بالتأكيد أنت أيضاً بصفتك مدير الأسطول تبحث عن طرق لتحقيق ربحية أكبر ورفع كفاءة الأسطول وإنتاجيته إلى أقصى حد. فاليوم يتجه تطور التقنيات والأنظمة الحديثة نحو مستوى يعني فيه التخلف عن ركبها البعد عن المنافسة في أعمال النقل. وبعبارة أخرى، لم يعد بإمكانك السعي إلى تحقيق ربح ودخل أكبر بالطرق والأساليب القديمة. أما كيف تفعل ذلك، فمن الضروري أولاً أن تتعرف على الطرق التي تبسّط مسارات العمل وتخفض التكاليف وتحسّن كفاءة مؤسستك وأسطول النقل لديك. فإذا كنت تريد التخلص من الأساليب القديمة والتعرف على الحلول البرمجية الحديثة، فخصص بضع دقائق لقراءة هذا المقال.
1- إعطاء الأولوية لتعزيز التواصل
يُعد إنشاء شبكة تعاون متماسكة ومترابطة بين الأعضاء في أسطول النقل من التحديات المهمة للإدارة. فإيجاد شبكة تواصل تنسق جميع الموظفين المشاركين في العمليات، بما فيهم السائقون والفنيون وحتى مقدمو خدمات الصيانة من خارج المؤسسة، في منصة واحدة يتيح لمدير الأسطول حل المشكلات المحتملة بسهولة أكبر.
برنامج إدارة الأساطيل من الحلول التي تقدم للإدارة، من خلال إنشاء منصة تواصل شفافة، صورة واضحة عن مراحل عمليات المؤسسة المختلفة، من فحص المركبة إلى أوامر العمل والأنشطة الخدمية، دون سلسلة من المكالمات الهاتفية وبعيداً عن البيروقراطية الورقية. إضافة إلى ذلك، فإن تركيز معلومات المركبة في مكان محدد مثل الهاتف المحمول أو الحاسوب المركزي يتيح لك الوصول إلى جميع معلومات الأسطول في أي مكان وفي كل لحظة.
2- استخدام النماذج الإلكترونية
تُعد تقارير فحص المركبة قبل العمليات على الطرق وبعدها عاملاً مهماً في زيادة سلامة الأسطول على الطريق من خلال الصيانة الوقائية ، وتطيل عمر المركبة. لكن استخدام النظام الورقي لتسجيل هذه الفحوص يستغرق وقتاً طويلاً جداً، ويصعب تخزينها ويحد من التواصل؛ لذلك يمكن أن يكون تسجيل هذه المعلومات وتخزينها إلكترونياً فعالاً جداً في معالجة هذه التحديات.
برنامج إدارة الأساطيل أداة جيدة للتخزين الإلكتروني، إذ يستطيع كل سائق تسجيل الفحوص التي أجراها في وقت قصير عبر الهاتف المحمول أو الحاسوب المتاح. ويتيح ذلك لمديري الأساطيل الوصول السريع عبر لوحة معلومات إلكترونية، فضلاً عن إمكانية رفع تفاصيل مثل صورة المركبة أو الوثائق ذات الصلة إلى النظام. وتسجيل معلومات فحص المركبة في أسطول نقل كبير بهذه الطريقة ممكن في أقل من 10 دقائق، في حين قد تستغرق العملية الورقية أكثر من ساعة.
3- تبسيط برنامج الصيانة
يمكن للتحكم الدقيق في الصيانة الوقائية، من خلال تحسين إجمالي وقت تشغيل أسطولك، أن يقلل مدة تعطل المركبات وعدم استخدامها. وباستخدام نظام لإدارة الأسطول يمكنك جدولة برنامج الإصلاح والصيانة الخاص بك تلقائياً، وتخصيص أوامر العمل المطلوبة للفنيين، والموافقة على طلبات الإصلاح لحظياً. ويصبح ذلك مثيراً للاهتمام عندما تتمكن من إدارة كل هذه الأنشطة عبر هاتف محمول.
4- دمج GPS والتليماتيكس
التتبع عبر GPS أكثر من مجرد مشاهدة المركبة على الخريطة؛ فإلى جانب ذلك، يمكن لأمور مثل تتبع سلوك السائق ومراقبته عن بُعد ومساره أن تتحول مع مرور الوقت إلى معلومات قيّمة تؤدي في النهاية إلى تحسين أداء الأسطول. ويتحقق ذلك من خلال دمج أجهزة التليماتكس وGPS، إذ يستطيع مدير الأسطول، إلى جانب الوصول إلى خيارات توجيه أكثر كفاءة، التحكم بشكل أكبر في زمن توقف المركبة وساعات خدمتها.
ويتمتع برنامج إدارة الأسطول المناسب بإمكانية التكامل مع أجهزة التليماتيكس في الأسطول، ليقدم لك عبر بياناته صورة أدق وأكمل. وتُعد أمور مثل تقارير التنبيه أو أخطاء المحرك، وأتمتة طلبات إصلاح المركبات، والمشاهدة الفورية للمشكلات جزءاً من إمكانات هذا البرنامج التي تحسّن في النهاية أداء الأسطول من خلال تأثيرها على زمن الاستجابة في الصيانة.
5- تتبع المعلومات المالية وتحليلها
تصبح العملية المؤسسية أكثر كفاءة عندما تتمكن من قياس التكاليف المالية المرتبطة بها وتحليلها. ويمكن للحساب والتقدير غير الصحيحين لهذه الأمور أن يؤثرا سلباً على أداء المؤسسة. ويمنحك استخدام برامج إدارة الأسطول، من خلال تتبع البيانات المالية التي تحتاجها، فهماً واضحاً لما يُنفق على أسطولك، فتتمكن من اتخاذ قرارات أقوى لتحقيق أقصى كفاءة للنظام، وبالتالي خفض التكاليف.
6- تتبع المؤشرات المهمة
لتحقيق أقصى إنتاجية، يجب أن تقيس العوامل المهمة في أسطولك وتتتبعها بانتظام. ويجب الانتباه إلى أن برنامج إدارة الأسطول ليس مجرد قاعدة لتخزين المعلومات، بل يمكنه تتبع الأمور المهمة في الأسطول وتقديم معلومات مهمة لك في فترات زمنية مختلفة.
فمعلومات مثل الوقت المستغرق في الفحوص والإصلاحات، أو تتبع تقديم الخدمات في موعدها، تساعد مدير الأسطول على مراقبة الأداء العام بشكل مناسب ومعرفة ما إذا كانت الأنشطة المنجزة تصب في اتجاه زيادة الإنتاجية أم لا. كما يمنحك تحليل المعلومات اليومية في الأسطول، أو الحصول على تقارير خاصة بناءً على العوامل التي تريدها، من خلال تبسيط طريقة رقابتك على الأسطول، رؤية مناسبة للأداء العام للمؤسسة.
7- استخدام برنامج إداري شامل
تُعد مراجعة كل مؤشر من المؤشرات التي يهتم بها مدير الأسطول ومراقبته بشكل منفصل عملاً مليئاً بالتحديات، لذلك فإن استخدام برنامج شامل لإدارة الأسطول لهذا الغرض أمر ضروري. فالمنصة الشاملة، من خلال توفير جميع المؤشرات المرتبطة بالإنتاجية في مكان واحد، تتيح لمديري الأساطيل تتبع جميع الجوانب التي يهتمون بها، مثل بيانات الفحص ومعلومات الصيانة والتذكير بالخدمات المطلوبة و تتبع التكاليف المالية ومراقبتها. ومع الاحتفاظ بهذه المعلومات في مكان واحد، يمكنك بسهولة إيجاد طرق جديدة لحل المشكلات بعيداً عن البيروقراطية المعتادة في المؤسسات، واتخاذ قرارات أنسب في اللحظة نفسها.
هل أنت مستعد لتحسين أسطولك؟
يمكن لكل نقطة من النقاط المذكورة أعلاه وحدها، من خلال خفض التكاليف، أن تحقق ربحية مناسبة لأسطولك. ومن المؤكد أن الفائز في ساحة المنافسة هو من يستطيع تحقيق أفضل إنتاجية من أسطوله بناءً على إمكاناته.
