يستخدم مديرو الأساطيل في الحالة التقليدية عمليات التسجيل اليدوي أو برمجيات الجداول الإلكترونية لأداء الأنشطة. ورغم أن استخدام هذه الأدوات أبسط لكثير من المديرين بسبب الاعتياد على روتين محدد ومألوف، فإن التوجه نحو استبدالها بحلول أكثر تقدمًا لإدارة الأساطيل له مزايا كثيرة. ونستعرض في هذا المقال بدقة 9 عوامل لتفوق برمجيات إدارة الأساطيل على برمجيات الجداول الإلكترونية.
لماذا يجب اختيار برمجيات إدارة الأساطيل؟
رغم أن التحول من الإدارة التقليدية إلى الحديثة في إدارة الأساطيل يبدو صعبًا، فإن الاهتمام باستخدام برمجيات متكاملة ذات قدرات أكبر ضروري في عالم اليوم. وتُصمَّم برمجيات إدارة الأساطيل مع مراعاة جميع الجوانب الرئيسية المطلوبة، ومنها تتبع استهلاك الوقود وبرامج الصيانة وتتبع الموقع الجغرافي للمركبة وطريقة نشاط السائق ومعلومات مهمة أخرى. ولا يمكن التغاضي عن المزايا التي تمتلكها هذه البرمجيات مقارنة بالأنظمة القديمة وبرمجيات الجداول الإلكترونية، وتُقسَّم هذه المزايا إلى 9 أقسام كما يلي:
1. ضمان صحة البيانات
تُعدّ الجداول الإلكترونية أداة جيدة جدًا لتنظيم المعلومات، لكن احتمال إدخال معلومات غير صحيحة والخطأ فيها مرتفع جدًا، وقد تؤدي هذه المعلومات الخاطئة، بتأثيرها في القرارات الإدارية والتنبؤ باتجاه النشاط، إلى تكاليف مالية للمؤسسة. أما برمجيات إدارة الأساطيل، فبفضل قدرتها على التحقق من مدخلات المستخدمين في مراحل مختلفة، تقدّم للمستخدم الإشعار اللازم قبل حفظ المعلومات، فيقل احتمال الخطأ إلى الحد الأدنى.
2. سهولة جمع البيانات
أهم ميزة لبرمجيات إدارة الأساطيل إزالة تحدي إدخال المعلومات؛ إذ لم يعد من الضروري باستخدامها قضاء الوقت في إدخال أمور مثل ساعات عمل السائقين أو المسافة التي قطعتها المركبة أو تحديث سجلات الصيانة في النظام. ومن جهة أخرى، تُنقل البيانات المتعلقة بالمعاملات المالية للوقود وسجلات إصلاح المركبة أثناء أداء المهمة بسهولة بواسطة السائقين إلى البرمجيات.
3. تبسيط تحليل البيانات
رغم أن برمجيات الجداول الإلكترونية تتيح تسجيل البيانات والأرقام التشغيلية المتعلقة بالأسطول وتوثيقها، فإنها لا تساعد مدير الأسطول في تحليلها، فيضطر مدير الأسطول إلى قضاء وقت طويل في تحليل هذه الإحصاءات يدويًا بنفسه. أما ببرمجيات إدارة الأساطيل فيمكن تقليص وقت الأعمال اليدوية لإدخال البيانات إلى الحد الأدنى، وفي المقابل، باستخدام قدرتها على تحليل البيانات، تخصيص وقت أكبر لاتخاذ قرارات ذكية لدفع العمل إلى الأمام.
4. التحديث اللحظي للمعلومات
لإدارة الأسطول بشكل مناسب، يُعدّ امتلاك معلومات دقيقة ومحدثة عن أداء المركبات وسجلات صيانتها وحالة سلامتها الحالية أمرًا بالغ الأهمية؛ إذ يتيح امتلاك المعلومات اللحظية لمدير الأسطول اتخاذ قرارات أسرع وأفضل بشأن أوجه إنفاق موارده المالية والرأسمالية. ولما كانت برمجيات إدارة الأساطيل تجمع المعلومات المحدثة واللحظية وتحللها في آن واحد وبشكل متكامل في عدة أقسام من المؤسسة، فإن مدير الأسطول وسائر الموظفين في المؤسسة سيتعاونون بشكل أوثق وأكثر فاعلية.
5. تعزيز التعاون بين أعضاء الفريق
لا تُعدّ برمجيات الجداول الإلكترونية أداة جيدة لمشاركة المعلومات بين الأقسام والموظفين المختلفين؛ إذ تحتاج إلى تحديث يدوي للمعلومات، وهو أمر لا يستغرق وقتًا طويلًا فحسب، بل لا يمكن تطبيقه بسهولة في المؤسسات الكبيرة. أما برمجيات إدارة الأساطيل، فبفضل قدرتها على المشاركة المناسبة مع جميع الأقسام، تتيح لأعضاء الفريق الاطلاع على عملية نقل البضائع وطريقة توزيع المهام، فلا يبقى أي ارتباك في هذا الشأن.
6. تركيز البيانات في برمجيات منظمة
في برمجيات إدارة الأساطيل يمكن تنظيم المعلومات بسرعة، ويتيح امتلاك قاعدة بيانات مركزية للمدير، إلى جانب تتبع المركبة، تخطيط صيانتها في أفضل وقت. ويجعل ذلك احتياجات استبدال القطع أو معالجة مشكلات كل مركبة متاحة، ويقلل، بفضل قدرة التتبع اللحظي لنشاطها، خطر وقوع أخطاء مكلفة إلى الحد الأدنى.
7. زيادة ديناميكية أنشطة الموظفين
أغلب برمجيات إدارة الأساطيل متوافقة مع الهاتف المحمول، ما يجعل التواصل بين الأعضاء أكثر فاعلية وكفاءة بفضل التبادل السريع للمعلومات، فتزداد نتيجة لذلك، إلى جانب خفض التكاليف، إنتاجية المؤسسة بأكملها. فعلى سبيل المثال، يستطيع السائقون رفع مستندات مثل إيصالات مواقف السيارات والغرامات إلى النظام لمراجعتها من قِبل الأعضاء الآخرين، كما يمكن، بإجراء فحص المركبة في الموقع، رفع أي مشكلة عبر تطبيق الهاتف المحمول إلى النظام السحابي للبرمجيات ليصل إليها القسم المعني. إضافة إلى ذلك، يتلقى مديرو الأساطيل عبر البرمجيات على أجهزتهم الإشعار اللازم بحاجة المركبات إلى الإصلاح في الموعد المحدد، وتدفع جميع هذه الأمور، بتبسيط الاتصالات عن بُعد، الأنشطة إلى الأمام بشكل أسرع.
8. خفض البيروقراطية الإدارية
عند استخدام برمجيات إدارة الأساطيل لا حاجة إلى طباعة المستندات والتقارير الورقية؛ إذ يمكن حفظ جميع المستندات الضرورية وغير الضرورية رقميًا والوصول إليها.
9. توفير الموارد المالية
تتيح قدرة إعداد التقارير المتقدمة في برمجيات إدارة الأساطيل لمدير الأسطول اتخاذ قرارات صحيحة بشأن طريقة إنفاق الموارد المالية في المؤسسة؛ فبامتلاك القدرة على دراسة اتجاه التكاليف في الأقسام المختلفة والموارد المالية الواردة، يمكن بسهولة تحديد نقاط التحسين والنواقص المالية والسير نحو تصحيحها.
برمجيات إدارة الأساطيل وخصائص ذات منفعة شاملة
تُبرز نظرة على الفروق والمزايا المذكورة لبرمجيات إدارة الأساطيل مقارنة بالأساليب التقليدية واستخدام الجداول الإلكترونية نقاطًا كثيرة. فقدرة هذه البرمجيات على أتمتة العمليات وإنتاج التقارير المختلفة وإدارة الصيانة المجدولة والتكامل مع الأنظمة المؤسسية الأخرى لا تترك أي شك في استخدامها في أساطيل النقل المتنامية. لذا يُعدّ توظيفها قرارًا ذكيًا ينبغي لكل مدير أسطول واعٍ في عالم اليوم أن يأخذه في الاعتبار، ولعلنا إن نظرنا بعين المصلحة المؤسسية، لاتخذنا قرار التغيير اليوم.
المرجع:
