إدارة صيانة الأسطول هي جميع العمليات المتعلقة بالحفاظ على المركبات في أعلى حالة من حيث سلامة التشغيل. ودون تخطيط في هذا الشأن، يُلحق خطر الأعطال غير المتوقعة وخطر الإصابات الجسدية للسائق ودفع تكاليف باهظة للإصلاحات خسائر كبيرة بالمؤسسة، بل ويؤثر في رضا صاحب العمل وولائه. ولكن لما كان تنفيذ هذا العمل بشكله التقليدي، إلى جانب استهلاكه للوقت، يقترن بمشكلة النسيان المحتمل لاستبدال القطع في وقتها، فقد أدرجت كثير من أساطيل النقل الحديثة حاليًا استخدام برمجيات إدارة الأساطيل في خطط أنشطتها. ونشرح في هذا المقال، بعد دراسة مزايا برامج الصيانة الحديثة ومكوناتها الرئيسية، خصائص نظام إداري لتطبيق هذا البرنامج.
ما هي الإدارة الحديثة لصيانة أسطول النقل؟
إدارة صيانة الأسطول نظام للرقابة المستمرة على صيانة المركبات وسائر أصول المؤسسة بهدف الحفاظ عليها في أعلى مستوى من السلامة والأداء باستخدام أحدث التقنيات. وفي عالم اليوم الحديث، تُنفَّذ جميع أنشطة إدارة صيانة الأسطول باستخدام برمجيات وأجهزة وتقنيات خاصة، ليصل العاملون والمشرفون على القسم لحظيًا إلى جميع البيانات المطلوبة لاتخاذ قرارات أفضل. ويمكن لربط برمجيات الصيانة بأنظمة التشخيص الأخرى أن يضع بين يدي مديري الأساطيل عملية بأقل قدر من الأخطاء؛ فعلى سبيل المثال، يتيح الجمع بين هذه البرمجيات وأنظمة تشخيص أعطال المركبة (OBD) التحكم الآلي في رموز الأعطال، لذا تُسجَّل رموز الأعطال عند حدوث أي مشكلة في المركبة إلى جانب التنبيه لمعالجة العطل، وبهذا تُقلَّص إلى الحد الأدنى المشكلات الميكانيكية المؤدية إلى أعطال غير مخطط لها واحتمال حوادث القيادة الشديدة.
مزايا الإدارة الحديثة لصيانة أسطول النقل
لإدارة صيانة الأسطول القائمة على استخدام أحدث البرمجيات والتقنيات العالمية، إذا خُطّط لها وطُبّقت بشكل مناسب، المزايا التالية:
أعطال أقل للمركبات وإنتاجية أعلى
يزيد استخدام برنامج إداري حديث للصيانة، بزيادة سلامة المركبات، الثقة والاطمئنان إلى النقل الآمن للبضائع على المسار، فتستطيع الشركة، بكسب مزيد من رضا صاحب العمل، جعله وفيًا للعلامة التجارية للمؤسسة واستقطاب مزيد من العملاء؛ إذ يتم في هذه الحالة، بخفض احتمال الأعطال غير المتوقعة والمشكلات التشغيلية على مسار النقل، تسليم الطلبات وفق جدول زمني محدد وفي الوقت المناسب.
خفض تكلفة إصلاح القطع
يمكن لمركبة بها مشكلة بسيطة في قطعها أن تعمل دون إظهار المشكلة بوضوح حتى التعطل الكامل للقطعة، لكننا سنضطر مع توقف المركبة إلى دفع تكاليف أكبر للإصلاح؛ إذ قد يؤدي تعطل قطعة صغيرة على المدى الطويل إلى إلحاق الضرر بالقطع الرئيسية الأخرى مثل المحرك. ويخفض استخدام الإدارة الحديثة لصيانة الأسطول، باكتشاف المشكلات البسيطة في القطع قبل حدوث الأعطال المكلفة، تكاليف الإصلاح إلى حد كبير جدًا.
خفض التكاليف التشغيلية
الأسطول الذي تُفحص جميع مركباته وتُصلح جيدًا ووفق برنامج محدد سيمتلك في النهاية كفاءة وأداءً أفضل، فإلى جانب خفض مرات التعطل ينخفض استهلاك الوقود أيضًا، وهو ما يؤثر مباشرة في تقليل التكاليف التشغيلية.
رفع قيمة المركبة عند البيع
تزيد الصيانة المنتظمة للمركبة قيمتها عند الحاجة إلى بيعها واستبدالها بمركبة جديدة؛ إذ تمتلك بذلك عمرًا أطول، ومن جهة أخرى يمكن عرض جميع مستندات وتقارير إصلاح القطع أو استبدالها على المالك المستقبلي للمركبة.
الأقسام الرئيسية لبرنامج صيانة حديث
يمتلك كل برنامج حديث لإدارة الصيانة الأقسام الرئيسية الستة التالية:
السلامة
الأولوية الأولى لكل برنامج صيانة هي زيادة السلامة، ويشمل ذلك أمورًا مثل تدريب الفنيين والمديرين ومراقبة اللوائح الموضوعة، ويمكن بإعداد برنامج تدريبي ورقابي إدارة أسطول النقل وفق مستوى السلامة المطلوب ومتطلباته.
الصيانة الوقائية
يُعدّ تقليل زمن التعطل وخفض تكاليف صيانة المركبة من المحاور الرئيسية لـ برنامج الإصلاح الوقائي ؛ إذ يمكن بتطبيقه بشكل صحيح خفض زمن توقف المركبة بسبب العطل للإصلاح، واحتمال التعطل على الطريق، والإصلاحات خارج البرنامج وغير المتوقعة. إضافة إلى ذلك، ستُنفذ الرقابة على عمليات صيانة الأسطول بشكل أدق.
مراقبة الجودة
في برامج الصيانة الحديثة توضع مؤشرات لتقييم أداء النشاط وفق الأهداف التي تتوخاها المؤسسة. فعلى سبيل المثال، إذا كان التركيز الكلي على تحسين رضا العملاء، فإن معايير مثل زمن التسليم السريع والالتزام بتسليم البضائع في الوقت المحدد تكتسب أهمية كبيرة، وترفع برامج الصيانة المنتظمة، بتأثيرها المباشر في استلام العميل للشحنة في وقتها، جودة هذا المؤشر.
جمع البيانات وتحليلها
تتيح برامج الصيانة الحديثة تسجيل البيانات المطلوبة للمركبة وتحليلها بسهولة؛ فعلى سبيل المثال، يمكن دمج هذا البرنامج مع نظام إدارة الأسطول واستخدامه لدراسة مسار تنفيذ عمليات النقل وتحليل العملية بأكملها وإدارة الأصول وجودة الإصلاحات والقرارات الاستراتيجية.
عملية الفحص الروتيني للإصلاحات
لوضع برنامج صيانة منتظم ومنع الأحداث غير المتوقعة، يلزم في الوقت نفسه وضع عملية فحص تركّز على الخصائص التالية:
- واضحة ومحددة: يجب شرح الفحوصات الدورية للسائقين وفق عملية قياسية وبشكل واضح، ليستطيعوا، إلى جانب التعرف على سير العمل، تقليل أخطائهم إلى الحد الأدنى والتنسيق مع عملية الفحص.
- توفر البيانات: يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بالفحص المعتاد للمركبات متاحة بسهولة للسائقين والميكانيكيين ومديري الأساطيل، ما يزيد أداء المهام بكفاءة أكبر من قِبل جميع الموظفين.
- مرونة العمليات: لما كان السائقون والموظفون في حركة مستمرة ولا مكان ثابتًا لهم، يجب إنشاء سير عمل يتناسب مع نشاطهم؛ عملية يمكن فيها حتى إرسال بيانات الفحص عن بُعد في أي زمان ومكان.
إدارة مخزون القطع
تمنع الإدارة الصحيحة لمخزون قطع الغيار التأخير في تنفيذ برامج الصيانة، والانتباه إلى النقاط التالية مفيد لهذا الغرض:
- تأكدوا من توفر القطع الاستهلاكية كثيرة الاستخدام مثل الخراطيم والفلاتر والزيت ومانع التجمد أو السيور بكمية كافية.
- راقبوا باستمرار تكاليف إعادة طلب القطع واللوازم وتفاصيلها.
- وثّقوا بشكل منفصل قائمة القطع الجديدة والمجددة والمقلدة وضمانات الجودة لكل قطعة.
- سجّلوا المخزون الدقيق للقطع وموعد طلب القطع الجديدة والمدة اللازمة لتوفيرها.
- درّبوا الموظفين المسؤولين عن توفير القطع على طريقة تنظيم المستودع ومراقبة المخزون.
- ادمجوا نظام إدارة المخزون بالباركود والتخزين مع برمجيات إدارة الأسطول
خصائص نظام إدارة الأساطيل لتطبيق برنامج الصيانة
لما كان نظام إدارة الأساطيل المحور الرئيسي لبرنامج الصيانة الحديث، انتبهوا عند اختياره وتطبيقه إلى توفر الخصائص التالية فيه:
1. قابل للتوسع
من النقاط المهمة في الاختيار اختيار برنامج يمتلك قابلية توسع متناسبة مع عدد المركبات واحتياجات المؤسسة، لذا انتبهوا حتمًا إلى مرونته وتوافقه بناءً على الأهداف والتوقعات المستقبلية للنشاط.
2. يُصدر تنبيه استبدال القطع لحظيًا
يجب أن ترسل أدوات إدارة الأساطيل وبرمجياتها إلى الإدارة التنبيهات اللازمة بشأن استبدال القطع في الموعد المحدد، ويمكن تعريف هذا التنبيه وفقًا للمسافة التي قطعتها المركبة أو عمر القطعة.
3. شامل وعملي
يجب أن يكون نظام إدارة صيانة الأسطول شاملًا وسهل الاستخدام؛ بمعنى أن يقدّم حلولًا كاملة متناسبة مع الاستراتيجيات الكلية للإصلاح والصيانة في المؤسسة والاحتياجات التشغيلية.
4. يتمتع بمستوى أمان مناسب
البيانات والمعلومات في برنامج الصيانة الحديث آمنة تمامًا؛ فعلى سبيل المثال، تُراعى فيه بالكامل أمور مثل المصادقة الثنائية وتشفير البيانات.
5. ذو تصميم مخصص
يُصمَّم نظام إدارة صيانة الأسطول ويُطبَّق مخصصًا بالكامل ووفق احتياجات المؤسسة وأهدافها؛ فالنسخ المنقولة من مؤسسات أخرى ليست مناسبة لمؤسسة أخرى حتى لو كانت أقل تكلفة. إضافة إلى ذلك، اطلبوا من الشركة المقدمة للنظام أن تضع بين أيديكم واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة (API)، فتستطيعون بذلك دمج التطبيقات المؤسسية الأخرى أو معدات المركبات مثل المستشعرات معه بسهولة، فتتم مشاركة البيانات وتحليلها بسهولة.
يحتاج تطبيق أي برنامج حديث إلى شركة محترفة أيضًا
وأخيرًا، يحتاج التطبيق الأمثل لبرنامج صيانة حديث إلى الحصول على خدمات شركة محترفة. وعند اختيار هذه الشركة انتبهوا حتمًا إلى سجل نشاطها مع المؤسسات والشركات الموثوقة الأخرى ورضا العملاء والاستشارات المتخصصة لخبرائها، فكل استثمار واختيار ذكي يحتاج إلى بحث واعٍ أيضًا.
المرجع:
