عندما ترتفع تكاليف المؤسسة تحت تأثير عوامل خارجية، تواجه أساطيل النقل تحدياً فريداً قد يجلب للمؤسسة مشكلات كثيرة، لكن باتباع استراتيجية مناسبة واستخدام الأدوات المتخصصة، يستطيع مدير الأسطول تحسين الكفاءة وخفض التكاليف التشغيلية. لكن كيف يمكن ذلك؟
التحكم في التكاليف باستخدام الاستراتيجيات المناسبة
خلال السنوات الماضية، شهد كل أسطول تقريباً آثار التضخم الجامح و ارتفاع أسعار الوقود . وقد اضطرت أساطيل كثيرة إلى رفع أسعارها لتعويض التكاليف الناتجة عن هذه العوامل الخارجية، في حين أن رفع أسعار الخدمات لا يُعد حلاً مثالياً للأسطول أو العملاء، بل هو حل مؤقت لتعويض جزء من تكاليف الأسطول والصمود في هذه الفترة المضطربة.
لكن هناك أيضاً أساطيل كثيرة لا يمكنها رفع أسعار خدماتها، إذ توجد آلاف الأعمال الصغيرة في خدمات النقل أبرمت عقوداً محددة وثابتة مع أصحاب العمل، مما يجعل تعديل الأسعار استجابةً للتغيرات الاقتصادية المفاجئة مستحيلاً. فماذا يجب أن تفعل هذه الفئة؟
خفض التكاليف التشغيلية لأسطول النقل
لحسن الحظ، ليست أساطيل النقل مكتوفة الأيدي تماماً أمام التقلبات الاقتصادية المفاجئة وغير المتوقعة في السوق.
فيمكنها، بدلاً من رفع أسعار خدماتها، خفض تكاليفها التشغيلية بطرق مختلفة.
نستعرض هنا 4 حلول يمكن لأساطيل النقل استخدامها لخفض تكاليفها التشغيلية.
1- ضع الصيانة الوقائية في مقدمة أولوياتك
يمكن القول بثقة إن التوقف غير المخطط له للأسطول من أكثر الأمور إعاقة وإرهاقاً في أي مؤسسة.
لأن تكاليف الإصلاح يمكن أن تكون باهظة جداً، كما أنها تؤثر على ثقة المؤسسات الشريكة وأصحاب العمل.
ولهذا يجب على كل أسطول التحلي بالانضباط في تنفيذ عمليات الصيانة الوقائية وجعلها أولوية. ومن الضروري في هذه الحالة تقليل التكاليف المرتبطة إلى الحد الأدنى من خلال التنبؤ باحتياجات المركبات قبل تعطلها وخروجها عن السيطرة.
ومن أفضل الطرق لمواءمة الأسطول مع الصيانة الوقائية استخدام برامج صيانة محددة، لكن التخطيط للمهام ومتابعتها في هذا الشأن عبر الأوراق ويدوياً أمر مليء بالتحديات.
ولحسن الحظ، فإن برمجيات إدارة الأساطيل مساعد مناسب لمديري المؤسسات، إذ تسهّل كثيراً جدولة الأنشطة وتنفيذها وحفظها. كما تتيح إمكانية الإشعارات والتنبيهات للتذكير بمواعيد الصيانة الوقائية في هذه البرامج، ورقمنة الطلبات، تتبع الأنشطة والتكاليف المرتبطة بها بسهولة وبأقل عناء للمؤسسة.
2- راقب استهلاك الوقود في مركباتك بشكل فعّال
أسعار الوقود غير قابلة للتنبؤ في الغالب، لكن لا ينبغي أن يكون استهلاك مركبتك للوقود كذلك.
فكل مدير الأسطول يستطيع، من خلال المراقبة المناسبة لاستهلاك الوقود، التغلب على التحديات التي تعرقل الربحية المناسبة للمؤسسة.
فعلى سبيل المثال، إذا لاحظ مدير الأسطول أن استهلاك الوقود قد انخفض أو ارتفع فجأة، فهناك ثلاثة احتمالات قد تثير قلقه:
أولاً، المركبة التي كانت تستهلك وقوداً أكثر في السابق ثم انخفض استهلاكها حالياً قد تعاني على الأرجح من مشكلة فنية وميكانيكية، لذلك يجب فحصها في أقصر وقت ممكن لمنع مزيد من الأعطال وبالتالي توقفها عن العمل.
ثانياً، قد يكون التغير في استهلاك الوقود نتيجة لتغير في سلوك القيادة، فالتسارع المفرط والكبح المفاجئ يستهلكان وقوداً أكثر مقارنة بالقيادة المعتادة.
وأخيراً، قد يكون أي انخفاض في استهلاك الوقود نتيجة لسرقته، إذ كثيراً ما يحدث، في حال غياب الرقابة الكافية، أن يزوّد بعض السائقين مركباتهم الشخصية بالوقود من ميزانية الشركة.
وفي جميع هذه الحالات يمكن باستخدام برنامج إدارة الأسطول مراقبة الانخفاض أو الارتفاع المفاجئ في استهلاك الوقود بدقة والتدخل عند الحاجة. وتجعل هذه الأداة، من خلال أتمتة الأنشطة، مراقبة أداء الأسطول ممكنة بسهولة.
3- اعتمد نهجاً قائماً على البيانات في استبدال المركبات
معرفة المدة التي يجب أن تبقى فيها المركبة في الأسطول ومتى يجب استبدالها من النقاط المهمة الجديرة بالاهتمام.
لكن ما دامت المعلومات الأساسية للمركبة، مثل استهلاك الوقود السنوي وتكلفة الصيانة وغيرها، محفوظة في عدة صفحات ورقية، فإن صعوبة استخدام هذه المعلومات ومراجعتها تدفع مديري الأساطيل في أغلب الحالات إلى اتخاذ القرار النهائي دون مراعاة هذه البيانات.
تتيح برامج إدارة الأسطول، من خلال توحيد جميع المعلومات في مكان واحد ورقمنتها، لمدير الأسطول مشاهدة كل ما يعرفه عن مركبته ببضع نقرات فقط. والصورة الكاملة التي تتوفر للإدارة عن كل مركبة بهذه الطريقة يمكن أن تؤدي إلى اتخاذه قرارات دقيقة بشأن استبدال المركبة أو إبقائها في الأسطول.
4- أدخل المعلومات تلقائياً
للوثائق الورقية عدة عيوب، أهمها أن إدخال المعلومات بهذه الطريقة يستغرق وقتاً طويلاً.
بينما توجد طرق أكثر فعالية بكثير من الإدخال اليدوي والورقي للمعلومات لتجنب هدر الوقت، سواء للمديرين أو الفنيين.
نعم؛ الحديث مرة أخرى عن برامج إدارة الأسطول التي تبسّط إدخال البيانات إلى حد كبير.
فباستخدام هذه البرامج يمكنك إكمال النماذج في وقت أقل، فضلاً عن إلغاء التكاليف المرتبطة بها تماماً، مثل شراء الورق والأقلام وحفظ الوثائق. كما أن استغلال الوقت الموفّر في هذه الحالة لإنجاز أعمال أخرى في المؤسسة يرفع الإنتاجية أيضاً.
تفكيرك هو ورقتك الرابحة!
طريقة تفكير إدارة الأسطول واستشرافها للمستقبل في استخدام أحدث التقنيات هي الورقة الرابحة لأي مؤسسة. وفي هذا السياق، تُعد أدوات مثل برنامج إدارة الأسطول اليوم من الأمور القادرة على إحداث تغيير كبير في المؤسسة.
