برمجيات إدارة الأساطيل أداة لتبسيط الرقابة على العمليات التشغيلية لنقل البضائع وأتمتتها. وباستخدام برمجيات مخصصة ومتناسبة مع احتياجات المؤسسة يمكن، إلى جانب تطوير العمليات، الارتقاء بالأداء الكلي للأسطول. لكن تنشط شركات مختلفة في مجال تثبيت هذه البرمجيات وتشغيلها، ما يجعل اتخاذ القرار لاختيار أفضل نموذج وأنسبه أمرًا صعبًا. لذا فإن معرفة أهم خصائص البرمجيات واختيارها في النهاية أمر بالغ الأهمية. ونسعى في هذا المقال إلى تقديم دليل شامل حول معايير شراء برمجيات مناسبة لإدارة الأساطيل.
ما المهام الرئيسية لبرمجيات إدارة الأساطيل؟
برمجيات إدارة الأساطيل نظام معلومات شامل قائم على الويب، يراقب أداء الأسطول بأكمله وإدارة المستندات وتبسيط سير العمل وصيانة المركبات. وتساعد هذه الأداة مديري الأساطيل على تنظيم الأقسام المختلفة التالية وإدارتها:
- السائقون والمركبات وجميع الأصول
- استهلاك الوقود والتكاليف التشغيلية للأسطول
- الموقع الجغرافي للمركبة
- موعد صيانة المركبة
- سلوك السائقين ومدى التزامهم بمعايير السلامة
- مدة عمل السائقين
في جميع هذه الأمور، يؤدي تلقي التقارير الخاصة وفق طلب المدير دورًا مهمًا في الحفاظ على سجلات أداء كل قسم واتخاذ القرار لتحسين نقاط الضعف المحتملة وتصحيحها. وبالنظر إلى هذه المهام، يلزم أن تغطي برمجيات إدارة الأساطيل أغلبها، لكن ما أهم الخصائص؟
الخصائص الضرورية لبرمجيات إدارة الأساطيل
لتحقيق أعلى عائد من الاستثمار في شراء أدوات إدارة الأساطيل، يلزم اختيار برمجيات تمتلك الخصائص الرئيسية الثلاث التالية:
1. القدرة على مراقبة سلامة المركبة والسائق
تُعدّ سلامة المركبة والسائق من النقاط المهمة والضرورية في الحفاظ على أصول المؤسسة وزيادة الإنتاجية الكلية؛ فأي حادث للمركبة أو إصابة للسائق أثناء عمليات نقل البضائع يؤخر تسليمها. ومن جهة أخرى، قد يتعرض السائقون نتيجة الإصابات المحتملة لجروح خفيفة إلى شديدة، تضر بصحتهم وتواجه المؤسسة أيضًا بتبعات غيابهم عن العمل لمدة طويلة والتكاليف المالية المتعلقة بالعلاج.
ويقلل استخدام برمجيات إدارة الأساطيل المناسبة وقوع هذه الأحداث المؤسفة إلى الحد الأدنى؛ إذ ترصد هذه الأدوات السلوكيات عالية المخاطر للسائقين، مثل التسارع السريع والكبح الشديد والمفاجئ والسرعة العالية في المنعطفات الحادة، وترسل لحظيًا التنبيه اللازم لمدير الأسطول وللسائق أيضًا. إضافة إلى ذلك، تمتلك القدرة على رصد تنبيهات رموز أعطال المحرك، فيطّلع السائقون في أقصر وقت ممكن على الخلل والمشكلة الموجودة في المركبة.
وتساعد جميع هذه الأمور في النهاية، بوصفها مساعدًا موثوقًا للإدارة، في التخطيط للتدريبات اللازمة للسائقين لزيادة السلامة، فتؤدي نتيجة لذلك إلى تسليم الشحنة في الوقت المحدد وزيادة رضا العملاء.
2. القدرة على الملاحة عالية الجودة والتتبع GPS
تمتلك أفضل أدوات إدارة الأساطيل أنظمة ملاحة متقدمة وأجهزة تتبع GPS. وباستخدام هذه الخصائص يستطيع مدير الأسطول التحكم في موقع المركبة وتحديد مسارات الحركة المثلى بتتبعها على الخريطة الافتراضية. ومن جهة أخرى، تضع هذه البرمجيات بين يدي السائق والإدارة معلومات الأماكن المهمة على مسار حركة المركبة، مثل محطات الوقود والرسوم ومحطات الاستراحة، وكذلك حركة المرور اللحظية.
- وتقدّم أنظمة الملاحة في برمجيات إدارة الأساطيل لمدير الأسطول الإمكانات التالية أيضًا:
- تحديد المركبات الأقرب إلى موقع تسليم البضائع
- تعريف حدود افتراضية (سياج جغرافي) للمركبة وإرسال تنبيه عند دخولها هذه الحدود أو خروجها منها
- إصدار تنبيه للسائق بشأن العوائق والمخاطر المحتملة على المسار
- تلقي معلومات كاملة عن مدة الرحلة وتأخيراتها المحتملة
3. القدرة على تحليل الأداء وتقديم التقارير
تتيح دراسة أداء المركبة تحديد النقاط الإيجابية والأمور التي تحتاج إلى تصحيح أو تحسين. ويجب أن تمتلك برمجيات إدارة الأساطيل القدرة على تقديم تقارير كاملة بناءً على سجلات أداء نشاط المركبة والسائق، وتستخدم الأنواع المتقدمة من هذه البرمجيات الذكاء الاصطناعي لتحليل أدق.
كيفية اختيار أفضل برمجيات لإدارة الأساطيل
في المرحلة الأولى، أفضل خيار هو اختيار برمجيات صُمّمت بما يتناسب مع الاحتياجات الخاصة للأسطول؛ فشراء البرمجيات العامة ليس حلًا. لذا يجب حتمًا أن تطلبوا من الشركة المقدمة أن تسلّم برمجيات مخصصة بالكامل. وإلى جانب ذلك، يلزم مراعاة ما يلي عند اختيارها:
1. سهولة الاستخدام
يجب أن يكون تثبيت برمجيات إدارة الأساطيل والعمل بها بسيطًا ومرئيًا إلى أقصى حد ممكن، وعند الحاجة يجب أن تضع الشركة المقدمة للخدمة مقاطع الفيديو التعليمية المطلوبة بين يدي مدير الأسطول.
2. المرونة وقابلية التوسع
بغض النظر عن حجم أسطول النقل، يجب أن تكون برمجيات إدارة الأساطيل قادرة على تلبية توقعات الإدارة بالكامل بما يتناسب مع احتياجاتها، وأن تتكيف بسهولة، مع نمو الأسطول وزيادة الطلب على نقل البضائع، مع هذه التغييرات، أي أن تكون قابلة للتوسع. فالنظام الذي لا يتناسب مع احتياجات أسطول النقل أو نموه ليس سوى تكلفة عديمة الفائدة للمؤسسة.
3. خدمات دعم فعّالة للمشتري
وأخيرًا، يجب أن تقدّم الشركة المقدمة للخدمات البرمجية دعمًا على مدار 24 ساعة وطوال أيام الأسبوع لعملائها؛ إذ إن نشاط نقل البضائع لا يتوقف، وقد يؤدي حدوث مشكلة فنية في أداء البرمجيات إلى خسائر للمؤسسة. ويُعدّ توفر موظفي الشركة المقدمة للخدمة وضمان جودة أدائها من أهم نقاط اختيار الأنظمة البرمجية لإدارة الأساطيل.
اختاروا الأفضل دائمًا
يلزم أن يدرك مديرو الأساطيل أن عصر الإجراءات التقليدية لإدارة المركبات الخاضعة لإشرافهم قد انتهى؛ إذ يتيح استخدام برمجيات إدارة الأساطيل ذات القدرات المتقدمة تحسين أداء نشاط الأسطول بأكمله. لكن من المهم جدًا في هذا السياق اختيار برمجيات تمتلك، إلى جانب القدرات الفنية العالية، سهولة الاستخدام والمرونة وخدمات الدعم. لذا اختاروا دائمًا أفضل الشركات بمعرفة هذه الخصائص.
