مدیر ناوگان به‌عنوان محور اصلی فعالیت و عملکرد وسایل نقلیه یک شرکت یا سازمان است. تعمیر و نگهداری ناوگان، خرید یا جایگزینی خودروها، استخدام رانندگان و نظارت بر کارکرد آن‌ها همگی از وظایف پایه او به حساب می‌آید. این مسئولیت‌ها همگی به شکل مستقیم بر روی بهره‌وری و سودآوری سازمان تاثیر دارد. بنابراین لازم است مدیران ناوگان کاملا با آن‌ها آشنا باشند. با این رویکرد در مطلب پیش رو به بررسی دقیق شرح وظایف مدیر ناوگان و نقش او در سه بخش نظارت بر فعالیت رانندگان، عملکرد ناوگان و مدیریت سطح بالای سازمان می‌پردازیم. در انتها نیز ویژگی‌ها و مهارت‌های یک مدیر ناوگان کارآمد را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مسئولیت‌های مدیر ناوگان در حوزه وسایل نقلیه
در این بخش مدیر ناوگان مسئول مستقیم نظارت بر چرخه عمر وسايل نقلیه است. تحقیق در مورد خرید بهترین مدل و نوع بر اساس سیاست‌ها و بودجه شرکت از مهم‌ترین وظایف او در این خصوص به‌حساب می‌آید. در مرحله بعد ثبت و نگهداری مجوزهای لازم برای فعالیت و بیمه وسیله قرار دارد. در نهایت زمانی‌که وسیله نقلیه فرسوده و از کار افتاده شده است، مدیر ناوگان مسئول تصمیم‌گیری در مورد فروش یا واگذاری آن است. برای انجام کلیه این فعالیت‌ها در سطح بالا مدیر ناوگان وظایف زیر را بر عهده دارد:
- برنامه‌ریزی اعزام وسايل نقلیه به ماموریت
- استفاده بهینه از وسیله و برنامه‌ریزی مسیر
- بازرسی و نگهداری مناسب وسیله نقلیه
- نظارت بر عملکرد بهینه وسیله نقلیه
- ردیابی موقعیت مکانی وسیله نقلیه در لحظه
- نگهداری سوابق و مستندات
مسئولیت‌های مدیر ناوگان در برابر رانندگان
علاوه بر وسیله نقلیه مسئولیت مستقیم نظارت و ارزیابی عملکرد رانندگان بر عهده مدیر ناوگان است. بر این اساس مهم‌ترین وظایف وی به شرح زیر است:
- نظارت، اصلاح و بهبود رفتار رانندگان در حین انجام ماموریت
- راهنمایی، آموزش و تشویق رانندگان
- استخدام یا اخراج رانندگان
- ارزیابی عملکرد رانندگان
- تنظیم برنامه‌های ماموریت و ابلاغ آن به رانندگان
- نظارت بر حضور، غیاب و سلامت راننده
- اطمینان از پایبندی رانندگان به مقررات حمل و نقل
- ارائه اطلاعات کامل در خصوص نحوه انجام ماموریت
- برقراری ارتباط مستمر با رانندگان
- تنظیم برنامه‌های آموزشی در مورد استانداردهای ایمنی، فناوری‌های روز، نحوه رانندگی
مسئولیت های مدیر ناوگان در برابر مدیران ارشد
مدیر ناوگان به‌عنوان عضوی از یک سیستم بزرگ‌تر، لازم است پاسخگوی عملکرد خود و بخش‌های زیر مجموعه به مدیران ارشد سازمان و شرکت نیز باشد. او باید اطمینان حاصل کند که ناوگان با استفاده از منابع موجود در جهت تحقق اهداف سازمانی حرکت می‌کند. بر این اساس مهم‌ترین وظایف او در این سطح ارائه گزارش‌های لازم در زمینه‌های مختلف به شرح زیر است:
- گزارش در زمینه مشکلات و چالش‌های شناسایی شده در حین عملیات
- گزارش در خصوص عملکرد کل و هزینه‌های ناوگان
- گزارش در خصوص بودجه مورد نیاز برای فعالیت ناوگان
- گزارش در مورد برنامه‌ریزی‌های مورد نظر مطابق با اهداف سازمان
ویژگی‌های اصلی یک مدیر ناوگان کارآمد
در کنار مسئولیت‌های اشاره شده، یک مدیر ناوگان موفق و کارآمد ویژگی‌های خاصی به شرح زیر دارد:
۱. از فناوری روز استقبال می‌کند
مدیران ناوگان موفق از فناوری‌های روز و در حال توسعه استقبال می‌کنند. آن‌ها با بروز نگاه داشتن خود در این زمینه به همه جنبه‌هایی که باعث افزایش کارایی و بهره وری ناوگان می‌شود، توجه دارند. به‌عنوان مثال نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان، فناوری تلماتیک یا هوش مصنوعی را با هدف افزایش ایمنی ناوگان و طراحی برنامه‌های هوشمندانه برای انجام ماموریت‌های حمل و نقل به شکل موثری استفاده می‌کنند.
۲. بر افزایش ایمنی ناوگان تمرکز دارد
مدیر ناوگان موفق می‌داند که اولویت اول در فرایند حمل و نقل تمرکز بر ایمنی است. بنابراین همواره به‌دنبال راه‌هایی است که افزایش ایمنی را در برنامه‌ریزی‌های خود قرار دهد.
۳.تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه را تا حد امکان ساده می‌کند
حفظ عملکرد وسایل نقلیه در سطح بهینه یکی از وظایف اصلی مدیر ناوگان در قبال سازمان است. از آنجا که نگهداری منظم خودروهای ناوگان و نظارت بر آن فعالیتی زمان‌بر و خسته‌کننده است، یک مدیر ناوگان موفق استفاده از اتوماسیون و نرم افزارهای مربوط مدیریتی برای انجام این کار را در اولویت‌های برنامه خود قرار می‌دهد. این کار در عین حال تاثیر بسیاری بر کاهش مصرف سوخت وسایل نقلیه دارد.
۴. ارتباط موثری با رانندگان و مدیران ارشد برقرار می‌کند
ارتباط مدیر ناوگان با بخش‌های اصلی یک سازمان نقش مهمی در پیشبرد اهداف کلی دارد. بنابراین مدیر ناوگان باید ضمن ایجاد محیطی دوستانه و صمیمی با رانندگان و سایر پرسنل خود آن‌ها را در انجام بهینه فعالیت‌های خود هدایت کند. از طرفی داشتن ارتباط هوشمندانه مبتنی بر اعتماد متقابل با مدیران ارشد سازمان و ارائه مستمر گزارش به آن ها نیز یکی از ویژگی‌های اصلی مدیران ناوگان موفق است.
۵. رانندگان را به انجام فعالیت‌های بیش از حد اجبار نمی‌کند
یک مدیر ناوگان موفق مراقب حجم کاری رانندگان است و آن‌ها را به انجام بیش از اندازه فعالیت مجبور نمی‌کند. او می‌داند که هر نوع اجبار و اصرار می‌تواند منجر به نارضایتی رانندگان، کاهش سطح ایمنی حمل و نقل و از دست دادن نیروهای کاری ماهر شود.
۶. بر فعالیت رانندگان نظارت کاملی دارد
علاوه بر تشویق به انجام فعالیت ها مطابق مقررات، مدیران ناوگان باید به شکل منظم عملکرد رانندگان را از لحاظ ایمنی نظارت کنند. ارزیابی و اصلاح عادات بد رانندگی مانند ترمزهای شدید، پیچیدن‌های با سرعت، شتاب بالا، صحبت با تلفن همراه و سایر موارد مشابه علاوه بر جلوگیری از ایجاد خطر و ریسک تصادف، نیاز آموزشی رانندگان را نیز مشخص می‌کند.
۷. هوشمندانه کار می‌کند
مدیران ناوگان موفق، اهمیت کار هوشمندانه و نه سخت را کاملا درک می‌کنند. آن‌ها برای زمان و تلاش خود ارزش قائل می‌شوند و برای فعالیت هوشمندانه به‌جای بکارگیری روش‌های دستی و سنتی، از فناوری‌های روز برای انجام سریع‌تر کار استفاده می‌کنند. زیرا می‌دانند که این فعالیت در نهایت باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و کیفیت بالای فرایند حمل و نقل می‌شود.
مهارت‌های لازم برای مدیران ناوگان
هر چند سازمان‌ها و شرکت‌های حمل و نقل شاخص‌های خود را برای استخدام مدیر ناوگان دارند، با این حال داشتن مهارت‌های زیر نشان از شایستگی مناسب مدیر ناوگان است:
- سابقه فعالیت در حوزه لجستیک یا صنعت حمل و نقل
- مهارت رهبری، تصمیم‌گیری
- ذهن تحلیل‌گر و مهارت حل مساله
- مهارت ارتباط موثر بین فردی
- قابلیت ارتباط نوشتاری و شفاهی مناسب با دیگران
مدیر ناوگان موفق محور اصلی یک سازمان است
مدیر ناوگان بدنه اصلی یک سازمان حمل و نقل است. شرح وظایفی که او بر عهده دارد هر یک در نهایت بر سودآوری و افزایش رضایتمندی کارفرما تاثیر می‌گذارد. در این میان به خصوص او باید بتواند به شکل موثری از فناوری‌های روز مانند نرم افزارهای مدیریت ناوگان، تلماتیک یا هوش مصنوعی در انجام فعالیت‌های خود استفاده کند. چیزی که تنها با همراهی شرکت‌های معتبر فعال در این زمینه امکان‌پذیر است. اگر شما هم جزو این مدیران هوشمند و آینده‌نگر هستید، شرکت پیشگامان آسیا همراه مطمئنی در مسیر پیش‌روی‌تان است.
مرجع:
