مزایای ادغام داده های سوخت در مدیریت ناوگان

سوخت یکی از بزرگترین هزینه‌های ناوگان است. این موضوع زمانی حایز اهمیت می‌شود که می‌بینیم نوسانات قیمت سوخت در کنترل مدیر ناوگان نیست و گرفتن تصمیمات نظارتی برای ردیابی آن در اولویت است. استفاده از سیستم‌های ردیابی مصرف سوخت که در قالب نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان انجام می‌پذیرد یکی از راهکارهای مدیریت مصرف سوخت و جلوگیری از استفاده بیش از حد آن است. در این مقاله نگاه دقیق‌تری به مزایای یکپارچه سازی داده‌های سوخت در بحث مدیریت ناوگان و نحوه انجام آن می‌پردازیم.

هزینه‌های سوخت و سهم آن در هزینه کل سازمان

همان‌طور که در نمودار دیده می‌شود طبق آمار سازمان‌های مختلف، هزینه سوخت، 30 درصد هزینه‌های یک ناوگان معمولی را به خود اختصاص می‌دهد و از این لحاظ پیشرو سایر موارد است. بنابراین کنترل و مدیریت مصرف آن در اولویت قرار دارد. با جمع‌آوری داده‌های مصرف سوخت مدیر می‌تواند به این موضوع پی ببرد که ناوگان در چه بخش‌هایی پتانسیل بهبود و اصلاح را دارد. موضوعی که در افزایش بهره‌وری عملکرد سازمان نیز بسیار موثر خواهد بود.

نمودار پراکندگی هزینه‌های یک ناوگان حمل و نقل

چالش جمع‌آوری داده‌های سوخت به صورت سنتی

جمع‌آوری داده‌ها به صورت سنتی بر اساس دریافت اطلاعات، نظارت بر مسافت طی شده و مقایسه آن با مصرف سوخت ماه‌های قبل انجام می‌گیرد. یکی از مشکلات این روش وقت‌گیر بودن و درج آن در جداول مربوط به صورت دستی است. موضوعی که اغلب با خطا و اشتباهات رانندگان یا مدیر ناوگان در ورود اطلاعات همراه می‌شود. در بسیاری موارد هم رانندگان رسیدهای مربوط به سوخت را گم می‌کنند.

ردیابی خودکار مسافت پیموده شده توسط وسیله نقلیه با نرم‌افزار به مدیر ناوگان این امکان را می‌دهد که مصرف بیش از حد سوخت در بخش‌های مختلف را رصد کرده و بر آن اساس تصمیم‌های درست را اتخاذ کند. علاوه بر این با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌توان مواردی مانند بی‌حرکت بودن خودرو، رانندگی پر ریسک، عملکرد وسیله نقلیه و تاثیر آن‌ها بر مصرف سوخت را ردیابی و نظارت کرد. هر یک از این داده‌ها موقعیت مناسبی برای تصمیم‌گیری آگاهانه و سودآور برای مدیر ناوگان و در نهایت سازمان را فراهم می‌آورند.

عوامل تاثیرگذار بر هدر رفت سوخت در ناوگان

بی‌حرکت ماندن خودرو به مدت زیاد، ترمز شدید، سرعت بالا و عادات بد رانندگی بر مصرف سوخت تاثیرگذارند. نرم‌افزار مدیریت ناوگان راهکاری است که قادر به ردیابی کلیه این عوامل در زمان واقعی است. مدیر ناوگان می‌تواند با تعریف سطوح قابل قبول در نرم‌افزار هر گونه عبور راننده از این حد مجاز را نظارت کند. به عنوان مثال با تعیین حد سرعت رانندگی در سطح 15 کیلومتر در ساعت، در صورت خطای راننده، اعلان لازم به مدیریت برای این موضوع و همچنین اطلاع به راننده برای اصلاح عملکرد ارسال می‌شود. در نقطه مقابل، زمینه تشویق رانندگی‌های صحیح نیز فراهم می‌شود که نتیجه آن هدر رفت کمتر سوخت خواهد بود.

سرمایه‌گذاری در آموزش رانندگان با هدف ایمن نگاه داشتن آن‌ها و جلوگیری از عادات نادرست اتلاف سوخت نیز از جمله عوامل تاثیرگذار بر کاهش مصرف و هزینه‌های مربوط می‌شود.

مثال واقعی استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان در کاهش مصرف سوخت

برای ملموس شدن بحث به بررسی یک نمونه واقعی از تاثیر نرم‌افزار مدیریت ناوگان بر کاهش هزینه مصرف سوخت می‌پردازیم. یک شرکت اتریشی خدمات پیک و تحویل کالا شامل 120 وسیله نقلیه با ناوگان رو به رشد خود به دنبال راه حلی برای کمک به مدیریت هزینه‌ها سوخت و تعمیر و نگهداری خود بود.

طبق گفته مدیر ناوگان قبل از پیاده‌سازی نرم افزار، تصمیم‌گیری در صرفه‌جویی هزینه سوخت بسیار سخت و چالش برانگیز بود. این سازمان به شدت نیاز به نظارت بر رفتار راننده، بهینه‌سازی مسیر برای صرفه‌جویی در زمان و برطرف کردن نیازهای تعمیر و نگهداری وسایل در کوتاه‌ترین زمان ممکن بود. با آمار روزانه تحویل 5000 بسته بهینه‌سازی سیستم و برطرف کردن ضعف‌ها در اولویت بالایی قرار داشت. به همین دلیل آنها تصمیم به استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان گرفتند.

پس از پیاده‌سازی سیستم بررسی جزییاتی مانند تخلفات سرعت رانندگان، عادات شتاب بالا و حرکت با سرعت زیاد در پیچ‌های تند یا زمان‌های بی‌حرکتی خودرو کاملا شفاف در اختیار مدیریت قرار گرفت. این موضوع که با تذکر لازم به رانندگان همراه بود باعث بهبود وضعیت رانندگی آن‌ها و کاهش مصرف سوخت شد، به شکلی که در نهایت نزدیک به 50 درصد از هزینه‌های سازمان به این شکل کاهش پیدا کرد.

با نرم افزار مدیریت ناوگان، هزینه های سوخت را تحت کنترل داشته باشید

دانستن عوامل تاثیرگذار بر افزایش مصرف سوخت از نکات ضروری و مورد نیاز در هر سازمان است. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان ابزار مناسب برای حذف فرایند سنتی و دستی جمع‌آوری داده‌ها را فراهم کرده و این کار را تسهیل می‌کند.

با استفاده از داده‌های مصرف سوخت که به صورت خودکار از طریق نرم‌افزار مدیریت ناوگان جمع‌آوری می‌شود، اطلاعات لازم در خصوص جلوگیری از هدر رفت غیر ضروری سوخت در اختیار مدیر ناوگان قرار می‌گیرد. این موضوع در نهایت امکان کاهش هزینه‌های کل سازمان و افزایش درآمد را فراهم می‌کند.

اگر به‌دنبال برداشتن گام های اساسی در این خصوص هستید، تماس با کارشناسان شرکت پیشگامان آسیا را فراموش نکنید.