متریک‌های اندازه‌گیری ناوگان، کلید پیشرفت کسب و کار هستند. با پیشرفت‌های صورت‌گرفته جمع‌آوری این داده‌ها راحت‌تر شده است. یکی از این پشرفت‌ها به وجود آمدن نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید این اطلاعات را به آسانی و با دقت ثبت و ذخیره کنید. شما می‌توانید داده‌های ثبت‌شده در این نرم‌افزار برای بهبود عملکرد خودتان و خدمت‌رسانی به مشتریان استفاده کنید و رضایت آن‌ها را افزایش دهید. اما «ارزش داده های ناوگان چیست و به طور دقیق به چه چیزی گفته می‌شود؟»
در این مقاله به این دو سوال پاسخ می‌دهیم و شرح کاملی در مورد آن‌ها توضیح کاملی خواهیم داد تا نسبت به این موضوع آگاه شوید و ارزش داده‌های ناوگان کسب و کار خودتان را بهتر بدانید.
مدیریت داده‌های ناوگان به کسب و کارها چه کمکی می‌کند؟
مستقل از اینکه چند خودرو در ناوگان حمل و نقل خودتان دارید، مهم است که اطلاعات مربوط به آن‌ها را در اختیار خودتان داشته باشید و بتوانید از آن‌ها در مواقع موردنیاز استفاده کنید. اما برخلاف رویه و تصور بسیاری از مدیران کسب و کار و سازمان‌ها، انجام این کار به صورت دستی و با استفاده از کاغذ‌های بایگانی امکانپذیر نیست و خطای آن بسیار بالا است. زیرا حجم اطلاعات و داده‌ها بسیار بالا است و امکان از دست‌رفتن برخی از آن‌ها در طول زمان زیاد به نظر می‌رسد.
نه تنها گزارش‌های کاغذی به راحتی دور ریخته می‌شوند، بلکه استفاده از آن‌ها می‌تواند باعث دشوار‌شدن روند همکاری تیمی شود. زیرا بررسی آن‌ها زمان‌گیر است و افراد امکان دسترسی مناسب به این گزارش‌ها در هر لحظه را ندارند. با استفاده از این روش برای هر کدام از اعضای تیم یک نسخه کامل آماده کنید که این احتمال ایجاد خطا در ثبت داده‌ها را افزایش قابل‌توجهی می‌دهد. همچنین اگر یکی از اعضای تیم بدون ارائه اطلاعاتش در اختیارش، استعفا دهد، کسب و کار شما با مشکل بزرگی روبه‌رو می‌شود، زیرا حجم زیادی از داده‌های کلیدی خودش را از دست داده است.
داده‌ها برای پیگیری کارایی و سود‌آوری ناوگان شما کلیدی هستند و بدون آن‌ها عملا دستتان بسته است. بنابراین گزارش‌های به روز و دقیق یک ضرورت برای هر کسب و کار به شمار می‌آیند. شما برای دسترسی به این گزارش‌ها، مدیریت داده‌های ناوگان را به خوبی انجام دهید که این کار با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان امکانپذیر است. این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات تمامی خودورها را در یک سامانه جامع ذخیره کنید و اعضای تیمتان در هر لحظه بتوانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
چه داده‌های از ناوگان را باید به صورت مرتب رصد کنید؟
اگر می‌خواهید از اطلاعات ناوگان خودتان به خوبی استفاده کنید، باید بدانید کدام داده‌های آن را رصد کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید. تعیین معیارهای درست، برای بهبود کارایی بسیار مهم است و به شما کمک خواهد کرد تا بفهمید، کدام قسمت از ناوگان حمل و نقلتان نیاز به بهبود و پیشرفت دارد. به همین دلیل در این قیمت مهم‌ترین شاخص‌ها و داده‌ها را به شما معرفی می‌کنیم و در مورد آن‌ها کمی توضیح می‌دهیم.
داده‌های مربوط به حوادث و ایمنی راننده
هرکس با ناوگان حمل و نقل آشنا باشد، می‌داند که یکی از مشکلات این قسمت از کسب و کار ایمنی و تصادفات زیاد است. این تصادفات علاوه بر خطرات جانی که برای افراد به وجود می‌آورند، هزینه‌های هنگفتی را روی دست مدیران سازمان یا شرکت خصوصی مربوطه می‌گذارند. این موضوع می‌تواند از مولد‌بودن و سوددهی این ناوگان جلوگیری می‌کند. بنابراین باید از آن جلوگیری کرد و میزان تصادفات را به حداقل ممکن رساند. رصد داده‌های مربوط به حوادث و ایمنی راننده بهترین راه‌حل برای این موضوع است، زیرا به شما نحوه رانندگی و حرکت هر خودرو و راننده را با جزییات کامل نمایش می‌دهد که به هر مدیری کمک می‌کند.
داده‌های مربوط به میزان کارکرد رانندگان و سرویس و خدمات‌دهی آن‌ها به مشتریان
راننده‌ها یک ساعت کار مشخص دارند و باید در این زمان تمامی وظایف محول‌شده به خودشان را به صورت کامل و درست انجام دهند. اما به دلیل تعداد زیاد آن‌ها نمی‌توان آن‌ها را به صورت دستی کنترل کرد و ساعت ورود و خروج و نحوه کارکردشان را درست ارزیابی کرد. داده‌های ناوگان می‌توانند این کار را به راحتی ممکن سازند، زیرا به صورت اتوماتیک جمع‌آوری می‌شوند، در یک جا به صورت کامل ثبت می‌گردند و در هر لحظه می‌توان به آن‌ها دسترسی کاملی داشت. بنابراین باید داده‌های مربوط به سرویس و خدمات‌دهی به مشتریان را به صورت کامل پیگیری و بررسی کنید.
میزان سوخت مصرف‌شده
مصرف سوخت یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های ناوگان حمل و نقل سازمان و شرکت‌های مختلف به شمار می‌آید و آن‌ها به صورت ماهیانه مجبور به پرداخت مبلغ بسیار بالایی برای این موضوع هستند که مطلوب هیچ مدیری نیست. با استفاده داده‌های مربوط به میزان مصرف سوخت می‌توانید متوجه شوید که کدام بخش از ناوگان سوخت بیشتری مصرف می‌کند، دلیل این اتفاق چیست و چگونه می‌توان برای بهبود و کم‌کردن این مقدار کار مناسبی کرد. به همین دلیل نیاز است این اطلاعات را به صورت دقیق پیگیری و بررسی کنید تا بتوانید این هزینه را کاهش چشمگیری دهید.
داده‌های مربوط به ساعت‌های کار موتور خودرو
یکی از راه‌های مناسب دیگر برای بررسی میزان کارکرد رانندگان و سرویس‌دهی آن‌ها به مشتریان، بررسی ساعت‌های کار موتور خودروی این افراد است. این اطلاعات به شما نشان می‌دهد که خودروی موردنظر در چه ساعت‌های حرکت می‌کرده است و در چه زمان‌ها در حال حرکت بوده است. به این ترتیب می‌توانید صحت گزارش رانندگان را به خوبی بررسی کنید و از صحتشان اطمینان کاملی حاصل کنید. بنابراین نیاز است تا بررسی داده‌های مربوط به ساعت‌های کار موتور خودرو در نظر خود داشته باشید و از این داده‌ها به هیچ عنوان غافل نشوید.
زمان‌های توقف راننده در مکان‌های متفاوت
آگاهی از زمان‌های توقف راننده و مکان این توقف، جزو وظایف یک مدیر ناوگان به شمار می‌آید و باید برای رصد آن‌ها برنامه منظم و دقیقی داشته باشد. این اطلاعات کیفیت خدمات‌دهی راننده را نمایش می‌دهد که روی رضایت مشتریان شما اثر مستقیم و قابل‌توجهی دارد. بنابراین باید آن‌ها را جدی بگیرید. رصد داده‌های مربوط به زمان‌های توقف راننده در مکان‌های متفاوت از طریق نرم‌افزار مدیریت داده ناوگان می‌تواند این کاتر را به راحتی برای شما ممکن سازد و این نیازتان را برآورده کند. بنابراین توصیه می‌کنیم، استفاده از آن جدی بگیرید و به صورت لحظه‌ای این داده‌ها را بررسی کنید.
داده‌های مربوط به نتایج بازرسی‌ها خودروهای و دیگر دارایی‌های ناوگان
خودروهای ناوگان در طول روز، مسافت زیادی را می‌پیمایند، همین موضوع باعث می‌شود تا احتمال خرابی آن‌ها بسیار بالا رود و نیاز به بازرسی‌های دوره‌ای و ثبت اطلاعات مربوط به آن داشته باشند. اما انجام این کار به صورت دستی بسیار سخت است و به طور عملی امکانپذیر نیست. نرم‌افزار مدیریت ناوگان در این جهت به شما کمک می‌کند و با ثبت داده‌های مربوط به نتایج بازرسی‌ها خودروهای ناوگان به شما کمک می‌کند تا بتوانید اطلاعات انبوه خودروها را در دسترس خودتان داشته باشید و به موقع اقدام به تعمیر آن‌ها کنید تا دچار خرابی‌های مستهلک‌کننده نشوند. این کار همچنین به کاهش هزینه‌های ناوگان نیز کمک زیادی می‌کند و آن را به طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.
ارزش داده های ناوگان
در قسمت‌های مختلف معیارها و داده‌های مهم برای بررسی را به شما معرفی کردیم تا بتوانید با آن‌ها آشنا شوید و مدیریت ناوگان خودتان را به خوبی انجام دهید. اما در این قسمت قصد داریم، ارزش داده های ناوگان و مزیت‌های استفاده از آن‌ها را به شما معرف کنیم و در مورد آن‌ها شرح کاملی دهیم.
نگهداری راحت‌تر و منظم‌تر خودروهای ناوگان
تعمیر و نگهداری پیشگیرانه بسیار مهم است و می‌تواند بسیاری از هزینه‌ها را از دوش ناوگان بردارد. اما بسیاری از مدیران برای این موضوع منتظر اعلام راننده می‌مانند که روش مناسبی نیست، زیرا امکان ناآگاهی راننده از بسیاری از عیب‌ها وجود دارد. این موضوع باعث شود تا در زمان مناسب نسبت به این مشکلات آگاهی پیدا نکنید و خودرو به طور کامل از کار بیفتد. استفاده از نرم‌افزار مدیریت تعمیر و نگهداری خودروهای ناوگان می‌تواند در این جهت بسیار کمک‌کننده باشد.
این نرم‌افزار در مواقع بروز هرگونه مشکلی، برای شما ایمیلی ارسال می‌کند تا از وجود این خرابی اطلاع پیدا کنید و بتوانید آن را در زمان مناسب رفع کنید. همچنین امکان برنامه‌ریزی انجام بازرسی برای آن نیز می‌توانید داشته باشید. به این صورت پس از پیمودن میزان مسافت مشخص، نرم‌افزار به شما هشدار بازرسی از خودروی موردنظر را می‌دهد. همچنین دسترسی به این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بتوانید نموداری از عملکرد خودروها را در اختیار داشته باشید و در طول زمان کارایی آن‌ها را بهبود دهید، یا اقدام به تعویض آن‌ها کنید.
بررسی راحت‌تر میزان سوخت مصرفی و رسیدهای مربوط به آن
تکیه‌کردن به رسیدهای سوخت توزیع‌کنندگان سوخت برای بررسی مصرف بنزین یا گازوییل خودروها، می‌تواند دردساز باشد و باعث ایجاد بروز اشتباه‌ها و مشکلات متعددی شود. زیرا به صورت دستی صورت می‌گیرد و احتمال از بین‌رفتن یا دستکاری در این رسید‌ها بسیار راحت است. به همین دلیل باید از یک سیستم خودکار برای این هدف استفاده کنید. نرم‌افزار مدیریت ناوگان این امکان را به شما می‌دهد و قابلیت‌های فراوانی در این جهت دارد که به شما کمک می‌کند.
این نرم‌افزار می‌تواند به کارت سوخت رانندگان متصل شود و بعد از هربار سوخت‌گیری، میزان و مبلغش را ثبت کند. به این صورت امکان دستکاری یا از بین‌رفتن رسید سوخت مصرفی به طور کامل از بین می‌رود. همچنین با استفاده از نرم‌افزار مدیریت داده‌های ناوگان امکان دارید، میزان مصرف سوخت خودرو را نسبت به مسافت طی‌شده آن محاسبه کنید و متوجه شوید که آیا در این میان مشکلی وجود دارد یا همه موارد به درستی انجام می‌شود. به این صورت شما می‌توانید راحت‌تر مدیریت سوخت ناوگان خودتان را به انجام برسانید.
ثبت دقیق و درست هزینه خرید قطعات
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل می‌توانید به راحتی هزینه‌های مربوط به خرید قطعات و تعمیرات را داشته باشید. زیرا ممکن است که برخی از افراد دخیل در این موضوع بخواهند میزان فاکتورها را بالاتر ثبت کنند و مقداری از هزینه را برای خودشان بردارند. اما این نرم‌افزار امکان اتصال کارت بانکی را می‌دهد که در صورت خرید، هزینه آن را به صورت آنلاین ثبت می‌کند و کسی نمی‌تواند در این مسیر کلاه‌برداری به انجام برساند که مطلوب تمامی به شمار می‌آید.
گزارش‌دهی بهتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها
یک مدیر ناوگان باید به طور منظم عملکرد و کارکرد بخش زیر‌مجموعه خودش را به افراد بالادستی خودش گزارش دهد. انجام این کار به صورت دستی و بررسی هزینه‌ها و عملکرد به صورت سنتی کار بسیار سختی است و زمان زیادی می‌طلبد. از طرفی دیگر امکان دارد که داده‌های موجود در گزارش موجود، مشکل داشته باشد یا به درستی ثبت نشده باشد.
به همین دلیل باید از سیستم اتوماتیکی جهت این هدف استفاده کرد. نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل سیستمی است که این امکان را برای شما فراهم می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا در هر لحظه گزارش عملکرد ناوگان را همراه با نمودارهای مختلف به سمت افراد بالادستی خودتان ارسال کنید.
بهینه‌سازی مسیر حرکت خودروها
خودروهای در طول روز باید به مشتریان زیادی خدمات برسانند که این موضوع زمان زیادی از آن‌ها می‌گیرد. این افراد باید برای کم‌کردن این زمان، مسیرهای مناسبی را انتخاب کنند، اما این کار به صورت دستی امکانپذیر نیست و باید برای دستیابی به این هدف از نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل استفاده کنید. این سیستم، به صورت لحظه‌ای بهترین مسیر را به راننده پیشنهاد می‌دهد تا آن‌ها بتوانند زمان کم‌تری برای خدمات‌دهی صرف کنند.
بهبود سرویس‌دهی به مشتریان
تعدد سرویس‌های مشتریان باعث می‌شود تا امکان ایجاد اختلال در آن بسیار زیاد شود، زیرا برنامه‌ریزی دستی سرویس‌دهی کار بسیار سختی به شمار می‌آید. نرم‌افزار مدیریت ناوگان حمل و نقل این کار را به راحتی ممکن می‌سازد.
داده‌های ناوگان؛ اطلاعاتی مفید جهت بهبود عملکرد آن
ارزش داده‌های ناوگان بسیار بالا است و نباید به این راحتی آن‌ها را دست کم بگیرید. اما جمع‌آوری و ذخیره دستی این اطلاعات کار آسانی نیست و باید برای رسیدن به این هدف یک سیستم هوشمند را به کار گرفت.
