مقاييس الأسطول هي مفتاح تقدم الأعمال، ومع التطورات الحاصلة أصبح جمع هذه البيانات أسهل. ومن هذه التطورات ظهور برامج إدارة الأسطول التي تساعدك على تسجيل هذه المعلومات وتخزينها بسهولة ودقة. ويمكنك استخدام البيانات المسجلة في هذا البرنامج لتحسين أدائك وخدماتك للعملاء وزيادة رضاهم. لكن «ما قيمة بيانات الأسطول، وما المقصود بها تحديداً؟»
نجيب في هذا المقال عن هذين السؤالين ونقدم شرحاً كاملاً عنهما لتطلع على هذا الموضوع وتدرك قيمة بيانات أسطول عملك بشكل أفضل.
كيف تساعد إدارة بيانات الأسطول الأعمال؟
بغض النظر عن عدد المركبات في أسطول النقل لديك، من المهم أن تمتلك المعلومات المتعلقة بها وتتمكن من استخدامها عند الحاجة. لكن، خلافاً لنهج كثير من مديري الأعمال والمؤسسات وتصورهم، لا يمكن القيام بذلك يدوياً وباستخدام أوراق الأرشيف، ونسبة الخطأ فيه مرتفعة جداً، لأن حجم المعلومات والبيانات كبير جداً واحتمال ضياع بعضها مع مرور الوقت مرتفع.
ولا يقتصر الأمر على سهولة التخلص من التقارير الورقية، بل إن استخدامها قد يصعّب العمل الجماعي، لأن مراجعتها تستغرق وقتاً ولا يستطيع الأفراد الوصول إليها بشكل مناسب في أي لحظة. ومع هذه الطريقة تحتاج إلى إعداد نسخة كاملة لكل عضو في الفريق، مما يزيد احتمال الخطأ في تسجيل البيانات بشكل ملحوظ. كما أنه إذا استقال أحد أعضاء الفريق دون تسليم معلوماته، سيواجه عملك مشكلة كبيرة لفقدانه حجماً كبيراً من بياناته الأساسية.
البيانات أساسية لمتابعة كفاءة أسطولك وربحيته، وبدونها تكون عملياً مكتوف اليدين. لذلك تُعد التقارير الحديثة والدقيقة ضرورة لكل عمل. وللوصول إلى هذه التقارير، يجب أن تحسن إدارة بيانات الأسطول ، ويمكن تحقيق ذلك باستخدام برنامج إدارة الأساطيل . إذ يتيح لك هذا البرنامج تخزين معلومات جميع المركبات في منظومة شاملة ويمكّن أعضاء فريقك من الوصول إليها في أي لحظة.
ما بيانات الأسطول التي يجب رصدها بانتظام؟
إذا كنت تريد الاستفادة من معلومات أسطولك جيداً، فيجب أن تعرف البيانات التي ترصدها لتحقق أفضل نتيجة. فتحديد المعايير الصحيحة مهم جداً لتحسين الكفاءة، وسيساعدك على معرفة الجزء الذي يحتاج إلى تحسين وتطوير في أسطول النقل لديك. ولهذا نعرّفك في هذا القسم على أهم المؤشرات والبيانات ونقدم بعض الشرح عنها.
بيانات الحوادث وسلامة السائق
يعلم كل من له معرفة بأساطيل النقل أن من مشكلات هذا الجانب من الأعمال السلامة وكثرة الحوادث. فهذه الحوادث، إلى جانب ما تسببه من مخاطر على حياة الأفراد، تحمّل مديري المؤسسة أو الشركة الخاصة المعنية تكاليف باهظة، وقد تعيق إنتاجية الأسطول وربحيته. لذلك يجب منعها وتقليل عدد الحوادث إلى أدنى حد ممكن. ويُعد رصد بيانات الحوادث وسلامة السائق أفضل حل لذلك، لأنه يعرض لك طريقة قيادة وحركة كل مركبة وسائق بتفاصيل كاملة، وهو ما يساعد أي مدير.
بيانات ساعات عمل السائقين وخدماتهم للعملاء
للسائقين ساعات عمل محددة، ويجب عليهم خلالها إنجاز جميع المهام الموكلة إليهم بشكل كامل وصحيح. لكن لكثرة عددهم لا يمكن التحكم فيهم يدوياً وتقييم أوقات دخولهم وخروجهم وطريقة عملهم بشكل صحيح. ويمكن لبيانات الأسطول أن تجعل ذلك ممكناً بسهولة، لأنها تُجمع تلقائياً وتُسجَّل بالكامل في مكان واحد ويمكن الوصول إليها بشكل كامل في أي لحظة. لذلك يجب متابعة البيانات المتعلقة بالخدمات المقدمة للعملاء ومراجعتها بشكل كامل.
كمية الوقود المستهلكة
يُعد استهلاك الوقود من أكبر تكاليف أساطيل النقل في المؤسسات والشركات المختلفة، إذ تضطر إلى دفع مبالغ كبيرة جداً لذلك شهرياً، وهو ما لا يرغب فيه أي مدير. وباستخدام بيانات استهلاك الوقود يمكنك معرفة الجزء الذي يستهلك وقوداً أكثر في الأسطول وسبب ذلك وكيفية تحسينه وتقليله. لذلك يجب متابعة هذه المعلومات ومراجعتها بدقة لخفض هذه التكلفة بشكل لافت.
بيانات ساعات تشغيل محرك المركبة
من الطرق المناسبة الأخرى لمراجعة ساعات عمل السائقين وخدماتهم للعملاء مراجعة ساعات تشغيل محركات مركباتهم، إذ تبيّن لك هذه المعلومات الساعات التي كانت فيها المركبة تعمل والأوقات التي كانت فيها في حالة حركة. وبذلك يمكنك التحقق من صحة تقارير السائقين جيداً والتأكد منها تماماً. لذلك يجب أن تضع مراجعة بيانات ساعات تشغيل محرك المركبة في اعتبارك ولا تغفل عن هذه البيانات أبداً.
أوقات توقف السائق في الأماكن المختلفة
معرفة أوقات توقف السائق وأماكن هذا التوقف من مهام مدير الأسطول ، ويجب أن يضع برنامجاً منتظماً ودقيقاً لرصدها. فهذه المعلومات تبيّن جودة خدمات السائق، والتي تؤثر بشكل مباشر وملحوظ على رضا عملائك، لذلك يجب أخذها بجدية. ويمكن لرصد بيانات أوقات توقف السائق في الأماكن المختلفة عبر برنامج إدارة بيانات الأسطول أن يجعل ذلك ممكناً بسهولة ويلبي حاجتك. لذلك ننصحك بأخذ استخدامه بجدية ومراجعة هذه البيانات لحظياً.
بيانات نتائج فحوص المركبات وغيرها من أصول الأسطول
تقطع مركبات الأسطول خلال اليوم مسافات طويلة، مما يرفع احتمال تعطلها كثيراً ويستلزم إجراء فحوص دورية وتسجيل المعلومات المتعلقة بها. لكن القيام بذلك يدوياً صعب جداً وغير ممكن عملياً. ويساعدك برنامج إدارة الأسطول في هذا الشأن، إذ يسجل بيانات نتائج فحوص مركبات الأسطول ويتيح لك الوصول إلى المعلومات الكثيرة عن المركبات وإصلاحها في الوقت المناسب حتى لا تتعرض لأعطال مستنزفة. كما يساعد ذلك كثيراً على خفض تكاليف الأسطول بشكل ملحوظ.
قيمة بيانات الأسطول
عرّفناك في الأقسام المختلفة على المعايير والبيانات المهمة للمراجعة لتتعرف عليها وتحسن إدارة أسطولك. أما في هذا القسم فنعرّفك على قيمة بيانات الأسطول ومزايا استخدامها ونقدم شرحاً كاملاً عنها.
صيانة أسهل وأكثر انتظاماً لمركبات الأسطول
الصيانة الوقائية مهمة جداً ويمكنها رفع كثير من التكاليف عن كاهل الأسطول. لكن كثيراً من المديرين ينتظرون إبلاغ السائق بذلك، وهي طريقة غير مناسبة، لأن السائق قد يجهل كثيراً من الأعطال، فلا تعلم بهذه المشكلات في الوقت المناسب وتتعطل المركبة تماماً. ويمكن لاستخدام برنامج إدارة صيانة مركبات الأسطول أن يكون مفيداً جداً في هذا الشأن.
إذ يرسل لك هذا البرنامج عند حدوث أي مشكلة بريداً إلكترونياً لتعلم بوجود العطل وتتمكن من إصلاحه في الوقت المناسب. كما يمكنك التخطيط لإجراء الفحص، فبعد قطع مسافة محددة ينبهك البرنامج إلى فحص المركبة المعنية. ويساعدك الوصول إلى هذه المعلومات أيضاً على امتلاك رسم بياني لأداء المركبات وتحسين كفاءتها مع مرور الوقت أو استبدالها.
مراجعة أسهل لكمية الوقود المستهلكة وإيصالاتها
قد يسبب الاعتماد على إيصالات موزعي الوقود لمراجعة استهلاك البنزين أو الديزل في المركبات متاعب ويؤدي إلى أخطاء ومشكلات متعددة، لأن ذلك يتم يدوياً، ومن السهل جداً ضياع هذه الإيصالات أو التلاعب بها. لذلك يجب استخدام نظام آلي لهذا الغرض، وبرنامج إدارة الأسطول يتيح لك ذلك ويمتلك إمكانات كثيرة تساعدك في هذا الشأن.
إذ يمكن ربط هذا البرنامج ببطاقة وقود السائقين ليسجل بعد كل تزود بالوقود الكمية والمبلغ، فتنعدم تماماً إمكانية التلاعب بإيصالات الوقود أو ضياعها. كما يمكنك باستخدام برنامج إدارة بيانات الأسطول حساب استهلاك المركبة للوقود مقارنة بالمسافة التي قطعتها ومعرفة ما إذا كانت هناك مشكلة أم أن كل شيء يسير بشكل صحيح، وبذلك تتمكن من إدارة وقود أسطولك بسهولة أكبر.
تسجيل تكلفة شراء القطع بدقة وصحة
باستخدام برنامج إدارة أسطول النقل يمكنك بسهولة امتلاك سجل لتكاليف شراء القطع والإصلاحات، لأن بعض المعنيين قد يرغبون في تسجيل مبالغ الفواتير بأعلى من قيمتها والاستيلاء على جزء من التكلفة. لكن هذا البرنامج يتيح ربط البطاقة المصرفية التي تسجل تكلفة الشراء عبر الإنترنت عند الشراء، فلا يستطيع أحد الاحتيال في هذا المسار، وهو ما يرغب فيه الجميع.
إعداد تقارير أفضل وتوفير التكاليف
يجب على مدير الأسطول أن يقدم بانتظام تقارير عن أداء القسم الخاضع له وعمله إلى رؤسائه. والقيام بذلك يدوياً ومراجعة التكاليف والأداء بالطرق التقليدية عمل صعب جداً ويستغرق وقتاً طويلاً، فضلاً عن احتمال وجود مشكلات في البيانات الواردة في التقرير أو عدم تسجيلها بشكل صحيح.
لذلك يجب استخدام نظام آلي لهذا الغرض، وبرنامج إدارة أسطول النقل هو النظام الذي يوفر لك هذه الإمكانية ويتيح لك إرسال تقرير أداء الأسطول مع رسوم بيانية مختلفة إلى رؤسائك في أي لحظة.
تحسين مسارات حركة المركبات
يجب على المركبات خلال اليوم تقديم الخدمات لعملاء كثيرين، وهو ما يستغرق منها وقتاً طويلاً. ولتقليل هذا الوقت يجب على السائقين اختيار المسارات المناسبة ، لكن لا يمكن القيام بذلك يدوياً، ويجب لتحقيق هذا الهدف استخدام برنامج إدارة أسطول النقل، إذ يقترح هذا النظام على السائق لحظياً أفضل مسار ليقضي وقتاً أقل في تقديم الخدمات.
تحسين الخدمات المقدمة للعملاء
تعدد خدمات العملاء يرفع احتمال حدوث خلل فيها كثيراً، لأن التخطيط اليدوي لتقديم الخدمات عمل صعب جداً، وبرنامج إدارة أسطول النقل يجعل ذلك ممكناً بسهولة.
بيانات الأسطول: معلومات مفيدة لتحسين أدائه
قيمة بيانات الأسطول عالية جداً ولا ينبغي التقليل منها بسهولة. لكن جمع هذه المعلومات وتخزينها يدوياً ليس عملاً سهلاً، ويجب لتحقيق هذا الهدف توظيف نظام ذكي.
