تُعدّ الرقابة على الأسطول وتنظيمه عملًا معقدًا تزيده التغييرات المفاجئة وغير المتوقعة صعوبة. ويشرف مديرو الأساطيل، بوصفهم المحور الرئيسي لهذا النشاط، على تحسين المسار وسلامة السائق وصيانة المركبات وزيادة أداء الأسطول، فضلًا عن أنه يجب عليهم إيجاد حلول لكسب مزيد من رضا العملاء وتحقيق ربحية أعلى. ويمكن تطبيق جميع هذه الأمور في قالب أربعة حلول نتناولها في هذا المقال.
1. توحيد إدارة الأسطول
يتيح دمج أنظمة إدارة الأساطيل في قالب واحد لمديري الأساطيل مشاهدة عملياتهم اليومية ومراقبتها في كل لحظة. ويمكن لاستخدام معلومات مثل موقع المركبة واستهلاك الوقود وجدولة الصيانة وسلوك السائق في لوحة إدارة متكاملة واحدة أن يساعد المديرين، بتوفير الوقت، في اتخاذ قرارات واعية قائمة على البيانات؛ إذ يستطيعون بهذه الطريقة تحسين المسارات وخفض تكلفة استهلاك الوقود والاستجابة السريعة في الظروف الطارئة. ويبسّط هذا الحل أنشطة مدير الأسطول من حيث التواصل أيضًا؛ فعلى سبيل المثال، يصل السائقون وموظفو الصيانة والمديرون، ببرمجيات إدارة الأساطيل المتكاملة، لحظيًا إلى أنواع المعلومات، ويستطيعون التعاون بفاعلية بتبادل الرسائل بسرعة فيما بينهم، ما يزيد التنسيق بين الأقسام المختلفة ويخفض زمن تعطل المركبة ويحسّن خدمة العملاء.
وسيدير توحيد الأنشطة في قالب برمجيات واحدة، عبر إلغاء التنفيذ اليدوي للأنشطة، إدخال البيانات تلقائيًا، فيقل نتيجة لذلك احتمال الخطأ البشري. إضافة إلى ذلك، تصبح مراقبة ساعات نشاط الموظفين ودراسة سجلات العمل وسلوكيات السائقين طوال المسار وسجلات فحص المركبات أبسط، كما يستطيع المديرون، بتحسين عمليات الأسطول، تطبيق برامج صيانة اقتصادية. ومن المزايا الأخرى لحل الدمج والتوحيد زيادة مرونة الأسطول والتكيف مع التغييرات دون إحداث اضطراب في النظام بأكمله.
كيفية اختيار أفضل برمجيات متكاملة لإدارة الأساطيل
لاختيار أفضل برمجيات إدارية شاملة للأسطول، انتبهوا إلى المؤشرات التالية:
- خبرة الشركة المورّدة وسمعتها: اختاروا لتطبيق البرمجيات شركة تمتلك خبرة وسجلات موثوقة في إدارة الأساطيل.
- التوافق مع احتياجات الأسطول: يلزم أن تلبي البرمجيات المختارة الاحتياجات الخاصة للأسطول في مجال الصيانة وإدارة الوقود وإدارة السائقين وإعداد التقارير.
- التخصيص والمرونة: لما كانت احتياجات كل أسطول مختلفة، يجب أن تلبي البرمجيات المختارة الأهداف ذات الأولوية للمؤسسة.
- تحليل شامل ومناسب: اختاروا أداة تبسّط القرار القائم على البيانات وفق استراتيجيات المؤسسة.
- تواصل ودعم فعّالان: اختاروا لتطبيق البرمجيات شركة موثوقة تقدّم الدعم اللازم في أسرع وقت عند حدوث مشكلة فيها.
2. التركيز على البرامج التدريبية للسائقين
يؤدي تدريب السائقين دورًا مهمًا في تعزيز السلامة وخفض الحوادث وتحسين كفاءة الوقود وزيادة الأداء الكلي للأسطول. ويضمن تنفيذ البرامج التدريبية بهدف زيادة مهارة السائق ومعرفته أثناء تنفيذ عمليات النقل في الظروف المختلفة والاستجابة المناسبة في الحالات الطارئة في النهاية سلامة النشاط والحفاظ على أصول الأسطول؛ إذ إن السائقين المدربين أكثر وعيًا من غيرهم بالمخاطر المحتملة على المسار وأقل عرضة للحوادث، فضلًا عن أنهم، بالتزامهم بمعايير السلامة ولوائح الطرق، يؤدون دورًا مهمًا في نشر ثقافة السلامة وخفض تكاليف تأمين المركبات وغرامات المخالفات وزمن توقف المركبة.
كيفية تنفيذ برنامج تدريبي ناجح
لكن لتطبيق برنامج تدريبي ناجح يلزم في البداية أن تحدد الإدارة احتياجات الأسطول وتحدياته التشغيلية. ولهذا الغرض، يؤدي استخدام البيانات المتعلقة ببرمجيات إدارة الأساطيل بهدف دراسة ظروف القيادة والطريق أو حالة المركبة دورًا كبيرًا في تخصيص التدريبات للسائقين وتصميم برنامج فعّال لزيادة مهاراتهم.
وفي المرحلة التالية، تساعد استمرارية التدريبات وتقييم السائقين بالنقاط وتخصيص المكافآت لسلوكيات القيادة الآمنة المديرين على تحديد موظفيهم المتميزين. ويُعدّ في هذا السياق استخدام برمجيات إدارة الأساطيل، وكذلك كاميرات «Dash Cam» في مقصورة السائق، أداة مساعدة مناسبة لدراسة السلوكيات عالية المخاطر للسائقين، بل وتسجيل فيديو للأحداث أو الوقائع الخاصة أثناء المسار.
3. إعطاء الأولوية لتحسين المسار
يُعدّ تعريف المسارات المثلى لحركة مركبات نقل البضائع في الحالة المعتادة عملًا صعبًا على المديرين، لكن برمجيات تحسين المسار تستطيع، بالمراقبة الدقيقة لظروف حركة المرور على المسار، تحديد زمن تسليم البضائع بدقة. ويقلل ذلك، بإلغاء حركة المركبة في المسارات غير الضرورية، زمن تعطلها وتوقفها إلى الحد الأدنى، فيزيد نتيجة لذلك، بخفض استهلاك الوقود واهتراء المركبة وتكلفة الصيانة، الإنتاجية الكلية للأسطول ورضا العملاء.
وتمتلك برمجيات تحسين المسار، بتوفير البيانات اللحظية، قدرة التوجيه الديناميكي أيضًا؛ أي أن مدير الأسطول قادر باستخدام هذه البيانات على التكيف بسرعة مع التغييرات غير المتوقعة على المسار، مثل إغلاق الطريق أو طلبات العميل المفاجئة في اللحظة الأخيرة أو الازدحام بسبب حادث.
كيفية اختيار برمجيات تحسين المسار
عند اختيار برمجيات تحسين المسار انتبهوا إلى المؤشرات التالية:
- امتلاك خصائص مثل التحسين متعدد المراحل وتحديث حركة المرور لحظيًا وتخصيص المسار
- القدرة على التكامل مع أنظمة إدارة الأساطيل الأخرى
- القدرة على التوافق مع حجم المؤسسة وتعقيد عمليات الأسطول
- امتلاك أدوات تصوير البيانات بهدف عرضها مرئيًا
- سهولة الاستخدام
- القدرة على إعداد التقارير
4. تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية
لتقييم نشاط الأسطول يلزم وضع مؤشرات أداء (KPI) ورصدها أثناء تنفيذ عمليات النقل، ويأخذ كل أسطول بحسب نوع نشاطه مؤشرات مختلفة في الاعتبار لهذا الغرض. ومع ذلك، توجد أربع فئات مهمة من المؤشرات كما يلي:
كفاءة الوقود
المعايير القابلة للقياس في هذه الفئة هي:
- استهلاك الوقود لكل كيلومتر: يساعد قياس استهلاك الوقود لكل مركبة في مسافة محددة في تتبع استهلاكها ومقارنته في فترات زمنية محددة، ويمكن بهذا المؤشر اكتشاف فرص التحسين.
- الكيلومترات لكل لتر من الوقود: يتيح حساب المسافة التي تستطيع المركبة قطعها بلتر واحد من الوقود للمديرين، بتقييم المركبات المختلفة ومقارنتها، تحسين المسارات واكتشاف سلوكيات القيادة المهدرة للوقود.
- زمن تشغيل المركبة في وضع التوقف: تؤثر نسبة الوقت الذي تكون فيه المركبة في وضع التوقف وهي في حالة تشغيل تأثيرًا كبيرًا في استهلاك الوقود.
زمن توقف المركبة
يستطيع مديرو الأساطيل، بمراقبة مؤشرات تعطل المركبة وتحليلها، خفض زمن توقف المركبة بتنفيذ إجراءات وقائية، ولهذا الغرض تُعدّ المراجعة المنتظمة للمؤشرات التالية ضرورية:
- مدة استخدام المركبة: تساعد نسبة الوقت الذي تُستخدم فيه المركبة بشكل فعّال في تحديد المركبات قليلة الاستخدام أو حالات الطاقة الفائضة، ولقياس هذا المؤشر دور مهم في خفض زمن التعطل وتحسين الكفاءة التشغيلية.
- متوسط زمن توقف المركبة: يساعد حساب متوسط الوقت الذي تقضيه المركبة خارج الطريق أو خارج الخدمة في اكتشاف مشكلات الصيانة وتحسين تخطيط الإصلاحات وتقليل المشكلات إلى الحد الأدنى.
- الالتزام ببرامج الصيانة: بتقييم نسبة المركبات التي تخضع لبرنامج الصيانة المخطط وفق التعليمات الإدارية، يمتلك المديرون إمكانية اكتشاف اتجاه تعطل المركبات، وهو ما يساعد في النهاية في منع الأعطال وإطالة عمر المركبة وتقليل الأعطال غير المتوقعة إلى الحد الأدنى.
سلامة السائق
تُعدّ مراقبة مؤشرات سلامة السائقين من الأولويات الرقابية الرئيسية، وهذه المؤشرات هي:
- معدل الحوادث: يُعدّ قياس عدد الحوادث لكل مركبة أو سائق في فترة محددة مؤشرًا مهمًا في تقييم أداء السلامة للسائق والمركبة، وكذلك في تحديد المناطق عالية الخطورة.
- مخالفات السائق: يقيّم هذا المؤشر نوع مخالفات السائق مثل السرعة غير المسموح بها والقيادة عالية المخاطر وعدم الحذر، ويمكن باستخدامه، إلى جانب اكتشاف مخاطر السلامة المحتملة، تحديد مجالات تنفيذ الإجراءات التصحيحية والارتقاء بالبرامج التدريبية للسائقين.
- نقاط سلامة السائق: يُعدّ التقييم الكمي لأداء السائق بناءً على أمور مثل السرعة والكبح الشديد والتسارع العالي واستخدام حزام الأمان، ومنحهم نقاطًا، مؤشرًا قابلًا للقياس لمقارنة أداء الأفراد بالآخرين واختباره وتحديد السائقين عاليي الخطورة، ويتيح هذا المؤشر وضع البرامج التدريبية اللازمة للارتقاء بسلوكيات القيادة الأكثر أمانًا.
حلول ضرورية للحفاظ على أسطول النقل
يُعدّ استخدام أنظمة إدارة الأساطيل المتكاملة، وتنفيذ البرامج التدريبية للسائقين، وبرمجيات تحسين المسار، ورصد مؤشرات الأداء، أربعة حلول مهمة لتحسين خدمة الأسطول للعملاء وزيادة الربحية. وإن كنتم تسعون إلى ضخ هذا الذكاء في نظامكم، فإن شركة بيشغامان آسيا مستشار ورفيق موثوق في هذا المسار.
المرجع:
