ردیابی شاخص‌های عملکرد با هدف مقایسه داده‌های فعلی با عملکرد گذشته جزء اصلی در مدیریت ناوگان به حساب می‌آید. مدیران ناوگان در کنار سایر کارهای روزمره خود لازم است که به‌طور فعال این شاخص‌ها را نظارت کنند تا بدین شکل بتوانند از کارآمدی فعالیت ناوگان و همچنین پرسنل اطمینان حاصل نمایند. اما چه معیارهایی برای پایش عملکرد در اولویت هستند و چه تاثیری در عملکرد ناوگان دارند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد سنگ بنای پیشرفت به سمت نتیجه مورد نظر هستند و بخش مهمی از برنامه مدیریت مالی برای ناوگان را شامل می‌شوند. این شاخص‌ها با ایجاد یک مبنای تحلیلی برای تصمیم‌گیری، به تمرکز مدیریت بر روی نکات مهم در ناوگان کمک می‌کنند. پیاده‌سازی KPIها بخش مهمی از رویکرد مدیریتی مطلوب است زیرا به شما این امکان را می‌دهد که مقایسه‌ای بین وضع موجود سازمان خود با گذشته داشته باشید و بدین‌شکل قادر به پیش‌بینی مناسب عملکرد خود باشید.
دلایل اهمیت KPIهای مدیریت ناوگان
توجه به KPIهای مدیریت ناوگان و عملکرد راننده، از چندین جهت برای ناوگان حایز اهمیت است:
شناسایی استفاده غیر مجاز از خودرو
ممکن است زمانی متوجه این موضوع شوید که وسیله نقلیه شما دو برابر بیشتر از خودروهای مشابه سوخت مصرف می‌کند یا هزینه نگهداری بسیار بالایی دارد. این حالت ممکن است به دلیل استفاده غیر مجاز از خودرو، به‌عنوان مثال در خارج از ساعت‌های کاری و برای انجام کارهای شخصی اتفاق بیفتد. ردیابی شاخص‌های عملکرد نگهداری و هزینه‌ها به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا زمان‌هایی که خودرو خارج از الگوهای مجاز مورد استفاده قرار می‌گیرد، شناسایی شوند.
تشخیص مشکلات احتمالی ایمنی
اطلاعات مربوط به شتاب و سرعت خودرو می‌تواند عادات بد رانندگی را نشان دهد؛ مواردی که خطر تصادف را افزایش می‌دهد. علاوه بر این گزارش‌های مربوط به تعمیر وسیله نقلیه، مشکلات ثابتی مانند تعویض نشدن لاستیک‌ها در زمان مقرر، فرسودگی سیستم‌های ترمز و سایر موارد ایمنی را گوشزد می کند.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
ردیابی شاخص‌های مرتبط با مدیریت ناوگان به مدیران در ایجاد فرصت برای کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. به عنوان مثال مواردی مانند برنامه‌ریزی تعمیر و نگهداری خودرو به جای تمرکز بر رفع مشکل، پیشگیری از مشکلات قبل از وقوع را مد نظر قرار می‌دهد. نکته‌ای که بویژه در صرفه‌جویی هزینه‌ها موثر است.
رضایت مشتریان
آنچه در فرایند حمل و نقل توسط وسایل نقلیه ضروری است، تحویل به موقع اجناس و کالا و یا رساندن به موقع مشتری به مقصد است. ردیابی شاخص‌های عملکرد مدیریت ناوگان در اینجا هم می‌تواند با تمرکز بر عملکرد راننده، هر گونه خطا یا انحراف از دستورالعمل‌های مدیریت که منجر به دیرکرد در تحویل محموله یا رساندن به موقع افراد به مقصد می‌شود را جلوگیری کند.
KPIهای دارای اهمیت جهت ردیابی توسط مدیر ناوگان
1-خاموش یا روشن کردن موتور
زمان مناسب روشن یا خاموش کردن موتور خودرو، نشان از عملکرد مطلوب و طبق برنامه راننده دارد. دیرتر روشن شدن وسیله نقلیه برابر است با عقب افتادن از برنامه و عجله و شتاب راننده برای جبران زمان از دست رفته که ممکن است منجر به افزایش خطر تصادف شود. در برخی موارد هم روشن کردن موتور در مجاورت مواد اشتعالزا و خطرناک، می تواند منجر به بروز خسارت و آسیب فراوان شود. بنابراین رانندگان در این مورد باید آموزش لازم را ببینند. استفاده از سیستم‌های ردیابی و نظارت بر موتور با هدف نظارت بر زمان بارگیری یا تخلیه کالاهای خطرناک این اطمینان را فراهم می‌کند که پرسنل پروتکل‌های ایمنی را رعایت می‌کنند.
2- سرعت بالا
سرعت رانندگی راه دیگری برای بررسی رعایت ایمنی خودرو توسط راننده است. برای کنترل و نظارت بر سرعت خودرو، استفاده از دستگاه‌هایی که در صورت عبور از حد مجاز هشدار لازم را به مدیریت ارسال می‌کنند، ضروری است. ردیاب‌های GPS این امکان را فراهم می‌کنند تا با مقایسه سرعت خودرو با حد مجاز سرعت در نقاط مختلف جاده، تخلفات احتمالی را شناسایی کنند و در نتیجه ایمنی خودرو در سطح لازم حفظ شود.
3- شتاب و ترمز شدید
با استفاده از سیستم ردیابی GPS مدیران ناوگان می‌توانند میزان شتاب و همچنین ترمز شدید توسط رانندگان را کنترل کنند. بدین شکل مشخص می‌شود که کدام رفتار راننده پر ریسک یا دارای خطر است. علاوه بر این هر گونه شتاب و ترمز شدید موجب فرسایش خودرو و آسیب به آن می‌شود که با ردیابی آن می‌توان بجز راننده، وضعیت سلامت خودرو را نیز کنترل کرد.
4-زمان بیکاری وسیله نقلیه
برخی رانندگان، وسیله نقلیه را بیش از حد انتظار در حالت روشن موتور برای مدت طولانی بیکار نگاه می‌دارند. کاهش این مدت با افزایش راندمان مصرف سوخت، کاهش آلودگی‌های زیست محیطی را نیز به دنبال خواهد داشت. عدم ردیابی این شاخص، نرخ بازگشت سرمایه کل شرکت را کاهش می‌دهد. توجه داشته باشید که نظارت کافی در این خصوص یک بازی برد برد هم برای شما و هم محیط زیست و جامعه انسانی است!
5-تردد در مسیرهای تعیین شده
مدیر ناوگان باید بداند آیا راننده در مسیرهای از پیش تعیین شده حرکت می‌کند یا خیر. مقایسه مسیر طی شده توسط راننده با مسیر بهینه مشخص شده از قبل کمک می کند تا افرادی که برای انجام کارهای شخصی از مسیر منحرف می‌شوند شناسایی شوند. استفاده از نرم‌افزارهای ردیابی ناوگان، نظارت بر راننده و اصلاح فعالیت‌های خطای آن‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.
6-رعایت مقررات رانندگی
در صورتی که نظارت کافی بر رفتار راننده وجود نداشته باشد، ممکن است برخی از آن‌ها قوانین راهنمایی و رانندگی را نادیده بگیرند. این موضوع باعث ایجاد تصادفات احتمالی و پرداخت غرامت به‌دلیل آسیب و همچنین جریمه رانندگان توسط افسر پلیس خواهد شد. حتی یک اشتباه بسیار کوچک می‌تواند با زیر سوال بردن اعتبار سازمان، تاثیری منفی بر هزینه‌های ناوگان داشته باشد. نظارت لازم توسط نرم‌افزارهای مربوط با حذف این موارد و جلوگیری از فاجعه‌های مالی احتمالی، به طور مستقیم بر عملکرد ناوگان نیز تاثیر می‌گذارد.
7- هزینه کل مالکیت خودرو
این شاخص، مجموعه‌ای از هزینه اولیه وسیله نقلیه، مصرف سوخت، تعمیر و نگهداری و سایر هزینه‌های مربوط به مالکیت و فروش خودرو از جمله مالیات، مجوزها،… در طول زمان است. ردیابی آن برای مقایسه با درآمد تولیدی از وسیله نقلیه با هدف شناسایی فرصت‌ها برای افزایش عملکرد ناوگان اهمیت بسیاری دارد.
8-هزینه جایگزینی خودرو
حتی بهترین وسیله نقلیه هم بعد از گذشت زمانی مشخص نیاز به جایگزینی دارد. ردیابی این شاخص نشان می‌دهد که سالانه چه مبلغی برای جایگزینی خودرو هزینه می‌شود. موضوعی که به منظور تدوین یک بودجه عملیاتی قابل اعتماد و دقیق برای ناوگان ضروری است.
9-طول عمر مفید وسیله نقلیه
زمان استفاده از یک وسیله نقلیه و ارزشی که برای سازمان در طول عمر خود ایجاد می‌کند، از شاخص‌های مهم دیگر برای ردیابی توسط مدیر ناوگان است. با این حال طول عمر مفید برای وسایل نقلیه مختلف ممکن است معنای متفاوتی نیز داشته باشد. به عنوان مثال این شاخص در یک کامیونت وابسته به میزان مسافت پیموده شده است، در حالی‌که در یک جرثقیل به تعداد بارهایی که در طول روز جابجا می‌کند بستگی دارد.
10-پایبندی به برنامه‌ریزی
اینکه رانندگان تا چه اندازه به انجام موارد برنامه‌ریزی شده پایبند هستند نکته حایز اهمیت دیگر است. ردیابی حوادثی که در آن رانندگان از مسیر برنامه‌ریزی شده خود خارج می‌شوند یا شیفت کاری خود را دیر شروع می‌کنند، به مدیر ناوگان کمک می‌کند تا از تعویق عملیات برنامه‌ریزی شده جلوگیری کند.
11-خرابی خودرو
در یک ناوگان تا حد امکان باید سعی شود تا از خرابی غیر منتظره خودرو و در نتیجه از کار افتادگی آن جلوگیری شود. نرخ بالای خرابی وسیله نقلیه در ناوگان نشانه ناکافی بودن برنامه فعلی تعمیر و نگهداری و نیاز به اصلاح آن است. مدیر ناوگان باید با ردیابی حوادث و عامل خرابی و همچنین بررسی دلایل آن از بروز این اختلالات جلوگیری کند.
12-موجودی قطعات خودرو
اینکه چه قطعاتی در تعمیر و نگهداری دوره‌ای بیشتر مصرف می‌شود و ردیابی موجودی آن، برای اطمینان از یک فرایند تعمیر و نگهداری سریع، کارآمد و ایمن حایز اهمیت است. با این کار مدیران ناوگان می‌توانند اطمینان حاصل کنند که در هر زمان تعداد مناسبی از قطعات را برای سرویس‌دهی به وسیله نقلیه در اختیار دارند و در نتیجه از سرویس‌های اضطراری که باعث تاخیر در فرایند تعمیر و نگهداری و ایجاد هزینه‌های اضافی می‌شود، جلوگیری می‌شود.
13-میانگین زمان خرابی در فرایند تعمیر و نگهداری
چه شما از تکنسین‌های تعمیر و نگهداری ناوگان خود برای رفع خرابی خودرو استفاده کنید یا اینکه تعمیرات را برون‌سپاری کنید، در هر دو حالت نکته مهم کاهش زمان خرابی وسیله نقلیه در حین تعمیرات است. به طور حتم خودرویی که در تعمیر است، ارزشی برای شما ایجاد نمی کند!
14-کدهای عیب‌یابی خودرو
اکثر خودروها دارای سیستم عیب‌یاب داخلی هستند که با شناسایی مشکلات، کدهای مشخصی به عنوان هشدار تولید می‌کنند. ردیابی تکرار و فراوانی این کدها برای مدیر ناوگان این امکان را فراهم می‌کند که چالش‌های تعمیر و نگهداری ناوگان را به طور دقیق بررسی کند.
