يمكن أن تستحوذ تكاليف الصيانة على جزء كبير من ميزانية أسطول النقل. وفي هذا السياق، يمنح توحيد بيانات الصيانة بواسطة البرامج المتخصصة المديرين رؤية مناسبة لمسار الخدمات ومشكلات الأسطول، ويتيح لهم إيجاد حل مناسب للتحكم في التكاليف ومعرفة أسباب المشكلات والأعطال الحاصلة.
توحيد معايير بيانات الصيانة
من خلال تصنيف بيانات صيانة أسطولك، ستتمكن من الوصول إلى معلومات متسقة وموحدة. وكلما كانت هذه البيانات أكثر اتساقاً وتطابقاً مع الواقع، كانت التقارير أدق واستخدام البيانات في اتخاذ قرارات الإدارة أكثر موثوقية.
فضلاً عن أنه باستخدام المعلومات السابقة خلال فترة زمنية محددة، تُرسم الاتجاهات المستقبلية بدقة أكبر. وعندما توفر مراجعة هذه الاتجاهات رؤية مناسبة لاتخاذ إجراءات التحسين في الأسطول، تُعد البيانات المتعلقة بها بيانات قابلة للتنفيذ.
وبشكل عام، يجب أن تكون كل بيانات منتجة قابلة للتنفيذ ومتاحة وقابلة للقياس وسهلة التحليل. ويتيح توحيد معايير البيانات المتعلقة بـ الإصلاح والصيانة تفسيرها بسهولة، وبذلك يتمكن مدير الأسطول من العمل في أقصر وقت ممكن على حل المشكلات بهدف التحسين والتحكم في التكاليف.
ويساعد استخدام برامج تصنيف بيانات الصيانة بناءً على التقارير المتاحة على توحيد المعلومات وتقديم رؤية دقيقة وعميقة للإدارة وفقاً للمؤشرات الرئيسية للصيانة. ولا يقتصر هذا النوع من التوحيد على مساعدة مديري الأساطيل في التواصل بشكل أفضل مع الأقسام الخارجية للمؤسسة، بل يتيح أيضاً إنشاء سجل دقيق للخدمات المقدمة لجميع المركبات. كما سيكون، من خلال التحديد الأدق للمشكلات وأسبابها، أداة مناسبة لمعالجة ما يلي:
- التحكم في التكاليف
- منع التوقف الطويل لمركبات الأسطول
- منع المشكلات الفنية والميكانيكية المتكررة
- منع الصيانة غير الفعالة للمركبات
لكن قد يُطرح هنا سؤال: كيف يتم تصنيف بيانات الصيانة وتوحيد معاييرها في البرامج التي تصممها الشركات المختلفة؟
طريقة تصنيف بيانات الصيانة في البرامج المتخصصة
لا تقتصر البرامج المصممة لتصنيف بيانات الصيانة على تخزين المعلومات وتصنيفها، بل تتيح أيضاً الحصول على تقرير دقيق وصحيح عن أسطولك وتقديمه. ولا فرق في ذلك بين أن تسند خدمات الصيانة إلى جهات خارجية أو يتولاها فنيون داخل المؤسسة أو تستخدم الحالتين معاً؛ ففي كل الأحوال يكون تصنيف المعلومات في البرنامج بطريقة تقدم تقارير دقيقة مطابقة للواقع. مدير الأسطول بامتلاكه سجل الخدمات المقدمة قادرٌ على إجراء تحليل مناسب بهدف تقييم أداء المركبات وإنتاجيتها والتحكم في التكاليف.
وفي هذه الحالة يشمل تصنيف البيانات تصنيف أمور مثل أسباب الإصلاح وأولويته في المركبات وتقديم رموز النظام/التجميع أو غيرها من المكونات والأجزاء المتفرقة. فكيف يساعد هذا التصنيف على حل المشكلات؟
أسباب الإصلاح: تساعد مراجعة أسباب الإصلاح عند تسجيل الطلب أو تقديم الخدمة مدير الأسطول، من خلال تحديد سبب طلب الإصلاح (كالعطل أو الفحص الروتيني مثلاً)، على تحليل الإنفاق على معالجة هذه الحالات وفهمه بدقة أكبر. وتصمم كثير من برامج تصنيف بيانات الصيانة رموزاً لهذا الغرض لتسهيل مراجعة مسار طلبات الخدمة، وبالتالي خفض التكاليف.
أولوية الإصلاح: يساعد ترتيب أولويات الإصلاح مدير الأسطول، من خلال تصنيف الخدمات المطلوبة في الحالات الثلاث التالية، على مراجعة تكاليف الصيانة وفهمها بدقة أكبر:
- الخدمات المخطط لها: تشمل الأنشطة المخطط لها مع أقل انقطاع في تقديم الخدمة لصاحب العمل والعملاء.
- الخدمات غير المخطط لها: تشمل الأنشطة غير المخطط لها في الحالات التي تتعطل فيها عمليات الصيانة.
- الخدمات الطارئة: تشمل الأنشطة غير المخطط لها في الحالات التي لم تُنجز فيها الخدمات المطلوبة للأسطول في الوقت المحدد.
رموز النظام: تُعرَّف هذه الرموز في البرنامج لتحديد النظام المعني بالإصلاح (مثل نظام المكابح أو التكييف أو التدفئة). ويساعد جمع البيانات وتصنيفها عبر هذه الرموز للأنظمة التي أُصلحت سابقاً مدير الأسطول على مراجعة المشكلات المتكررة وأسباب تكرار الأعطال، وبذلك يستطيع اكتشاف سبب تكرار هذه المشكلات، والذي قد يكون أموراً مثل القيادة غير المناسبة للسائق أو قصر عمر القطع أو عدم ملاءمة الصيانة الوقائية.
رموز التجميع: تحدد رموز التجميع في برامج تصنيف بيانات الصيانة ما يحتاج إلى خدمة في النظام. فعلى سبيل المثال، عندما يُصنَّف سبب الإصلاح والخدمة ضمن فئة نظام المكابح، يتضح باستخدام رمز التجميع الجزء الذي أُجريت له الإصلاحات بشكل أكثر تفصيلاً (كالمكابح الأمامية أو الخلفية مثلاً)، وهو ما يمنح مدير الأسطول معلومات أدق عن نوع العطل.
رموز المكونات المتفرقة: تُخصص هذه الرموز في البرنامج لجميع المكونات والأجزاء المتفرقة والإضافات ومواد التشحيم والزيوت. ويستطيع مدير الأسطول باستخدام هذا الرمز مراجعة الأجزاء التي تحتاج إلى إصلاح أو خدمة على مستوى أدنى والتي تكون أقل وضوحاً، بدقة أكبر.
ويمكن مراجعة جميع هذه الرموز في برامج تصنيف بيانات الصيانة بشكل منفصل أو مجتمعة، وهو ما يتيح لمدير الأسطول الحصول على تقارير متنوعة. وباستخدام هذه البيانات المتاحة بسهولة، يتضح بالضبط ما الذي حدث في النظام وما سببه، وبالتالي تتوفر لمدير الأسطول رؤية مناسبة لاتخاذ القرار اللازم لخفض تكلفة الخدمات وزيادة الإنتاجية والأداء.
