اداره خدمات و پشتیبانی یکی از ادارات و زیرمجموعه‌های معاونت توسعه و منابع انسانی هر سازمان، اداره یا ارگانی است که وظایف بسیاری بر عهده دارد و باید به تمامی درخواست ممکن در سازمان مربوطه پاسخ دهند و امکانات، تجهیزات مورد نیاز برای آن را به خوبی فراهم نمایند. به همین دلیل این اداره یکی از ادارات شلوغ، با حجم کاری بالا و مدیریت آن بسیار پر دردسر و حساس است.
بنابراین لازم است که برای مدیریت آن راه‌حل و راهکاری موثر در نظر گرفته شود که در این مقاله سعی می‌کنیم، برای رفع تمامی دغدغه‌های موجود راه‌حل مناسب و کاربردی ارائه نماییم تا مشکلات مدیران بخش پشتیبانی و خدمات ادارات به طور کامل رفع گردد.
وظیفه اداره خدمات و پشتیبانی چیست؟
قبل از هر چیزی باید به سراغ بیان و شرح وظایف این اداره برویم تا به طور کامل در این مورد به آگاهی برسید که در ادامه به بیان آن‌ها می‌پردازیم.
مشخص کردن بهای مجاز برای خرید تدارکات
سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های دولتی و غیر دولتی از بودجه محدودی برخوردار هستند که برای صرف این بودجه محدود، دستور العمل‌هایی را وضع کرده‌اند تا بتوانند تا آخر سال با این بودجه سازمان یا اداره را به خوبی مدیریت نمایند.
تدارکات بخش‌های مختلف سازمان نیز یکی از بخش‌های اصلی سازمان به حساب می‌آید و نیازمند بودجه قابل توجهی است و در صورت اضافه خرج در این بخش، امکان کمبود بودجه برای بخش‌های دیگر وجود دارد. یکی از وظایف اصلی اداره خدمات و پشتیبانی این است که با توجه به دستورالعمل‌ها بهای مجاز برای هر کالای خدماتی را با توجه به دستورالعمل‌های موجود تعیین نماید.
تأمین و نظارت بر سرویس ایاب و ذهاب کارکنان
اغلب سازمان‌ها، شرکت‌ها و ارگان‌ها برای رفت و آمد کارکنان خودشان از نقاط مختلف سرویس ایاب و ذهاب تخصیص داده‌اند تا کارمندان بتوانند با حضور در مکان مشخص در ساعت مشخصی به محل سازمان یا شرکت برسند و از این نظر با معضل یا مشکلی رو‌به‌رو نباشند.
وظیفه تأمین و نظارت بر سرویس ایاب و ذهاب کارکنان بر عهده اداره خدمات و پشتیبانی است که باید این به خوبی و درستی انجام دهد تا کارکنان برای رفت و آمد به محل کار مشکلی نداشته باشند.
آماده‌سازی بسترهای مناسب جهت برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌ها
به طور معمول سازمان‌ها یا شرکت‌ها در طول سال همایش‌ها یا کنفرانس‌های داخلی و بین‌المللی زیادی برگزار می‌کنند و در آن از مهمان‌های خارجی و داخلی زیادی برای حضور در این همایش‌ها دعوت می‌نمایند که در صورت برگزاری صحیح می‌تواند برای آن سازمان یا شرکت مثمر به ثمر باشد.
برای برگزاری این همایش‌ها نیاز به بستر هایی مانند هماهنگی سالن همایش، آماده‌سازی تدارکات، فراهم کردن وسایل ایاب و ذهاب مهمان‌ها، آماده‌سازی محل اسکان آن‌ها و بسیاری موارد دیگر است که اداره خدمات و پشتیبانی وظیفه دارد تا این موارد را به طور کامل و صحیح فراهم نماید تا همایش به خوبی و در وقت مقرر خودش برگزار شود.
نظارت بر ناوگان نقلیه
ناوگان نقلیه در هر شرکت کارهای مختلفی را بر عهده دارد که یکی از آن‌ها تامین سرویس ایاب و ذهاب کارکنان است. به طور معمول این ناوگان و مدیریت آن بسیار حساس است، زیرا دارای خودروهای زیاد با هزینه‌های بالا و مصرف سوخت زیاد است.
به همین دلیل لازم است که بر روی این ناوگان نظارت دقیقی صورت بگیرد تا مدیریت آن به درستی انجام بگیرد و مصرف سوخت در این ناوگان از حد مجاز خودش بیشتر نگردد.
انجام درخواست‌های مربوط به تعمیر و نگهداری
یکی از درخواست‌هایی که همواره از سمت ناوگان حمل و نقل به سمت اداره خدمات و پشتیبانی ارسال می‌شود، درخواست‌های مربوط به تعمیر و نگهداری خودروهای مختلف مربوط به این ناوگان است که این اداره باید با توجه به شرایط موجود و در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ این درخواست‌ها بدهد تا این ناوگان از نظر تعداد خودرو به مشکل برنخورد.
مدیریت توافقات و قراردادهای پیمانکاری
برخی از سازمان برای فراهم کردن خودروها و راننده‌های مورد نیاز ناوگان حمل و نقل خودشان از پیمانکار استفاده می‌کنند و با آن‌ها جهت ارائه این خدمات قرارداد تنظیم می‌نمایند. اداره خدمات و پشتیبانی وظیفه دارد، این قراردادها را مدیریت کند و نظارت دقیقی بر روی اجرای آن‌ها داشته باشد تا بازدهی خوبی برای سازمان یا شرکت مربوطه داشته باشد.
فراهم کردن امکانات موجود جهت ارائه خدمات مربوط به سلف سرویس کارکنان
کارکنان سازمان‌ها و شرکت‌ها معمولا در خود سازمان غذا می‌خورند، به همین دلیل نیاز است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها خدمات سلف سرویس به خوبی، با نظم و کیفیت بسیار بالا فراهم و ارائه گردد. جایی وظیفه فراهم این امکانات را دارد، اداره خدمات و پشتیبانی هر سازمان یا شرکتی است که مدیری این بخش باید در انجام این کار بسیار دقت و وسواس به خرج دهد تا کارکنان بتوانند به سرعت از خدمات با کیفیت سلف سرویس بهره‌مند گردند.
انجام تشریفات اداری سازمان
در سازمان‌ها و شرکت‌ها برای انجام کارهای مختلف باید تشریفات اداری خاصی طی گردد. اداره خدمات و پشتیبانی وظیفه دارد که به درخواست‌هایی در این حوزه پاسخ دهد و تمامی تشریفات اداری کارهای مختلف را به خوبی و با سرعت مناسبی به انجام برساند.
دغدغه‌های اداره خدمات و پشتیبانی چیست؟
در قسمت قبل در مورد مهم‌ترین وظایف اداره خدمات و پشتیبانی با شما صحبت کردیم و آن‌ها را به صورت خلاصه برای شما توضیح دادیم، اما در این قسمت قصد داریم در مورد دغدغه‌های این اداره به طور مختصر و مفید صحبت کنیم.
1. مدیریت بودجه خرید تدارکات
با افزایش هزینه‌های تدارکات و وسایل، هزینه‌های خرید تدارکات نیز به طور قابل توجهی افزایش پیدا کرده است که همین موضوع مدیریت بودجه خرید تدارکات به صورت دستی را بسیار سخت و غیرممکن می‌کند که برای حل آن فکری کرد.
2. برنامه‌ریزی برای رزرو سالن همایش
قسمت‌های مختلف هر سازمان یا شرکت ممکن است که در یک زمان واحد، همایش‌های مختلفی را برگزار کنند که برنامه‌ریزی برای رزور سالن آن‌ها و عدم تداخل در سالن‌های همایش این نشست‌ها بسیار سخت و طاقت فرسا است.
3. هماهنگی جهت اسکان کارکنان در مهمان‌سراهای سازمان
سازمان‌ها دارای نیروهای بسیاری هستند، این نیروها برای مقاصد مختلف مثل ماموریت‌های کاری به شهرهای دیگر می‌روند و نیاز به مهمان‌سرای سازمان جهت اسکان دارند. حال با توجه به تعداد زیاد کارکنان و تفاوت شهرهای آن‌ها هماهنگی و رزرو دستی مهمان‌سراها بسیار سخت است و گاهی باعث ایجاد تداخل و اذیت و آزار کارکنان می‌گردد که اصلا مطلوب سازمان نیست.
4. فراهم کردن بودجه و برنامه‌ریزی جهت پاسخ به موقع برای تعمیر و نگهداری خودروها
قطعات خودروهای ناوگان حمل و نقل سازمان‌ها یا ارگان‌های مختلف دارای قیمت بالایی است که همین مورد اجابت این درخواست به صورت و فراهم کردن بودجه آن‌ها به صورت غیر اتوماتیک بسیار زمان‌بر می‌کند که باعث اختلال در کار این ناوگان حساس می‌گردد.
5. انجام درخواست‌های مربوط به پیمانکار حمل و نقل
همانطور که در قسمت قبل اشاره کردیم، یکی از وظایف اداره خدمات و پشتیبانی مدیریت قرارداد پیمانکاری است. یکی از بخش‌های مرتبط با این موضوع، پاسخ دادن به درخواست‌های این پیمانکار طبق قرارداد است که به صورت دستی عملا امکان‌پذیر نیست، زیرا تعداد درخواست‌ها بسیار بالا است.
6. انجام تشریفات اداری مربوط به کارهای مختلف
تشریفات اداری سازمان کاری زمان‌بر است که تعداد بالای موارد موجود آن نیز، باعث می‌شود تا این کار سخت‌تر گردد و انجام آن از مدیر و کارکنان اداره خدمات و پشتیبانی انرژی بسیار زیادی می‌برد.
7. ارائه کالاهای موجود جهت ارائه خدمات سلف سرویس
خدمات سلف سرویس به صورت روزانه و به تعداد زیادی از کارکنان ارائه می‌گردد که سبب می‌گردد تا فراهم کردن امکانات مربوط به آن به صورت تلفنی برای اداره خدمات و پشتیبانی با وظایف زیاد، بسیار دشوار و دردسرساز باشد.
راه حل اداره خدمات و پشتیبانی چیست؟
در قسمت قبل در مورد مهم‌ترین چالش‌ها و دغدغه‌های اداره خدمات و پشتیبانی صحبت کردیم. اما قطعا برای شما نیز این سوال پیش آمده است که راه حل اداره خدمات و پشتیبانی برای عبور از این دغدغه‌ها و انجام وظایفش چیست؟
اداره خدمات و پشتیبانی برای عبور از این دغدغه‌های باید به جای انجام امور به صورت دستی، این کارها را از طریق یک سیستم نرم‌افزار واحد به نام سیستم نرم‌افزاری مدیریت خدمات انجام دهد تا بتواند هم این امور را مدیریت نماید. این سیستم دارای قابلیت‌هایی است که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.
-
مدیریت تمامی درخواست‌ها
این نرم‌افزار به اداره خدمات و پشتیبانی کمک می‌کند تا بتوانید تمامی درخواست‌ها از جمله درخواست خرید تدارکات، درخواست تعمیر و نگهداری، درخواست رزرو سالن همایش، درخواست هماهنگی جهت اسکان در مهمان‌سرا را مدیریت کند تا برنامه‌ریزی درستی جهت آن‌ها صورت بگیرد و در این میان تداخل به وجود نیاید.
-
انجام فرآیند بررسی و تایید درخواست در یک سیستم مشخص و سریع
یکی دیگر از قابلیت‌های این سیستم نرم‌افزار این است که قادر است تا بعد از ثبت درخواست، فرآیند بررسی و تایید آن را در یک مسیر مشخص و سریع انجام دهد که هم مدیر واحد دیگر بتواند پاسخ درخواست خودش را سریع‌تر بگیرد و هم کارمند اداره خدمات بتواند به کارهای دیگر خودش نیز برسد.
-
امکان ارائه گزارش تعداد درخواست‌های پاسخ داده شده
اداره خدمات و پشتیبانی با استفاده از این نرم‌افزار قادر است که به طور دقیق و مشخص به مدیران بالادستی گزارش دهد که چه تعداد درخواست در طول دریافت کرده است، به چه تعداد از آن‌ها پاسخ داده است و آن‌ها را اجابت نموده است و کارکنان از چه تعداد از آن‌ها رضایت داشته‌اند.
-
ارائه آمار لحظه‌ای درخواست توسط داشبود نرم‌افزار
این نرم‌افزار دارای داشبوردی است که به اداره این امکان را می‌دهد تا بتواند به صورت لحظه‌ای، روزانه یا ماهیانه آمار تعداد درخواست‌ها و پاسخ‌های آن‌ها را داشته باشد تا بتواند روز به روز بازده عملکردی خودش را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد و رضایت دیگر بخش‌ها را بیشتر جلب نماید.
نرم افزار اداره خدمات و پشتیبانی
در قسمت قبل به طور کلی راه‌حل عبور از این مشکلات و دغدغه‌ها را بیان کردیم، اما در این قسمت و دو قسمت بعد دو نمونه از زیر مجموعه‌های این سیستم نرم‌افزارها را به شما معرفی کنیم و در مورد آن‌ها کمی صحبت نماییم.
این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا بتوانید به راحتی تمامی خدمات مورد نظر قسمت‌های دیگر را به صورت الکترونیک ارائه دهید و بتوانید سرعت انجام خدمت سازمان را به حد قابل توجهی افزایش دهید.
مطالعه بیشتر : نرم افزار یکپارچه اداره خدمات عمومی
نرم افزار مدیریت درخواست خدمات
این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا بتوانید به راحتی مدیریت درخواست‌های خدمات و تایید آن‌ها را به صورت کاملا الکترونیکی انجام دهید. برای اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحه ویژه «نرم افزار مدیریت درخواست خدمات» مراجعه کنید.
قابلیت نرم افزار مدیریت درخواست خدمات
- امکان ثبت درخواست براساس پارامترهای مختلف
کارمندان اداره یا سازمان قادر خواهند بود که براساس پارامترهایی چون نوع خدمت، مکان و تعداد نیروی موردنیاز، ثبت درخواست خدمت را انجام دهند. - دارای قابلیت ارسال پیامک جهت یادآوری
این نرم‌افزار دارای این قابلیت است که برای فرد درخواست کننده خدمت یا انجام دهنده‌ی آن پیامک یادآوری یا هشدار ارسال کند تا آن فرد آن خدمت یا کار را به درستی انجام دهد. - دارای قابلیت برنامه‌ریزی درخواست‌ها
نرم‌افزار مدیریت درخواست خدمات این امکان را به اداره خدمات و پشتیبانی می‌دهد تا بتوانند به صورت الکترونیکی خدمات را زمان‌بندی و برنامه‌ریزی نمایند.
مزیت نرم افزار مدیریت درخواست خدمات
- امکان نظارت صحیح بر ارائه دهندگان خدمات
شما میتوانید با استفاده از نرم‌افزار مدیریت خدمات به صورت کاربردی و صحیح بر روی افراد ارائه دهنده خدمت نظارت کنید. - کاهش قابل توجه زمان انجام خدمت
استفاده از این نرم‌افزار باعث می‌شود تا فرآیند انجام خدمت توسط اداره خدمات و پشتیبانی کاهش قابل توجهی داشته باشد.
نرم افزار امور مسافرت و بلیط
یکی دیگر از نرم‌افزارهای زیر مجموعه نرم افزار اداره خدمات و پشتیبانی، نرم‌افزار امور مسافرت و بلیط است. این نرم‌افزار کمک می‌کند تا بتوان به راحتی امور ثبت و دریافت بلیط را با سرعت و دقت بالایی انجام داد.
قابلیت نرم افزار امور مسافرت و بلیط
- دارای قابلیت تعریف و ثبت انواع مختلف بلیط
این نرم‌افزار این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید، تعریف و ثبت انواع مختلف بلیط، شامل بلیط کشتی، قطار، هواپیما و اتوبوس را انجام دهید. - دارای قابلیت پیوست حکم ماموریت به بلیط
شما با استفاده از این نرم‌افزار میتوانید به بلیط صادر شده حکم ماموریت را نیز پیوست کنید تا در هنگام گزارش دادن کار راحتی داشتع باشید.
مزیت نرم افزار امور مسافرت و بلیط
- نظارت کامل بر مدیریت کامل مدیریت بلیط
این نرم‌افزار به شما این مزیت را می‌دهد تا امور تعریف، ثبت و به طور کلی مدیریت بلیط را کنترل نمایید. - بهبود بازده مسافرت‌های کاری
استفاده از این نرم‌افزار به شما در بهبود مسافرت‌ها کاری کمک شایانی می‌نماید و آن را ممکن می‌سازد.
نرم افزار مدیریت تغذیه و سلف سرویس
نرم افزار مدیریت تغذیه و سلف سرویس، برای شما امکان تعریف منوهای مختلف و تحویل غذا براساس سیستم‌های شناسایی اثر انگشت و دیگر سیستم‌های شناسایی را به راحتی فراهم می‌نماید.
نرم افزار بیمه تکمیلی کارکنان
این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا به راحتی خدمات مربوط به تعریف و ثبت بیمه تکمیلی و انجام تشریفات موردنیاز آن را به صورت الکترونیکی انجام دهید و سرعت انجام آن را بالا ببرید.
نرم افزار مدیریت تشریفات
استقبال از مهمانان فرآیندی مهم در سازمان‌های مختلف است و می‌تواند بر روی اعتبار سازمان اثر قابل توجهی بگذارد. بنابراین باید برای انجام هر چه بهتر آن تلاش کرد. نرم افزار مدیریت تشریفات به شما در بهبود این فرآیند به شما کمک می‌کند.
نرم افزار مدیریت سالن همایش
این نرم‌افزار کمک می‌کند تا کارمندان بتوانند ثبت درخواست رزرو سالن همایش مربوط به واحد خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند و سرعت آن را بالاتر ببرند. برای اطلاع از ویژگی ها، به صفحه «نرم افزار مدیریت سالن های همایش» مراجعه نمایید.
برای مدیریت اداره خدمات و پشتیبانی از نرم‌افزار مدیریت خدمات استفاده کنید
اداره خدمات و پشتیبانی یک بخش و اداره شلوغ و پر دردسر در هر سازمان یا ارگانی است که مدیریت آن به صورت تلفنی و دستی بسیار سخت و طاقت‌فرسا می‌باشد. اما جای نگرانی نیست، زیرا می‌توان به جای سیستم غیر اتوماتیک از سیستم نرم‌افزاری مدیریت خدمات استفاده کرد که کار مدیریت و پاسخ دهی این بخش را بسیار راحت و سریع می‌کند و دغدغه‌های مدیران این اداره را به طور کامل و دقیق رفع و رجوع می‌نماید.
بنابراین توصیه می‌کنیم که برای انجام امور این اداره حتما از این سیستم استفاده نمایید. در قسمت نظرات به ما بگویید که آیا از سیستم نرم‌افزاری مدیریت خدمات اداره پشتیبانی استفاده کرده‌اید یا خیر؟
