يمكن اتخاذ أفضل قرار لتحقيق الأداء المناسب للأسطول من خلال مراعاة معايير معينة وتتبع البيانات المتعلقة بها؛ وهي بيانات يستطيع مدير الأسطول بتتبعها، وبهدف تحقيق النجاح، امتلاك رؤية شاملة لأسطوله بالكامل.
بصفتك مدير أسطول، تمتلك معلومات كثيرة عن سائقيك ومركباتك، وطريقة استخدامك لهذه المعلومات هي ما يبيّن في النهاية نجاح أداء أسطولك أو إخفاقه؛ لكن تحديد البيانات التي تحتاج إلى التتبع في المقام الأول أمر مليء بالتحديات دائماً. وفي هذا المقال نحاول أن نعرّفك على خمسة عشر من أهم البيانات والمعايير التي تحتاج إلى تتبع ومراقبة مستمرين.
بيانات الصيانة
1- بيانات فحص المركبة
تقارير فحص المركبة من قبل السائق تُطلع المديرين على القضايا والمشكلات المحتملة في المركبة، وهي في الحقيقة المفتاح الرئيسي لمعرفة سلامة المركبات بوصفها أصولك الرئيسية. ويمنحك استخدام المعلومات المصنفة حسب السائق أو نوع المركبة رؤية مناسبة للعيوب الشائعة في الأسطول، لتتمكن من إيجاد أفضل حل لمعالجتها.
وفي هذا السياق، يمكن لاستخدام برنامج إدارة الأساطيل بوصفه مساعداً أن يعرض لك ملخصاً لأعطال المركبة وأكثر الحالات شيوعاً التي أُشير إليها في الفحوص، وهو ما يضع أمامك مساراً مناسباً لتحسين استراتيجيات الصيانة الوقائية والمساعدة على تقليل زمن تعطل المركبة. إضافة إلى ذلك، يتمتع هذا البرنامج بإمكانية إنشاء تقارير مخصصة، حول الأعطال التي تحتاج إلى اهتمام فوري مثلاً، وهي نقطة تتيح لمدير الأسطول تتبع تقدم القضايا ذات الأولوية وتحليل الأعطال.
2- بيانات الصيانة الوقائية
كما تعلم، فإن الصيانة الوقائية من أفضل الطرق لإطالة عمر الأسطول الخاضع لإشرافك وتوفير تكاليف الإصلاحات الباهظة. ويمكن لاستخدام برامج صيانة الأسطول، من خلال توفير الحالة الراهنة لكل مركبة والأنشطة التي يقوم بها الموظفون في هذا الشأن، أن يُطلعك على إجراء خدمات الصيانة الوقائية في الوقت المحدد.
3- بيانات رموز تشخيص الأعطال
يتيح لك استخدام معدات التليماتكس مع برنامج إدارة الأسطول الاطلاع على رموز تشخيص الأعطال من المركبات وتلقيها في الوقت الفعلي. ويعني التنبيه فور حدوث مشكلة ضرورة البدء السريع في الصيانة. فضلاً عن أن تخزين هذه الرموز في برنامج إدارة الأسطول ومشاهدة قائمتها يتيح لك التعرف على أكثر العيوب شيوعاً في أسطولك والبحث عن حل لمنع تكرارها. وفي النهاية، تؤدي مراجعة هذا النوع من المعلومات وتتبعها دوراً مهماً في صيانة أسطولك والحفاظ عليه في أفضل حالة.
4- بيانات طريقة الإصلاحات
يُعد منع تعطل المركبات في الأسطول دائماً من المشكلات التي تشغل أذهان مديري الأساطيل؛ بل إن مجرد تخيل بقاء مركبة متوقفة دون استخدام ليوم واحد أمر صعب جداً.
وفي هذا السياق، سواء تولى فنيو الشركة الإصلاحات أو أُسندت إلى طرف ثالث من خارجها، فإن مراقبة زمن الإصلاحات والتأكد من إنجازها في موعدها أمر بالغ الأهمية. ولهذه المراقبة وتتبع نشاط الإصلاحات، يُعد برنامج إدارة الأسطول خياراً مناسباً جداً، إذ يتيح لك مراقبة تاريخ بدء الإصلاحات وانتهائها وتحديثاتها، وهذا يعني الاطلاع على أداء فريق الصيانة وإنتاجيته.
5- بيانات عداد المسافات
معلومات عداد المسافات مفتاح كثير من القرارات المستقبلية لمدير الأسطول، إذ يمكنك بها إجراء التخطيط اللازم بدءاً من صيانة المركبة وصولاً إلى قرار استبدالها.
ونظراً لأن معظم البرامج المحددة لصيانة المركبات تعتمد على المسافة المقطوعة والفترات الزمنية، فإن تلقي بيانات حديثة ومنتظمة من عداد مسافات المركبة يتيح لك الحفاظ على مركبتك في أفضل حالة.
كما تُعد القراءة المنتظمة لمعلومات عداد المسافات عوناً مناسباً لإدارة السائقين وخفض تكاليف الوقود. وقد تظن أن القيام بذلك وتتبع هذه البيانات بانتظام أمر صعب، لكن لا تقلق، فاستخدام برنامج إدارة الأسطول يساعدك في ذلك ويمنحك رؤية كاملة حول كيفية امتلاك أسطول بلا أخطاء.
البيانات المالية
6- بيانات استهلاك الوقود
يُعد الوقود من أكبر التكاليف الجارية للأسطول، ولمتابعة استهلاكه بدقة أهمية كبيرة لمدير الأسطول. لذلك فإن امتلاك نظام لمراقبة الاستهلاك وحساب تكاليفه يساعد كثيراً في عملية إدارة الوقود؛ نظام يتنبأ، من خلال التحديد الآلي لتكلفة الوقود مقابل المسافة المقطوعة، بالتكاليف المستقبلية للأسطول المتعلقة بالوقود، ليتمكن مدير الأسطول من تخصيص الموارد المالية اللازمة لذلك بشكل واقعي.
لكن تتبع استهلاك الوقود وتسجيله يدوياً وحساب التكاليف المرتبطة به يستغرق عادةً وقتاً طويلاً ويصاحبه أخطاء كثيرة. لذلك يُعد استخدام برامج إدارة الأسطول عوناً مناسباً جداً لتسجيل مدخلات استهلاك الوقود وإجراء التنبؤات المستقبلية في هذا الشأن من قبل مدير الأسطول. بل يمكن من خلال دمج بطاقات الوقود مع هذا البرنامج تنزيل معاملات الوقود تلقائياً لمنع القراءات الخاطئة وغير الموثوقة.
7- البيانات الرأسمالية
من أكثر البيانات التي تحتاج إلى مراجعة وتتبع من قبل مدير الأسطول تحدياً التكاليف الرأسمالية.
ففصل تكاليف الأسطول بناءً على الحصة المخصصة للمركبات ونسبتها مقارنة بالتكاليف الأخرى يمنحك فهماً مناسباً لمعدل العائد على الاستثمار في عملك.
ومن جهة أخرى، يساعد على تحديد الاستراتيجيات اللازمة للصيانة الوقائية واستبدال المركبات وشراء المركبات المطلوبة أو استئجارها. ويمكن حساب هذه الأمور وتتبعها بسهولة بواسطة برنامج إدارة الأسطول.
8- بيانات الاستفادة القصوى من الأصول
الاستثمار في أسطول النقل ليس رخيصاً بالتأكيد؛ لذلك يجب أن يتمكن كل مدير أسطول من تحقيق أقصى استفادة من أصوله، أي المركبات. فالرقابة الصحيحة على مركبات الأسطول تزيد العائد على الاستثمار وتطيل عمرها إلى أقصى حد. وأهم أنواع الرقابة تتبع متوسط ساعات استخدام المركبة أو المسافة التي تقطعها، وهو نشاط لا يتيح فقط التخطيط للصيانة الوقائية، بل يطيل أيضاً العمر الإنتاجي للأسطول.
وباستخدام هذه المعلومات، وبعد مرور بضعة أشهر، يمكنك تحديد المركبات قليلة الاستخدام في أسطولك واتخاذ قرار بشأن استمرار تشغيلها. كما قد تكتشف أن عدد المركبات في أسطولك لا يلبي طلب عملك وأنه من الضروري شراء مركبات جديدة.
9- استبدال المركبات
يُعد قرار تغيير المركبات واستبدالها من أكثر مهام مدير الأسطول تحدياً. فعلى الرغم من أن شراء مركبة جديدة مكلف، فمن الواضح أن المركبات القديمة واستخدامها المستمر قد يكونان أكثر تكلفة ويؤثران على ربحك النهائي. ويمكن لاستخدام مؤشرات التتبع، مثل قراءة عداد المسافات ومراجعة سجل نشاط المركبة في الأسطول، أن يساعدك في ذلك. والتتبع المستمر لهذه المؤشرات ببرنامج إدارة الأسطول يرافقك في اتخاذ القرارات المناسبة بشأن استبدال المركبات أو تغييرها.
10- مخزون قطع غيار المركبات
لإدارة صيانة مركبات الأسطول، تحتاج إلى أداة مناسبة لتقليل زمن تعطل المركبة إلى الحد الأدنى. ويساعدك الاطلاع الكامل على القطع الموجودة في المستودع وتتبعها المستمر كثيراً في خفض التكاليف غير الضرورية.
وعادةً ما تشكل القطع التي تحتاجها المركبات أكثر من ثلث تكاليف الصيانة، لذلك فإن التحكم في مستوى مخزونها وتتبعها المستمر من خلال البيانات المتاحة لديك يحسّن إدارة الأسطول. كما تساعدك أمور مثل المراجعة المنتظمة لتواريخ طلب القطع ومراقبتها كثيراً في اتخاذ قرارات عملية بشأن التكاليف المستقبلية وإدارة المخزون.
بيانات أسلوب القيادة
11-GPS والتليماتيكس
تمنحك البيانات الواردة من التليماتيكس رؤية مناسبة لسلامة المركبة، ويمكن لدمج هذه البيانات في برنامج إدارة الأسطول أن يوفر لمدير الأسطول بيانات أدق. وتساعدك المعلومات المستقاة من التليماتيكس على التحكم الكامل في سلوك السائق وتحديد الأعمال غير الآمنة والخطرة التي يقوم بها أثناء القيادة. كما أن معرفة عدد مرات تكرار رموز تشخيص الأعطال أو مراجعة مسار تنبيهات أخطاء المحرك تخفض، من خلال الإدارة السريعة للصيانة، كثيراً من تكاليفك الإضافية.
12- الحوادث والسلامة
يُعد تتبع مستوى سلامة المركبة أمراً حيوياً في كل أسطول، ويؤدي اتخاذ مدير الأسطول القرار المناسب في هذا الشأن دوراً مهماً في سلامة السائقين ومنع التكاليف غير الضرورية. وفي هذا السياق، يُعد تتبع أمور مثل سلوك السائقين أو القطع اللازمة للإصلاح عاملاً مهماً في منع الغرامات والحوادث المكلفة. وتساعد برامج إدارة الأسطول، من خلال تقديم التنبيهات اللازمة بشأن هذه البيانات، مدير الأسطول على اتخاذ إجراءات وردود فعل سريعة في هذا الشأن.
13- مهام السائقين
إلى جانب تتبع سلامة المركبة بوصفها أصلاً مهماً في الأسطول، تكتسب مراقبة مهام السائقين وأدائهم أهمية كبيرة أيضاً. ويمنح استخدام نظام لإدارة السائقين، من خلال تأثيره على رفع أداء السائقين، مدير الأسطول الاطمئنان إلى أن المركبة التي يقودها السائق في مستوى سلامة مناسب. وباستخدام برنامج إدارة الأسطول ستتمكن، من خلال المراجعة والمراقبة المستمرة لسرعة المركبة والمسافات المقطوعة، من مساءلة السائق عن أي تجاوز للحد المسموح به.
كما يساعد دمج أنظمة التليماتيكس وبطاقات الوقود مع برنامج إدارة الأسطول مدير الأسطول، من خلال رؤية شاملة لعادات السائق الخطرة أثناء القيادة والمدة والمسافة المقطوعة والتكاليف التي يحمّلها للأسطول، على تحسين أداء السائق في مهامه.
14- مراجعة أداء الفنيين
يؤثر زمن تعطل المركبة في قرار تكاليف إصلاحها، وبالتالي في الميزانية العامة للمؤسسة. ولهذا يكتسب أداء الفني في تحديد زمن تعطل المركبة وإدارة التكاليف أهمية كبيرة. ويمكنك، من خلال مراجعة طلبات القطع وأوقات الصيانة المحددة في برنامج إدارة الأسطول، الاطلاع على المدة التي تقضيها المركبة في عملية الإصلاح وعلى الأنشطة التي يقوم بها الفني في هذا الشأن. ومن جهة أخرى، إذا كانت إصلاحات المركبات في المؤسسة تُسند إلى جهات خارجية، يمكنك بهذا البرنامج الموافقة على إنجاز الخدمة أو رفضها في أقصر وقت، وهو أمر يساعد على التحكم في التكاليف وإدارة إنتاجية المؤسسة.
15- مؤشر الأداء العام للأسطول
تناولنا في هذا المقال أنواع البيانات التي يُستحسن أن يتتبعها مدير الأسطول عبر البرامج الإدارية، ومجموع هذه البيانات معيار لقياس الأداء العام للأسطول. وعندما تراجع بصفتك مديراً التقارير المستخرجة من برنامج إدارة الأسطول، من الضروري أن تنتبه إلى بيانات الوضع الحالي وكذلك البيانات السابقة، لأنك في هذه الحالة فقط تستطيع، من خلال مراجعة الاتجاه من الماضي إلى الحاضر، مشاهدة الأداء العام لأسطولك ومراقبته بسهولة. ويمنحك هذا النشاط رؤية مناسبة للنقاط التي تحتاج إلى تحسين، وستتمكن بناءً على ذلك من تحديد مسار إجراءاتك المستقبلية لتحقيق مردود أعلى للأسطول.
