تتطلب إدارة الأسطول امتلاك مجموعة من المهارات التي تتيح لأسطول الشركة إنجاز أنشطته في الوقت المناسب وبميزانية مثلى. لكن نظراً لأن التقنيات أصبحت مكمّلة للمهام الأساسية لإدارة الأسطول، يتعين على مديري الأساطيل تطوير مهاراتهم والحفاظ عليها في مستوى مناسب. وقبل تناول هذه المهارات، لنستعرض معاً مهام مدير الأسطول ومسؤولياته.
المهمة الرئيسية لمدير الأسطول
باختصار: مدير الأسطول مسؤول عن كل شيء! وعلى الرغم من أن مهامه قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى، فإن مدير الأسطول بشكل عام يخطط وينسق وينفذ جميع استراتيجيات شراء المركبات والمعدات وبيعها وإصلاحها وصيانتها واستخدامها أو التنازل عنها، فضلاً عن إدارة الموظفين المسؤولين عن هذه الأنشطة.
يمكن أن يختلف الوصف الوظيفي لمديري الأساطيل بحسب كبر الأسطول أو صغره، لكنه بنظرة عامة يتولى مسؤوليات مثل مراقبة السائقين والفنيين وإدارتهم، وتحديد المسارات وتحسينها، وقيادة برنامج الصيانة الوقائية للأسطول، ومتابعة أصول المؤسسة، وتحليل البيانات، وإعداد الميزانية والتنبؤات المالية اللازمة.
سمات مدير الأسطول الجيد
الإدارة الاحترافية للأسطول مليئة بالتحديات، لأن هناك أموراً كثيرة تتعلق بالمركبات والمعدات وكذلك الأفراد يجب على الشخص أخذها في الاعتبار. ومن المؤكد أن هناك أساليب في الإدارة يمكنك باتباعها وتطبيقها ضمان نجاح عملك، لكن إلى جانب هذه الأساليب، فإن مدى توافق طباعك مع هذه المهمة له الأهمية نفسها. وبشكل عام، يتمتع مدير الأسطول الجيد بالسمات التالية التي تميزه:
- يركز على التفاصيل
- يتحلى بمستوى عالٍ من المساءلة ويتحدث استناداً إلى البيانات والمعلومات
- قادر على تولي عدة مهام في وقت واحد
- يتمتع بمهارات تواصل قوية جداً
- فعّال جداً في إدارة الوقت وقدوة للآخرين
- يتخذ القرارات في الوقت المناسب وبقوة كبيرة
- مرن ويضع دائماً تخطيطاً طويل الأمد لأداء مهامه
دور التكنولوجيا في أداء مدير الأسطول لمهامه بشكل مناسب
يؤدي توظيف التقنيات الحديثة وأتمتة عمليات العمل إلى تسهيل أنشطة مدير الأسطول. فعلى سبيل المثال، كثير من المهام التي ذُكرت في الأقسام السابقة، مثل مراقبة السائق وتحسين المسار وتحليل البيانات وغيرها، تُنجز بسهولة بواسطة برمجيات إدارة الأساطيل . وبعبارة أخرى، يُعد هذا البرنامج مساعداً ماهراً لمدير الأسطول؛ لكن قد يُطرح سؤال: مع وجود برنامج إدارة الأسطول، ما النشاط الإضافي الذي يقوم به المدير نفسه، وكيف يُعرَّف دوره في ظل هذه البرامج؟
الإجابة الأولى هي أن التكنولوجيا والبرامج مجرد أدوات؛ أدوات حيوية ضرورية جداً لرفع أداء الأسطول في عالم اليوم. ومن المسلّم به أن كل أداة تحتاج إلى مشغّل، وستكون وحدها غير فعالة وعديمة الفائدة. وبعبارة أخرى، أصبح مدير الأسطول اليوم نفسه خبيراً في البرامج التي يستخدمها مكمّلةً لأداء مهامه، وهذا يتطلب مهارة خاصة بقدر ما يتطلبه تغيير الزيت أو العمل بالآليات الثقيلة.
أما الإجابة الثانية فهي أن التواصل الإنساني أمر لا يستطيع أي برنامج منافسته. فعلى سبيل المثال، عند مراقبة أداء السائقين تستخدم معلومات البرنامج، لكنك لا تستطيع بالضرورة معرفة سبب سلوك السائق الخطِر واتخاذ القرار النهائي بشأنه دون التحدث معه وجهاً لوجه.
كيف نطوّر مهاراتنا الإدارية في الأسطول
بصفتك مدير أسطول، يجب أن تعزز لديك المهارات الحديثة المتوافقة مع أحدث التقنيات. ولهذا حاول أن تتعلم المهارات الرئيسية الثلاث التالية أو تطورها.
1- مهارة تحليل المعلومات
لا يكفي مجرد امتلاك تطبيق أو برنامج يستطيع مثلاً إجراء حساباتك المالية وتزويدك بالمعلومات والتقارير اللازمة، بل يجب أن تتمكن من مراجعة تقارير إدارة الأسطول بشكل متخصص وبمعرفتك لتكتشف القصة التي تنبهك إليها الأرقام والمعلومات. فكل تقنية وبرنامج مكمّل لمعرفتك لا بديل عنها.
2- الفهم الصحيح للمعلومات والأتمتة
من المغري أن يتولى البرنامج جميع أعمالك الثقيلة بسهولة، لكن عدم معرفة المعلومات التي يقدمها لك البرنامج وفهمها بشكل صحيح يشبه تماماً تلقي مجموعة من المخرجات غير المنظمة التي لا تعرف استخدامها. لذلك من الأفضل أن تفهم أولاً بشكل صحيح من أين تأتي معلومات البرنامج وكيف تُنشأ، لتتمكن من التحقق من جودتها ودقتها من وجهة نظرك. كما يمكنك تقييم العملية التي تقدم لك هذه المعلومات للتأكد من صحتها.
إضافة إلى ذلك، كلما استخدمت الأتمتة في عمليات عملك أكثر، أصبح نشاطك أبسط ووفرت كثيراً من وقت إنجاز الأعمال.
3- حدّث معلوماتك
إذا كنت تمتلك برنامجاً لإدارة الأسطول، فمن المؤكد أنه ليس البرنامج الوحيد ولا الأحدث. فكثير من الشركات تستخدم برامج متعددة لإنجاز أعمالها، لذلك فإن معرفة ما يستخدمه المنافسون والاهتمام باتجاهات التقنيات في مجال الأساطيل يمكن أن يساعدك كثيراً في اتخاذ القرارات ورفع أدائك. ولهذا الغرض يمكنك متابعة المنشورات المختلفة في مجال إدارة الأسطول، والاشتراك في النشرات الإخبارية المرتبطة بها، وحضور المؤتمرات والفعاليات ذات الصلة، لتطلع قدر الإمكان على كل ما يجري في مجال إدارة الأسطول.
و.. نعم… أنت مدير أسطول لا يُنافَس!
المعرفة والتخصص والمهارة والتكنولوجيا هي المبادئ الأساسية التي يجب أن تطورها كل يوم لتصبح مدير أسطول لا يُنافَس. فقطار التقدم لا يتوقف أبداً، ولكي لا يفوتك هذا القطار لا تنسَ بذل جهدك في مواكبة المستجدات واستخدام التقنيات المتقدمة. فمدير الأسطول الذي يضع التدريب المستمر واستخدام المعلومات في مقدمة أولوياته سيحقق بالتأكيد أعلى أداء. وربما تكون بصفتك أحد مديري الأساطيل، بمجرد قراءتك لمقالنا، قد حجزت مكانك في قطار التقدم التكنولوجي من الآن. ونقترح عليك قراءة بقية مقالات المدونة التي أُعدت لمديرين مثلك. ونحن في انتظار آرائكم القيّمة.
