تقویم‌های کاغذی تنظیم و رزرو سالت‌های همایش و جلسات و ثبت دستی درخواست‌ها، فرایندی وقت‌گیر و هزینه‌بر است که در بسیاری موارد حتی موجب بروز اعتراضات و اختلافات بین درخواست دهندگان بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. در بسیاری موارد نیز ورود و خروج کالاهای پذیرایی و اختصاص مناسب منو برای یک همایش ممکن است پیچیدگی‌های مخصوص خود را به همراه داشته باشد.

نرم‌افزار مدیریت سالن‌های همایش با قابلیت خودکارسازی فرایند ثبت درخواست و اختصاص سالن پس از تایید بخش مربوط، این امکان را همزمان فراهم می‌سازد که درخواست‌دهنده لیست مهمانان و منوی پذیرایی مد نظر خود را بر اساس سطح جلسه هماهنگ سازد. این امر با جلوگیری از به هم ریختگی فرایندهای درخواست، افزایش سطح رضایت پرسنل و عملکرد سازمانی را بدنبال دارد.