نرم‌افزار مدیریت ناوگان یکی از نوآوری‌های بی‌نظیری است که در صنعت حمل و نقل به وجود آمد. این نرم‌افزار اوایل دهه 90 میلادی ظهور کرد و تا به امروز رشد و پیشرفت بسیار زیادی کرده است. اما با وجود رشد و پیشرفت پلتفرم‌های مختلف مدیریت ناوگان، هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها روش‌های قدیمی و سنتی را برای مدیریت دارایی‌ها و ناوگان خودشان به کار می‌برند. در حالی که این راهکارها کاستی‌های بسیاری دارند و می‌توانند سبب شوند تا این نوع از مدیریت به درستی صورت نگیرد.
«اما چرا باید این شرکت‌ها راهکارهای سنتی خودشان را کنار بگذارند و از نرم‌افزار مدیریت ناوگان استفاده کرد؟» و «دلیل‌های این موضوع چه مواردی است؟»، در این مقاله قصد داریم به این سوال جواب دقیق و کامل دهیم و در انتها نیز پارامترهای مهم برای انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت ناوگان را به شما می‌گوییم تا در این جهت به آگاهی کامل برسید.
نرم‌افزار مدیریت ناوگان چه کاری انجام می‌دهد؟
به طور خلاصه، نرم‌افزار مدیریت ناوگان، تمامی فرآیندهایی را که مدیران و رانندگان ناوگان حمل و نقل به صورت سنتی و دستی انجام می‌دهند را در یک پلتفرم واحد جمع کرده است. این موضوع کمک می‌کند تا آن‌ها بتوانند این کارها را به صورت اتوماتیک و غیردستی انجام دهند و سرعت کار خودشان را به طور چشمگیری افزایش دهند. همچنین استفاده از این پلتفرم این امکان را به دیگر ذینفعان می‌دهد تا بتوانند روی روندهای انجام کار به صورت دقیق نظارت کنند و اشکالات موجود از نظر خودشان را گوشزد نمایند.
اگر شما جزو مدیران ناوگانی باشید که از فرآیند دستی برای مدیریت استفاده می‌کنند، به احتمال زیاد با توضیحات بالا برای استفاده از این نوع نرم‌افزار قانع نمی‌شوید و می‌پرسید: « زمانی که سیستم دستی ما به درستی کار می‌کند، چرا باید آن را عوض کنیم؟»
یکی از بهترین جواب‌ها برای سوال موردنظر این است که شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار مدیریت قدرت نظارتی خودتان را افزایش دهید و اشراف کامل‌تری روی کارکنان خودتان داشته باشید. همچنین می‌توانید بسیاری از اندازه‌گیری‌های دقیقی که با استفاده از دست ممکن نیست را با به کارگیری نرم‌افزار مدیریت ناوگان به انجام برسانید.
استفاده از این نرم‌افزار بسیار راحت است و تنها نیاز است تا پیکربندی و تنظیمات اولیه را به درستی انجام دهید. همچنین به کارگیری احتمال بروز خطا را به حداقل ممکن می‌رساند و اصلاحش را در سریع‌ترین زمان ممکن میسازد. این نرم‌افزار را می‌توانید روی کامپیوترهای شخصی، لپ‌تاب‌ها، گوشی‌ها و تبلت‌های مختلف نصب کنید و اعلان‌ها و هشدارهایش را در مکان‌های مختلف دریافت کنید. بنابراین با توجه به توضیحات داده شده، این پلتفرم، یک سیستم با دقت بالا، سریع و با احتمال خطای بسیار کمی است که همین موضوع باعث می‌شود تا استفاده از آن بهترین گزینه برای مدیران ناوگان شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف به شمار بیایید.
چرا باید از نرم‌افزار مدیریت ناوگان استفاده کنیم؟
در قسمت قبل، ویژگی‌ها و مشخصات مهم نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل را به شما معرفی کردیم و پیرامون آن‌ها توضیحات مختصر و مفیدی را بیان نمودیم تا با آن‌ها به طور کامل آشنا شوید. اما در این قسمت قصد داریم که جواب سوال چرا باید از نرم‌افزار مدیریت ناوگان استفاده کنیم را به شما بدهیم تا به اطمینان خاطر در مورد استفاده از این نرم‌افزار پرکاربرد برسید.
ردیابی دارایی‌های مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها را ممکن میسازد
نرم‌افزار مدیریت ناوگان علاوه بر مدیریت دارایی‌ها و ردیابی‌کردن آن‌ها ویژگی‌های شاخص دیگر نیز دارد که باید نسبت به آن‌ها آشنایی داشته باشید. این نرم‌افزار نه تنها به شما امکان تجمیع مشخصات دارایی‌ها کل سازمان در یک مکان مشخص را می‌دهد، به شما این اجازه را می‌دهد تا سلامت آن‌ها را در طول زمان‌های مختلف بررسی کنید. با استفاده نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل می‌توانید داده‌های مربوط به میزان مسافت طی‌شده توسط خودروهای شرکت و ساعت‌های سرویس و نگهداری آن‌ها را در اختیار داشته باشید.
همچنین می‌توانید اعلان‌های مربوط به تعمیرات پیشگیرانه را فعال کنید تا بتوانید این کار را در زمان مناسب انجام دهید و خودرو در هنگام خدمت‌رسانی خراب نشود که مزیت بسیار مهمی به شمار می‌آید. همانطور که خودرو را ردیابی می‌کنید، می‌توانید داده‌های اقتصادی مربوط به آن را در اختیار داشته باشید و از آن‌ها برای بهبود وضعیت مالی ناوگان خودتان بهره ببرید و اولویت‌بندی بهتری در این زمینه به انجام برسانید.
امکان اتصال دستگاه جی‌پی‌اس و تلماتیک به شما این اجازه را می‌دهد تا بتوانید به راحتی رفتار راننده، ساعت‌های بیکاری و به طور کلی عملکردش را رصد کنید و از این جهت محدودیتی نداشته باشید. همچنین باید توجه داشته باشید که با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید وضعیت وسایل برقی، الکترونیکی و دیگر دارایی‌های خودتان به غیر از خودروها را نیز مدیریت کنید.
به حفظ سلامت رانندگان و سرنشینان خودروهای سازمان کمک می‌کند
با در نظر گرفتن خطرات ذاتی که رانندگان هر روز در جاده با آن رو‌به‌رو هستند، ایمنی باید همیشه اولویت اصلی مدیران ناوگان باشد. نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌تواند امکان بروز بسیاری از خطرات را کاهش دهید و همچنین در هنگام وقوع حوادث باعث کاهش قابل‌توجه صدمات و آسیب‌های آن شود. با استفاده از داده‌های موجود در پلتفرم مدیریت ناوگان می‌توانید رفتار رانندگان را کنترل کنید و آن‌ها تشویق نمایید رفتارهای صحیح و ایمن از خودشان نشان دهند.
زیرا عادت‌های نادرست می‌تواند به منجر به اتفاقات مختلف شود. به این ترتیب نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌تواند ایمنی رانندگان شما را افزایش دهد و از آسیب‌دیدن آن‌ها در حوادث مختلف به طور جدی جلوگیری به عمل بیاورد. همچنین امکان ثبت و نگهداری سوابق بازرسی خودرو به شما این اجازه را می‌دهد تا مشکلات احتمالی را قبل از وقوع حادثه ناگوار تشخیص دهید و به طور مناسب رفع نمایید.
این سوابق می‌توانند در هنگام دعواهای حقوقی به علت حوادث رانندگی نیز برای شما مفید باشند و باعث بردتان در این نوع پرونده‌ها شود. نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان به شما امکان می‌دهند تا برای هر راننده یک پروفایل کاربری جدا اختصاص دهید. در این پروفایل اجازه ذخیره گزارش‌های بازرسی خودرو و سفارش‌ها را خواهید داشت. همچنین می‌توانید گواهینامه‌ها، مجوزها و مشخصات بیمه هر شخص را نیز در این پروفایل ثبت کنید تا به صورت دائمی اطلاعات مربوط به آن‌ها را در اختیار داشته باشید.
حسابرسی و محاسبه عملکرد را بسیار راحت‌تر می‌کند
در اکثر ناوگان‌ها باید نظارت و کنترل به درستی صورت بگیرید تا فرآیندهای مربوط به حسابرسی و محاسبه عملکرد به درستی انجام شود. زیرا هیچ‌چیزی بدتر از این نیست که در هنگام حسابرسی نتوانید، اطلاعات موردنیاز را پیدا کنید. نرم‌افزار مدیریت ناوگان نگهداری اطلاعات را ساده‌تر و راحت‌تر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا بتوانید کار نظارت خودتان را به درستی انجام دهید.
نگهداری سوابق از نظر محاسبه مالیات نیز اهمیت زیادی دارد، زیرا از جریمه‌شدن و بریده‌شدن میزان مالیات زیاد برای شما جلوگیری می‌کند که بسیار مهم است. استفاده از این نرم‌افزار به رانندگان امکان می‌دهد تا بتوانند اطلاعات خودشان را به راحتی و با استفاده یک گوشی تلفن همراه ثبت کنند و به شما نیز امکان دسترسی سریع به آن‌ها را می‌دهد.
همچنین اگر قوانین خاصی را برای ناوگان خودتان تعیین کرده‌اید، می‌توانید نتایج رعایت آن توسط رانندگان را با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان رصد کنید و در صورت بروز خطا، به راننده موردنظر نکات لازم را گوشزد کنید.
میزان کاغذبازی اداری و اتلاف وقت به خاطر آن را به طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد
هنگامی که یک خودروی ناوگان می‌خواهد سفارشی را تحویل مشتری دهد، باید مجوزهای بسیاری را دریافت کنند. دریافت این مجوزها به صورت سنتی نیاز به انجام کاغذبازی‌های زیادی دارد و باعث اتلاف وقت بسیار زیادی می‌شود که مطلوب هیچ مدیری به حساب نمی‌آید. اما می‌توان با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل این دغدغه را به طور کلی برطرف و حل کرد.
زیرا این نوع نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا این مجوزها را به صورت آنلاین و در سریع‌ترین زمان ممکن دریافت کنید. به این صورت زمان بسیار کم‌تری از شما تلف می‌شود و سفارش موردنظر زودتر به دست مشتری می‌رسد که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
به بهینه‌سازی مصرف سوخت کمک زیادی می‌کند
مصرف سوخت و هزینه‌های مربوط به آن همواره یکی از دغدغه‌های مدیران ناوگان به شمار می‌آید. این هزینه را می‌توان با ثبت دقیق میزان مصرف هر خودرو محاسبه کرد و سپس به دنبال مشکلات مصارف بالا گشت تا با حل آن‌ها مصرف بنزین را به حداقل ممکن خودش رساند. برای این کار باید از نرم‌افزار مدیریت ناوگان استفاده کنید، زیرا امکان ثبت جزیی و تک به تک برای هر خودرو و تحلیل کلی آن‌ها را نیز به شما می‌دهد.
باعث افزایش میزان رضایت مشتریان از خدمات‌دهی شرکت می‌شود
استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان، کمک می‌کند تا سفارش‌های مشتریان در زمان دقیق و به صورت منظم به آن‌ها برسد. این موضوع باعث می‌شود تا میزان رضایت آن‌ها به طور چشمگیری افزایش پیدا کند که برای هر شرکت و سازمانی اتفاقی به حساب می‌آید.
