لتحسين أداء الأسطول، يحتاج مديرو هذا القسم إلى امتلاك رؤية شاملة وعامة لأصول قسمهم والتعاون جيداً مع فريقهم. فالرؤية الشاملة تتيح لهم التخطيط بشكل صحيح، والتعاون يحقق تنسيقاً أكبر بين الأقسام المختلفة، وهو أمر مهم جداً يجب أخذه بجدية. لكن تحقيق هذا الهدف يتطلب توظيف أدوات مثل برنامج إدارة الأسطول وإنجاز مجموعة من الأعمال بمساعدتها.
تبدو هذه الأعمال بسيطة في ظاهرها، لكنها تحقق نتائج استثنائية وعملية ومفيدة تماماً. وفيما يلي نعرض لك في بيشغامان آسيا 10 من هذه الأنشطة لتتعرف عليها وتتمكن من استخدامها لتحسين كفاءة أسطولك، لذلك نقترح عليك متابعتنا حتى نهاية هذا المقال.
تحسين كفاءة أسطول النقل في عملك
يعتمد نجاحك وربحيتك على كفاءة أسطول عملك، والذي للأسف لا يحقق في كثير من الحالات الأداء المطلوب بسبب استخدام أساليب الإدارة القديمة، ويُحمّل المؤسسة أو الشركة تكاليف مرتفعة. فاستخدام الورق وغيره من الأدوات القديمة يستهلك ساعات من وقت فريقك في إدخال البيانات والتحقق من صحتها، كما يُضجر الموظفين ويخفض إنتاجيتهم إلى أدنى حد.
ويساعدك استخدام الأدوات الحديثة مثل برنامج إدارة الأسطول على امتلاك رؤية أشمل وأكمل للقسم الخاضع لك وتحقيق أقصى إنتاجية من أسطولك. لكن وجودها وحده لا يكفي، ويجب إنجاز مجموعة من الأعمال إلى جانبها. وفيما يلي نعرض لك 10 من أهمها ونقدم الشرح اللازم عنها لتكتسب معرفة كاملة في هذا الشأن.
استخدم برنامجاً مناسباً لإدارة الأسطول
في مجتمع اليوم، للتكنولوجيا الكلمة الأولى، ومن يستطيع توظيفها بشكل أفضل في تحقيق أهدافه يحقق نجاحاً وربحاً أكبر. والأمر كذلك في إدارة الأسطول، فالشركات التي تستخدم الأدوات الحديثة بشكل أفضل وأكثر تستطيع تسجيل أداء أفضل. ومن هذه الأدوات برنامج إدارة الأساطيل ، إذ يتيح لك استخدامه التواصل مع فريقك لحظياً وحل مشكلاتهم في أسرع وقت، فيتحسن أداء الأسطول وتلمس ذلك بعينيك.
لا يفيد استخدام الأوراق والعمليات الإدارية القديمة في هذا العصر، بل يُضجر موظفيك أثناء أداء أعمالهم وإدخال البيانات، مما يقلل دقتهم أثناء العمل ويشكك في صحة البيانات المتاحة. وعندما لا تمتلك بيانات صحيحة، لا يمكنك إجراء تحليلك بشكل صحيح، وسيتراجع أداء أسطول شركتك تدريجياً. لذلك من الأفضل توظيف برنامج الإدارة بدلاً من هذه الأساليب لتحسين أداء الأسطول.
فباستخدام هذا البرنامج يمكنك حفظ المعلومات لحظياً، والوصول إلى جميع سجلات السائقين في أي وقت، ورصد أدائهم بشكل مناسب بالاستعانة بها.
حافظ على تواصلك مع الفريق باستخدام تطبيق الهاتف المحمول
التواصل المناسب مع الفريق مهم جداً ويجب أن توليه اهتماماً كبيراً، لأن أنشطة كثيرة تجري في الأسطول خلال اليوم وترتبط ببعضها باستمرار، وحدوث مشكلة في إحداها قد يعرقل الأعمال الأخرى. وللتواصل مع الفريق يجب استخدام أدوات مثل تطبيق الهاتف المحمول لبرنامج إدارة الأسطول، الذي يتيح لك وللسائق التواصل المباشر دون وسيط، ويستطيع موظفوك إيصال مشكلاتهم إليك في أسرع وقت ممكن.
وباستخدام هذا التطبيق يمكنك التأكد بما يكفي من جاهزية سائق أسطولك للفحوص المختلفة، لأن جميع سجلاته ووثائقه قابلة للعرض والمتابعة من خلاله. كما يتيح للمديرين المشغولين الدائمي السفر حمل بيانات أسطول شركتهم أو عملهم في جيوبهم والاستفادة منها على أفضل وجه عند الحاجة.
اجعل إدخال البيانات تلقائياً
إدخال البيانات يدوياً، مثل إدخال أوامر العمل اليومية وبيانات نفقات كل منها وغيرها، صعب جداً ويبطئ سير أسطول النقل في المؤسسة أو الشركة. ويتمتع برنامج إدارة الأسطول بإمكانية الربط بأنظمة مختلفة مثل بطاقة الوقود، ويمكنه تحديث المعلومات لحظياً باستخدام أدوات مختلفة مثل أجهزة التتبع، لأن هذه الأدوات مزودة بمستشعرات مثل مستشعرات الوقود والسرعة ووحدات تشمل GPS.
ولا يقتصر استخدام هذا البرنامج على تقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفون في إعداد التقارير، بل يتيح لك أيضاً مشاهدة هذه المعلومات بسرعة أكبر واستخدامها لأهدافك المختلفة. كما يمكنك ضبط لوحة المعلومات يدوياً وفق ذوقك، مما يسهّل عملك ويتيح لك تحليلاً أدق وأسرع.
اجمع البيانات في مكان واحد بشكل موحد ومركزي
يُعد استخدام الوحدات والأدوات المختلفة طريقة مناسبة لجمع البيانات المتنوعة، لكن يجب أن تسعى إلى جمع المعلومات التي تحصل عليها وترسلها وتخزينها في مكان مناسب. ويتيح لك برنامج إدارة أسطول النقل امتلاك هذه البيانات في مكان واحد ومشاهدتها بشكل شامل وكامل، فيصبح عملك أسهل بكثير عند مراجعة بياناتك المختلفة وتحليلها. كما يمكنك باستخدامه تصنيف المعلومات بالطريقة التي تناسبك لتحتاج إلى وقت أقل لرصدها.
فعلى سبيل المثال، قسم التليماتكس أداة مثل جهاز التتبع يعرض عدد الكيلومترات التي قطعتها المركبة، ويمكنك استخدامه في أعمال الإصلاح والصيانة ، لأنه يبيّن المسافة التي قطعتها المركبة والمسارات التي قطعتها فيها، ويمكنك بالاستعانة به إجراء تقدير تقريبي مناسب لفحص القطع المختلفة.
حدّث طريقة فحصك لسائقي الأسطول
أشرنا في القسم السابق إلى بعض استخدامات تطبيق الهاتف المحمول لأسطول النقل، لكن يجب أن تعلم أنه يمكن استخدام هذا التطبيق بشكل مناسب في مجالات أخرى مثل فحص السائقين ومركبات أسطول النقل أيضاً، لأن المعلومات العامة عن السائقين ومركباتهم متاحة بالكامل على هذه التطبيقات ويمكن للمديرين الوصول إليها بسهولة. ويرفع استخدام مثل هذه التطبيقات مردود الفحوص ويحسّن كفاءة الأسطول بشكل ملحوظ، وهو أمر مهم جداً.
في الماضي كانت تُستخدم في الفحوص نماذج ورقية تفتقر إلى الشفافية المناسبة، ولم يكن السائقون يسلّمونها في كثير من الأحيان، وكان ملؤها عملاً صعباً ومملاً بالنسبة لهم. وكان عدم تسليم هذه النماذج بشكل صحيح يعرقل عملية صيانة مركبات الأسطول المختلفة، فتتعرض كثير من المركبات لأعطال متكررة ومفرطة.
أما تطبيق الهاتف المحمول فيتيح للسائق التقاط صور للأماكن التي ذهب إليها لتقديم الخدمات، ورفعها بسرعة على التطبيق، وتقديم تقريره بشفافية ودقة تامتين. كما يستطيع الإبلاغ بسرعة عن مشكلات المركبة ومشكلاته الشخصية، ويمكنك أنت أيضاً مشاهدتها لحظياً واتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها.
أجرِ الصيانة بشكل جيد
يدل توقف مركبة في الأسطول عن العمل بسبب عطل على عدم ملاءمة برنامج الصيانة في وحدتك، ويجب أن تفكر في حل لذلك. فلو كانت وحدة الفحص والإصلاح تعمل بشكل صحيح، لاستُبدلت القطعة المعنية أو أُصلحت قبل حدوث العطل ولما وصل الأمر إلى هذه المرحلة. ويمكن لاستخدام برنامج الصيانة الوقائية أن يقضي على هذا التحدي تماماً، إذ يتيح لك اكتشاف السبب الرئيسي لأي عطل ومعالجته قبل وقوعه.
ولإعداد مثل هذا البرنامج يمكنك توظيف برنامج إدارة أسطول النقل، لأنه يضع بين يديك المعلومات اللازمة بشكل موحد ويمكنك مشاهدة البرنامج المطلوب لحظياً. وتتيح لك المشاهدة اللحظية رؤية مدى تقدمه وتعديله بالشكل المطلوب عند الحاجة. كما يتيح لك هذا البرنامج تحديد تذكيرات زمنية لمراحل البرنامج المختلفة حتى لا ينسى أحد المهام الموكلة إليه، وبذلك تطمئن إلى تنفيذ الأعمال بشكل صحيح وفي موعدها.
راقب طريقة تقديم موظفيك للخدمات باستمرار
يمكن أن تكون مراجعة سجل أداء السائقين مفيدة جداً وتتيح لك تخطيطاً أصح، لأنها تبيّن لك نقاط قوة الموظف ومجالات ضعفه، وبذلك يوضع كل شخص في المكان الصحيح بحسب أدائه ويُكلَّف بعمل يتناسب مع قدراته.
ولا يقتصر برنامج إدارة أسطول النقل على عرض البيانات اللحظية المتعلقة بالسائقين والمركبات، بل يتيح لك أيضاً الوصول إلى جميع المعلومات السابقة، وهي ميزة مهمة جداً. ويستطيع المديرون باستخدام هذه المعلومات مشاهدة سجلات المركبات جيداً، ووضع برنامج صيانة أكثر عملية وملاءمة لها بناءً عليها، وبذلك يقل احتمال تعطلها وتوقفها عن العمل إلى الحد الأدنى.
احسب إجمالي تكاليف الأسطول بشكل دوري
حساب التكاليف مهم جداً ولا يرتبط بحجم أصولك. فإذا قمت به بشكل غير دقيق، فلن تكون حساباتك خاطئة فحسب، بل ستفقد تدريجياً دخلك وأصولك الحالية، وهو ما لا يرغب فيه أي مدير. لذلك يجب أن توليه أهمية كبيرة وتبذل كل دقتك أثناء الحساب.
ويتيح لك برنامج إدارة أسطول النقل حساب تكلفة كل ميل تقطعه المركبة وتكاليف الصيانة وأجور السائقين وغيرها بدقة ومراجعتها وتسجيلها، وهي ميزة مهمة جداً. ويجعل استخدام هذا البرنامج إدارة التكاليف سهلة جداً عليك، فتتمكن بسهولة من مشاهدة تكاليفك المختلفة مثل تكلفة الوقود، وهو ما سيفيدك أيضاً عند إجراء التحسينات.
أنشئ دورة لاستبدال المركبات وطوّرها
تُعد مركبات الأسطول عموده الفقري، ولا يمكن تقديم أي خدمة بدونها، وهذا ما يجعل رصد أداء المركبات أمراً بالغ الأهمية. فهذا الرصد والمتابعة يتيحان لك معرفة المركبة التي أصبحت متهالكة وتحتاج إلى استبدالها بأخرى، وبذلك لن تواجه مشكلة نقص المركبات في أسطولك.
لكن تحقيق هذا الهدف يتطلب استخدام أداة تُسمى برنامج إدارة أسطول النقل، لأنها تسجل المعلومات المتعلقة بالمركبة وتخزنها بسهولة وتسهّل كثيراً رصد حالتها ومتابعتها. لذلك يمكن أن يكون استخدامها في هذا الشأن مفيداً جداً لك ويلبي احتياجاتك.
راجع أداء الأسطول من خلال تحليل التقارير
يُعد فهم أداء هذا القسم أفضل طريقة لتحسين كفاءة الأسطول. فقياس معايير مثل التكاليف القائمة وأداء قسم الصيانة وغيرها يمنحك رؤية حول هذا الموضوع ويحدد الأقسام التي تعمل بشكل جيد. وبرنامج إدارة الأسطول يجعل ذلك ممكناً ويساعدك على الوصول إلى هذا الفهم.
حسّن أداء أسطولك باستخدام الطرق المذكورة
يُعد أسطول النقل أحد الأقسام الرئيسية في أي عمل، وأي خلل فيه قد يسبب مشكلات للأقسام الأخرى. ولتحسين أداء الأسطول يجب الاستفادة من الأدوات الحديثة في إدارته، مما يرفع سرعة تقديم الخدمات في هذا القسم إلى أقصى حد ويلبي احتياجات العملاء بسهولة. لكن استخدام الأداة وحده لا يكفي، ويجب إنجاز مجموعة من الأعمال إلى جانبها.
