يُعد تتبع مؤشرات الأداء بهدف مقارنة البيانات الحالية بالأداء السابق جزءاً أساسياً من إدارة الأسطول. ويتعين على مديري الأساطيل، إلى جانب مهامهم اليومية الأخرى، مراقبة هذه المؤشرات بشكل فعّال للتأكد من كفاءة نشاط الأسطول والموظفين. لكن ما المعايير ذات الأولوية لمراقبة الأداء، وما تأثيرها على أداء الأسطول؟
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)؟
مؤشرات الأداء الرئيسية هي حجر الأساس للتقدم نحو النتيجة المطلوبة، وتشكل جزءاً مهماً من برنامج الإدارة المالية للأسطول. فمن خلال إيجاد أساس تحليلي لاتخاذ القرار، تساعد هذه المؤشرات الإدارة على التركيز على النقاط المهمة في الأسطول . ويُعد تطبيق مؤشرات KPI جزءاً مهماً من النهج الإداري الأمثل، لأنه يتيح لك المقارنة بين الوضع الحالي لمؤسستك وماضيها، وبالتالي التنبؤ بأدائك بشكل مناسب.
أسباب أهمية KPI في إدارة الأسطول
يكتسب الاهتمام بمؤشرات KPI في إدارة الأسطول وأداء السائق أهمية للأسطول من عدة جوانب:
اكتشاف الاستخدام غير المصرح به للمركبة
قد تلاحظ في وقت ما أن مركبتك تستهلك ضعف ما تستهلكه المركبات المماثلة من الوقود، أو أن تكلفة صيانتها مرتفعة جداً. وقد يحدث ذلك بسبب الاستخدام غير المصرح به للمركبة، كاستخدامها خارج ساعات العمل لأغراض شخصية. ويساعد تتبع مؤشرات أداء الصيانة والتكاليف مدير الأسطول على تحديد الأوقات التي تُستخدم فيها المركبة خارج الأنماط المسموح بها.
اكتشاف مشكلات السلامة المحتملة
يمكن للمعلومات المتعلقة بتسارع المركبة وسرعتها أن تكشف عادات القيادة السيئة التي تزيد خطر الحوادث. إضافة إلى ذلك، تنبّه تقارير إصلاح المركبة إلى مشكلات متكررة مثل عدم تغيير الإطارات في موعدها، وتآكل أنظمة المكابح، وغيرها من أمور السلامة.
توفير التكاليف
يساعد تتبع المؤشرات المرتبطة بإدارة الأسطول المديرين على إيجاد فرص لخفض التكاليف. فعلى سبيل المثال، يركز التخطيط لصيانة المركبات على منع المشكلات قبل وقوعها بدلاً من التركيز على معالجتها، وهي نقطة مؤثرة بشكل خاص في توفير التكاليف.
رضا العملاء
ما هو ضروري في عملية النقل بالمركبات هو تسليم البضائع في موعدها أو إيصال العميل إلى وجهته في الوقت المحدد. ويمكن لتتبع مؤشرات أداء إدارة الأسطول هنا أيضاً، من خلال التركيز على أداء السائق، منع أي خطأ أو انحراف عن تعليمات الإدارة يؤدي إلى التأخر في تسليم الشحنة أو إيصال الأفراد إلى وجهتهم في الوقت المحدد.
KPI المهمة التي يجب على مدير الأسطول تتبعها
1- تشغيل المحرك أو إطفاؤه
يدل تشغيل محرك المركبة أو إطفاؤه في الوقت المناسب على أداء السائق الجيد والمتوافق مع البرنامج. فتأخر تشغيل المركبة يعني التأخر عن البرنامج واستعجال السائق لتعويض الوقت الضائع، وهو ما قد يزيد خطر الحوادث. وفي بعض الحالات قد يؤدي تشغيل المحرك بالقرب من مواد قابلة للاشتعال وخطرة إلى أضرار وخسائر كبيرة، لذلك يجب أن يتلقى السائقون التدريب اللازم في هذا الشأن. ويضمن استخدام أنظمة التتبع ومراقبة المحرك بهدف مراقبة أوقات تحميل البضائع الخطرة أو تفريغها التزام الموظفين ببروتوكولات السلامة.
2- السرعة العالية
تُعد سرعة القيادة طريقة أخرى للتحقق من التزام السائق بسلامة المركبة. وللتحكم في سرعة المركبة ومراقبتها، من الضروري استخدام أجهزة ترسل التنبيهات اللازمة إلى الإدارة عند تجاوز الحد المسموح. أجهزة تتبع GPS تتيح مقارنة سرعة المركبة بالحد المسموح به في نقاط الطريق المختلفة، فتكتشف المخالفات المحتملة، وبالتالي يُحافظ على سلامة المركبة بالمستوى المطلوب.
3- التسارع والكبح الشديدان
باستخدام نظام التتبع GPS يستطيع مديرو الأساطيل التحكم في مستوى التسارع وكذلك الكبح الشديد من قبل السائقين، وبذلك يتضح أي سلوكيات السائق عالية المخاطر أو خطرة. إضافة إلى ذلك، يؤدي أي تسارع أو كبح شديد إلى استهلاك المركبة وإلحاق الضرر بها، وبتتبعه يمكن مراقبة حالة سلامة المركبة إلى جانب السائق.
4- زمن توقف المركبة مع تشغيل المحرك
يُبقي بعض السائقين المركبة متوقفة مع تشغيل المحرك لفترة طويلة أكثر من المتوقع. ويؤدي تقليل هذه المدة إلى رفع كفاءة استهلاك الوقود وخفض التلوث البيئي أيضاً. وعدم تتبع هذا المؤشر يخفض معدل العائد على رأس مال الشركة بالكامل. وتذكّر أن الرقابة الكافية في هذا الشأن معادلة رابحة لك وللبيئة والمجتمع الإنساني على حد سواء!
5- التنقل في المسارات المحددة
يجب أن يعرف مدير الأسطول ما إذا كان السائق يتحرك في المسارات المحددة مسبقاً أم لا. فمقارنة المسار الذي قطعه السائق مع المسار الأمثل المحدد مسبقاً تساعد على تحديد الأشخاص الذين ينحرفون عن المسار لقضاء أعمال شخصية. ويتيح استخدام برامج تتبع الأسطول مراقبة السائق وتصحيح أخطائه.
6- الالتزام بقوانين القيادة
في حال عدم وجود رقابة كافية على سلوك السائق ، قد يتجاهل بعضهم قوانين المرور. ويؤدي ذلك إلى حوادث محتملة ودفع تعويضات عن الأضرار، فضلاً عن تغريم السائقين من قبل شرطة المرور. بل إن خطأ صغيراً جداً قد يؤثر سلباً على تكاليف الأسطول من خلال المساس بسمعة المؤسسة. وتؤثر الرقابة اللازمة عبر البرامج المتخصصة بشكل مباشر على أداء الأسطول من خلال القضاء على هذه الحالات ومنع الكوارث المالية المحتملة.
7- التكلفة الإجمالية لملكية المركبة
هذا المؤشر هو مجموع التكلفة الأولية للمركبة، استهلاك الوقود، الإصلاح والصيانة وسائر التكاليف المتعلقة بملكية المركبة وبيعها، بما فيها الضرائب والتراخيص وغيرها على مر الزمن. ويكتسب تتبعه أهمية كبيرة لمقارنته بالإيرادات الناتجة عن المركبة بهدف تحديد فرص تحسين أداء الأسطول.
8- تكلفة استبدال المركبة
حتى أفضل المركبات تحتاج إلى الاستبدال بعد مرور فترة زمنية محددة. ويبيّن تتبع هذا المؤشر المبلغ الذي يُنفق سنوياً على استبدال المركبات، وهو أمر ضروري لإعداد ميزانية تشغيلية موثوقة ودقيقة للأسطول.
9- العمر الإنتاجي للمركبة
تُعد مدة استخدام المركبة والقيمة التي تحققها للمؤسسة طوال عمرها من المؤشرات المهمة الأخرى التي يجب على مدير الأسطول تتبعها. ومع ذلك قد يكون للعمر الإنتاجي معانٍ مختلفة بحسب نوع المركبة؛ فعلى سبيل المثال، يرتبط هذا المؤشر في الشاحنة الصغيرة بالمسافة المقطوعة، بينما يعتمد في الرافعة على عدد الأحمال التي تنقلها خلال اليوم.
10- الالتزام بالجدول
من النقاط المهمة الأخرى مدى التزام السائقين بتنفيذ ما هو مخطط له. فتتبع الحالات التي يخرج فيها السائقون عن مسارهم المخطط أو يبدؤون نوبة عملهم متأخرين يساعد مدير الأسطول على منع تأخير العمليات المخطط لها.
11- أعطال المركبة
يجب السعي قدر الإمكان في الأسطول إلى منع الأعطال المفاجئة للمركبات وما يترتب عليها من توقفها عن العمل. فارتفاع معدل أعطال المركبات في الأسطول دليل على عدم كفاية برنامج الصيانة الحالي والحاجة إلى تصحيحه. ويجب على مدير الأسطول منع هذه الاضطرابات من خلال تتبع الحوادث وأسباب الأعطال ومراجعة دوافعها.
12- مخزون قطع غيار المركبات
تكتسب معرفة القطع الأكثر استهلاكاً في الصيانة الدورية وتتبع مخزونها أهمية لضمان عملية صيانة سريعة وفعالة وآمنة. وبذلك يستطيع مديرو الأساطيل التأكد من توفر العدد المناسب من القطع لخدمة المركبات في أي وقت، وبالتالي تجنب الخدمات الطارئة التي تؤخر عملية الصيانة وتسبب تكاليف إضافية.
13- متوسط زمن التوقف في عملية الصيانة
سواء استعنت بفنيي الصيانة في أسطولك لإصلاح أعطال المركبات أو أسندت الإصلاحات إلى جهات خارجية، فإن النقطة المهمة في الحالتين هي تقليل زمن توقف المركبة أثناء الإصلاح. فمن المؤكد أن المركبة الموجودة في الإصلاح لا تحقق لك أي قيمة!
14- رموز تشخيص أعطال المركبة
تمتلك معظم المركبات نظام تشخيص داخلياً يولّد رموزاً محددة كتنبيهات عند اكتشاف المشكلات. ويتيح تتبع تكرار هذه الرموز لمدير الأسطول مراجعة تحديات صيانة الأسطول بدقة.
 في إدارة الأسطول مهمة؟ دراسة 14 مؤشراً مهماً){kind=link}