يُعدّ برنامج الصيانة الوقائية أفضل طريقة لضمان زمن التشغيل وخفض تكاليف الإصلاح وإطالة عمر المركبات، وبه يستطيع مديرو الأساطيل منع الحوادث أثناء العمل والأعطال غير المخطط لها. وتذكّر البرمجيات الخاصة حاليًا مدير الأسطول تلقائيًا بأي خدمة مطلوبة، ليتمكن من امتلاك رؤية مناسبة لبرامج الصيانة المستقبلية لأسطوله. لكن يلزم قبل كل شيء مراعاة النقاط المهمة المتعلقة بإنشاء برامج الصيانة الوقائية وتنفيذها. ونستعرض في هذا المقال 5 نصائح مهمة مع التركيز على استخدام برمجيات إدارة الأساطيل لهذا الغرض.
نصائح مهمة في إعداد برنامج للصيانة الوقائية
يحافظ تعريف برنامج فعّال للصيانة الوقائية على الأسطول في أفضل حالاته، وهذا البرنامج هو الخطوة الأولى لخفض زمن التوقف والإدارة المثلى لأسطول النقل. لكن للسير في هذا الطريق يلزم مراعاة النصائح الخمس المهمة التالية:
1. إعداد برنامج صيانة لجميع المعدات
لامتلاك أسطول نقل نشط، يُعدّ تعريف برنامج صيانة لجميع قطع المركبات وتفاصيلها، حتى الأمور التي تبدو بسيطة مثل تغيير الزيت وضغط الإطارات وفحص الفرامل، أمرًا ضروريًا، إذ يساعد هذا البرنامج الأسطول على مواصلة نشاطه دون انقطاع.
2. تدريب الموظفين
يجب على مديري الأساطيل تقديم التدريب اللازم لسائقيهم وموظفي الصيانة حول أهمية العمل وطريقة اكتشاف المشكلات المحتملة، ما يساعد في منع الأعطال غير المتوقعة وسائر المسائل التي قد تؤثر في أداء الأسطول.
3. الحفاظ على سجلات إصلاح المركبات
يجب على مديري الأساطيل الاحتفاظ بسجلات جميع الأنشطة والخدمات المتعلقة بالصيانة، وتشمل تاريخ التنفيذ والفني المسؤول عن النشاط والقطع والمواد الاستهلاكية المطلوبة. وبهذا تتضح تمامًا حجم التكاليف وزمن التعطل ومدة تنفيذ الإصلاحات، ويُنفَّذ التخطيط المستقبلي بشكل أكثر فاعلية.
4. مراقبة الأداء
تبسّط متابعة سلامة المركبة ومراقبتها عبر دراسة معايير مثل كمية استهلاك الوقود وتكاليف الصيانة إدارة العملية بأكملها، ويمكن بناءً عليها مراجعة برامج الصيانة بشكل فعّال وتصحيحها عند الحاجة.
5. تحسين العمليات واستخدام برمجيات إدارة الأساطيل
يحتاج التنفيذ اليدوي لكل من الأمور المذكورة إلى وقت كبير، ويرفع احتمال الخطأ في تنفيذ العمل والرقابة على مساره. لذا يُعدّ استخدام برمجيات إدارة الأساطيل، التي تطبّق في أحد أقسامها برنامج الصيانة تلقائيًا، مساعدًا ورفيقًا فعّالًا لمدير الأسطول في أداء مهامه. ويشمل هذا البرنامج التذكير الآلي بموعد تنفيذ الإصلاحات أو استبدال القطع، وتتبع سجلات الصيانة، وإنتاج تقارير دورية في هذا الشأن. وتبسّط هذه البرمجيات الأنشطة الإدارية بالطرق الأربع التالية:
تعريف برنامج فعّال لصيانة مركبات الأسطول بواسطة CMMS
CMMS أو نظام الصيانة الآلي أسلوب فعّال للتنفيذ الآلي لبرامج صيانة مركبات الأسطول. فكثير من أساطيل النقل تستخدم العمليات الورقية والنماذج ذات الصلة لتنفيذ أنشطة الصيانة، وهو ما يواجه إدارة الأسطول بتحديات كثيرة في تنظيم المهام. وبرنامج الصيانة الوقائية غير المنظم يُحدث اضطرابًا حتى في المسار المعتاد للإصلاحات واستبدال القطع، ويترك آثارًا سلبية في مسار النشاط والقيمة السعرية للأسطول بإحداث أعطال غير متوقعة. ولهذا، وبهدف تحقيق أقصى إنتاجية وتبسيط مهام الصيانة الوقائية، يُعدّ استخدام CMMS ضروريًا في كل أسطول. ولا يقتصر أثر تشغيل هذا النظام واستخدامه على تنظيم إدارة خدمات صيانة المركبات وجعلها مرنة، بل يتيح لمدير الأسطول تقريب فواصل خدمات الإصلاح من المعيار المعتاد وزيادة إنتاجية العمل. ويوفر نظام CMMS، الموجود في قالب وحدة من برمجيات إدارة الأساطيل، بالمساعدة في أتمتة مهام الصيانة الوقائية، راحة البال في التنفيذ الأمثل للأنشطة والتعليمات ذات الصلة.
ضبط التذكير بموعد استبدال القطع بناءً على المسافة المقطوعة
يتولى مدير الأسطول مهام متعددة، لذا يلزم أن يستخدم أدوات وبرمجيات مساعدة للتذكير بموعد تنفيذ أنشطة الصيانة. ويُعدّ التذكير بموعد الخدمة أو استبدال القطع بناءً على المسافة التي قطعتها المركبة من الأساليب الفعّالة والشائعة لهذا الغرض. لكن إذا استخدم أسطول ما العمليات اليدوية للوصول إلى هذه المواعيد، يقترن تتبع المسافة المقطوعة، ومن ثم موعد الخدمة، في أغلب الأوقات بتحديات. ولمعالجة هذه المشكلات يُعدّ استخدام برمجيات إدارة الأساطيل مفيدًا جدًا؛ إذ يرسل النظام في هذه الحالة، بمجرد إجراء الإعدادات الأولية وتسجيل المعلومات، إشعار التذكير تلقائيًا إلى هاتف الإدارة، فيستطيع المدير الاطلاع على تنفيذ إصلاحات أصول الأسطول وصيانتها في الموعد المحدد.
إمكانية الفحص الإلكتروني للمركبات
الجزء الرئيسي من برنامج الصيانة الوقائية هو المراقبة المنتظمة لحالة سلامة المركبة. ففي الأساطيل ذات عملية الرقابة التقليدية لا تُعلن التقارير اليدوية لفحص المركبات بسرعة في الغالب، لذا حلّت أنظمة الفحص الإلكتروني محلها لإزالة هذه المشكلات. وفي هذه الحالة يستطيع مدير الأسطول، بتسجيل المعلومات المطلوبة في برمجيات إدارة الأساطيل، إجراء الفحص اللازم بسرعة عبر الهاتف المحمول، وتمنع هذه النتائج، بتنفيذ مهام الصيانة الوقائية في وقتها، التعطل المفاجئ للمركبة والإصلاحات المكلفة.
التنبؤ بمسار الإصلاحات والصيانة بناءً على سجلات الخدمات المنفذة
إلى جانب أتمتة عمليات الصيانة، يجب على مدير الأسطول تحليل سجلات الخدمات المنفذة على المركبات بدقة لتكون لديه رقابة كاملة على إنتاجيتها وسلامتها. ففي برمجيات إدارة الأساطيل تُحفظ جميع التقارير المتعلقة بخدمة المركبات أو إصلاحها، وتكون مشاهدة الأنشطة المنفذة سابقًا سهلة جدًا، ويمنع امتلاك هذه المعلومات تنفيذ إصلاحات متكررة أو إغفالها.
لتوفير برمجيات إدارة صيانة الأسطول، أوكلوا العمل إلى أهله
بناءً على ما سبق، يُعدّ استخدام برمجيات إدارة الأساطيل الخطوة الأولى لوضع برنامج منتظم وقياسي بعيد عن مشكلات العمليات اليدوية. وتُعدّ إمكانية تنظيم مهام الإصلاح وإدارة وقت الرقابة والفحص وتبسيط عمليات العمل وزيادة الإنتاجية أهم الأمور التي يمكنها توجيه مدير الأسطول في أنشطته. لكن تطبيق هذه البرمجيات يحتاج إلى الاستفادة من خبرة شركات وضمانها، تقترح، بإحاطتها الكاملة بجميع احتياجات الأسطول، الخيار الأمثل. لذا أوكلوا العمل في هذا المسار إلى أهله لتبقوا بعيدين عن المشكلات المحتملة مثل التكاليف الإضافية أو الأداء غير الصحيح للنظام. ولعلكم بعد قراءة هذا المقال ترغبون في أن تكونوا جزءًا من 120 مؤسسة طلبت العرض التجريبي المجاني للبرمجيات من شركة بيشغامان آسيا.
المرجع:
