مدير الأسطول هو المحور الرئيسي لنشاط مركبات الشركة أو المؤسسة وأدائها؛ فصيانة الأسطول وشراء المركبات أو استبدالها وتوظيف السائقين والرقابة على أدائهم كلها من مهامه الأساسية، وتؤثر هذه المسؤوليات جميعها مباشرة في إنتاجية المؤسسة وربحيتها، لذا يلزم أن يكون مديرو الأساطيل على دراية كاملة بها. وبهذا النهج نستعرض في هذا المقال بدقة الوصف الوظيفي لمدير الأسطول ودوره في ثلاثة أقسام: الرقابة على نشاط السائقين، وأداء الأسطول، والإدارة العليا للمؤسسة، ثم ندرس في النهاية خصائص مدير الأسطول الكفء ومهاراته.
مسؤوليات مدير الأسطول في مجال المركبات
في هذا القسم يكون مدير الأسطول مسؤولًا مباشرة عن الرقابة على دورة حياة المركبات؛ إذ يُعدّ البحث عن شراء أفضل طراز ونوع بناءً على سياسات الشركة وميزانيتها من أهم مهامه في هذا الشأن، وتأتي في المرحلة التالية تسجيل التصاريح اللازمة للنشاط وتأمين المركبة والحفاظ عليها. وفي النهاية، حين تصبح المركبة متهالكة وخارج الخدمة، يكون مدير الأسطول مسؤولًا عن اتخاذ القرار بشأن بيعها أو التنازل عنها. ولتنفيذ جميع هذه الأنشطة على مستوى عالٍ، يتولى مدير الأسطول المهام التالية:
- تخطيط إرسال المركبات في مهام
- الاستخدام الأمثل للمركبة وتخطيط المسار
- الفحص والصيانة المناسبة للمركبة
- مراقبة الأداء الأمثل للمركبة
- التتبع اللحظي لموقع المركبة
- الاحتفاظ بالسجلات والمستندات
مسؤوليات مدير الأسطول تجاه السائقين
إلى جانب المركبة، تقع على عاتق مدير الأسطول مسؤولية مباشرة في الرقابة على أداء السائقين وتقييمه، وعلى هذا الأساس فإن أهم مهامه ما يلي:
- مراقبة سلوك السائقين أثناء أداء المهمة وتصحيحه وتحسينه
- توجيه السائقين وتدريبهم وتشجيعهم
- توظيف السائقين أو فصلهم
- تقييم أداء السائقين
- إعداد جداول المهام وإبلاغها للسائقين
- مراقبة حضور السائق وغيابه وسلامته
- التأكد من التزام السائقين بلوائح النقل
- تقديم معلومات كاملة حول طريقة أداء المهمة
- التواصل المستمر مع السائقين
- إعداد برامج تدريبية حول معايير السلامة وأحدث التقنيات وطريقة القيادة
مسؤوليات مدير الأسطول تجاه كبار المديرين
يلزم أن يكون مدير الأسطول، بوصفه عضوًا في نظام أكبر، مسؤولًا أيضًا أمام كبار مديري المؤسسة والشركة عن أدائه وأداء الأقسام التابعة له، وأن يتأكد من أن الأسطول يسير باستخدام الموارد المتاحة نحو تحقيق الأهداف المؤسسية. وعلى هذا الأساس فإن أهم مهامه على هذا المستوى تقديم التقارير اللازمة في المجالات المختلفة كما يلي:
- تقرير عن المشكلات والتحديات المكتشفة أثناء العمليات
- تقرير عن الأداء الكلي وتكاليف الأسطول
- تقرير عن الميزانية اللازمة لنشاط الأسطول
- تقرير عن الخطط المقترحة وفق أهداف المؤسسة
الخصائص الرئيسية لمدير الأسطول الكفء
إلى جانب المسؤوليات المذكورة، يمتلك مدير الأسطول الناجح والكفء خصائص مميزة كما يلي:
1. يرحّب بأحدث التقنيات
يرحّب مديرو الأساطيل الناجحون بالتقنيات الحديثة والمتطورة، ويهتمون، بإبقاء أنفسهم على اطلاع في هذا المجال، بجميع الجوانب التي تزيد كفاءة الأسطول وإنتاجيته. فعلى سبيل المثال، يستخدمون بفاعلية برمجيات إدارة الأساطيل و تقنية التليماتكس أو الذكاء الاصطناعي بهدف زيادة سلامة الأسطول وتصميم خطط ذكية لتنفيذ مهام النقل.
2. يركّز على زيادة سلامة الأسطول
يعلم مدير الأسطول الناجح أن الأولوية الأولى في عملية النقل هي التركيز على السلامة، لذا يبحث دائمًا عن طرق لإدراج زيادة السلامة في خططه.
3. يبسّط صيانة المركبات قدر الإمكان
يُعدّ الحفاظ على أداء المركبات عند المستوى الأمثل من المهام الرئيسية لمدير الأسطول تجاه المؤسسة. ولما كانت الصيانة المنتظمة لمركبات الأسطول والرقابة عليها نشاطًا مستهلكًا للوقت ومرهقًا، فإن مدير الأسطول الناجح يضع استخدام الأتمتة والبرمجيات الإدارية ذات الصلة لهذا العمل في مقدمة أولويات خطته، ولذلك في الوقت نفسه أثر كبير في خفض استهلاك المركبات للوقود.
4. يقيم تواصلًا فعّالًا مع السائقين وكبار المديرين
يؤدي تواصل مدير الأسطول مع الأقسام الرئيسية للمؤسسة دورًا مهمًا في دفع الأهداف الكلية إلى الأمام؛ لذا يجب على مدير الأسطول، إلى جانب إيجاد بيئة ودية وحميمة مع السائقين وسائر موظفيه، توجيههم إلى الأداء الأمثل لأنشطتهم. ومن جهة أخرى، يُعدّ امتلاك تواصل ذكي قائم على الثقة المتبادلة مع كبار مديري المؤسسة وتقديم التقارير إليهم باستمرار من الخصائص الرئيسية لمديري الأساطيل الناجحين.
5. لا يجبر السائقين على أداء أنشطة تفوق طاقتهم
يراعي مدير الأسطول الناجح حجم عمل السائقين ولا يجبرهم على أداء نشاط يفوق طاقتهم، إذ يعلم أن أي إجبار أو إلحاح قد يؤدي إلى استياء السائقين وانخفاض مستوى سلامة النقل وفقدان الكوادر الماهرة.
6. يمتلك رقابة كاملة على نشاط السائقين
إلى جانب التشجيع على أداء الأنشطة وفق اللوائح، يجب على مديري الأساطيل مراقبة أداء السائقين بانتظام من حيث السلامة؛ فتقييم عادات القيادة السيئة وتصحيحها، مثل الكبح الشديد والانعطاف بسرعة والتسارع العالي والتحدث بالهاتف المحمول وغيرها، لا يمنع الخطر وخطر الحوادث فحسب، بل يحدد أيضًا الاحتياجات التدريبية للسائقين.
7. يعمل بذكاء
يدرك مديرو الأساطيل الناجحون تمامًا أهمية العمل الذكي لا الشاق؛ فهم يقدّرون وقتهم وجهدهم، ويستخدمون، للنشاط الذكي بدلًا من توظيف الأساليب اليدوية والتقليدية، أحدث التقنيات لإنجاز العمل بشكل أسرع، لأنهم يعلمون أن هذا النشاط يؤدي في النهاية إلى توفير الوقت والتكلفة وجودة عالية لعملية النقل.
المهارات اللازمة لمديري الأساطيل
رغم أن لمؤسسات النقل وشركاته مؤشراتها الخاصة لتوظيف مدير الأسطول، فإن امتلاك المهارات التالية يدل على الكفاءة المناسبة لمدير الأسطول:
- سجل عمل في مجال اللوجستيات أو صناعة النقل
- مهارة القيادة واتخاذ القرار
- عقل تحليلي ومهارة حل المشكلات
- مهارة التواصل الفعّال بين الأفراد
- القدرة على التواصل الكتابي والشفهي المناسب مع الآخرين
مدير الأسطول الناجح هو المحور الرئيسي للمؤسسة
مدير الأسطول هو الهيكل الرئيسي لمؤسسة النقل، ويؤثر كل من مهام وصفه الوظيفي في النهاية في الربحية وزيادة رضا صاحب العمل. وفي هذا السياق يجب، على وجه الخصوص، أن يكون قادرًا على الاستخدام الفعّال لأحدث التقنيات، مثل برمجيات إدارة الأساطيل والتليماتكس أو الذكاء الاصطناعي، في أداء أنشطته، وهو أمر لا يتحقق إلا بمرافقة الشركات الموثوقة العاملة في هذا المجال. وإن كنتم من هؤلاء المديرين الأذكياء وذوي النظرة المستقبلية، فإن شركة بيشغامان آسيا رفيق موثوق في مساركم المقبل.
المرجع:
