ایجاد یک پلتفرم شفاف ارتباطی، تصویری مشخص از مراحل مختلف عملیات سازمان از بازرسی خودرو تا سفارش‌های کاری و فعالیت‌های خدماتی را بدون زنجیره‌ای از تماس‌های تلفنی و بدور از بروکراسی کاغذی در اختیار مدیریت قرار می‌دهد. علاوه بر این متمرکز ساختن اطلاعات خودرو در یک مکان مشخص مانند تلفن همراه یا کامپیوتر مرکزی، به شما این امکان را می‌دهد که در مکان و هر لحظه به کلیه اطلاعات ناوگان دسترسی داشته باشید.
2- استفاده از فرم‌های الکترونیکی
گزارش‌های مربوط به بازرسی خودرو قبل و بعد از انجام عملیات جاده‌ای، عامل مهمی در افزایش ایمنی ناوگان در جاده از طریق تعمیر و نگهداری پیشگیرانه است و طول عمر وسیله نقلیه را افزایش می‌دهد. اما استفاده از سیستم کاغذی برای ثبت این بازرسی‌ها، بسیار زمان‌بر بوده، ذخیره‌سازی آن‌ها سخت و ارتباطات را محدود می‌کند؛ به همین دلیل ثبت و ذخیره الکترونیکی این اطلاعات می‌تواند برای رفع این چالش‌ها بسیار مؤثر باشد.
نرم‌افزار مدیریت ناوگان ابزار خوبی برای ذخیره‌سازی به صورت الکترونیکی است؛ به این صورت که هر راننده بازرسی‌های انجام شده را می‌تواند در مدت زمانی کوتاه ازطریق تلفن همراه یا کامپیوتر در دسترس، ثبت کند. این فعالیت دسترسی سریع مدیران ناوگان از طریق داشبورد آنلاین را فراهم می‌کند. ضمن اینکه بدین شکل می‌توان جزییاتی مثل عکس خودرو و یا اسناد مرتبط را نیز در سیستم بارگذاری کرد. ثبت اطلاعات بازرسی خودرو در یک ناوگان بزرگ حمل و نقل به این شکل در کمتر از 10 دقیقه امکان‌پذیر است در حالی‌که یک فرایند کاغذی می‌تواند حتی بیشتر از یک ساعت طول بکشد.
3-ساده کردن برنامه تعمیر و نگهداری
کنترل دقیق تعمیر و نگهداری پیشگیرانه می‌تواند با بهبود زمان کل کارکرد ناوگان شما، مدت زمان خرابی و بلا استفاده بودن وسایل نقلیه را کاهش دهد. با استفاده از یک سیستم مدیریت ناوگان می‌توانید برنامه تعمیرات و نگهداری خود را به صورت خودکار برنامه‌ریزی کرده، سفارش‌های کاری مورد نظر خود به تکنسین‌ها را اختصاص داده و درخواست‌های تعمیر را در لحظه تأیید کنید. این موضوع زمانی جالب می‌شود که قادر باشید همه این فعالیت‌ها را از طریق یک تلفن همراه مدیریت کنید.
4- ادغام GPS و تِلماتیک
ردیابی از طریق GPS چیزی بیشتر از مشاهده وسیله نقلیه بر روی نقشه است. در کنار این موضوع موارد مانند ردیابی و نظارت از راه دور رفتار راننده و روند آن می‌تواند به مرور زمان به اطلاعات با ارزشی تبدیل شود که در نهایت بهبود عملکرد ناوگان را به دنبال داشته باشد. این فعالیت از طریق ادغام دستگاه‌های تلماتیک و GPS امکان‌پذیر است و مدیر ناوگان می‌تواند ضمن دسترسی به گزینه‌های مسیریابی کارآمدتر، تسلط بیشتری به زمان بیکاری وسیله نقلیه و ساعات خدمات‌دهی آن داشته باشد.
یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان مناسب، این قابلیت را دارد که با دستگاه‌های تلماتیک ناوگان یکپارچه شده و از این طریق تصویر دقیق‌تر و کامل‌تری را از طریق داده‌های خود در اختیارتان قرار دهد. مواردی مثل گزارش‌های هشدار یا خطای موتور، خودکار کردن سفارش‌های تعمیر وسیله نقلیه و مشاهده فوری مشکلات بخشی از امکانات این نرم‌افزار هستند که در نهایت با تأثیر بر زمان پاسخگویی تعمیر و نگهداری، عملکرد ناوگان را بهبود می‌دهد.
5- ردیابی و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی
یک فرایند سازمانی زمانی کارآمدتر می‌شود که بتوانید هزینه‌های مالی مربوط به آن را نیز اندازه‌گیری و تجزیه و تحلیل کنید. محاسبه و برآورد نادرست این موارد می‌تواند تأثیر منفی بر عملکرد سازمان داشته باشد. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان با ردیابی داده‌های مالی مورد نیازتان درک روشنی از آنچه برای ناوگان شما هزینه می‌شود در اختیارتان قرار می‌دهد و می‌توانید تصمیماتی قوی‌تر برای به حداکثر رساندن کارآیی سیستم و در نتیجه کاهش هزینه‌ها بردارید.
6- ردیابی پارامترهای دارای اهمیت
برای به حداکثر رسانده بهره‌وری نیاز است که شما فاکتورهای مهم در ناوگان خود را به طور مرتب اندازه‌گیری و ردیابی کنید. باید توجه کنید که نرم‌افزار مدیریت ناوگان فقط یک پایگاه ذخیره اطلاعات نیست، بلکه می‌تواند موارد قابل اهمیت در ناوگان را ردیابی کرده و اطلاعات قابل توجهی در دوره‌های زمانی مختلف در اختیارتان قرار دهد.
اطلاعاتی مثل زمان صرف شده برای بازرسی و تعمیرات یا ردیابی انجام به موقع خدمات به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا عملکرد کلی را به شکل مناسبی نظارت کند و از این موضوع که فعالیت‌های انجام شده در راستای افزایش بهره‌وری هستند یا خیر آگاهی پیدا نماید. تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که به صورت روزانه در ناوگان اتفاق می‌افتد و یا دریافت گزارش‌های خاص بر اساس فاکتورهای مورد نظرتان با ساده‌سازی نحوه نظارت شما بر ناوگان دید مناسبی از عملکرد کلی سازمان را در اختیارتان قرار می‌دهد.
7-استفاده از یک نرم‌افزار جامع مدیریتی
بررسی و نظارت تک تک پارامترهای مد نظر مدیر ناوگان به صورت جداگانه کاری چالش برانگیز است. به همین دلیل استفاده از یک نرم‌افزار جامع مدیریت ناوگان برای این منظور ضروری می‌باشد. یک پلتفرم جامع با در اختیار قرار دادن تمامی پارامترهای مرتبط با بهره‌وری در یک پلتفرم جامع این امکان را فراهم می‌کند که مدیران ناوگان بتوانند همه جنبه‌های مورد نظر خود مثل داده‌های بازرسی، اطلاعات تعمیر و نگهداری، یادآوری خدمات مورد نیاز، هزینه‌های مالی را ردیابی و نظارت کنند. با حفظ این اطلاعات در یک مکان شما به راحتی می‌توانید راه‌های جدیدی را بدور از بروکراسی‌های معمول سازمان‌ها برای حل مشکل یافته و تصمیمات مناسب‌تری در لحظه را بگیرید.
آیا برای بهبود ناوگان خود آماده هستید؟
هر یک از نکات ارائه شده در بالا به تنهایی می‌توانند با کاهش هزینه‌ها، سودآوری مناسبی برای ناوگان شما به ارمغان بیاورند. مسلما در صحنه رقابت کسی پیروز است که بتواند بر پایه پتانسیلی که دارد بهترین بهره‌وری را از ناوگان خود داشته باشد.
